Huldt & Lillevik Lønn Versjon

Transkript

1 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til 9.3 og Altinn Monitor Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Remittering utland Sette opp systemet Lage remitteringsfil Lønnsslipp med engelsk tekst Elektronisk innrapportering til Aa-registeret Rapportering til SSB Innberetning for fastlønnede Innberetning for timelønnede uten avtalt timesats SSB yrkeskode settes automatisk Avlønningsform er fjernet Arbeidsgiverorganisasjonskode er endret Andre endringer Regnskap, Hansa World Enterprise Hjelpefunksjon Alle kostnadsbærere vises i periodens lønn pr person Innstilling for utløp av passord er endret Importjournal er korrigert Operatør utgår på dato Bestilling av lønnsblanketter HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i rutinen for innrapportering av SSB lønnsstatistikk, og elektronisk inn- og utmelding til NAV Aa-registeret. I tillegg inneholder versjonen ny funksjonalitet for remittering til utenlandsk bankkonto, lønnsslipp med engelsk ledetekst og flere mindre endringer og korrigeringer. Vi anbefaler alle våre kunder å oppdatere til denne versjonen. 1 Oppdatere til 9.3 og Altinn Monitor Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. Ved oppdatering av Huldt & Lillevik Lønn, vil installasjonsprogrammet kontrollere om Altinn Monitor finnes på arbeidsstasjonen. Hvis Altinn Monitor finnes vil installasjonsprogrammet automatisk oppdatere til siste versjon. Hvis Altinn Monitor skal installeres på et annet område enn klientinstallasjonen, må du kjøre en separat installasjon av Altinn Monitor. Du kan da laste ned Altinn Monitor fra våre hjemmesider under Support og nye versjoner Huldt & Lillevik System 4. Her finner du også installasjonsveiledningen. 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Lønn fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:) HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 2

4 Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Beskrivelser. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater og oppdatering av programmet starter. 2 Remittering utland Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. Det er nå mulig å remittere til europeiske bankkonti fra Huldt & Lillevik Lønn. Det er kun formatet Telepay 2.01 som er støttet. Det er krav om gyldig BIC (SWIFT) og IBAN nummer for å kunne remittere. 2.1 Sette opp systemet Du må sette opp systemet for å ta i bruk remittering utland. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet Remittering utland. 3. Velg oppgaven Kartotek Personer. Gjør følgende på alle personer med utenlandsk bankkonto: Oppgi nøyaktig adresse. Informasjonen er med i remitteringsfilen og må derfor være komplett. Velg Utenlandsk bankkonto i gruppen Bankkonti og oppgi BIC og IBAN HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 3

5 2.2 Lage remitteringsfil Når du skal overføre betaling til utenlandsk bankkonto må du velge formatet Nettbedrift Telepay. 1. Kjør lønnsberegning på vanlig måte. 2. Skriv ut banklisten i oppgaven Periodens Lønn Lønnsrapporter. Velg Nettbedrift Telepay i feltet Remittering til. 3. Nytt i dette formatet er at du må oppgi hvem som skal dekke omkostninger for betalinger i Norge/utlandet. 4. Skriv ut banklisten. Utbetalinger til utenlandske bankkonti blir spesifisert på egen liste. 5. Lag remitteringsfil og overfør til bank på vanlig måte. 2.3 Lønnsslipp med engelsk tekst I oppgaven Rapporter Lønnsrapporter og Lønnsslipp kan du nå velge lønnsslipp med engelske ledetekster. Dette gjelder for formularene Blankt papir laser og Blankt papir laser, uten raster. Disse formularene er tilgjengelig uavhengig av om funksjonen for remittering utland er skrudd på. 3 Elektronisk innrapportering til Aa-registeret Rutinen for elektronisk innrapportering av arbeidsforhold er endret i samråd med NAV Aa-registeret. Følgende endringer er implementert: I oppgaven Kartotek Personer og mappen Statistikk blir arbeidssted nå lagret uten at du må trykke [Enter] ned på neste linje. Ved bytte av arbeidssted i oppgaven Kartotek Personer og mappen Statistikk må du selv legge inn ny dato. Systemet forslår ikke lenger systemdato da dette har medført feil rapportering. Det er krav om at dato for endring av arbeidssted er minst en dag nyere enn forrige innrapporterte dato til Aa-registeret HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 4

6 Når du endrer feltet AA Utmeldt i oppgaven Kartotek Personer og mappen Statistikk, sender systemet nå en korreksjonsmelding (8K), ikke endringsmelding (8E) som tidligere. Vi gjør oppmerksom på at Huldt & Lillevik Lønn fortsatt ikke er godkjent for elektronisk innrapportering til NAV Aa-register. Kunder som allerede er godkjent for innrapportering til NAV Aaregister på Huldt & Lillevik Lønn skal fortsette rapporteringen som tidligere. Nye kunder eller kunder som konverterer fra System 4 må vente til endelig godkjenning er på plass, og inntil videre rapportere endringer manuelt. Vi fortsetter prosessen mot NAV Aa-register for å få en endelig godkjenning, og vil sende ut ny informasjon så snart dette er i orden. 4 Rapportering til SSB Innrapportering av SSB Lønnsstatistikk er endret i samråd med SSB. 4.1 Innberetning for fastlønnede For fastlønnede henter systemet pr i dag kun fastlønn som blir beregnet ut fra årslønnen som er registrert på de ansatte. Da enkelte ansatte kan ha faste tillegg som er en del av årslønnen, men som ikke inngår i årslønnen som er registrert på personen, kan årslønnen bli for lav. For å ta hensyn til dette er SSB kode 0020 endret til Tillegg fast lønn. Hvis du har lønnsarter for faste tillegg til årslønn må du legge inn kode 0020 Tillegg fast lønn i feltet SSB på disse lønnsartene i oppgaven Kartotek Lønnsarter. Systemet henter da beløp som er registrert på disse lønnsartene i oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og legger dette til fastlønnen som er registrert i oppgaven Kartotek Personer. 4.2 Innberetning for timelønnede uten avtalt timesats Tidligere var det ikke mulig å innberette personer som ikke hadde avtalt timesats. Dette er nå endret slik at systemet innrapporterer totalt utbetalt beløp fra lønnsarter med SSB kode 0010 Timelønn, dersom den ansatte ikke har registrert en timesats. SSB vil da beregne en timesats ut fra totalt utbetalt beløp og antall timer på tellingstidspunktet. 4.3 SSB yrkeskode settes automatisk Ved innberetning til SSB skal du benytte de 4 første sifrene fra yrkeskoderegisteret i feltet Yrkeskode i oppgaven Kartotek Personer og mappen Statistikk. Feltet SSB yrkeskode er derfor låst. For å få registrert denne må du velge kode i feltet Yrkeskode. Systemet forslår også SSB Stillingsbetegnelse ut fra valgt yrkeskode, men du kan endre denne om ønskelig. 4.4 Avlønningsform er fjernet Feltet Avlønningsform i oppgaven Kartotek Personer og mappen Statistikk er fjernet, da SSB ikke benytter feltet lenger HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 5

7 4.5 Arbeidsgiverorganisasjonskode er endret 5 Andre endringer Feltet Arbeidsgiverorg. kode i oppgaven Kartotek Firmaoppsett i mappen Firmaopplysninger er endret fra frifelt til nedtrekks-liste. Gyldige valg er NHO, HSH/HUK, Finans eller ingen. 5.1 Regnskap, Hansa World Enterprise Det er lagt til nytt format for integrasjon til Hansa World Enterprise. Hvis du tidligere har benyttet Hansa Financial ved integrasjon kan du fortsette å benytte denne, med mindre du får annen beskjed fra din leverandør. Første gang etter oppdatering til denne versjonen må du da velge Hansa Financial på nytt i feltet Format i oppgaven Periodens Lønn Lønnsrapporter Regnskapsbilag. 5.2 Hjelpefunksjon Det er nå implementert hjelp for alle skjermbilder under oppgavevalgene Periodens lønn og Kartotek. Ved å trykke [Shift + F1] eller klikk når du står i skjermbildet får du hjelp om det aktuelle skjermbildet. 5.3 Alle kostnadsbærere vises i periodens lønn pr person Gruppeboksen Kostnadsbærere i oppgaven Periodens lønn Registrere pr person er nå utvidet slik at tekst (navn) på alle kostnadsbærere som er i bruk vises. Alle kostnadsbærere med unntak av de som er definert med Nei, i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett kostnadsfordeling vises. 5.4 Innstilling for utløp av passord er endret Tidspunkt for når et passord skal utløpe er nå endret. Tidligere var minimumsverdi for når et passord skal utløpe 5 måneder. Dette er nå endret slik at du kan velg utløp fra 1 måned og oppover. Hvis du har tatt i bruk utvidet passordkontroll kan du endre innstillingene i menyvalg Fil Bruker og mappen Passordinstillinger. Hvis du ikke har tatt i bruk utvidet passordkontroll kan du skru på funksjonen i menyvalg Verktøy Benytt utvidet passordkontroll. For mer informasjonen om denne funksjonen se hjelpefilen i systemet. Velg Hjelp Innhold og stikkordregistre, og deretter Del 9 For Superbruker Gi adgang til systemet Utvidet passordkontroll. 5.5 Importjournal er korrigert Importjournalen du skriver ut ved import i oppgaven Periodens lønn Importere er nå korrigert slik at lønnsarter blir gruppert pr ansatt. 5.6 Operatør utgår på dato Alle operatører (brukere) i systemet er registrert med en utløpsdato. Når det er 3 måneder eller mindre til en operatørkode utløper vil du få en melding ved pålogging. Du endrer utløpsdato pr bruker i menyvalg Fil Bruker HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 6

8 5.7 Bestilling av lønnsblanketter Du kan nå enkelt bestille lønnsblanketter fra Aditro. Velg menyen Hjelp Huldt & Lillevik på Web Bestille lønnsblanketter. Du kommer da direkte til bestillingssiden på våre hjemmesider HL Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 7