Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Transkript

1 Lønn 5.0 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Integrasjoner Oppdatere til A-ordningen Hva er a-ordningen Forberedelser før Endringer i personopplysninger Endringer på lønnsarter Konverteringsrutine fra LT-koder til lønnsbeskrivelser Prøvedrift av a-ordningen Andre endringer Verktøy Systemoppsett, global SMTP server Språk på lønnsslipper Rapporter Terminlister Ambulerende virksomhet, eksport til Excel Utskrift Personalkort Integrasjon mot Gatsoft Endringer arbeidsgiveravgift fra 1. juli Endring i regelverket for beregning av arbeidsgiveravgift Endring av soner for noen kommuner Endring av arbeidsgiveravgiftsregler fra og med 4. termin Bytte av avgiftsregel Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen 1 Integrasjoner Denne versjonen inneholder flere endringer, og mange av dem er ønsker fra brukerne. Disse endringene er listet opp under Andre endringer. De største endringene er forberedelsene som er gjort i forbindelse med at a-ordningen trer i kraft fra 1. januar Vi anbefaler at du setter deg inn i hva dette betyr for deg, og bruker sommer og tidlig høst til å oppdatere informasjonen i med tanke på a- ordningen. I tillegg er «service pack» versjonen fra september oppdatert med endringene i arbeidsgiveravgift fra 1. juli Vi anbefaler alle våre kunder å oppdatere til denne versjonen. Dersom du bruker Ansattportalen, må du også oppgradere denne til siste versjon, build 286 eller senere. 2 Oppdatere til Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3 A-ordningen 3.1 Hva er a-ordningen A-ordningen, som trer i kraft 1. januar 2015, er den nye fellesordningen for å rapportere ansettelses- og inntektsopplysninger til det offentlige på. Dette er resultatet av et av flere forenklings- og digitaliseringsprosjekter som pågår i statlige etater. I første omgang er det fem skjema/oppgaver som blir erstattet av en melding. De fem skjemaene er Lønnsstatistikken (SSB), Inn- og utmeldinger til arbeidstakerregisteret (NAV), Terminoppgaven, Lønns- og trekkoppgaver og Følgeskrivet (Skatteetaten). Den store endringen er at du nå skal sende en melding på personnivå hver måned, og den skal inneholde informasjon tilsvarende alle de skjemaene som er erstattet. A-meldingen vil inneholde status på ansattforhold på det tidspunktet meldingen blir laget, og ytelser som de ansatte har fått i rapporteringsmåneden. Dette vil si at a-ordningen følger kontantprinsippet, Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 2

4 og lønn skal rapporteres på den måneden utbetaling skjer. Frist for rapportering er den 5. i måneden etter at ytelsen er ytt. For detaljert informasjon om a-ordningen henviser vi til den offisielle nettsiden på Her gjør vi spesielt oppmerksom på veiledningen og kodespeilet, som blir nyttige hjelpemidler når du skal sette opp systemet for å sende a-meldinger i I tillegg kan det være lurt å melde seg på nyhetsbrevene for å få disse rett i innboksen din etter hvert som de blir publisert. Se helt til høyre på hovedsiden for a-ordningen for link til påmeldingsskjema. 3.2 Forberedelser før 2015 I versjon har vi tatt inn de fleste av de nye opplysningene du må oppdatere på personer og lønnsarter. Dette for at du skal kunne forberede deg i god tid, og samtidig kunne finne svar på det som måtte dukke opp av spørsmål underveis. Det kan også hende at du må tilpasse interne rutiner til det nye regelverket for neste år, da informasjon om ansattforhold skal rapporteres tidligere enn før. Vi viser til «Forbered deg nå» på hjemmesiden for a- ordningen for flere tips og detaljer om hva du bør tenke gjennom. Vi anbefaler at du begynner med å rydde i systemet, slik som å sette status sluttet og sluttdato på ansatte som har sluttet før 2015, da alle som ligger med annen status enn Sluttet vil bli rapportert som aktive i a-ordningen. Det vil også si at såkalte «dummy» personer bør settes som sluttet før , og at du bruker reelle ansatte for å registrere pensjonstilskudd og refusjon av aga. Vi har laget et eget dokument med detaljer om hvilke opplysninger du må fylle ut på ansatte og hvordan du koder lønnsartene for a-ordningen. Dette dokumentet finner du under Hjelp Brukerveiledning a-ordning. I de neste punktene gir vi en liten oversikt over hva a- ordningen innebærer, men vi anbefaler at du leser dokumentet under Hjelp før du setter i gang. 3.3 Endringer i personopplysninger Det er noen nye opplysninger som må fylles ut på ansatte i forbindelse med a-ordningen, de fleste under fanen Statistikk, men også noen under Person. Kartotek Personer Person Et av de nye feltene er Skatteregel, hvor det er seks valg. De aller fleste vil ha Ordinær som skatteregel, med ansatte med svalbardskatt eller kildeskatt har egne regler, i tillegg til de sjøfolkene som skal ha eget sjømannsfradrag. Det er også krav om identifikator på person, det vil si fødselsnummer eller såkalt D-nummer. Hvis du har ansatte hvor dette mangler, og hvor de har fått lønn eller annen ytelse, må du oppgi Annen identifikator. Se Hjelp Brukerveiledning a-ordning for detaljer. Kartotek Personer Statistikk Her er det flere nye opplysninger som må fylles ut, hvor den viktigste er Arbeidsforhold type. Hvis arbeidsforholdet er ordinært eller maritimt, må alle nye felt fylles ut. For de to siste arbeidsforholdstypene holder det å koble til arbeidssted, forutsatt at firmaet er såkalt flervirksomhetsfirma. For envirksomhetsfirma er det ikke påkrevd å koble mot virksomhetsnummer Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 3

5 For ordinære og maritime ansattforhold må alle opplysninger merket i dokumentet Brukerveiledning a-ordning fylles ut, og for maritime ansattforhold er det også tre ekstra felt å fylle ut. NB! Hvis du ikke allerede sender elektroniske meldinger til Aa-registeret, og/eller sender SSB lønnsstatistikk, skal du IKKE krysse av for disse, da avkryssede felt vil generere mange unødvendige spørsmål om datoer når du kjører lønn: 3.4 Endringer på lønnsarter A-ordningen medfører en helt annen koding av lønnsartene enn før. LT-kodene blir borte, og blir erstattet av beskrivelser. Dette er ferdigdefinerte lister, og det er ikke lenger mulig med fritekst på noen del av rapporteringen. I denne versjonen ligger det med noen koder som begynner på «NB! Ikke gyldig!». Dette er koder som har vært gyldige i prøvedriften, og som derfor må ligge i systemet en stund til, men som er tatt ut av løsningen. Vær oppmerksom på at kodespeilet datert 4. juni 2014 er ikke oppdatert til de sist vedtatte endringer i ordningen, blant annet koding av diett med overnatting (LT-kodene 610, 623, 624, 626 og 627). Disse er oppdatert i versjon Vi regner med at oppdatert kodespeil snart blir gjort tilgjengelig. Nettolønn. De som benytter nettolønn, altså lønnsarter med LT-kode 961 og/eller 971, må vente med å kode disse lønnsartene. Nettolønn blir egen skatteregel og skal oppgis på personnivå, derfor må vi endre rutinen for oppgrossing og rapportering av nettolønnsutbetalinger. Dette vil vi ha ferdig i en senere versjon. LT-koder med antall dager. Flere av dagens LT-koder skal oppgis med antall dager, som opphold på Svalbard (913), Jan Mayen (914) og for sjøfolk (921 og 922). Men i a-ordningen skal antall dager rapporteres på person, ikke på koder/lønnsart. I noen tilfeller, som for Svalbard, skal antall dager oppgis som tidsrom på person. Du skal derfor ikke lage noen kobling mot a-ordningen på disse lønnsartene. Næringsdrivende. Utbetalinger til «vanlige» næringsdrivende (LT-kode 401) skal ikke rapporteres via a- ordningen, så vi har ingen kobling fra 401 til ny beskrivelse. Men royalties skal rapporteres også etter innføring av a-ordningen, og koding for denne vil bli tatt inn i en senere versjon. Eksempel på utfylling Det er fire felt som er mulig å fylle ut, men i de fleste tilfeller holder det med de to første. Du må alltid starte med å velge Lønnsbeskrivelse (Fradragsbeskrivelse for trekkarter), da denne styrer oppsettet slik at du kun får mulige valg deretter Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 4

6 Eksempelet over er hentet fra lønnsarten for fri bil (firmabil), og når du velger Bil Lønn (Bil Pensjon gjelder firmabiler til pensjonister) som lønnsbeskrivelse, blir eneste mulig valg under type Fordel «Naturalytelse». Ettersom firmabil også krever tilleggsopplysninger, må du velge riktig oppsett her. Vi har lagt kobling til LT-koden i parentes bak teksten for hjelp til å velge riktig. For ytterlige hjelp til konvertering av lønnsarter har vi laget et egen menyvalg for dette, se neste punkt under for detaljer. 3.5 Konverteringsrutine fra LT-koder til lønnsbeskrivelser I menyvalg Verktøy Oppsett lønnsarter for a-melding har vi laget en rutine som skal hjelpe deg å kode lønnsartene riktig i forhold til a-ordningen. Her tolker vi oppsettet av lønnsartene slik de er nå, og foreslår koding i henhold til a-ordningen der dette er mulig. Husk at det er du som må godkjenne kodingen av hver enkelt lønnsart. NB! Husk å lagre ofte, da noen av koblingene ikke lar seg lagre! Dette gjelder LT-koder som blir borte, eller hvor ny rutine ikke er klar, jfr. nettolønn i forrige punkt. Hvis du har satt kryss for å godkjenne lønnsarten med en koding som ikke er tillatt, vil du ikke få lagret. 3.6 Prøvedrift av a-ordningen Vi har flere kunder som allerede er i gang med å rapportere etter a-ordningen. Disse er med i den organiserte prøvedriften av ordningen, og så langt går prøvedriften bra. Se også nyhetsbrev 1 for 2014 på de offisielle nettsidene. Prosjektet jobber nå med å få til en ordning der de fleste arbeidsgiverne kan teste innsending og tilbakemelding før ordningen trer i kraft. Vi kommer tilbake med informasjon om dette til høsten. 4 Andre endringer 4.1 Verktøy Systemoppsett, global SMTP server Du kan nå velge å sette opp SMTP serveren globalt, det vil si at oppsettet gjelder alle klienter på installasjonen. Kryss av for «Global SMTP innstillinger» og oppgi nødvendig informasjon. 4.2 Språk på lønnsslipper Du kan nå velge språk på lønnsslippene. I oppgavevalg Kartotek Personer Telefon/epost velger du Norsk eller Engelsk. De du har valgt engelsk språk for, blir skrevet ut når du velger lønnsslipper med engelsk tekst i oppgavevalg Periodens lønn Lønnsrapporter, for eksempel «Blankt papir, laser (engelske)». Hvis du lager elektroniske lønnsslipper, blir alle slipper automatisk laget med det språket du har valgt. 4.3 Rapporter Terminlister Ambulerende virksomhet, eksport til Excel Fordelingen ved ambulerende virksomhet kan du nå eksportere til Excel, med egen knapp på verktøylinjen Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 5

7 4.4 Utskrift Personalkort Vi har tatt bort muligheten til å utelate personer som har sluttet. I stedet blir alle med sluttdato tidligere enn aktivt år utelatt fra rapporten. Det betyr at de som har sluttet i løpet av året kommer med på rapporten, selv om status er satt til Sluttet. 4.5 Integrasjon mot Gatsoft Vi er i gang med å ta inn eksport til Gatsoft, og du finner felt/opplysninger om dette i mappen Oppsett integrasjon under oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett, samt egen mappe i menyvalg Verktøy System. Foreløpig er dette kun tilgjengelig for prøvedrift, og vi vil komme tilbake med detaljer/beskrivelse til neste versjon. 5 Endringer arbeidsgiveravgift fra 1. juli Endring i regelverket for beregning av arbeidsgiveravgift Den nye avtalen med EU/EØS om differensiert arbeidsgiveravgift trer i kraft 1. juli 2014, og som følge av den er det gjort noen tilpasninger i 5.0. Kort fortalt har noen kommuner fått ny sone, og det er endringer for noen bransjer som må bytte avgiftsregel fra 1. juli Les mer om detaljene i endringene på skatteetaten sine hjemmesider, samt på våre kundesider hvor vi også har beskrevet hvem som blir påvirket av endringene. 5.2 Endring av soner for noen kommuner Kommuneregisteret er oppdatert med ny sone for aktuelle kommuner. 5.3 Endring av arbeidsgiveravgiftsregler fra og med 4. termin 2014 Vi har oppdatert navnene på aktuelle avgiftsregler, samt endret beregning av bunnfradrag (fribeløp) for regel GG Godstransport på vei. Regel GG regner nå bunnfradrag på alle soner. 5.4 Bytte av avgiftsregel Hvis du må bytte avgiftsregel gjeldende fra 1. juli 2014, må du først oppdatere reglen under oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett. Deretter oppdaterer du regelen på aktuelle grupper ansatte under menyvalg Verktøy Oppdater regel for arbeidsgiveravgift Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 6

8 Til slutt må du oppdatere transaksjoner kjørt fra og med juli med riktig regel. Dette gjør du i menyvalg Verktøy Ny beregning arbeidsgiveravgift. Her får du spørsmål om statistikkmåned fra og til, og pass på at du velger 07 Juli som Fra. Til statistikkmåned skal være så langt du er kommet med lønnskjøringer i Et eksempel: Hvis du gjennomførte de første trinnene før kjøring av juli lønn kan du hoppe over ny beregning, da riktig avgiftsregel bør være brukt. Du bør sjekke terminoppgaven for riktig avgiftsregel før du sender inn for 4. termin Lønn_1.2.doc Copyright 2014 Aditro Side 7