Huldt & Lillevik Lønn Huldt & Lillevik Lønn. Versjon

Transkript

1 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Installere og oppdatere Altinn Monitor Oppdatere til Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Registrering av kompetanse Valgfrie registre Registrere kompetanseinformasjon Dokumentarkiv på ansatte Personalbilde Lønnsslipper Brev og avtaler Andre dokumenter Andre endringer Altinn eneste innsendingsmulighet for terminoppgave og SSB Endring i struktur i oppgavelisten Endring i standard lønnsartregister Hjelpefil og brukerveiledning HuldtLillevikLønn.doc Copyright 2008 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder nyheter og endringer i, blant annet fri definisjon av kompetanseoppsett og elektronisk arkiv. En komplett beskrivelse av ny funksjonalitet finner du nedenfor. Det er ikke påkrevd å oppdatere til denne versjonen, så du kan selv bestemme om du vil oppdatere eller ikke. 1 Installere og oppdatere Altinn Monitor Fra versjon av er Altinn Monitor nestet i installasjonen. Ved første gangs installasjon av vil systemet automatisk starte installasjonen av Altinn Monitor når klientinstallasjonen av er fullført. Ved oppgradering av, vil installasjonsprogrammet kontrollere om Altinn Monitor finnes på arbeidsstasjonen. Hvis Altinn Monitor finnes vil installasjonsprogrammet automatisk oppdatere til siste versjon. Hvis Altinn Monitor skal installeres på et annet område enn klientinstallasjonen kan du fortsatt kjøre en separat installasjon av Altinn Monitor. 2 Oppdatere til Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner fra hovedsiden. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal kjøres på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningene før du starter installasjonen. 2.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Dokumenter. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater program og oppdatering av programmet starter. For å kjøre en separat installasjon av Altinn Monitor første gang eller oppdatere fra en tidligere versjon separat, velg Altinn fra hovedmeny på Huldt & Lillevik CD-en. Klikk Installer Altinn Monitor for å starte installasjon/oppdatering. 3 Registrering av kompetanse I har du hittil kunnet registre informasjon om ansattes utdanning, praksis, kurs og sertifisering/autorisasjon. Denne muligheten har du fortsatt, men siden behovet for kompetanseregistrering varierer er oppsettet nå endret slik at du selv definerer hvilke kompetanseområder du vil registrere. Hvis du allerede har registrert informasjon om utdannelse, praksis, kurs og sertifisering/autorisasjon vil dataene bli konvertert til den nye strukturen ved HuldtLillevikLønn.doc Copyright 2008 Aditro Side 2

4 oppgradering til versjon For å forbedre rapporteringsmulighetene på kompetansedelen er lengden på tekstfeltene redusert fra 50 til 25 tegn. Dette kan medføre at noe informasjon blir kuttet i konverteringen. Registrering og vedlikehold av kompetanse er også tilgjengelig i Huldt & Lillevik Ansattportal. 3.1 Valgfrie registre Du definerer oppsettet for registrering av kompetanse i menyvalg Verktøy Personal Valgfrie registre. Hvis tidligere registre er blitt konvertet i oppdateringen vil du også kunne se disse her. Du oppretter et nytt register ved å klikke. Oppgi nummer og navn på registret. Du kan definere inntil 6 felt pr kompetanseområde, 3 dato felt, 2 tekst (nøkkelord) felt og 1 kommentar (fritekst) felt. Legg inn rekkefølge og feltbeskrivelse for de feltene du skal registrere for det aktuelle kompetanseområdet. Rekkefølge og feltbeskrivelse angir rekkefølgen og tittel på kolonnene som vises når du registrerer. 3.2Registrere kompetanseinformasjon Du registrerer kompetanse i oppgaven Kartotek Personalopplysninger i mappen Kompetanse. Tekstfeltene, i dette eksemplet Språk og Ferdighetsnivå, er formatert som nøkkelord. Dette betyr at når du registrerer et språk første gang blir det opprettet i databasen. Når du skal registrere samme språk på en annen person klikker du i feltet og velger verdier fra HuldtLillevikLønn.doc Copyright 2008 Aditro Side 3

5 nedtrekksmenyen. Dette sikrer en enhetlig registrering av kompetanse. Når du skal opprette en ny verdi, skriver du den i feltet. Du kan skrive ut opplysninger fra kompetanseregistre i oppgaven Rapporter Personalrapporter Kompetanseinformasjon. 4 Dokumentarkiv på ansatte Du kan bygge opp et elektronisk arkiv med dokumenter knyttet til den enkelte ansatte. Dette gjelder følgende dokumenter: Personalbilde Brev og avtaler generert på bakgrunn av Huldt & Lillevik standard maler Lønnsslipper Andre dokumenter Du kan velge å lagre brev/avtaler og lønnslipper automatisk i databasen ved å merke feltet Automatisk lagre filer i databasen i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon. Visning av dokumenter er også tilgjengelig i Huldt & Lillevik Ansattportal. 4.1 Personalbilde For å lagre bilder av ansatte i databasen velger du oppgaven Kartotek Personalopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Klikk og hent opp bildet. Bildet legges i mappen Annet. Høyreklikk på bildefilen og velg Bruk som personalbilde. Bildet flyttes til mappen Personalbilde. Dobbelklikk på filen, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, hvis du vil se bildet. Bildet vises i oppgaven Kartotek Personer og mappen Andre opplysninger. 4.2 Lønnsslipper Lagring av lønnsslipper i databasen forutsetter at du kjører oppgaven Periodens lønn Lønnsrapporter Elektronisk lønnsslipper. Hvis du har merket feltet Automatisk lagre dokumenter i databasen i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon lagrer systemet lønnsslipper for alle ansatte i lønnskjøringen i databasen, også for personer som ikke mottar lønnsslipp på e-post. Hvis du IKKE har merket feltet Automatisk lagre dokumenter i databasen i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon lagrer systemet kun lønnsslipper for ansatte som mottar lønnsslipp på e-post. Lønnsslippen for hver ansatt lagres i databasen og du kan hente disse frem igjen i oppgaven Kartotek Personalopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Klikk på mappen Lønnsslipper og lønnsslippene for den ansatte vises. Dobbelklikk på en lønnsslipp, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, hvis du vil se innholdet i en lønnsslipp. 4.3 Brev og avtaler Velg oppgaven Kartotek Personer eller Kartotek Personalopplysninger. Klikk og deretter aktuell mal. Dokumentet opprettes i Word. Gjør nødvendige endringer i dokumentet og lagre og lukk Word. Trykk Lagre på person for å lagre dokumentet i basen, eller trykk Angre for å avbryte lagringen HuldtLillevikLønn.doc Copyright 2008 Aditro Side 4

6 Brev og avtaler for hver enkelt ansatt lagres i databasen og du kan hente disse frem igjen i oppgaven Kartotek Personalopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Klikk på mappen Brev og avtaler og dokumenter for den ansatte vises. Dobbelklikk på et dokument, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, for å vise innholdet. 4.4Andre dokumenter 5 Andre endringer Du kan velge å lagre andre dokumenter, for eksempel skannede dokumenter. Velg oppgaven Kartotek Personalopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Klikk og hent opp aktuelt dokumentet. Bildet legges i mappen Annet. Dobbelklikk på en fil, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, for å vise innholdet. Hvis du skal flytte filen til en annen mappe, høyreklikk på filen og velg Flytt til og velg hvor du vil flytte filen. 5.1 Altinn eneste innsendingsmulighet for terminoppgave og SSB Fra denne versjonen er kun Altinn tilgjengelig ved innsendelse av SSB lønns- og fraværsstatistikk og terminoppgave. Det er ikke lenger mulighet for å levere disse oppgavene på CD/diskett fra. 5.2 Endring i struktur i oppgavelisten Strukturen i oppgavelisten er noe endret i denne versjonen. Valgene under Kartotek og Rapporter er alfabetisert, mens valgene under Periodens lønn, Fravær og Årsoppgjør er strukturert i henhold til hva vi ser som naturlig rekkefølge i arbeidet. 5.3 Endring i standard lønnsartregister I standard lønnsartregister er lønnsart 99 Refusjon sykepenger mm endret, slik at kun grunnlag for Arbeidsgiveravgift er krysset av. 5.4 Hjelpefil og brukerveiledning Hjelpefilen på skal overføres til nytt format (Nethelp) og vil for fremtiden bli oppdatert uavhengig av versjonsoppdatering. Hjelpefilen vil bli tilgjengelig via [F1] og skjermbildehjelp via [Shift + F1]. Løsningen er nå under testing og vil derfor inntil videre ikke være tilgjengelig i. Vi har derfor valgt å legge brukerveiledning i pdf format tilgjengelig på hjelpmenyen. Velg menyen Hjelp Brukerveiledning og dokumentet hentes opp. Du kan skrive ut hele eller deler av brukerveiledningen om ønskelig HuldtLillevikLønn.doc Copyright 2008 Aditro Side 5