Personec Lønn. Altinn Monitor. Installasjon- og brukerveiledning. Aditro HRM AS

Transkript

1 Personec Lønn Altinn Monitor Installasjon- og brukerveiledning Aditro HRM AS Veiledningen er oppdatert pr

2 Innholdsfortegnelse Generelt om elektronisk rapportering via Altinn Installere Altinn Monitor...2 Registrere bruker på Altinn portalen Sette opp Altinn Monitor...5 Bruke Altinn Monitor Pålogging... 7 Hovedskjermbildet... 7 Oppgavelisten Funksjonsknapper... 8 Menyvalg... 9 Feilsøking... 9 Vedlikeholde brukere 9 Vedlikeholde katalogstruktur/filområder.. 11 Avslutte administrasjon Sende oppgaver via Altinn...11 Terminoppgave erminoppgave SSB lønnsstatistikk 12 SSB fraværsstatistikk

3 Generelt om elektronisk rapportering via Altinn Du kan sende terminoppgave, lønns- og trekkoppaver og SSB lønn og fraværsstatistikk elektronisk via Altinn. Altinn er myndighetenes offisielle kanal for rapportering til det offentlige over Internett. Se for mer informasjon. Bedriften må i tillegg installere Altinn Monitor fra Aditro. Informasjon som skal rapporteres via Altinn hentes i stor grad fra lønnssystemer. Aditro har laget Altinn Monitor hvor du kan koble deg opp mot Altinn og sende informasjon fra Personec Lønn Installere Altinn Monitor Forutsetninger Altinn Monitor krever følgende av maskin- og programvare: Windows 2000/XP, minimum Pentium 3, 128Mb minne, 500Mb ledig harddisk-plass etter installasjon Den som installerer må ha administrator-rettigheter på maskinen det installeres på. Arbeidsstasjonene som Altinn Monitor installeres på må kunne laste ned oppdateringer fra web. Microsoft.Net Rammeverk versjon versjon 2.0 må være installert. Hvis du er usikker på om Microsoft.Net Rammeverk 2.0. er installert, går du inn på Kontrollpanel (Control Panel) Legg til/ fjern programvare (Add/ Remove programs) og ser om den ligger i listen over installerte programmer. Hvis.net ikke er installert, kan du installere fra Windows Update i din nettleser (Microsoft Internet Explorer) eller ved å gå til 8EDD-AAB15C5E04F5&displaylang=en Hvis du skal installere Altinn Monitor på server, må du sette opp Full trust på arbeidsstasjonene som skal kjøre Altinn Monitor. Dette gjør du ved å laste ned en bat-fil fra våre hjemmesider og deretter kjøre denne på alle arbeidsstasjoner som skal benytte Altinn Monitor (bat-filen skal ikke kjøres på server). Filen settrustlevel.zip finner du på (filen er pakket med Winzip) 2. Dobbelt klikk på filen 3. Svar Ja/Yes på følgende spørsmål : a) The operation you are performing will alter security policy. b) Are you sure you want to perform this operation? NB! Hvis denne bat-filen er kjørt tidligere (versjon 2.5.8) må den IKKE kjøres nå. Fremgangsmåte 1. Avslutt alle andre programmer før du starter installasjonen. 2. Fra hovedmenyen på installasjons-cd en velger du Altinn. Du kan også laste ned versjonen på våre hjemmesider 3. Velg Installer. Du får opp vinduet for å starte installasjon av Altinn Monitor: 2

4 4. Klikk Neste. Du får opp dette vinduet: 5. Oppgi hvor Altinn Monitor skal installeres. 6. Klikk Neste. Installasjonen starter. Du får opp følgende skjermbilde når installasjonen er fullført. 3

5 7. Klikk Fullfør. Altinn Monitor er nå installert. Registrere bruker på Altinn portalen I lønnssystemet kan du sende terminoppgave, lønns- og trekkoppgaver og SSB lønn og fraværsstatistikk via Altinn. Før du starter må du tilrettelegge for dette. Registrere brukeren på Altinn For å kunne sende oppgavene på den offentlige Altinn, må du registrere brukeren. Dette gjør du på Du logger deg på Altinn med fødselsnummer og passord. Hvis det er første gang du logger deg på, velger du Logg inn Første gang. Du får da tildelt passord. Etter å ha logget deg på må du åpne for å sende oppgavene fra Personec Lønn. Velg Administrasjon Registrere datasystem. Du skal vanligvis ha en system ID pr bruker i lønnssystemet som skal levere oppgaver via Altinn. 4

6 Legg inn en beskrivelse og velg Personec under Datasystem type. Hvis brukeren skal kunne overfører filer med signering til Altinn merker du feltet Valgt datasystemtype støtter signering av innsendte skjemadata. Fra Personec Lønn er det kun lønns- og trekkoppgaver som har krav om signering. Skriv inn et selvvalgt passord og klikk deretter Legg til. Du vil se din beskrivelse i listen under registrerte datasystemer med en tildelt ID. Det er denne ID-en og dette passordet som skal registreres i Altinn Monitor. Flere firma Skal du sende rapportere for flere firma må du logge på for hvert enkelt firma og gå inn på Delegere systeminnsending. Her angir du organisasjonsnummeret til det firmaet som skal sende terminoppgaven på vegne av dette firmaet i Personec Lønn. Alternativt må hvert enkelt firma logge seg på og delegere innsendingen til ditt firma. Sette opp Altinn Monitor 1. Velg Start Alle programmer (All programs) Personec Altinn Monitor. 2. Oppgi brukernavn og passord på Altinn Monitor. Første gang du starter programmet må du logge deg inn som administrator. Dette gjør du ved å oppgi Admin som brukernavn og la feltet Passord være blankt. 3. Klikk OK. Du kommer inn i hovedvinduet for Altinn Monitor. Før du kan starte levering av oppgaver til Altinn, må administratoren opprette de brukerne som skal kunne levere oppgaver. 4. Velg Fil Administrasjon. 5. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere oppgaver til Altinn: a) Klikk Ny. b) Under Bruker-id oppgir du brukernavn og passord til brukeren i lønnssystemet. Passordet kan ikke være blankt. c) Under Kobling til Altinn angir du hvilke rapporter som skal leveres via Altinn. d) Under Datasystem type velger du Personec og registrert id og datasystem passord som er registrert på portalen. e) Under Altinn bruker oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen er kun nødvendig hvis brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. 5

7 f) Velg mappen Katalogstruktur. g) Velg aktuell oppgave i feltet Oppgavetype og angi katalog og arbeidskatalog for Altinn Monitor. Gjenta dette for alle oppgaver denne brukeren skal levere. h) Klikk Lagre. For mer informasjon om hvordan du endrer brukerinnstillinger, se Vedlikeholde brukere på side 9. 6

8 Bruke Altinn Monitor Her finner du en generell beskrivelse av hvordan du bruker Altinn Monitor. Pålogging Etter at du har valgt programmet fra Start-menyen, vil du bli spurt om brukernavn og passord som vist i bildet under. Angi ditt brukernavn og passord og klikk OK. Hvis du har angitt riktig brukernavn og passord vil du få vist hovedskjermbildet til Altinn Monitor som vist nedenfor. Husker du ikke ditt brukernavn og/eller passord eller ikke har fått tildelt dette, kontakt systemansvarlig. Hovedskjermbildet Etter at du har logget deg på med riktig brukernavn og passord på Altinn Monitor vises hovedskjermbildet som vist nedenfor. I dette eksemplet ser du at fagsystemene har registrert tre oppgaver i Altinn Monitor. Når du starter Altinn Monitor vises Ikke overførte oppgaver. Når en oppgave har status Overført betyr at oppgaven er overført til Altinn, men ikke ferdigbehandlet. Øvre del av hovedskjermbildet inneholder felter for å velge ut hvilke oppgaver som vises i oppgavelisten. Ved eksempelvis å taste inn årstallet 2007 i feltet År, vil kun oppgaver som gjelder for år 2007 bli vist i oppgavelisten. Periode og År Perioden og året du vil vise oppgaver for Oppgavetype Velg hvilke oppgavetyper du vil vise. 7

9 Oppgavelisten Funksjonsknapper Firma/Klient Her kan du velge ut på navnet til firmaet/klienten. Eksempelvis ved å taste inn ordet data vil du få vist alle firma som har data som en del av navnet Status Her kan du velge ut oppgavene basert på hvilken status de har Store deler av hovedskjermbildet består av en liste med flere kolonner. Listen er en oversikt over alle oppgaver som fagsystemene har registrert i Altinn Monitor. Nedenfor er en forklaring på innholdet i listen: Id Firma/klient nummer som oppgaven gjelder for Firma/Klient Firmaet/Klientens navn Org.nr. Organisasjonsnummeret til firmaet/klienten Periode og År Perioden og året oppgaven gjelder for Oppgavetype Navn på oppgavetypen, for eksempel Terminoppgave. Status Gjeldende status for oppgaven. Oppgaven kan ha 4 forskjellige statuser: Ikke overført Dette betyr at oppgaven er klargjort for innsending til Altinn, men er ennå ikke sendt Overført Oppgaven er sendt inn til Altinn, men den er ennå ikke ferdigbehandlet. Ferdigbehandlet Oppgaven er godkjent og ferdigbehandlet av Altinn. Merk: Før en oppgave får status ferdigbehandlet må en person i deres firma ha godkjent oppgaven etter at den har blitt overført til Altinn. Avvist Oppgaven er av en eller annen grunn avvist. Dette kan f.eks. være pga. at oppgaven inneholder feil opplysninger i forhold til hva Altinn forventer at oppgaven skal inneholde. Status dato Dato og tidspunkt for når gjeldende status ble satt Knappene nederst i skjermbildet kalles funksjonsknapper. Her er en beskrivelse av hver av dem: Merk alle Klikk Merk alle for å velge alle oppgavene som vises. Fjern merke Klikk Fjern merke for å fjerne Valgt-status på alle oppgaver som er merket. Oppdater listen Når du klikker Oppdater listen vil Altinn Monitor sjekke om det er opprettet nye oppgaver fra lønnssystemet. Oppdateringen skjer i forhold til det utvalg du har oppgitt. Slett Klikk Slett for å slette valgte oppgaver. Overfør til Altinn Klikk Overfør til Altinn for å overføre valgte oppgaver. Hent status fra Altinn Når du klikker Hent status fra Altinn kobler Altinn Montitor seg opp mot Altinn og henter statusen for valgte oppgaver. Vær oppmerksom på at det normalt tar litt tid fra du sender en oppgave til denne får status Ferdig behandlet i Altinn. 8

10 Vis detaljert status Når du klikker Vis detaljert status får du se detaljert status for den oppgaven som er markert (uavhengig av hva du har valgt). Menyvalg Feilsøking Helt øverst i skjermbildet finnes det noen få menyvalg. Følgende menyvalg finnes: Fil Administrasjon Administrasjon av brukere og kataloger som brukes i Altinn Monitor. Dette menyvalget får du bare hvis du er en administrator av programmet, se nedenfor. Fil Avslutt Avslutter Altinn Monitor Hjelp Hjelp innhold Her får du hjelp du bruken av Altinn Monitor Hvis du får beskjed om at en oppgave ikke ble levert i Altinn portalen eller er slettet i arbeidsflyt er årsaken at oppgaven inneholder feil. Du kan da forsøke å sende inn oppgaven for feilsøking. Velg aktuell oppgave, merk feltet Send inn for feilsøking, og overfør oppgaven til Altinn. Oppgaven blir liggende som i arbeid i Altinn portalen, og du kan da se hvorfor oppgaven feiler/ikke blir levert. Vedlikeholde brukere I Altinn Monitor er det mulig å vedlikeholde brukere av Altinn Monitor samt definere hvilke filområder som benyttes av programmet. Du må logge deg på Altinn Monitor med bruker Admin for å få tilgang til menyvalg Fil Administrasjon. Du må opprette de brukerne som skal benytte Altinn Monitor. Hver bruker må kobles til Altinn med opplysninger knyttet til datasystem type. Nedenfor ser du skjermbildet for vedlikehold av bruker i Altinn Monitor. For hver bruker kan en angi følgende: BrukerId Dette er et unikt brukernavn som brukeren vil benytte under pålogging til Altinn Monitor. Navn Navnet på personen som er tilknyttet brukeren. Passord Et passord som brukeren må angi for å logge seg på Altinn Monitor. Oppgavetyper (avkrysningsboks) Her merker du hvilke oppgaver du ønsker å lever via Altinn. Datasystem type Her angir du hvilket datasystem denne brukeren har registrert på sin bruker på Altinn. 9

11 Brukeren på Altinn må ha valgt Personec som datasystem. Tilsvarende må også velges her. Registrert id for datasystem type Når brukeren har fått en bruker på Altinn samt registrert et datasystem der, vil han få tildelt en id for det registrerte systemet. Dette er denne id en som skal fylles ut her. Datasystem passord Her angis passordet som er tilknyttet det registrerte datasystemet på Altinn. Fødselsnummer Her angis brukerens fødselsnummer som skal benyttes ved pålogging til Altinn portalen Passord for bruker i Altinn Her angis passordet som er registrert for brukeren på Altinn protalen. 10

12 Opprette en ny bruker For å opprette en ny bruker, klikk informasjon, klikk for å lagre den nye brukeren. og fyll ut brukerfeltene. Når du har fylt ut all nødvendig Endre en bruker For å endre en eksisterende bruker, velg brukeren du ønsker å endre i feltet Valgt bruker. Utfør de endringene du ville gjøre, og lagre endringene ved å klikke på Lagre-ikonet i verktøylinjen. Slette en bruker For å slette en bruker, velg brukeren du ønsker å slette i feltet Valgt bruker og klikk. Det er ikke mulig å slette Admin-brukeren. Dette er administrator brukeren som alltid må finnes i Altinn Monitor. Vedlikeholde katalogstruktur/filområder I Altinn Monitor er det definert 2 katalogstrukturer/filområder som du kan velge plasseringen av. Velge menyen Fil Administrasjon og klikk på fanen Katalogstruktur Katalog for oppgaver Her lagres oppgaver som opprettes i lønnsystemet. Altinn Monitor vil lete i denne katalogen etter nye oppgaver som skal sendes til Altinn. Hvis du ønsker å slette alle opprettede oppgaver fra katalogen velger du Slett filer. Arbeidskatalog for Altinn Monitor Denne katalogen inneholde informasjon om alle oppgavene som er registrert i Altinn Monitor. Oppgavene lagres i en underkatlog med navnet Schemas. Du bør ta jevnlig backup av denne katalogen for å sikre at informasjon om tidligere innsendte oppgaver ikke går tapt. For å slette alle XML skjemaer fra katalogen Schemas klikker du Slett XML-filer. Avslutte administrasjon NB! Du må definere filområdet for hver oppgavetype, og husk at du må lagre hver enkel henvisning. For å avslutte administrasjon av brukere og katalogstrukturer, klikk på krysset øverst til høyre i skjermbildet. Sende oppgaver via Altinn Følgende oppgaver støttes fra Personec Lønn. Terminoppgave for forskuddstrekk (RF-1037) SSB Lønnsstatistikk (RA-0500) SSB Sykefraværsstatistikk (Bedrift) (RA ) SSB Sykefraværsstatistikk (Foretak) (RA ) Lønns- og trekkoppgaver (RF-1015) 11

13 Terminoppgave SSB lønnsstatistikk SSB fraværsstatistikk 1. Påse at all lønn som skal med på terminoppgaven er godkjent. 2. Velg Rapporter Trekkeierrapporter. 3. Velg lønnsperioder for aktuell termin. 4. Merk av aktuelle utskrifter. 5. Merk av feltet Terminoppgjør og Dann transer. 6. Velg Altinn. 7. Trykk på ikon for forhåndsvisning for å starte rapporten. Systemet skriver ut de listene du valgte. 8. Kontroller at utskriften av terminoppgaven på papir er korrekt. Systemet lagrer filen på filområdet du har oppgitt når du kjører terminoppgjøret fra skjermbildet for trekkeierrapporter i Personec Lønn. Filen heter PLRF1037ffåått.TXT. ff er firmanummer, åå er år, og tt er termin. Hvis du har installert Altinn Monitor og oppgitt programområdet for Altinn Monitor, overføres filen automatisk til Altinn. Hvis programområde for Altinn Monitor ikke er oppgitt, må du selv overføre filen i Altinn Monitor, jfr Bruke Altinn Monitor på side 7 for nærmere beskrivelse. Du finner status på innsendte oppgaver på bedriftens side på eller i Altinn Monitor. 1. Velg Rapporter SSB-statistikk fra menyen. 2. Oppgi siste statistikkmåned som skal være med på statistikken, samt rapportversjon. Ved første gangs innlevering av statistikken skal det stå 1 i statistikkversjon. 3. Oppgi opplysninger om oppgavegiver og firmaet som statistikken gjelder for. 4. Hvis bedriften er lokalisert på forskjellige geografiske steder, velger du hvilke arbeidssteder denne statistikken skal gjelde for ved å klikke Velg arbeidssteder. 5. Hvis du ønsker en utskrift av statistikken, klikker du Skriv ut. Dette er kun en kontrolliste som viser noen av opplysningene som sendes til SSB. 6. Kryss av for Dann fil i rammen Fil til Altinn. 7. Klikk Utfør for å lage filen til SSB. Systemet lagrer filen på filområdet du har oppgitt i feltet Exportområde Altinn. Filen heter PLRA0500ffååkk.TXT. ff er firmanummer, åå er år, og kk er kvartal. Hvis du har installert Altinn Monitor og oppgitt programområdet for Altinn Monitor, overføres filen automatisk til Altinn. Hvis programområde for Altinn Monitor ikke er oppgitt, må du selv overføre filen i Altinn Monitor, jfr Bruke Altinn Monitor på side 7 for nærmere beskrivelse. Du finner status på innsendte oppgaver på bedriftens side på eller i Altinn Monitor. 1. Velg Fravær Rapportering Utskrifter. 2. Velg Kvartal og År. 3. Angi antall dager Egenmeldingsperiode. Hvis antallet er større enn tre blir dette rapportert som utvidet egenmelding med angitt antall. 4. Hvis bedriften består av flere arbeidssteder, velger du aktuelle arbeidssteder ved å klikke Arbeidssted. Du velger da arbeidssted(er) ut i fra hva SSB har bedt om rapporter på. 5. Velg Velg Dann fil i rammen Filer til Altinn. 6. Klikk Utfør for å lage filen til SSB. 12

14 Systemet lagrer filen på filområdet du har oppgitt i feltet Exportområde. Filen heter PLRA01821ffååkk.TXT eller PLRA01822ffååkk.TXT. ff er firmanummer, åå er år, og kk er kvartal. Hvis du har installert Altinn Monitor og oppgitt programområdet for Altinn Monitor, overføres filen automatisk til Altinn. Hvis programområde for Altinn Monitor ikke er oppgitt, må du selv overføre filen i Altinn Monitor, jfr Bruke Altinn Monitor på side 7 for nærmere beskrivelse. Du finner status på innsendte oppgaver på bedriftens side på eller i Altinn Monitor. 13