Huldt & Lillevik System Huldt & Lillevik System 4. Versjon

Transkript

1 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til System og Altinn Monitor Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn Begrensninger ved levering av lønns og trekkoppgaver via Altinn Signering av oppgaver via Altinn Monitor Feil ved validering i Altinn Monitor Oppgaver som ikke kommer over til Altinn portalen Innberetning til LT-kode 522/526/ Endring i ferieloven Andre endringer Avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger Fri bil Passord på elektronisk lønnsslipp Sperring av endring på lønnsart som er i bruk System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i og Altinn Monitor for lønnsinnberetningen Du må oppdatere til disse versjonene før du skal skrive ut og sende inn lønns- og trekkoppgaver for Oppdatere til System og Altinn Monitor Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal kjøres på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering av henholdsvis System 4 og Altinn Monitor. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningene før du starter installasjonen. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:) System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 2

4 Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Dokumenter. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater System 4 og oppdatering av programmet starter. Hvis du ikke har startet med levering av oppgaver via Altinn ennå, vil vi anbefale at du leverer lønns- og trekkoppgaver på CD/diskett for For å oppdatere Altinn Monitor velg Altinn fra hovedmenyen på Huldt & Lillevik CD-en. Klikk Installer Altinn Monitor for å starte oppdatering. 2 Levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn Det finnes enkelte begrensninger når det gjelder hvilke bedrifter som kan levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn for 2008, se nedenfor. Hvis dette er første året du skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn anbefaler vi at du leser pkt 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn, i heftet Årsoppgjør i praksis, før du starter. Ved utskrift av lønns- og trekkoppgaver vil systemet alltid generere filen GAXDFLT.xxxx hvor xxxx=klientnummer på standard filområde. På denne måten har du alltid en sikkerhet og mulighet for å kunne levere på CD/diskett om det skulle være nødvendig. Dette betyr også at det ikke er nødvendig å endre oppsettet under firmaopplysninger, dersom du ikke har mulighet til å levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn. 2.1 Begrensninger ved levering av lønns og trekkoppgaver via Altinn I følgende tilfeller vil det ikke være mulig å levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn for I disse tilfelle må du levere oppgavene på cd/diskett. Hvis det på et firma (klient) er flere enn 1000 lønns- og trekkoppgaver. Dette er en begrensning i mottakssystemet hos Altinn. Hvis det er benyttet mer enn en avgiftsregel på et firma (klient). Hvis det på et firma (klient) er ansatte som har ytelser til LT-kode 914-A Jan Mayen inntekt. For personer med Jan Mayen inntekt skal det sendes manuelle oppgaver direkte til arbeidstakers kontorkommune. Det er ikke mulig å signere oppgaver fra Altinn Monitor med Buypass, da dette er en tjeneste som kun tilbys i portalen. Benytter du Buypass ved pålogging til Altinn portalen, må du signere lønns- og trekkoppgaver i Altinn portalen. 2.2 Signering av oppgaver via Altinn Monitor Ved innsendelse av lønns- og trekkoppgaver via Altinn Monitor kan du sende oppgaven med eller uten signering. Ved første gangs innsendelse anbefaler vi å sende oppgavene usignert. Dette for å avdekke eventuelle feilkilder før levering til Altinn. Når du sender oppgaver usignert fra Altinn Monitor (lønnssystemet) må du logge inn på Altinn portalen i ettertid for å signere oppgavene. Når det gjelder rettigheter som kreves for å kunne signere oppgaver i Altinn, se Innsendelse til Altinn med signering som du finner under ofte stilte spørsmål på våre hjemmesider System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 3

5 2.3 Feil ved validering i Altinn Monitor Hvis en innsendelse blir avvist i Altinn Monitor på grunn av feil i validering av oppgaver, må du slette innsendelsen fra Altinn Monitor før du sender på nytt. Merk den aktuelle innsendelsen og klikk Slett. Systemet sletter alle filer for denne innsendelsen. Gjør nødvendige endringer i System 4 og overfør fil til Altinn på nytt. For å se hvorfor en oppgave er avvist, merk oppgaven og klikk Vis detaljert status. 2.4 Oppgaver som ikke kommer over til Altinn portalen Hvis en innsendelse blir stående med status Overført i Altinn Monitor men ikke kommer inn i Altinn portalen skyldes det vanligvis en feil i datagrunnlaget. Du bør da forsøke å sende inn oppgaven på nytt med feilsøking. Følg da denne fremgangsmåten: 1. Merk oppgaven du skal sende på nytt og klikk Slett. 2. Lag ny fil til Altinn i oppgavevalg Termin Årsavslutning Overføre oppgaver til Altinn. 3. Start Altinn Monitor (hvis denne ikke starter automatisk). 4. Merk oppgaven du skal sende inn på nytt. I tillegg merker du feltet Send inn for feilsøking System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 4

6 5. Klikk Overfør til Altinn. 6. Filen overføres til Altinn portalen og vises under Min arbeidsliste med status Utfylling. 7. Klikk på oppgaven (RF 1015). Du kommer da inn i en veiviser for utfylling. 8. Klikk Kontroller skjema. Du får melding om hvor det er feil. Følg instruksjonene på skjermen. 9. Hvis du skal rette oppgavene i System 4 og sende inn på nytt, må du slette forrige innsendelse i Altinn Monitor før du sender inn på nytt. 2.5 Innberetning til LT-kode 522/526/725 Ved innberetning i LT-kode 522 og 526 må du påse at følgende tilleggsopplysninger er registrert: Antall døgn med kost eller antall døgn med losji MÅ være oppgitt. Hvis du har oppgitt antall døgn ved losji MÅ også boligtype være angitt. Ved innberetning i LT-kode 725 må du påse at antall reisedager er oppgitt. 3 Endring i ferieloven Fra 1. januar 2009 gis alle arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret rett til ekstra ferieuke. Tidligere gjaldt dette kun for arbeidstakere som fylte 60 år innen 1. september i ferieåret. Hvis du har ansatte som fyller 60 år i perioden 1. september 31. desember i 2009 vil du få et avvik på feriepengelisten. Du bør derfor følge denne fremgangsmåten ved oppdatering til versjon : 1. Skriv ut feriepengelisten i oppgavevalg Termin Årsavslutning Feriepengeliste. 2. Oppdater til versjon Skriv ut feriepengelisten på nytt System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 5

7 4 Andre endringer 4. Finn differansen på avsatte feriepenger mellom de 2 listene. 5. Beregn arbeidsgiveravgift av differansen på feriepenger. 6. Avsett differansene på feriepenger og avsatt arbeidsgiveravgift av feriepenger manuelt i regnskapet. 4.1 Avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger Når du skriver ut feriepengelisten i oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste vil denne som standard ikke vise avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger. For å få frem avsetningen velger du sortering på arbeidssted når du skriver ut listen. Systemet bruker hovedarbeidssted på den ansatte ved beregning av avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger. Hvis du har ansatte som har lønn til flere arbeidssteder vil det ikke være reflektert i listen. Dette kan medføre at listen differerer i forhold til hva som er avsatt i regnskapet. 4.2 Fri bil 2009 Regler for fri bil er endret fra Det er nå åpnet for at en person kan ha mer enn en fri bil. Hvis du skal registrere flere biler på en ansatt anbefaler vi at du oppretter en ny lønnsart for bil 2 (evt bil 3 og 4). Opprett en lønnsart tilsvarende lønnsarten for fri bil (lønnsart 75 i standard lønnsartregister) og gi den eksempelvis navnet Fri bil nr 2. Registrere bil nr 2 på vanlig måte og velg lønnsarten for Fri bil nr 2 på denne. For El-biler skal fordelen fra 1. januar 2009 fastsettes ut fra 50% av listepris (tidligere 75%). Ved overføring til nytt år trer denne endringen automatisk i kraft i lønnssystemet. 4.3 Passord på elektronisk lønnsslipp Som standard benytter systemet ansattes postnummer som passord ved distribusjon av lønnsslipp på e-post. Du kan nå endre passordet pr ansatt i oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger i mappen Elektronisk lønnsslipp. 4.4 Sperring av endring på lønnsart som er i bruk Etter overføring til nytt år sperres feltene arbeidsgiveravgift og feriepenger på lønnsarter som har transaksjoner. Dette innebærer at du ikke lenger kan endre feltene Arb.giveravgift og Feriepenger på en lønnsart hvor det finnes verdier. Når en lønnsart som er benyttet har feil verdi i feltet Arb.giveravgift eller Feriepenger, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene System 4.doc Copyright 2008 Aditro Side 6