Refusjonsrutinen Jostein Hole. Refusjonsprosessen fra «A - Å»

Transkript

1 Refusjonsprosessen fra «A - Å»

2 Arbeid: Seniorkonsulent i EVRY (Bergen) Bakgrunn: Siviløkonom fra NHH Pågående prosjekt: Bergen kommune Mitt oppdrag idag: «Hvordan kan Agresso være med på å styrke fokus på fravær og refusjoner i din organisasjon?» 2

3 Agenda Tips og triks for å sikre gode resultater med refusjoner Fraværsoppfølging Produksjon av krav Oppfølging av krav Mål Vise verktøyene som er fornuftig å bruke for en effektiv refusjonsbehandling, samt synliggjøre resultatene i organisasjonen. 3

4 Fraværet Tips til Fravær Tips til produksjon av krav Tips til oppfølging av krav

5 Tips 1: Fokuser på fraværsregistrering (PS32) 5

6 Tips 2: Benytt grensekontroller Eksempler: 1. Advarsel eller stopp ihht. lovverk 2. Vedtak fra NAV (kronisk sykdom) 3. Overlappende fravær 6

7 Tips 3: Bruk PS15 Grensekontroller Kontroll om grenser er overskredet Kjøres etter import av fravær fra forsystem Kontrollere før beregning av refusjonskrav 7

8 Tips 4: Bruk kontrollspørringer fravær Overlappende refusjonsbasert fravær Fravær registrert sammenhengende over flere perioder Spesialtilpasninger 8

9 Tips 5: Vedlikehold maksdatoer Varselmelding i fraværsregistrering Gamle maksdatoer bør fjernes Stopp av lønn 9

10 Produksjon av krav Tips til Fravær Tips til produksjon av krav Tips til oppfølging av krav

11 Hvilke versjon av refusjonsmodulen er du på? Siste versjon er Neste versjon er rett rundt hjørnet. Kontakt din systemadministrator 11

12 PRN06 Beregning av refusjonskrav Anbefaling: Det bør kjøres beregning på minst to perioder av gangen. Start med perioden før fraværet starter. 12

13 PRN06 forts. Ressurser med dobbeltregistrert fravær blir stoppet og listes i melding for rapporten. 13

14 Tips 6: Bruk PSN07 - Satsoppdatering Dersom et fravær skifter fra en refusjonsgruppe til en annen, f.eks fra sykdom til foreldrepenger, og ressursen har endret lønn etter start første fravær, bør PSN07 kjøres etter at PRN06 er oppdatert for å få riktig sats. Det må ikke være opphold mellom de to fraværstypene. Anbefaling: Alltid kjør etter PRN06 14

15 Tips 7: Ansvarsfordeling i PRN01 Ajourhold refusjonskrav Funksjonalitet i PRN06: Merking krav med saksbehandler 15

16 Tips 8: Bruk spørring lønnsgrunnlag refusjon Verktøy til hjelp for å velge Sats 1-5 på kravet i Ajourhold refusjonskrav 16

17 PRN11 - Bokføring Bokføring av fremtidige perioder Husk kontroll av GL07 17

18 PRN11 - Reversering Begynn alltid bakfra Korr. av fravær i perioden Må reversere perioden

19 Oppfølging av krav Tips til Fravær Tips til produksjon av krav Tips til oppfølging av krav

20 Utligning refusjonskrav (TPRN002) Tips 9: Bruk summeringslinjen for å sammenligne med K27 Tilpass bildet: Høyreklikk i kolonneoverskrift Huk av ønskede kolonner 20

21 Tapsføring av en refusjonsrad, uten at det er mottatt et beløp fra NAV 21

22 Tips 10: Fokuser på regnskapet Med gevinstføring 22

23 Tips 10: Fokuser på regnskapet Med tapsføring 23

24 Tips 11: Bruk aldersfordelt saldo Spørring som viser utestående refusjonskrav per NAV-kontor med «alder» for krav For detaljer bruk spørring direkte på kundereskontro 24

25 Tips 12: Bruk spørring på kundereskontro B = Åpne poster C = Historiske 25

26 Tips 13: Bruk purringer

27 Tips 14: Synliggjør fordringene for ledere 27

28 Tips 15: Synliggjør reduksjon arbeidsgiveravgift 28

29 Oppsummering Fraværsregistrering o Gjør det enklere for sluttbruker o Gjør kontroller før refusjonsberegning Produksjon av krav o Ansvarsfordeling o Bli venn med PRN01 Oppfølging av refusjonskrav o Bli venn med TPRN002 o Rydd på balanser og driftskontoer o Distribuer resultatene o Følg opp refusjonskravene med purringer o Taps- eller inntektsfør differanser Tilgjengelig på EVRY sin stand i pauser ut dagen. 29

30 Hvor kan jeg få mer informasjon? Triks i Ajourhold refusjonskrav eguide kontroller PRN01 Ta kontakt med learningcenter@evry.com Velkommen til ecportal - ERPs kundeportal! 30

31