Hvordan lykkes med refusjonsprosessen?

Transkript

1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Hvordan lykkes med refusjonsprosessen?

2 Refusjonsprosessen Hvem er jeg, Jostein Hole? Arbeid: Seniorkonsulent i EVRY Bakgrunn: Siviløkonom fra NHH Prosjekter refusjon: o Bergen kommune o Oslo kommune o Jernbaneverket o NRK

3 Refusjonsprosessen Agenda Gode tips til gjennomføring av refusjonsprosessen fra A-Å. o Fravær o Produksjon av krav o Oppfølging av krav o Avstemming Råd og eksempler for å sikre et godt resultat.

4 Refusjonsprosessen Fravær Produksjon av krav Oppfølging av krav Avstemming

5 Fravær Periodisering er viktig

6 Fravær og refusjon Grensekontroller Eksempler: 1. Advarsel eller stopp ihht. lovverk 2. Vedtak fra NAV 3. Overlappende fravær PS15 Grensekontroll fravær

7 Fravær Fravær Produksjon av krav Oppfølging av krav Avstemming

8 Produksjon av krav Koblinger

9 Produksjon av krav Spørring lønnsgrunnlag refusjon Verktøy til hjelp for å velge Sats 1-5 på kravet i Ajourhold refusjonskrav

10 Produksjon av krav Siste versjon av refusjon?

11 Produksjon av krav Rapportresultater PRN06 PRN06A Beregne refusjonskrav PRN06B Totaltall refusjon PRN06C Feilliste o o o Ansatte som mangler beløp i alle satsfelt. Ansatte uten tilknytning til NAV-kontor. NAV-kontor er ugyldig (har status C i kunderegisteret). PRN06D Varslingsliste ved endring av stillingsprosent PRN06E Varslingsliste ved endring av koststed PRN06F Varslingsliste ved stillingsbytte i arbeidsgiverperioden PRN06G Varslingsliste ved dobbeltregistrert fravær PRN06H Varsling ved fravær i annen stilling etter arbeidsgiverperioden PRN06GL07ERR Varsling av ugyldige konteringsverdier

12 Produksjon av krav PRN06F Stillingsbytte i arbeidsgiverperioden NB! Åpne parameter i PRN06

13 Produksjon av krav NB! Åpne parameter i PRN06 PRN06F Stillingsbytte i arbeidsgiverperioden Arbeidsgiverperioden er ikke korrekt beregnet i ny stilling Kravet må reverseres i PRN01 og PRN06 må kjøres på nytt. Angi resterende antall dager av arbeidsgiverperioden i ny stilling i rapportparameter «Antall dager»

14 Produksjon av krav PRN06G Dobbeltregistrert fravær NB! Refusjon beregnes ikke Parameter PRN06: dbl_abs_stop Spørring som viser overlappende refusjonsberettiget fravær o (innenfor samme refusjonstype) Systemparameter REIMB_PRN06_VAL_DAYS

15 Produksjon av krav PRN06H Fravær i annen stilling etter arbeidsgiverperioden Kolonnen «I.oppg» låst i versjon 1.6 Dere må få script av Unit4 for å låse opp

16

17 Produksjon av krav PRN06GL07ERR Ugyldige konteringsverdier Kan vise kontering (dim 1 7) i Ajourhold refusjonskrav N Gyldige verdier E Ugyldige verdier M Manuelt endret

18

19 Produksjon av krav Systemparametere REIMB_USE_SATS5_KONTERING Dersom systemparameteren skrus på med verdi 1 vil konteringen av refusjonskrav alltid følge den konteringen som er gyldig for ansettelsen/ressursen på fraværstidspunktet (slik som for sats 5) uansett valg av sats. Første fraværsdag Siste fraværsdag Koststed 100 Koststed 200 Sats 1 4 benytter kontering fra perioden før første fraværsdag Sats 5 benytter kontering som er gyldig underveis i fraværsperioden

20 Produksjon av krav PRN11 Bokføring av refusjonskrav

21 Fravær Produksjon av krav Oppfølging av krav Avstemming

22 Produksjon av krav TPRN002 Utligning av refusjonskrav Type trans. Grunnlag Feriepenger Modus Åpne refusjonskrav Utlignede refusjonskrav Differanseførte refusjonskrav

23 Produksjon av krav TPRN002 Utligning av refusjonskrav (Modus) 1. Åpne refusjonskrav = Åpne refusjonskrav og delutlignede refusjonskrav Krysset av for delutligning PSN15 bokfører innbetalingene 2. Utlignede refusjonskrav = Utlignede refusjonskrav Krysset av for mottatt alt. PSN15 tømmer skjermbildet ved kryss for bokfør. 3. Differanseførte refusjonskrav = Krav markert for tapsføring/gevinstføring PSN15 flytter krav fra Utlignede refusjonskrav til differanseførte refusjonskrav PSN18 tømmer skjermbildet ved kryss for bokfør

24 Oppfølging av krav Utligne refusjonskrav 1. Oppgi søkekriteria og velg knappen «Last» o Hvis du ikke får fram ønsket informasjon, kan bokføringen ha feilet. 2. Registrer mottatt beløp 3. Fyll ut feltet [Maks. dato] med NAV maksdato fra K27 listen. o MERK! Dette er viktig ellers blir ikke NAV maksdato i personalskillekortet i skjermbildet ressurser oppdatert. 4. Sjekk om feltene [Mottatt dato fra] og [Mottatt dato til] må endres etter informasjon i K27 listen. 5. Ved behov for tekst/forklaring bruk feltet [notat]. o Informasjonen i dette feltet blir med over i tekstfeltet til transaksjonen i kundereskontro sammen med fødselsnr/ressnr/kravnr fra Ajourhold refusjonskrav og dato fra/til. Eks. « ( ) notattekst fra utligningsbildet» 6. Feltet [buntnr] kan brukes for egen hjelp. Brukes til å merke transaksjonene du utligner med en referanse slik at du enkelt kan søke de fram i ettertid.( [buntnr] er et av søkekriteriene.) 7. Lagre med F12.

25 Oppfølging av refusjonskrav Purringer

26 Oppfølging av refusjonskrav Purringer Jostein Hole

27 Fravær Produksjon av krav Oppfølging av krav Avstemming

28 Avstemming Unit4 Business World gir full oversikt! Delta på nettseminar: «Avstemming av refusjon» Transaksjonsoversikt

29 Avstemming Verktøyene Full kontroll med spørringer Åpne og historiske poster på kundereskonti Spørring hovedbok Spørring bilag Feltbeskrivelse spørring kundereskontro og hovedbok

30 Avstemming Prosessen NB! Kvalitet i produksjon av refusjonskrav (PRN01)

31 Avstemming Avstemmingspunkter Avstemmingspunkt 1 o Kontroll at utligningsbildet (TPRN002) speiler kundereskontro (CU08) Avstemmingspunkt 2 o Kontroll at alle innbetalinger er registrert i utligningsbildet -> Interimskonto går i 0 Avstemmingspunkt 3 o Kontroll av reduksjon av arb.giv.avg Avstemmingspunkt 4 o Kontroll at utligningsbildet (TPRN002) speiler kundereskontro (CU08)

32 Avstemming Hva gjøres med differanser? 1. Prøv å forklar differansene o Alder på transaksjoner -> gamle feil o Mislykket bokføring/reversering Feilliste GL07 Forsystem økonomi o Mangler i oppsett eller rutiner o Etc. 2. Manuelle korrigeringer o Manuelle bilag/utligninger o Tapsføring/Gevinstføring 3. Konsulenthjelp

33 Avstemming Refusjonsrutine forenklet Oppgave Tidspunkt Dato fra Dato til PRN11 Bokføring refusjonskrav (GL07) T Avstemmingspunkt 1 T+1 VP10 Føre bankbilag T+2 TPRN002 Utligne refusjonskrav T+3 PRN15 Bokføre utligning (GL07) T+4 PRN18 Differanseføring (GL07, CU16) T+5 CU17 Tapsføringsbekreftelse T+6 PR01 Lønnsforslag T+7 PR02 Lønnsbekreftelse (GL07) T+8 Avstemmingspunkt 2 4 T+9 + Purrerutine og få en avklaring

34 Refusjonsprosessen Oppsummering Fraværsregistrering Grensekontroller Koblinger Regnskap NAV Krav Avstemmingskurs Utligning og purringer Feillister Fravær

35

36 Besøk partner- og utstillerstandene og få gode tips!

37 #EVRYFØRST Delta i konkurransen i Sosiale medier Last opp ditt bilde med hashtaggen #EVRYFØRST og bli med i trekningen av fine premier