Unit4 Investering. "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons.

Transkript

1 Unit4 Investering "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons.

2 Ulrik Andreassen Seniorkonsulent i EVRY Fagområde økonomi/rapportering, jobber med økonomimodulene innenfor fagområdet økonomi felles. Prosjekter: o NIT-fabrikken - implementeringsprosjekt o Ski kommune implementeringsprosjekt o Kartverket implementeringsprosjekt o Storebrand implementeringsprosjekt o Larvik oppgradering til M3 o GLØ oppgradering til M3

3 Tema for presentasjonen Introduksjon Gjennomgang av sentrale skjermbilder i Investeringsmodulen God prosjektstyring og investeringsmodulen Investering og anlegg Tips og triks Bruk av generell funksjonalitet i U4BW

4 Introduksjon Prosjekt budsjettering i WBS-struktur. Prosjektstyringsverktøy med fokus på fakturering og kontraktshåndtering Registrering av ikke kontraktsfestede aktiviteter Registrering av finansieringskilden til prosjektet Fremdriftsoppfølging og oppgaver Mulighet for å knytte byggeledere mot investeringsprosjektene Prosjektrapportering Varslinger på registrering av bilag mot prosjekt og kontrakt

5 Introduksjon Registrere investeringsprosjekt Oppfølging av investeringsprosjekter Leverandørfaktura føres mot prosjektet

6 Prosjekt

7 Prosjekt I første skillekort legger du inn prosjektet med tilhørende beskrivelse. Deretter legger knytter du prosjektet mot en prosjektleder. Vær oppmerksom på at til og fra datoen på prosjektet styrer om du får lov til å føre leverandørbilag mot prosjektet eller ikke. Er prosjektet gyldig til 1 januar 2015 får du ikke ført bilag mot prosjektet etter 01 januar Merk at statusen Aktiv ikke må endres til avsluttet, da får du ikke åpnet prosjektet igjen. Opprettet og sluttdato er informasjonsfelter.

8 Budsjett delt inn i aktiviteter

9 Budsjett delt inn i aktiviteter

10 Budsjett delt inn i aktiviteter I skillekort 9 kostnadsramme kan du legge inn prosjektbudsjettere på aktivitetsnivå. WBS-strukturen ligger nederst i skjermbildet og er basert på en forhåndsdefinert trestruktur. Her kan du sette opp ulike trestrukturer etter hvilke behov.

11 Budsjett delt inn i aktiviteter

12 Budsjett delt inn i aktiviteter Under beløpskontroll kan du legge inn beløpskontroll på budsjettet ditt og du kan legge inn beløpskontroll som kommer som forslag på kontraktene. Her kan du velge advarsel eller Stopp. Ved full stopp har du best kontroll, men kontrakter som føres mot prosjektet vil stoppe opp. Dermed må disse håndteres manuelt. Advarsel kan overstyres, men du får melding ved registrering av faktura. Du kan aktivere overskridelse på beløp eller prosent eller en kombinasjon av begge.

13 Budsjett delt inn i aktiviteter

14 Budsjett delt inn i aktiviteter Under budsjett kan du jobbe med en kladd. Når du er ferdig med budsjettet endrer du statusen til aktiv og budsjettet låses. Får du så endringer i budsjettet legges disse inn som endringsordre. Opprinnelig budsjett legges på den perioden du er inne i. Endringsordre legges på den perioden endringsordren gjelder for. Dette for å gi korrekt tertialrapportering. Neste skjermbilde: Du kan bestemme om du skal synliggjøre Kolonne uten MVA, med MVA eller begge under visningsalternativer. Finansieringskilden legges inn nederst i skjermbildet hvis ønskelig. Her kan man angi flere alternative finansieringstyper.

15 Budsjett delt inn i aktiviteter

16 Finansieringen

17 Kontrakter

18 Kontrakter Kontrakter angis i eget skjermbilde. Her knytter du kontrakten mot en leverandør. Du ser at beløpsgrensen på prosjektet arves. Du velger blant kontoene som er angitt under oppsett verdier. Det er kun disse kontoene du skal få lov til å føre på. Prosjekt og kontrakt er grået ut, da disse er angitt over. Neste skjermbilde: Her knytter du kontrakten mot ulike WBS er. Her kan du sette opp periodestyring for når prosjektet skal være gyldig, samtidig kan du angi periodiseringen. Når en kontrakt er avsluttet setter du kryss, da får du ikke lenger ført på den.

19 Kontrakter

20 Kontrakter

21 Ikke kontraktsfestede aktiviteter Synliggjør kostnaden ved bruk av interne ressurser

22 Ikke kontraktsfestede aktiviteter Synliggjøring av kostnaden ved aktiviteter som ikke er kontraktsfestede kan gjøres under skillekortet ikke kontraktsfestede.

23 Statusrapportering

24 Statusrapportering

25 Statusrapportering

26 Rapportering - Overordnet

27 Rapportering - Overordnet

28 Rapportering - Overordnet

29 Rapportering Drille ned på kontrakt

30 Rapportering - Fakturanivå

31 Rapportering - Fakturanivå Tertialrapport Kontraktsrapport Budsjettrapport

32 Prosjektstyring og investeringsmodulen Hva kjennetegner god prosjektstyring? Hvordan kan investeringsmodulen understøtte god prosjektstyring?

33 WBS-/aktivitetsstruktur

34 WBS-/aktivitetsstruktur Investeringsprosjekt Aktivitet 1 Aktivitet 2 Aktivitet 3

35 WBS-/aktivitetsstruktur Fordeler: Definere omfang av gitte arbeidsoppgaver Måle og kontrollere Ansvarsfordeling på aktivitetsnivå Budsjettere og kostnadsestimere

36 Usikkerhetsanalyse Hvilke aktiviteter forbindes med høyest risiko? Involver prosjektgruppen. Den som gjør jobben kjenner aktiviteten best. Høyere sannsynlighet for at det går over budsjettene enn at prosjektet leveres på null timer. Lurt å finne hvor skoen trykker og vær oppmerksom på disse aktivitetene.

37 Prosjektgjennomføring og oppfølging Fremdriftsoppfølging o Hva er status, gode måleparametere Kontraktsoppfølging o Tett oppfølging av underleverandører og kontrakter gir god kontroll Endringsordre og avvik o Avklare hva som skal leveres og eventuelt føre endringsordre ved behov

38 Prosjekter og investeringsmodulen Investeringsmodulen er et godt verktøy for å gi kontroll på investeringsprosjekter Godt verktøy for prosjekt budsjettering Mulighet for Stopp og varslinger gir lavere usikkerheter Støtte for prosjektgjennomføring

39 Prosjekter og investeringsmodulen Modulen ligger U4BW og det er en fordel å ha kjennskap til Smartclient/desktop Anbefaler derfor å bruke en prosjektcontroller eller prosjektporteføljeforvalter som jobber aktivt med modulen

40 Knytningen mellom Investering og Anlegg Importjobb for å overføre prosjekter til ny anleggsmodul.

41 Tips og triks Avstemming av saldotabellen Forutsetninger for å få transaksjoner over i saldotabellen o Kontoen er av type GL o DM-kode for Prosjekt = B0 o DM-kode for Aktivitet/WBS = B1 eller BLANK o DM-kode for Kontrakt = AI01 eller BLANK o Perioden bestemmes av forfallsdatoen på transaksjonen ikke bilagsdato (eks forfallsdato gir periode = , men denne kan endres. Ekskludert fra saldotabellen: o Kontoer knyttet mot MVA koder For å få riktig rapportering anbefales konteringsregel mot investeringskonto med må utfylles på prosjekt, aktivitet/wbs og kontrakt.

42 Tips og triks Oppdatering av saldotabellen Oppdateres automatisk ved føring mot DM-koden B0 Prosjekt o Men husk: - TPS en (går vært 5 minutt) - DWS en (serverjobben som oppdaterer saldotabellen går vært 5 min) - TPS + DWS = max(5min + 5min) = max(10 min)

43 Tips og triks Oppdatering av saldotabellen Oppsett av Fast jobb for initialisering av saldotabellen hvert døgn anbefales i tillegg

44 Tips og triks Rapportering - Bruk av koblinger Oppsett av koblinger mellom ulike rapporter gir bedre oversikt

45 Tips og triks Rapportering - Bruk av infosider Ved å bruke infosider kan man samle flere investeringsrapporter på et sted.

46 Tips og triks Rapportering - Bruk av infosider Ved å bruke infosider kan man samle flere investeringsrapporter på et sted.

47 Tips og triks Varslinger Gir bedre kontroll og bedre prosjektstyring Overskridelse Prosjekt 80% av midler er disponert Overskridelse Kontrakt Manglende verbal statusrapport Manglende utføring av oppgave

48 Mulighet for rollestyring av kontraktsknappen fra versjon 1.3

49 E-læring Under følger link til E-læring:

50