ERP... with no expiry date

Transkript

1 Unit4 Business World ERP... with no expiry date Unit4 Business World Investering In business for people.

2 Unit4 Business World (UBW) Investering Det stilles stadig høyere krav til verdiskaping og effektivitet, og det er derfor et stort behov for å ha kontroll og styring på investeringenes økonomiske utvikling. Spesielt viktig er det å forutse mulig mål oppnåelse og eventuelle overskridelser, slik at nødvendige tiltak kan iverksettes for å begrense de økonomiske konsekvensene. Prosjekt Revidert budsjett Budsjett Revidert budsjett Kontroll Aktivitet (WBS) Kontrakt Ikke kontraktsfestet Endringsordre Målsetting med løsningen UBW Investering gir en virksomhet mulighet til løpende økonomisk styring og kontroll over sine prosjekter. Prosjektene kan følges i detalj fra planlegging og budsjett ering, gjennom prosjekterings- og byggefasen og videre inn i sluttfasen med overgang til løpende drift. I større prosjekter vil man kunne redusere risiko for overskridelser og dermed spare betydelige beløp. Hva er UBW Investering? UBW Investering knytter sammen prosjektopplysninger, budsjettdata og kontrakts informasjon slik at man kan kontrollere og følge opp investeringene. Kontraktsadmini strasjon er et av de mest sentrale elementene i et investeringsprosjekt og en viktig del av løsningen, som håndterer både inngåtte kontrakter, ikke kontraktsfestede aktivi teter og endringsordre. I tillegg understøttes kontroll av faktura mot kontrakt/ budsjett og en rekke rapporter som status rapporter, prosjekt rapporter og tertialrapporter. 2 Unit4 Unit4 Business World Prosjekt

3 Investeringsprosessen UBW Investering er et verktøy for ingeniører og prosjektledere. Løsningen gjør det mulig for dem å følge opp alle deler av et investeringsprosjekt på en enkel og brukervennlig måte, blant annet ved å: Tilrettelegge for full kontroll gjennom hele prosjektet Gi prosjektledere verktøy for å styre prosjektene løpende Gi virksomheten verktøy for styring på overordnet nivå I prosjektinitieringsfasen defineres investeringsprosjektet ved å registrere opplysninger om prosjekt og aktiviteter, samt registrere prosjektets kostnadsramme (budsjett). I tillegg registreres inngåtte kontrakter og eventuelle ikke kontraktsfestede kostnader. Tilføre full gjennomsiktighet i prosjektene Legge til rette for å endre fra økonomisk styring basert på historikk (regnskap) til og kombinere regnskap, prognoser og fremdrift. Definering av investeringsprosjekt Investeringene defineres som prosjekt i Unit4 Prosjektmodul. Unit4 s prosjektstruktur er fleksibel og antall nivåer i strukturen kan variere med type investering. Prosjektstrukturen bygges opp med egendefinerte aktiviteter. Aktivitetene kan bygges opp i en WBS struktur (Work Breakdown Structure), noe som gir mulighet til å benytte ferdig definerte koder fra Norsk Standard. Strukturen kan enkelt justeres og utvides i løpet av prosjektets levetid, både med hensyn til varighet, nivå, fase og aktivitetsstruktur. Prosjektet opprettes med sentral informasjon som prosjekt ID (manuelt eller automatisk), prosjekt beskrivelse, prosjektleder, kontering, dato fra/til og forventet sluttdato. Med UBW Investering får virksom hetene løpende økonomisk styring og kontroll over investeringsprosjekt ene. Løsningen er intuitiv og brukervennlig, og er basert på en arbeidsflate hvor brukeren har tilgjenglig de nødvendige funksjoner for å administrere prosjektene. Løsningen er rik på funksjoner og muligheter, og bidrar til å ivareta og effektivi sere virksomhetenes behov. Prosjektene kan følges i detalj fra planlegging og budsjett ering, gjennom prosjekterings- og byggefasen og videre inn i sluttfasen med overgang til løpende drift. I alle fasene kan det tas ut rapporter. I tillegg til ferdig standardrapporter kan man benytte Unit4 s kraftige rapporteringsverktøy for egendefinerte rapporter. Rapportene ivaretar alt fra løpende rapportering til prosjektleder og aktivitetsansvarlig til overordnede styringsrapporter til admini strativ og politisk ledelsesnivå. Rapportene er tilgjenglig på Web slik at de enkelt er tilgjengelig for ledelsen og andre som kun skal ha rapporter for oppfølging og kontroll. Rapportene kan også enkelt eksporteres til f.eks. Excel eller Word for videre bearbeiding i rapportform. Prosjektregister sikrer en unik totaloversikt over alle løpende og historiske prosjekter, og vil være Master for strukturering av all informasjon og økonomisk oppfølging og alle transaksjoner knyttet til prosjektet. Registrer prosjektet og tilhørende data Kobler mot prosjektleder kobler mot kontering Startog sluttdato Løsningen dekker følgende faser: 4 Unit4 Business World Investering

4 Definering av budsjett Etter at et prosjekt er opprettet legges det inn budsjett. Budsjettet er den totale kostnadsrammen eller kostnadsoverslaget for prosjektet. Prosjektets budsjett brytes ned på aktiviteter / WBS er. For hurtigregistrering av budsjett er det vanlig å opprette maler med utvalgte aktiviteter for ulike typer investeringsprosjekter. Budsjettet kan også importeres fra Excel. UBW Investering gir bevilgningsmessig kontroll over investeringsbudsjettet. Opprinnelig budsjett legges inn på prosjektets aktiviteter. Etter at budsjettet er vedtatt vil det ikke være mulig å gjøre endringer på det opprinnelige budsjettet. Justeringer av budsjettet kan foretas løpende i prosjektets levetid, og vil fremkomme som revidert budsjett. Dette medfører at man har oversikt og kontroll, og kan rapportere på den økonomiske utviklingen av prosjektet gjennom dets levetid. En viktig kontroll er å benytte seg av beløpsgrenser for både budsjett og kontrakt som det kontrolleres mot når fakturaer registreres. Beløpsgrensene kan være i beløp eller prosent og ved overskridelse kan man velge om man kun skal få advarsel eller stoppe videre prosessering av fakturaen. Legger rammene for prosjektet. Angir beløpskontroll for faktura Definering av kontrakter Kontraktsadministrasjonen er et sentral element i løsningen. Med bakgrunn i budsjettet, kan prosjektleder inngå avtaler med forskjellige leverandører for å gjennomføre aktivitetene. Kontraktsbeløpet registreres i systemet, og selve kontraktene kan scannes og lagres i Unit4 s dokumentarkiv. Ofte vil det komme tillegg, endringsordre, til den opprinnelige kontrakten. Disse tilleggene registreres og følges opp på samme måte som de opprinnelige kontraktene. Dette medfører at man får god oversikt over både kontraktene og tilleggene underveis i prosjektets levetid. Systemet gir også mulighet for å registrere kostnader som er kjent, men ikke formalisert. I kontraktsregisteret har man mulighet til å registrere tillegg som ennå ikke er avklart og da ikke formalisert i en endringsordre. I tillegg vil det kunne påløpe kostnader som ikke kan knyttes til en kontrakt. Slike kostnader kan registreres som ikke-kontraktsfestede kostnader. Dette medfører at man til enhver tid får et riktig bilde av den økonomiske situasjonen og hva man har som disponible midler i prosjektet. Kontrakter og endringsordre registreres Beløpskontroll Ramme for prosjektet Knyttes opp mot egen beløpskontroll Kobles mot konteringsforslag som gjenbrukes ved fakturamottak 6 Unit4 Business World Investering

5 Når investeringsprosjektet er initiert, og prosjektet er i gang vil prosjektgjennomføringen i Investeringsmodulen bestå av kostnadsregistering og oppfølging via rapportering. I hovedsak består kostnadene av inngående fakturaer, men det kan også være timekostnader utført av interne eller eksterne ressurser. Håndtering av fakturaer Fakturaer mottas som oftest i papirformat eller som efaktura. Fakturaer i pairformat kan registreres manuelt eller scannes og sendes på arbeidsflyt for attestering og godkjenning i Unit4 Elektronisk Fakturahåndtering. efakturaer kommer maskinelt og kan sendes direkte på arbeidsflyt for godkjenning og attestering. Uavhengig av måten en faktura blir registrert på, vil fakturaen bli kontrollert mot de beløpsgrenser som er gitt i det budsjettet og/eller den kontrakten som fakturaen er knyttet til. Mottatte fakturaer attesteres av prosjektleder, og knyttes til aktuell kontrakt. Kontrollen vil bli utført på følgende områder: Kontroll mot budsjett og disponible midler Kontroll mot kontrakt og restkontrakt Dersom det i kontrollen er angitt at det kan skal gi et varsel vil man kunne gå videre i fakturaprosessen. Dersom det er angitt stopp må budsjett og/eller kontrakt endres før fakturaen kan godkjennes. Fakturaer som sendes på arbeidsflyt kommer elektronisk til den eller de som man i arbeidsflyten har definert som attestanter. Nye fakturaer som er klare for attestering kan bli varslet via mail, sms og systemets varslingsliste. I godkjenningsbildet kan man hente fram alle aktive kontrakter for gjeldende leverandør. Når en velger korrekt kontrakt konteres fakturaen automatisk i henhold til det konteringsforslaget som er registrert på kontrakten. Konteringen kan endres av attestanten. Styring og kontroll UBW Investering ivaretar kontrollen med investeringsbudsjettet gjennom hele prosjektets levetid. Fleksibel rapportering og fleksible strukturer gir full oversikt over den totale prosjektporteføljen. Unit4 s kraftige rapporteringsverktøy ivaretar alt fra løpende rapportering til prosjektleder og aktivitetsansvarlig til overordnede styringsrapporter til administrativt eller politisk ledelsesnivå. I tillegg til ferdig standardiserte rapporter, vil man avhengig av hvilket nivå man ønsker å rapportere på enkelt kunne tilpasse rapporter i forhold til målgruppe. Datagrunnlaget aggregeres til hensiktsmessig rapporteringsnivå med muligheter for drilldown for eksempel til avviksforklaring. Det kan, i valgfri kombinasjon, rapporteres på alle data som er registrert i aktuelle tabeller, som for eksempel: Hovedboksposteringer Mottaksregistrerte poster Kostnadsoverslag med og uten mva Kontraktsregister Bundet kontrakt Bindinger av Ikke kontraktsfestede elementer Timetransaksjonsregisteret Status Faktura knyttes mot investeringsprosjektet Knapp for å hente kontrakter fra aktuell leverandør Velg kontrakt faktura konteres ferdig ihht forslag på kontrakt Beløpskontroll ihht oppsett på kontrakt (rest kontrakt) UBW Investering leveres med følgende standardrapporter: Mine Prosjekter Rapporten gir en oversikt over alle prosjektene som en prosjektleder eier. Rapporten innholder bl.a. opprinnelig og revidert budsjett, totalbeløp og gjenstående på kontrakten, ikke kontraktsfestede beløp, mottaksregistrerte og bokførte fakturaer og hva som er til disposisjon på prosjektet. Fra hvert prosjekt kan man drille seg med på prosjektets aktiviteter, og få de samme tallene pr. aktivitet. Man kan videre drille ned til fakturanivå. 8 Unit4 Business World Investering

6 Mine Kontrakter Rapporten gir en oversikt over alle kontrakter som er registrert pr. prosjekt. Rapporten innholder bl.a. beløp på hovedkontrakt og tilleggskontrakt, ikke kontraktsfestede beløp, mottaksregistrerte og bokførte fakturaer og beløp som gjenstår på kontrakten. Man kan drille ned til fakturanivå. Tertialrapport På kontraktene kan det angis periodisering av kostnadsrammen. Som følge av periodiseringen kan vi i en tertialrapport si noe om forventede utbetalinger/finansieringsbehov for de aktuelle prosjektene. Tertialrapporten er til enhver tid oppdatert med de siste regnskapstall. Statusrapport I tillegg til økonomisk rapportering, er det også laget en mulighet for å kunne rapportere verbalt på prosjektet. Dette gjøres i skillekortet Status og på de parametere som virksomheten måtte ønske, f.eks. Fremdrift, Kvalitet, Økonomi, Samarbeidsklima, Usikkerhet og risiko, Merknader etc. Avslutning og aktivering Når et prosjekt er avsluttet angis sluttdato på prosjektet og status settes til Avsluttet. Det vil nå ikke være mulig å føre flere kostnader på prosjektet, men det er tilgjenglig for spørring og rapportering. Mine Oppgaver I investeringsløsningen er det mulig å registrere oppgaver som prosjektleder skal følge opp. Til hver oppgave kan det defineres forfallsdato og varslingsrutiner. Avsluttes ikke oppgaven før forfallsdato vil prosjektleder automatisk bli varslet. Oppgaven aggregeres opp i en standard rapport. Investeringsobjektet kan legges inn som at anleggsmiddel i Unit4 s Anleggsmodul. Både avskrivbare og ikke avskrivbare (kostnadsførte) anlegg og eiendeler kan registreres og følges opp. I Anleggsmodulen er det bl.a. funksjoner for bedriftsøkonomiske og skattemessige avskrivninger, simulering av avskrivninger, salg- / utrangering av anlegg og dekomponering. Til et anlegg, eller en anleggsgruppe, kan det defineres et fritt antall egne felter for å knytte egenskaper til anlegget/gruppen. Unit4 anlegg er tilpasset internasjonale standarder som IFRS og IAS Unit4 Business World Investering

7 Om Unit4 Unit4 AS leverer Unit4 forretningssystemer hovedsaklig til profesjonelle tjenesteleverandører og offentlig sektor i Norge. Hovedporteføljen Unit4 Business World (som tidligere het Agresso) suppleres med andre Unit4 programvarer. Selskapet betjener sammen med sine samarbeidspartnere ca 800 kunder med programvare, konsulenttjenester, support og opplæring. Unit4 AS er et heleid datterselskap av programvarekonsernet Unit4 N.V. med hovedkontor i Holland. Konsernet er en internasjonalt ledende leverandør av forretningsystemer til virksomheter innen en rekke tjenesteytende bransjer som for eksempel konsulent, utdannelse, offentlig sektor, humanitære- og frivillige organisasjoner, eiendom, handel og finansmarkedet. Tusenvis av virksomheter benytter daglig Unit4 forretningssystemer. Konsernet har mer enn 4000 ansatte i selskaper over hele verden. Unit4.no Unit4 AS Gjerdrums vei 4 Postboks 4244 Nydalen, 0401 Oslo T F E marked.no@unit4.com Copyright Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners. BR140417INT_4485 In business for people.