Tid og Fravær. Forbedringer og smarte løsninger. Marita Johansen fra Sariba

Transkript

1

2 Tid og Fravær Forbedringer og smarte løsninger Marita Johansen fra Sariba

3 Formål Vanlige forbedringer og smarte løsninger innen Tid og Fravær inkludert tilhørende brukergrensesnitt Områder der vi ser at det kan være raske resultater ved forbedringer, men også se på hvordan oppsettet og bruken av systemet kan underbygge prosessen på en god måte og dermed gi gevinster Spørsmål og svar

4 Signaler på forbedringsområder Indikatorer på at det er områder som bør forbedres Enkle oppgaver tar for lang tid å fullføre For mye tid brukes på validering av data Ansatte klager stadig For mye papir er benyttet Backlogger finnes Det er betydelig mengder manuell registrering av data Ansatte fokuserer hovedsakelig på administrasjon og ikke forbedring Informasjonen er ikke lett tilgjengelig Mange prosessavarter finnes Overdreven bruk av overtid Overdreven bruk av ulike regneark

5 Når lønner det seg å gjøre endringer? Det lønner seg når innsats (tid og kost) er mindre enn effekt fra effektivisering (redusert tid, kost, risiko og økt kvalitet)

6 Hovedprosessen for tid og fravær Innhente tidsdata Godkjenne Evaluere Rapportere

7 Prosessen i SAP fra tid til lønn og andre moduler Stempling/ tidsregistrering Lønnskjøring Rapportering Godkjenning HR Tidsevaluering + Lønnskjøring Andre moduler Avhengig av hvilke objekter man fører på (settes normalt opp til å gå automatisk)

8 Detaljert standard tidprosesssap Registrere tid Timeliste/Stempling (CATW/CAT2) Godkjenne tid MSS (CATS_APPR_LITE) Overføre SAP HR (CAT6) Lønn (PC00_M20_CALC_SIMU) Satser på lønnartene beregnes. Fravær sjekkes og evnt trekklønnarter genereres Resultatene legges i transaksjon PC_PAYRESULT Tidsevaluering (PT60) Lønnarter genereres basert på registrert info, Tidskompensasjon som fritid genereres. Resultatene legges i transaksjon PT66 Data inn i HR (PA51/PA61) Infotypene: Fravær IT2001 Fremmøte IT2002 Godtgj.poster IT2010 Fravær IT Godtgj.poster IT2010

9 Tidsevalueringen Tidsevalueringen er et sett med regler samlet i et skjema som beregner kompensasjon basert på faktisk og planlagt arbeidstid Reglene er avhengige av bedriftens regelverk og kan settes opp til å ivareta et avanserte regelverk Fravær og fremmøte Planlagt tid Informasjon om den ansatte (Hvem, hva, hvor) 9

10 Mulige gevinster med SAP Tid Mer effektiv Støtter retningslinjer Bedre styring Strømlinjeformet behandling Brukervennlig Informasjon registreres kun en gang Lønnarter generert automatisk basert på tidsregistreing Kontroll på overtid, avspasering og kvoter Mulighet for automatisert arbeidsflyt Flere registrerings måterstempling/ess Gjenbruk av data Bred utvalg av standard rapporter Fravær knyttet direkte til trekk i lønn og refusjon Mindre fravær og fremmøtekoder Tidsdata sendes til andre moduler Håndterer regelverk Godkjennings prosess Obligatorisk inndata Mulighet for mobile løsninger

11 Enkle grep i prosessen gir besparelser i tid Mange bedrifter har en ad-hoc basert prosess for tid eller at oppfølgning og feillogger skjer i forkant av lønn Eksempel på anbefalt kjøreliste

12 Enkle grep som letter hverdagen innen tid og fravær Redusere antall meldinger i systemet (f.eks. melding om registrering på fridag) Fjerne kollisjoner mellom kodene som er til hinder eller ikke til hjelp (f.eks. kollisjon mellom fravær og kvoter der info om kvoter vises ved registrering av fravær)

13 Enkle grep som letter hverdagen innen tid og fravær Redusere tid brukt på påinnrapportering og oppfølgning av timer (f.eks. purre manglende timer, transaksjon CATC) Øke innsikt i mulighetene for rapportering og få tilgang til rapportene man trenger (f.eks. spørringer eller standardrapporter) Følge opp feillogger oftere Reduksjon av brukerfeil ved å lage valideringer på hvem som får bruke hva etc(f.eks. bare de som er overtidsberettiget får se og føre på koder for overtid) Automatisk godkjenning for spesifikke fremmøte/fravær Innføre automatisk generering av lønnarterog kompensasjon basert på arbeidstid istedenfor manuell benytte seg av funksjonalitet i tidsevalueringen(eks generere lønnartfor timelønn for betalt sykefravær for timelønnede)

14 Større forbedringer innen tid og fravær som vanligvis gir gevinster Forenkle eksisterende tidsevalueringsskjema dersom man har hatt det i bruk over flere år Innføre ulike koder for ulike grupper av ansatte (Løsning for at man kun ser de kodene som er relevant for sin egen medarbeidergruppe eller andre grupperinger) Forbedre eller redusere kost på selvbetjeningsløsningene Automatisere sykefraværsoppfølging Automatisere behandling av fraværssøknader Innføre integrasjon der man foretar planlegging av arbeidstid i eksternt system Innføre muligheter for å endre eget skift ved skiftbytte

15 Disclaimer SAPand all SAP products and services mentioned herein as well as theirrespective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG. Product andservice names mentioned are the trademarks of their respective companies. Nor AdfahrerAB or any of the brands; SBN, SDK or ADSIG is owned orcontrolled by SAP or any of the other companies mentioned in this presentation. Contact information is found on; send an to

16 Kontaktinformasjon