KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI. for fullservicekunder Bente Hebnes Tid og reise 10. april 2019

Transkript

1 KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI for fullservicekunder Bente Hebnes Tid og reise 10. april 2019

2 2

3 Agenda Gjennomgang av sjekklisten «Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni» Formålet med sjekklisten Sikre et korrekt ferieoppgjør i juni Brukerdokumentasjon: Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni 3

4 Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør Sjekklisten er delt i to 1) Før registreringsfrist juni lønn 2) I kontrollperioden juni lønn Registreringsfrist: Kontrollperiode:

5 Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør mai måned 1) Aktiviteter som skal gjøres i løpet av mai måned før registreringsfrist til juni lønn Punkt 1.1 Kontroll og korrigering av årets feriekvoter Punkt Kontroll og omregning av årets feriekvoter 5

6 6

7 Sjekkliste punkt 1.1 Kontroller årets feriekvoter - kvote 30 Betalt ferie / kvote 31 Betalt ferie o/60år Transaksjonskode YHR_FRAV10 Variant CUS&OPAL01 7

8 Sjekkliste punkt 1.1 Forslag til hva som bør kontrolleres nylig har hatt en stillingsendring er i permisjon uten lønn i juni måned fratrer i juni måned har fungering i juni måned hadde foreldrepermisjon med uttak av 80% dekningsgrad i opptjeningsåret har fått høyere lønn i samme stillingsprosent 8

9 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som nylig har hatt en endring i stillingsprosent Identifiser de ansatte standard rapport Simuler juni lønn for kontroll Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Korrigering av kvoter sendes i sak til DFØ via kundesenter på nett 9

10 Sjekkliste punkt 1.1 Eksempel - rapport som viser ansatte med endring i stillingsprosent Transaksjonskode S_L9C_ Type saksbehandling: 94 10

11 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte med delvis permisjon uten lønn i juni Feriekvoten er tildelt iht gjeldende arbeidsplan på tildelingstidspunktet Kvoten kontrolleres mot opptjente feriepenger og eventuelt justeres Dagsatsen på ferietrekket i juni reduseres med permisjonsandelen Identifiser ansatte rapport YHR_FRAV Simuler juni lønn for kontroll Korrigering av kvoter sendes i sak til DFØ via kundesenter på nett 11

12 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som er i hel permisjon i juni Feriekvoten er tildelt iht gjeldende arbeidsplan på tildelingstidspunktet Kvoten korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte har avviklet og skal avvikle senere i ferieåret Ved ingen retur i ferieåret bør årets feriekvote vurderes å settes til «0» Identifiser ansatte - rapport YHR_FRAV Simuler juni lønn for kontroll Korrigering av kvoter sendes i sak til DFØ via kundesenter på nett 12

13 Sjekkliste punkt 1.1 Eksempel - rapport over ansatte i permisjon. Se kolonne for arbeidsførprosent (hel/delvis permisjon) Transaksjonskode YHR_FRAV Variant CUS&OPAL05 Hel permisjon Delvis permisjon 13

14 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som fratrer i juni Feriedagene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte har avviklet / skal avvikle av årets feriekvote. Korrigere kvoten til «0» dersom det ikke skal avvikles ferie Rapport «Tiltredelser og / eller fratredelser» Korrigering av kvoter sendes i sak til DFØ via kundesenter på nett 14

15 Sjekkliste 1.1 Eksempel rapport med oversikt over fratredelser Transaksjonskode S_PH9_ Brukerdokumentasjon: Rapporter på org/pers/personaladministrasjon/til- og fratredelser 15

16 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som har fungering i juni Ved fungering i høyere stilling for en periode som omfatter juni, er det viktig å velge riktig lønnart LA1130 Stedfortr.gj. FT gir ferietrekk beregnet på lønn i høyere stilling LA1128 Stedfortr.gj. U / FT gir ferietrekk beregnet på lønn i ordinær stilling Ved fungeringen i en ubesatt stilling, skal LA1130 benyttes, men bruk skjønn Kontroll - sjekk IT 0014 Faste tillegg/trekk Identifiser ansatte med standard rapport 16

17 Sjekkliste 1.1 Eksempel - rapport med oversikt over ansatte i fungering Transaksjonskode S_L9C_ Type saksbehandling: 90 Eksempel på rapport av ad hoc Transaksjonskode S_PH0_

18 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som hadde foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Ansatt har ikke rett på sikringsbestemmelsen Simuler juni lønn for kontroll Rapport oversikt over permisjoner Transaksjonskode YHR_FRAV Variant CUS&OPAL05 18

19 Sjekkliste punkt 1.1 Ansatte som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Ansatte kan identifiseres med rapport YHR_PA_ANS_LONN Simuler juni lønn for kontroll Sjekk grunndata Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Årets kvote 30 Betalt ferie settes til «full» ferie dersom den ansatte har rett på sikringsbestemmelsen 19

20 Sjekkliste punkt 1.1 Eksempel på ansatt som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Lønn i opptjeningsåret 2018 = kr Opptjente feriepenger 2018 = kr x 12% = kr som skal dekke 25 dager med lønn Kvote 30 Betalt ferie = 25 dager Ny årslønn pr = kr juni 2019 dagsats for trekk av 1 feriedag = = /260 = 2.498,46 Opptjente feriepenger /2.498 = 24 dager ferie med lønn Feriepengene dekker nå kun 24 dager ferie m / lønn Sikringsbestemmelsen slår inn her og den ansatte får utbetalt vanlig lønn i juni 20

21 Sjekkliste punkt 1.1 Korrigering av årets kvoter sendes inn i sak til DFØ via kundesenter på nett 21

22 Sjekkliste punkt utføres av DFØ Utføres i løpet av mai DFØ oppretter sak til kunde med formål å ivareta all dialog mellom kunde og DFØ under gjennomføringen av sjekklisten DFØ kontrollerer ferieomregning Identifisere ansatte som skal ha sine feriedager omregnet pga. endret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken (IT0007) Orientere kunde om resultatet og avklare videre behandling DFØ foretar ferieomregning for ansatte etter tilbakemelding fra kunde 22

23 Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør juni måned 2) Aktivitetene som skal gjøres i løpet av kontrollperioden Punkt 2.1 Kontroll og ferieomregning Punkt Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring Punkt 2.7 Korrigering av feil Dag Dag Dag Dag Kontrollperiode 23

24 24

25 Sjekkliste punkt 2.1 Dag 2 kontrollperioden mandag 3. juni Tar ut rapport YHR_FERIEOMREGNING på endringer som har skjedd siden forrige rapport ble tatt ut (ref pkt 1.4) Identifiserer ansatte som skal ha sine feriedager omregnet pga. endret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken (IT0007) Orienterer kunden om resultatet (i test) Gjennomfør ferieomregning etter tilbakemelding fra kunde 25

26 Sjekkliste punkt 2.2 Dag 2 kontrollperioden mandag 3.juni Kjør ut oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte. Transaksjonskode PC00_M99_CWTR Variant: CUS&OPAL77 Identifisere ansatte med avvikende ferieoppgjør - kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket Rapporten overføres til Excel og benyttes for videre aktiviteter iht sjekklistens punkt Brukerdokumentasjon: Fravær / Fraværskvoter / Kontroller at feriepengene dekker ferietrekket 26

27 Sjekkliste punkt 2.3 Dag 2 og 3 kontrollperioden Kontrollere alle med negativt ferieoppgjør Betyr at feriepengene ikke dekker feriedagene med lønn Utklipp fra sortert Excel-dokumentet Utklipp fra sortert Excel dokument Brukerdokumentasjon: Fravær / Fraværskvoter / Kontroller at feriepengene dekker ferietrekket 27

28 Sjekkliste punkt 2.4 Dag 2 og 3 kontrollperioden Kontrollere ansatte med «Null» i ferieoppgjør = 0 Er det riktig at sikringsbestemmelsen skal slå til? Sikringsbestemmelsen: Kvote 30 Betalt ferie må ha «full» feriekvote Brukerdokumentasjonen: Fravær / Fraværskvoter / Ansatte med juni lønn i stedet for feriepenger 28

29 Sjekkliste punkt 2.5 Dag 2 og 3 kontrollperioden Kontrollere alle ansatte med svært høye beløp Utklipp fra sortert Excel dokument Brukerdokumentasjonen: Fravær / Fraværskvoter / Kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket 29

30 Sjekkliste punkt 2.5 Eksempel på simulert juni lønnsslipp - «høye beløp» Feil antall dager i kvote 30 Betalt ferie Resulterer i for lite ferietrekk og for mye utbetalt 30

31 Sjekkliste punkt 2.6 Dag 3 kontrollperioden Meld inn avdekte feil fra aktivitetene under punkt i saken som ble opprettet av DFØ Siste frist for å melde inn feil er innen utgangen av arbeidsdagen dag 3 tirsdag 4. juni 31

32 Sjekkliste punkt 2.7 Korrigere feil Siste frist er dag 4 onsdag 5.juni Saken avsluttes av DFØ etter avstemming fra kunde Fagbruker må være tilgjengelig for DFØ i hele kontrollperioden 32

33 DFØ Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjonen finner dere på: dfo.no / kundesider / lønn / brukerdokumentasjon / brukerdokumentasjon for SAP kjernesystem for fagbrukere (Opal_con) Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjøret i juni Fravær / Fraværskvoter / Kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket Fravær / Fraværskvoter / Ansatte med junilønn i stedet for feriepenger Feriepenger / Feriepengeberegningen i juni / Kontroll av feriepengeberegningen Fravær / Fraværskvoter / Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Fravær / Fraværskvoter / Oppretting av ferie- og fraværskvoter som er feil Rapporter på org/pers/personaladministrasjon/til- og fratredelser 33

34 Rapporter i SAP Anbefalte rapporter til bruk under utførelsen av kontroll aktivitetene: PC00_M20_CALC_SIMU - Simuler lønnsavregning (20) -> Simulering av lønnsslipp Fraværskvoter: YHR_FRAV10 med variant CUS&OPAL01 Fraværsliste: YHR_FRAV med variant CUS&OPAL05 Oversikt over saksganger per person: S_L9C_ , velg Type saksbehandling 94 - endring i stillingsprosent Oversikt over saksganger per person: S_L9C_ , velg Type saksbehandling 90 - flere stillinger / fungering S_PH0_ Ad hoc-spørring S_PH9_ Tiltredelser og / eller fratredelser PC00_M99_CWTR - Lønnart rapport med variant CUS&OPAL77 YHR_PA_ANS_LONN Lønnsinformasjon for ansatte, informasjon fra IT

35 TIPS Hva med å opprette en egen mappe for ferieoppgjør under favoritter og legge alle aktuelle transaksjonskoder der?

36 Oppsummering Gjennomgang av «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» med formål å sikre et korrekt ferieoppgjør i juni Sjekklisten er delt i to med aktiviteter som skal utføres i bestemte perioder 1) I løpet av mai - før reg.frist for juni lønn 2) I kontrollperioden God kommunikasjon mellom kunde og DFØ gjennom hele prosessen er viktig for et godt resultat 36

37 God ferie! God ferie!