Fagdag ferie del- og basiskunder 2012

Transkript

1 Fagdag ferie del- og basiskunder 2012

2 Program for dagen Ferie Regelverk Feriefritid Rett til ferie Feriekvoter med mer Lunsj 12:00 til 13:00 Spørretime Feriepenger Med og uten lønn Dagsats Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør Ferieplanlegging og feriekalender Side 2

3 Generelt om ferie Ferie Feriefritid Ferieår Feriedager/-uker Forskuddsferie Overføring av ferie Ferie ved deltidsstilling Ferie før og etter stillingsendring Feriepenger Opptjeningsår Feriepengegrunnlag Feriepengeoppgjør Dagsats sats ferietrekk Side 3

4 Generelt om ferie I staten foretas det en engangsberegning av feriepenger i juni måned Den del av feriepengene som overstiger lønn for vanlig arbeidstid under ferien (ferielønnstillegget), utbetales sammen med lønn for juni måned Vanlig lønn utbetales når ferien avvikles Feriepenger opptjenes i opptjeningsåret Feriedager gis med eller uten lønn avhengig av opptjening De fleste statlige virksomheter avsetter ikke feriepenger i regnskapet Kun nettobudsjetterte selskaper avsetter feriepenger 4

5 DFØ s brukerdokumentasjon Side 5

6 Regelverk Side 6

7 Hva styrer vår rett og plikt til ferie i staten? Ferieloven (FL) Loven skal sikre at arbeidstakere får sin årlige feriefritid og sine feriepenger Loven omfatter alle arbeidstakere Loven er ufravikelig Definerer hva som er opptjeningsåret og hva som er ferieåret Hovedtariffavtalen pkt. 6 Omhandler avtalefestet ferie Partene i staten er enige om at den avtalefestede ferien behandles likt med lovfestet ferie Side 7

8 Statens personalhåndbok PM Endringer i bestemmelser om ferie Ferielovens 5 nr 1 Arbeidsgivers plikt til å sørge for at arbeidstaker avvikler ferie er presisert, samt at det er tatt inn i loven at også arbeidstaker har plikt til å avvikle feriefritid hvert år Ferielovens 5 nr 2 Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret får rett til ekstraferie Ferielovens 7 nr 3 Forskuddsferie og overføring av feriedager Ferielovens 11 nr 2 Feriepenger for ikke avviklet ferie ( kun sykdom/foreldrepermisjoner) Feriefritid blir overført til neste år, kun «ferie med lønn» Endringer i særavtale for tjenestemenn Forskuddsferie maks 12 dager (skriftlig avtale) Overføring av ferie til neste ferieår maks 14 dager (skriftlig avtale) Feriedager som ikke er avviklet på grunn av sykdom/foreldrepermisjoner skal utbetales sammen med lønn i februar Side 8

9 Statens personalhåndbok SPH 9.16 Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Feriefritid Forskuttering av feriefritid Ferieavvikling under sykdomsfravær Feriepengeberegning Feriepengegrunnlaget.. I tillegg er ferie omtalt i: Folketrygdloven Arbeidsmiljøloven Dekningsloven Forskrift om påleggstrekk Forskrift om føring av statistikk over sykefravær/fravær ved barns sykdom.. 9

10 Viktige begreper i forbindelse med ferie Opptjeningsåret Er året forut for ferieåret Ferieåret Er det året ferien avvikles Både ferieåret og opptjeningsåret Følger kalenderåret Retten til feriepenger Er avhengig av at man har fått utbetalt lønn som er feriepengeberettiget i opptjeningsåret En ferieuke Er 6 virkedager etter loven, dette tilsvarer 5 arbeidsdager Side 10

11 Ferierettigheter - full stilling Ferieloven Den alminnelige feriefritid er 25 virkedager Med virkedag menes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helg- og høytidsdager (dvs 4 uker og 1 dag) Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret gis 6 virkedager til (1 uke) Hovedtariffavtalen (HTA) Avtalefestet ferie er 5 virkedager (dvs 4 dager) Lovfestet ferie og avtalefestet ferie i full stilling utgjør totalt 5 uker Arbeidstakere fra og med 60 år får en ekstra ferieuke Hovedferieperioden er i tidsrommet 1. juni 30. september Hovedferie på 3 uker skal gis sammenhengende i denne perioden Side 11

12 Feriepengesatsene Den alminnelige prosentsats for opptjening av feriepenger er 12 % av feriepengegrunnlaget for statsansatte 10,2 % iht. Ferieloven (25 virkedager) 1,8 % iht. avtalefestet ferie (5 virkedager) I opptjeningsåret, hvor den ansatte fyller 59 år, skal det i tillegg avsettes ytterligere 2,3 % av feriepengegrunnlag for statsansatte (6 virkedager) Inntil 6G (6G = ,-) Side 12

13 Seniorpolitiske tiltak SPK Seniordager Er ikke ferie, men tjenestefri med lønn Fra og med kalenderåret man fyller 62 år får arbeidstager 8 dager tjenestefri m/lønn ved 100% stilling Deltidstilsatte får rett til fridager forholdsmessig Dagene kan tas ut hele, redusert arbeidstid eller lønn Noen etater har egne ordninger i tillegg, inntil 6 dager Formålet er å motivere ansatte til å stå lenger i arbeid Ansatte på lederlønnsregulativet har ikke krav på seniordager Side 13

14 Retten til feriefritid Retten til feriefritid er: Uavhengig av opptjente feriepenger Er knyttet til arbeidsavtalen som gjelder for ferieåret (arbeidsplanregel) I tillegg har tiltredelsesdato i ferieåret betydning Tiltredelse senest full feriefritid Tiltredelse etter ikke krav på hovedferie innen Tiltredelse etter har rett til feriefritid på 6 virkedager NB: Arbeidstaker kan bare kreve feriefritid i sitt nye arbeidsforhold så lenge ferien ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver Side 14

15 Rett og plikt til å avvikle ferie Hovedregel er at ferie skal avvikles innenfor ferieåret Arbeidsgiver har plikt Til å påse at arbeidstaker avvikler sin ferie Arbeidstaker har plikt Til å avvikle sin ferie Side 15

16 Opptjente feriepenger Feriepenger opptjenes året før de utbetales Opptjeningsåret Normalt skal de opptjente feriepengene dekke lønnsbortfallet i juni lønn Dersom opptjente feriepenger ikke fullt ut dekker lønnsbortfallet i ferien vil man få tildelt både feriedager med og uten lønn 16

17 Ferie uten lønn Arbeidstaker plikter ikke å ta ut ferie uten lønn Ferie uten lønn kan skyldes: Tiltredelsestidspunkt Permisjoner Varig økning i stillingsprosent Arbeidstakere over 60 år der 6 G ikke fullt ut kompenserer lønnsbortfallet for den 6. ferieuken Unntak: Retten til ikke å ta ut ferie gjelder ikke i de tilfeller hvor virksomheten avvikler felles ferie Stenger virksomheten Nyansatte i staten som har opparbeidet feriepenger for ferieåret i annen ikke statlig virksomhet Side 17

18 Overføring av ferie Vi i staten kan søke om overføring av 14 feriedager Ferieloven gir adgang til overføring av inntil 12 virkedager Hovedtariffavtalen gir i tillegg 4 feriedager Ferie med lønn som ikke er avviklet blir overført til neste ferieår Det skal inngås skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker Ved sykdom og foreldrepermisjon kan det unntaksvis overføres ytterligere 10 feriedager utover 14 feriedager Ferie uten lønn overføres ikke til påfølgende år Side 18

19 Utbetaling av ikke avviklet ferie Arbeidstaker kan unntaksvis få utbetalt ikke avviklet ferie ved: Sykdom Permisjon ved fødsel og adopsjon Utbetales etter FL 11 nr. 2 Første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp februarlønn Side 19

20 Forskuddsferie Forskuddsferie kan tas ut ett år før ferieåret, dvs. i opptjeningsåret Den ansatte må søke skriftlig Maks antall dager er 12 virkedager ved full stilling Når forskuddsferien avvikles må den ansatte ha opptjent nok feriepenger (i opptjeningsåret) til å dekke dagene som avvikles Avtalefestede feriedager kan ikke tas ut på forskudd Side 20

21 Feriepengeoppgjør i juni Avtale mellom FAD/Hovedsammenslutningene - For å forenkle arbeidet med utbetaling av feriepenger, blir alle feriepengene utbetalt i forbindelse med lønnsberegningen i juni - Samtidig trekkes det lønn for det antall feriedager med lønn som er kan avvikles inneværende år - Den del av feriepenger som overstiger lønn for vanlig arbeidstid under ferien (ferielønnstillegget), utbetales sammen med lønn for juni måned - Vanlig lønn skal utbetales når ferien avvikles For øvrig gjennomføres oppgjør av feriepenger ved: Fratredelse Opphør av arbeidsforhold Overgang til annen statlig stilling regnes ikke som fratredelse Langvarige permisjoner uten lønn Side 21

22 Sikringsbestemmelsen I noen tilfeller vil feriepengene ikke dekke lønnsbortfallet selv om man er ansatt i hele opptjeningsåret i samme stillingsprosent som i juni i ferieåret Full opptjening betyr nødvendigvis ikke at den ansatte jobber i en 100% stilling, men skal forstås som full opptjening i den deltidsprosenten arbeidstakeren er ansatt i Den ansatte har hatt et «stort» opprykk Dagsatsen øker betraktelig og opptjente feriepenger dekker ikke dagsats X antall feriedager i forhold til stillingsprosent I de tilfeller når «sikringsbestemmelsen» kommer til anvendelse vil det i stedet bli utbetalt ordinær lønn i juni Side 22

23 Forskuddstrekk i juni Det skal i utgangspunktet ikke foretas forskuddstrekk av Feriepenger beregnet etter ferieloven som utbetales i ferieåret Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som utbetales i ferieåret Det skal foretas forskuddstrekk kun når utbetalingen av feriepenger overstiger beregnet beløp etter ferieloven med mer enn 21%, Eksempel: Lovbestemte feriepenger 10,2% ,- + 21% av lovbestemte feriepenger 6.300,- Feriepenger som overstiger ,- vil bli trukket etter den ansattes tabelltrekk (lønnart /453 Skattepliktige feriepenger) Forskrift 14. september1956 nr 9866 om gjennomføring av forskuddstrekk 17 Side 23

24 Syk i ferien All sykdom må dokumenteres med sykemelding Krav til 100 % arbeidsuførhet Gjelder også for deltidsansatte Egenmelding kan ikke benyttes I staten kan en arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør i minst én dag i ferien kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og erstattes med ny ferie senere i ferieåret, FL 9 Utenfor staten er det et minstekrav på 6 dager Side 24

25 Ferie og sykepenger Sykemeldte kan avvikle ferie i sykemeldingsperioden Den sykemeldte krysser da av på sin sykemeldingsblankett side D og legger inn tidspunktet for ferie Rett til sykepenger opphører midlertidig under ferieavviklingen Ferie registreres på vanlig måte inn i SAP/Portal Side 25

26 Feriefritid Side 26

27 Rett til feriefritid Rett til feriefritid er uavhengig av opptjente feriepenger Side 27

28 Feriekvoter i SAP (1) Feriekvoter i SAP gir virksomheten styring og kontroll av Den enkelte ansattes rett til feriefritid Forbruk av feriedager Nye feriekvoter opprettes i SAP i forkant av nytt kalenderår iht. kjøreplanen Feriekvotene skal kontrolleres ved årsskifte og i forbindelse med lønn i juni iht. sjekklistene Feriekvotene må korrigeres ved permisjoner og stillingsendringer Side 28

29 Feriekvoter i SAP (2) Ved tildeling av feriekvoter i desember i SAP vil opptjente feriepenger være grunnlaget for tildeling av feriedager med lønn Dersom feriepengegrunnlaget ikke dekker lønnsbortfallet for full ferie vil resten av dagene tildeles som ferie uten lønn Til sammen skal dette utgjøre full feriefritid i henhold til arbeidsavtalen Korrekte feriekvoter forutsetter korrekt arbeidsplanregel Side 29 Side 29

30 Infotyper som er knyttet til ferie IT0007 Planlagt arbeidstid Retten til feriefritid tar utgangspunkt i antall dager per uke IT0008 Grunnlønn Årslønn, dagsats se PC_payresult IT0015 Variable tillegg Ved nyansettelser Overførte feriepenger Overført feriepengegrunnlag Overført Opptjening Ved fratredelse Sluttoppgjør Side 30 Side 30

31 Infotyper som er knyttet til ferie IT2006 Tildeling Forbruk IT2001 Fraværskvoter Fravær Forbruk av feriedager Permisjoner IT0416 Kompensasjon for tidskvote Reduksjon av feriekvoter Utbetaling av feriedager Side 31 Side 31

32 Ferieopplysninger Kontroll av at riktige opplysninger ligger inne i systemet er viktig for at lønnslippen i juni skal bli riktig 3 viktige rapporter i denne sammenheng er: Lønnslipp PC00_M20_CEDT Lønnartrapporten PC00_M99_CWTR Lønnsavregningsresultater PC_PAYRESULT Side 32

33 Lønnslipp Lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Oppdatertes på lønnsslippen hver måned Side 33

34 Lønnslipp Opptjening av feriepenger i mai er høyere enn opptjente feriepenger i juni Forklaring: Ferietrekk i juni (art OF19 +OF20) Kr ,22 Tot lønn (art 1001,1004,2016, 2096) Kr ,10 Diff Kr ,12 Avsatte feriepenger i mai Kr , ,12 X 14,3% (12 + 2,3) Kr 1.816,68 Avsatte feriepenger i juni Kr ,01 34

35 Lønnartrapporten Lønnartrapport: PC00_M99_CWTR CUS&OPAL68 Overført feriepengegrunnlag Her får du opp nyansatte fra annen statlig etat per måned CUS&OPAL70 Opptjente feriepenger Viser opptjente feriepenger (lønnart /327 osv) CUS&POAL81 Feriepengegrunnlag i år Grunnlag feriepenger /111(brutto lønn, b-tillegg, overtid, reisetid ) per måned 35

36 Lønnsavregningsresultater Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT CRT-tabellen viser akkumulerte verdier bl.a. /111 Grunnlag feriepenger /324 Sum feriep. opptj. f. går /325 Opptj. feriepenger kont. /327 Opptj. feriepenger ord. /329 Opptj. feriep. forr. år RT-tabellen viser resultat i aktuell periode bl.a. /07Z Sats ferietrekk (dagsats) /315 Rest feriedager /327 Opptjente feriepenger ordinært Side 36

37 Lønnsavregningsresultater Legg inn ansattnr - Enter - Dobbeltklikk på siste kjøring Klikk på RT_ 37

38 Lønnsavregningsresultater Dagsats /07Z 38

39 Beregning av feriekvoter (1) DFØ tildeler feriekvoter i desember iht. kjøreplan Basert på feriegrunnlaget i lønnssystemet på kjøretidspunktet Rapport om kvoter legges ut på Opal-con Hovedprinsipper for beregningen i lønnssystemet Heltidsansatt under 60 år har 25 feriedager (5 uker) Heltidsansatte over 60 år har 30 feriedager (6 uker) Deltidsansatte får feriedager avhengig av arbeidsplan i IT0007 Eksempel deltidsansatte under 60 år 80 % stilling, fri hver fredag 4 dager x 5 uker = 20 feriedager 80% stilling, jobber 80% hver dag 5 dager X 5 uker = 25 feriedager Side 39

40 Beregning av feriekvoter (2) IT0007 Arbeidsplan Side 40

41 Beregning av feriekvoter (3) IT0007 Arbeidsplan Side 41

42 Beregning av feriekvoter (4) Systemet beregner antall tildelte feriedager med og uten lønn Antall feriedager med lønn avhenger av størrelse på opptjente feriepenger Feriepengene som er opptjent i fjor divideres med dagsats (PC_Payresult) Hvis feriedager med lønn er mindre enn retten på antall feriedager, opprettes en kvote for ferie uten lønn slik at resten av feriedagene kan tas ut som ferie uten lønn Den ansatte har rett, men som regel ikke plikt til å ta ferie uten lønn Side 42

43 Beregning av feriekvoter (5) Dagsats kan også regnes ut manuelt: Dagsats = Brutto årslønn - OU / 260 dager x Deltidsprosent fra IT0007 Brutto årslønn skal være justert for eventuelle brutto lønnstillegg/trekk f.eks: PC-trekk, B-tillegg m.m. Eksempel: %-stilling (5 dagers uke) = 25 feriedager En ansatt jobber 4,5 timer hver dag / 5 dager pr. uke, brutto årslønn kr ,-, OU kr 200,- pr år Dagsats = / 260 (dager) x 60 % = 600 kr %-stilling (3 dagers uke) = 15 feriedager En ansatt jobber 7,5 timer / 3 dager pr. uke, ellers likt som over Dagsats = / 260 (dager) x 100 % = kr Side 43 Side 43

44 Beregning av feriekvoter (6) Ferie uten lønn trekkes etter nettolønnssats (Tabell T-A) Kvotene er registrert i IT2006 De ulike kvotetyper for ferie er: 30 Betalt ferie 31 Betalt ferie o/60 år 32 Ekstraferie beregnet 37 Fjorårets ferie annen etat 40 Ubetalt ferie Side 44 Side 44

45 Tildeling av feriekvoter (1) IT Fraværskvoter Tildelt kvotetype 30 og 31 bestemmer ferietrekket i juni Tildelt kvotetype 40 (ferie u/lønn) påvirker ikke ferietrekket i juni Ferie u/lønn blir trukket i den måneden ferien avvikles Kvotetype Antall feriedager Forbruk Ferieåret Periode for uttak av kvote Side 45

46 Tildeling av feriekvoter (2) Tildelte feriekvoter (IT2006) vises på lønnsslippen Rest per dato.. Ferietrekket, kvote 30/31 Side 46

47 Forbruk av feriekvoter Ferie registreres i IT2001 med deltype: 210 Ferie med lønn (trekker av kvote 37, 32, 31 og 30) 220 Ferie uten lønn (trekker av kvote 40) Kvotene trekkes i følgende prioritert rekkefølge 37 Fjorårets ferie annen etat (1.-210) 32 Ekstraferie beregnet (2.-210) 31 Betalt ferie o/60 år (3.-210) 30 Betalt ferie (4.-210) 40 Ubetalt ferie (1.-220) Ved behov for justering av kvotetrekk benytt IT0416 med deltype: 0001 Utbetaling av restferiedager Z001 Redusere restferie uten utbetaling Z002 Redusere dager ferie uten lønn Side 47

48 Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent Arbeidsgiver må ha en klar formening om hva som er: En varig endring En midlertidig endring Ved en økning av stillingsprosent Skal økningen behandles som en tiltredelse Ved en reduksjon av stillingsprosent Skal reduksjonen behandles som et sluttoppgjør Et eksempel: En ansatt går over i delvis uførepensjon Side 48 Side 48

49 Omregning av feriekvoter ved delvis permisjon Omregning gjelder fra tidspunktet for stillingsendring Nåværende kvoter skal avgrenses og gjøres opp Nye kvoter skal opprettes fra samme tidspunkt Ferieomregning bør alltid kjøres umiddelbart etter at saksgangen er kjørt Benytt transaksjonskode YHR_FERIEOMREGNING Side 49

50 YHR_FERIEOMREGNING (1) Angi periode med 2. januar som fradato og dagens dato som tildato Husk å kryss av for Test ved første gangs kjøring Deretter kjør rapporten en gang til men kryss da av for Direkte oppdatering Side 50

51 YHR_FERIEOMREGNING (2) Se DFØ Brukerdokumentasjon under: Fravær/Fraværskvoter/Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Side 51

52 Omregning av feriekvoter ved endring av stillingsprosent Omregning før junilønn: Kvoten endres ved hjelp av YHR_FERIEOMREGNING Tildelt kvote minus forbruk utlignes via IT0416, samt at ny kvote pluss forbruk tildeles i IT2006 kvotetype 30 Merk nye datoangivelser for start og slutt Registrert ferieforbruk må være ajour før endring av kvote Eksempel: Fra 4 dagers til 5 dagers arbeidsuke f.o.m Avviklet 6 feriedager før endring blir til 8 dager etter omregningen Side 52

53 Eksempel - omregning av feriekvoter ved stillingsendring Ansatt jobber 3 dager per uke og får totalt 15 feriedager (5 uker) Delvis opptjening gir 12 dg m/lønn (4 uker) og 3 dg u/lønn (1 uke) 6 dager (2 uker) ferie med lønn avvikles mens han fortsatt jobber 3 dager per uke Deltidsprosenten endres og han går opp til full tid etter juni Svar: Ferie totalt med lønn uten lønn Tildelt i januar 15 dg (5 uker) 12 dg (4 uker) 3 dg (1 uke) Brukt før endr. 6 dg (2 uker) 6 dg (2 uker) - Rest før endr. 9 dg (3 uker) 6 dg (2 uker) 3 dg (1 uke) Rest etter endr: 15 dg (3 uker) 10 dg (2 uker) 5 dg (1 uke) Forholdet mellom restferie med lønn og uten lønn er uendret Side 53

54 AAP Behandling av feriedata Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn I IT2001 benytt fraværskodene 166/167 Tidsregistreringer for tilstedetid og fravær må følges opp manuelt ved fiktive arbeidsplaner Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn Eksempel: En tilsatt med kode 166/167 er arbeidsfør i 40% stilling tolkes av SAP som om vedkommende er borte i 60% av arbeidstiden hver dag uavhengig av hvordan vedkommende faktisk arbeider. Dvs. ved annen avtalt arbeidstid vil arbeidsplanen i SAP være fiktiv Side 54

55 Permisjon uten lønn Den ansatte er aktiv i hele permisjonsperioden Kvoter tildeles som hos de øvrige ansatte Ferieoppgjør i juni Ferie må bygges inn i permisjonsplanen Ved lengre permisjon nullstilles og utbetales feriedagene i IT0416 Side 55

56 AFP En person som både har pensjon og jobb Pensjonen utbetales fra SPK Lønn fra SAP Ved varig overgang til AFP skal en prosentandel av feriepengene tilsvarende den prosentandelen som lønnen reduseres med, utbetales Denne prosentandelen registreres i IT0015 Benytt lønnart OSLP Denne lønnarten medfører utbetaling av feriepenger opptjent inneværende år og eventuelt feriepenger opptjent foregående år dersom vedkommende begynner i redusert stilling før feriepengeoppgjøret i juni 56

57 Feriekvoter ved delvis permisjon Ved innleggelse av delvis permisjon skal fraværet registreres i IT2001 med den aktuelle permisjonstypen 435 Oms.p.u/lønn F.best Sykdom i familien Ved saksgang skal det ikke gjøres noen endringer i IT0007 og IT0008 i forbindelse med permisjoner 57

58 Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon Det er nødvendig med korrigering av feriekvoter for ansatte m/delvis permisjon Permisjonen blir lagt inn i IT2001 som redusert arbeidstid pr dag, ikke som faste dager Nedtelling av kvoter må derfor sjekkes Ved hver hovedlønn skal ansatte m/delvis permisjon sjekkes Transaksjonskoden YHR_SJEKK_FERIE Side 58

59 Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon Ta opp rapporten og legg inn firmakode, alle ansatte pr firma på delvis permisjon (som har ferie) blir da med i rapporten Forutsetning for at kontrollen virker er at ferie kolliderer med delvis permisjon Etter at ferien er kontrollert vil: Deltype 210 Ferie m/lønn blir omgjort til 210K Deltype 220 Ferie u/lønn blir omgjort til 220K NB: På ansatte med ferie u/lønn legger den i tillegg på tilstedeprosenten på fraværet ved korrigeringen slik at ferie uten lønn blir trukket med riktig sats 59

60 Overgang til annen statlig etat (1) Ved overgang mellom statlige arbeidsgivere skal opptjente feriepenger og rest feriedager overføres til ny arbeidsgiver Gjelder både ved fratredelse og permisjon uten lønn Se statens personalhåndbok - pkt Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Skjema finnes på kundenettet Side 60

61 Overgang til annen statlig etat (3) Følgende kvotetyper skal overføres: IT2006 Fraværskvoter Betalt ferie Betalt ferie o/60 år Ekstraferie beregnet Fjorårsferie fra annen etat Ubetalt ferie Tømme feriedager til gode i SAP: IT0416 Kompensasjon for tidskvote Z001 Reduser restferie u/utbetaling Z002 Utlign ferie uten lønn Side 61

62 Overgang til annen statlig etat (4) Nullstilling av feriepengegrunnlaget for i år og eventuelt feriepenger til gode fra i fjor Benytt IT0015 Lønnart: OSLT Opprinnelsesdato: Siste arbeidsdag Beløp: 1 Side 62

63 Overgang til annen statlig etat (5) For å finne feriepengegrunnlaget for i år kan man benytte både: Siste lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Lønnartrapport: PC00_M99_CWTR Variant CUS&OPAL81 Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT Feriepenger og opptjeningsforhold må innrapporteres før junilønn Dette gjelder både for foregående og inneværende år Ved manglende/feil registrering blir ferieberegningen feil Side 63

64 Overgang til annen statlig etat (2) Eksempel på utfylt skjema som ligger på kundenettet Side 64

65 Overgang fra annen statlig virksomhet Registrering av nyansatte fra annen statlig virksomhet Opptjente feriepenger legges inn i IT0015 (benytt dato innv. år) Lønnart 9510 (fp. opptjent forrige) Lønnart 9511 (fp. ekstra ferie) Lønnart 9501 (fp. grunnlag inneværende år) Opptjeningsinformasjon forrige arb.giver IT0015 (benytt dato innv. år) Lønnart 9508 (forrige år) Lønnart 9509 (inneværende år) Legg inn fulle kvoter i IT2006 Antall feriedager som er tatt ut hos forrige arbeidsgiver, reduseres i IT0416 Kvotetype Z001 Side 65

66 Fratredelse i staten (1) Ved fratredelse og langvarig permisjon uten lønn skal opptjente feriepenger inneværende år og feriepenger for ubenyttede feriedager utbetales Ved permisjoner uten lønn kan annet skjønnsmessig avtales Forutsetning: Alt fravær er registrert Alle tillegg er utbetalt Alle trekk er foretatt Saksgang for fratredelse eller permisjon uten lønn er opprettet Side 66

67 Fratredelse i staten (2) Oppgjør av rest feriedager til gode: IT0416 Kode 0001, utbetaling av rest feriedager Dato lik siste arbeidsdag Antall komp., summen av rest dager på kvotetype 30, 31, 32 og 37 Kode 0004, utbetaling av etatsspesifikke dager Kode Z002 nullstill dager ferie uten lønn Side 67

68 Fratredelse i staten (3) Sluttoppgjøret registreres i IT0015 Lønnart: OSLU Beløp: 2 (fratredelse ) 1 (fratredelse ) Merk: Dersom en ansatt slutter i juni, men har fått ferieoppgjør i juni som vanlig, må OSLU registreres med beløp lik 1 til julilønn Benytt dato i juli (eventuelt 01.07) ved registrering av OSLU Side 68

69 DFØ Brukerdokumentasjon Side 69

70 Feriepenger Side 70

71 Ferierettigheter - full stilling Ansatte yngre enn 60 år i 2012 Totalt 5 ukers ferie Ansatte 60 år og eldre i 2012 Totalt 6 ukers ferie Hovedferieperioden er perioden 1. juni 30. september 3 uker skal gis sammenhengende i denne perioden Side 71

72 Ferierettigheter - deltidsstilling Ved deltidsstilling beregnes antall feriedager iht antall dager per uke i arbeidsplanregelen Eksempel: Ansatt jobber i 80% stilling Jobber fire dager pr uke, men fulle dager. Deltidsprosent i SAP IT0007 er 100% Feriedager blir da 20 for de under 60 år, med tillegg på fire dager om du er 60 år eller eldre Jobber fem dager pr uke, men 80% pr dag. Deltidsprosenten i SAP IT0007 er 80% Feriedager blir da 25 for de under 60 år, med tillegg på 5 dager om de er 60 år eller eldre 72

73 Feriepenger Feriepenger skal kompensere for lønnsbortfallet i ferien (ferieåret) Opptjeningsåret er året før ferien normalt skal avvikles Opptjente feriepenger er beregnet ut fra en prosentsats av feriepengegrunnlaget 10,2 % i henhold til ferieloven 1,8 % i henhold til særavtale om ferie 2,3 % i henhold til ferieloven for de over 60 år inntil 6 G For ansatte med lønn høyere enn 6 G, vil opparbeidede feriepenger vise for høyt beløp i desember. Korrekt beløp vises på lønnslippen i januar Side 73

74 Feriepengegrunnlaget YHR_LAOVERSIKT Viser arter som er med i feriegrunnlaget Side 74

75 Kvalitetssikring av ferieoppgjøret Siden oppgjør av feriepenger gjøres som en engangsberegning i juni er det ekstra viktig å kontrollere at grunnlaget for beregningen er korrekt, for eksempel: Tildelt kvote Arbeidsplanregel Ferieopplysninger fra annen etat Delvis permisjoner Endret stillingsprosent Sikringsbestemmelsen Det er utarbeidet en sjekkliste til hjelp for dette Side 75

76 Sjekkliste: Ferieoppgjør i juni Sjekklistenes formål er å sikre riktig ferieoppgjør på junilønn Listen er delt i flere bolker pkt , skal gjøres i løpet av mai pkt , skal gjøres i kontrollperioden for junilønn Tilleggspunkt: 2.0 skal gjøres før pkt 2.1, kun polititjenestemenn med beordring 2.8, skal gjøre dag 3 etter at pkt 2.7 er utført, gjelder lærere Pkt 2.11, skal gjøres dag 4 innen kl 16:00, Simuler lønnslippene på nytt for de personer som det er gjort endringer på Side 76

77 Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Side 77

78 Aktuelle rapporter - sjekklista Rapporter som skal kontrolleres i løpet av mai YHR_FRAV10 - Sjekk av ferietildeling Velg variant: Cus&opal01 Feriekvoter inneværende år YHR_FERIEOMREGNING Ved midlertidig endring i stillingsprosent Rapport som skal kontrolleres etter 1. juni kl 12:00 er: PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 Sjekke feriepenger og ferietrekk Side 78

79 YHR_FRAV10, Cus&opal01 Benyttes til å kontrollere tildelte feriekvoter til ansatte Transaksjonskoden gir oversikt over: Tildelte feriekvoter Rest feriedager Feriedager som er godkjent av leder er med i denne oversikten Side 79

80 YHR_FRAV10, Cus&opal01 Side 80

81 YHR_FRAV10, Cus&opal01 Antall Tildelte kvoter Forbruk Dager leder har godkjent Side 81

82 YHR_FERIEOMREGNING Sjekke at omregning av ferie er foretatt for alle som har endret arbeidstid i perioden januar mai NB: Registreringsdato settes fra og med den dato DFØ la inn feriekvoter til og med dagens dato (Det står feil i sjekklisten) Fradato finner du på Opalcon under mappen: Rapporter - 07 Kvoter Velg testkjøring og sjekk at omregningen ser riktig ut, deretter kjør rapporten en gang til. Velg da Direkte oppdatering Side 82

83 YHR_FERIEOMREGNING Legg inn: Fradato Tildato 83

84 YHR_FERIEOMREGNING Slik ser rapporten ut når alt er ok Benyttes for å kontrollere om en person, som har endret arbeidstid, har riktig kvote, sjekk: IT2006 Kvotetype 30 Betalt ferie 31 Betalt ferie o/60 år 40 Ubetalt ferie IT2006 skal ha nye poster med samme fradato som endringen fant sted i IT0007 Side 84

85 PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 Rapporten lager en oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte, slik at vi lettere kan identifisere personer med avikende ferieoppgjør NB; Kjøres etter at første lønnskjøring er foretatt Det vil si at simulert kontering av junilønn må være produsert I 2012 betyr dette etter kl 12:00 den 1. juni Side 85

86 PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 Fyll inn: Firmakode Personalområde Personaldelområde Lønnsavregningsgrp. 2 steder Aktuell periode juni 86

87 PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 Resultat 87

88 Ferieopplysninger Lønnarter som blir generert ved feriepengeoppgjør OF11 Utbet. FP ordinært i ferieår OF12 Utbet. FP 6. uke i ferieår OF19 Ferietrekk ordinært OF20 Ferietrekk 6. uke OFP1 Diff. lønn/feriel. 111A (Sikringsbestemmelsen) Side 88

89 Ferieopplysninger Er feriepenger opptjent i et annet lønnssystem registrert inn i SAP riktig? Innhent eventuelt nødvendige opplysninger fra annen statlig virksomhet Nyansatte i 2011som ikke har full opptjening i staten skal ha en fordeling på ferie med og uten lønn IT0015 benyttes ved registrering av tidligere feriepengeopptjening Lønnart 9501 Overf. FP grl. fastland (innev.år) Lønnart 9509 Overf. opptj,.info.akt.år Lønnart 9510 Overf. ber.fp i fjor Lønnart 9508 Overf. opptj.info forr.år Lønnart 9511 Overf. ber. FP senior i fjor m.m Side 89

90 Ferieopplysninger Tilhørt tidligere en annen MG/MUG som ikke hadde fraværskvoter ev. gått fra honorarperson til ansatt Ferie uten lønn Ved endring (økning) i stillingsprosent vil den ansatte kunne få Ferie både med og uten lønn Ved «stor» lønnsøkning kan det hende at ikke de opptjente feriepengene dekker lønnsbortfallet Sikringsbestemmelsen Side 90

91 Ferieopplysninger Ved svært høye utbetalinger av ferieoppgjør må det sjekkes om den ansatte har fått tildelt riktig feriekvote Er kvoten opprettet feil slik at det ikke blir generert et ferietrekk og at alle opptjente feriepenger fra i fjor går til utbetaling Sjekk om lønnartene 9501 og 9510 er lagt inn riktig Har gått ned i stillingsprosent Har opparbeidet seg feriepenger i for eksempel en 100% stilling i hele 2011, men har i 2012 gått ned til en 50% stilling Lokaliser alle ansatte med permisjon uten lønn (YHR_FRAV - Fraværliste) Side 91

92 Ferieopplysninger Fungering inntil 1 måned Når en ansatt fungerer i en høyere stilling i juni er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509 avhengig av om den ansatte skal avvikle ferien i sin ordinære stilling/lønn eller i den stillingen en fungerer i Skal ferietrekket ikke være påvirket av fungering, skal lønnart 1128 Stedfortredergodtgj. dager benyttes Skal ferietrekket trekkes fra den jobben en fungerer i, skal lønnart 1130 Stedfortredergodtgj. kort benyttes Lønnartrapporten viser om lønnarten påvirker ferietrekket (FT) Side 92

93 Junilønn - resultat Personer med status Aktiv får automatisk utbetalt feriepenger i juni Herunder bl.a.: Månedslønnede Timelønnede Permisjon Eksterne Personer med status Fratrådt er ikke med på lønnskjøring junilønn Side 93

94 Junilønn - resultat Midlertidig feriepengeoppgjør Det tas forbehold om at feriepengeberegningen er midlertidig og hvis lønnsoppgjøret ikke er klart til juni, vil beregningen blir korrigert når lønnsoppgjøret er klart (korrigert dagsats) Dette gjelder også lokale oppgjør SAP håndterer disse endringene Side 94 Side 94

95 Lønnslipp i juni kan se slik ut Utbetaling av junilønn + Opptjente feriep Lønn antall feriedager. = Diff.utbet.(feriepengetillegg) , ,46 Opptjente feriepenger , ,87 Ferietrekk ,42 Feriepengetillegg Side 95 Side 95

96 Lønnslipp i juni kan også se slik ut Sikringsbestemmelsen Utbet. FF ord. = ,79 + Diff lønn / feriel = 188,02 = Ferietrekk ordnær = ,81 Side 96 Side 96

97 Ferieplanlegging og feriekalender Side 97

98 Oversikt over ferie og annet fravær YHR_FRAVAERSOVERSIKT Kjøres rapporten for en periode frem i tid får du en oversikt over ansattes planlagte fravær Rapporten viser om status på fraværet: Grønt for godkjent Gult for søkt, men foreløpig ikke behandlet Rødt for avvist Ulike bokstavkoder angir type fravær A=avspasering F=ferie O=omsorgspermisjon etc Side 98

99 Oversikt over ferie og annet fravær YHR_FRAVAERSOVERSIKT, Cus&opal01 Legg inn org.enhet Periode + evnt. andre begrensninger Benyttes som feriekalender Kan benyttes til oppslag og publisering Kan også kjøres for å se historikk, for eksempel sist år, som info ved planlegging, etterkontroll eller lignende Side 99

100 Oversikt over ferie og annet fravær Klikk på bokstav og fraværstype kommer frem A=avspasering, F=ferie, X=eksamen/lesedag, E=egenmelding 100

101 Fravær i Portal for ledere Under mappekortet Fraværsgodkjenning behandler leder alt fravær Under mappekortet Avdelingsoversikt fravær, kan leder se alt fravær på sine ansatte Side 101

102 Avdelingsoversikt fravær Her ligger avdelingens fravær som er sendt til godkjenning til leder Klikk på fraværet og type fravær blir synlig Fravær som er blått er godkjent Orange kolonne viser dagens dato Side 102

103 Avdelingsoversikt fravær Fargen på fraværet viser status på fraværet Side 103

104 Rapporter - ledere Side 104

105 Side 105