Kjente problemstillinger og løsninger BASIS- OG DELSERVICEKUNDER 16.APRIL

Transkript

1 Kjente problemstillinger og løsninger BASIS- OG DELSERVICEKUNDER 16.APRIL

2 Agenda Oppdateringer i SAP Endringer i SAP-biblioteket Hvordan abonnere på kundenotat Ofte stilte spørsmål Hvordan forholder SAP seg til regelverket Fokus på lave/høye utbetalinger i juni Negativt oppgjør og forskuddstrekk i juni Sikringsbestemmelsen Fungering i juni Overgang til annen statlig virksomhet Nyttige transaksjonskoder YHR_SJEKK_FERIE PC_PAYRESULT Kvoter ved fratredelse

3 Oppdateringer i SAP

4 Endringer i SAP-biblioteket

5 Hvordan abonnere på kundenotat

6 Ofte Stilte Spørsmål

7 Hvordan forholder SAP seg til regelverket SAP er regelstyrt. Lønnen du har per 1.juni ligger til grunn for beregningen av verdien av en feriedag. En feriedag er brutto årslønn OU-midler / 260 x deltidsprosent. Ansatte har rett til 25 feriedager (+ 5 feriedager - 60 år) hvis man jobber 5 dager i uken. SAP delberegner feriedager ut i fra registrert arbeidsplan (IT0007)

8 Hvordan forholder SAP seg til regelverket (2) Ulønnet ferie (Type 40) overføres ikke til påfølgende kalenderår ettersom trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i ferieåret ( ). Lønnet ferie (Typene 30 og 31) overføres automatisk til neste kalenderår ettersom trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i påfølgende år ( )

9 Fokus på lave/høye utbetalinger i juni Sjekk at eventuelle lave/høye beløp som utbetales i ferieoppgjøret er riktige. Eksempler på lave beløp som kan være feil: Tildelt for mange lønnede feriedager. Den 6. ferieuka

10 Fokus på lave/høye utbetalinger i juni (2) Eksempler på høye beløp som kan være feil: Feriekvote er ikke opprettet (IT2006) slik at det ikke blir generert et ferietrekk og at opptjente feriepenger fra i fjor går til utbetaling. LA9510 (feriepenger opptjent i fjor) i IT0015 kan være lagt inn med opptjent feriepengegrunnlag i stedet for opptjente feriepenger. Dersom feriekvote er opprettet i IT2006 med en 2 års gyldighet (Start/Slutt) blir det ikke foretatt ferietrekk. Kun trekkperioden (Sl.trekk) skal være på 2 år. Endring av MG/ MUG kan føre til at ferietrekket ikke kommer

11 Negativt oppgjør i juni Dersom en arbeidstaker har lønn som innrapporteres som utlandslønn samtidig som den ansatte har innlandslønn, vil det bli foretatt dobbelt ferietrekk i juni. Det kommer da trekk både på LAOF19 (Ferietrekk ordinært) og LAOF39 (Ferietrekk utland). Vi anbefaler at en slik kombinasjon ikke bør forekomme i juni måned. Hvis det allikevel er nødvendig, må dette korrigeres manuelt. Opptjeningsinformasjon fra annen statlig virksomhet er ikke registrert, eventuelt feilregistrert i IT

12 Forskuddstrekk i juni Det skal ikke foretas forskuddstrekk i: Feriepenger som utbetales i ferieåret (kalenderåret etter opptjeningsåret) Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som utbetales i ferieåret når ytelsene er opptjent i opptjeningsåret. Overstiger utbetalingen feriepenger beregnet etter ferieloven med mer enn 21 prosent, skal det foretas forskuddstrekk i det overskytende beløpet. jf Skattebetalingsforskriften 5-7 (Ytelser som det ikke skal foretas forskuddstrekk i)

13 Forskuddstrekk i juni (2) Eksemplifisering av teksten over: Feriepengene utgjør kr (12% av feriepengegrunnlaget på kr ) De avtalefestede feriepengene (10,2%) utgjør: kr % av de kr utgjør kr Summen av kr og kr er kr Dersom feriepengene på kr hadde oversteget summen av de 21 prosentene (kr ) ville det ha blitt foretatt et forskuddstrekk av det overskytende beløpet (vises med LA/453). Forskuddstrekket beregnes da av tabelltrekket, dersom den ansatte har dette

14 Sikringsbestemmelsen Når trer sikringsbestemmelsen i kraft? Hvis en ansatt har jobbet sammenhengende hele året i samme stillingsprosent, men har hatt en stor lønnsøkning slik at trekket av lønnede feriedager blir høyere enn utbetalingen av de opptjente feriepengene, så inntreffer sikringsbestemmelsen. Full kvote er en forutsetning for at sikringsbestemmelsen inntreffer. I de tilfellene sikringsbestemmelsen kommer til anvendelse vil det i stedet bli utbetalt ordinær lønn i juni, ettersom feriepengene og ferietrekket da utligner hverandre

15 Sikringsbestemmelsen (2) Når trer ikke sikringsbestemmelsen i kraft? Hvis den ansatte har vært i streik eller i permisjon i løpet av opptjeningsåret. Når ansatte går fra eksternt ansettelsesforhold til internt. Dersom antallet og beløpet i LA9508 (IT0015) ikke er riktig registrert. På den 6. ferieuken

16 Lønnslipp som viser sikringsbestemmelsen Utbetalte feriepenger ,79 + Differansen 188,02 = Ferietrekket ,

17 Fungering i juni Ved registrering av en fungering i høyere stilling, for et tidsrom som omfatter juni måned, er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509: Ved bruk av LA1128 (Stedfortredergodtgj. dager) omregnes ikke ferietrekket. Ved bruk av LA1130 (Stedfortredergodtgj. kort) vil ferietrekket omregnes, slik at en får et høyere ferietrekk

18 Overgang til annen statlig virksomhet For ansatte som slutter i en statlig virksomhet og begynner i en annen statlig virksomhet i juni, skal feriepengeoppgjøret foretas i den virksomheten den ansatte slutter i dersom den ansatte begynner i den nye virksomheten i perioden 2. til 30.juni. For ansatte som begynner i en ny virksomhet 1.juni, skal ferieoppgjøret foretas av den nye virksomheten: Feriepengegrunnlag for inneværende år. Opptjeningsinformasjon inneværende år. Overføring av feriedager fra fjoråret må registreres slik som beskrevet for ansatte som begynner i en ny statlig virksomhet før feriepengeberegningen i juni

19 Overgang til annen statlig virksomhet (2) Benytt alltid en dato i inneværende år for posten i IT0015 og la lønnarten vise til inneværende eller foregående år: Forutsatt opptjent fastland benytt LA9501 (feriepengegrunnlag inneværende år). De ulike opptjeningsforholdene ligger mellom LA9501 og LA9506. Opptjeningsinformasjonen registreres i LA9509. Dersom du kun har fått opplyst opptjente feriepenger i år, beregner du feriepengegrunnlaget slik: Feriepenger * 100 / 12 = Feriepengegrunnlag. (For ansatte over 60 år eller som fyller 60 år i løpet av kalenderåret, skal du dele med 14,3 i stedet for 12)

20 Overgang til annen statlig virksomhet (3) Feriepenger fra foregående år registreres i LA9510. Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du beregne feriepengene. Feriepengene beregnes som 12 % av feriepengegrunnlaget. LA9511 benyttes for ansatte over 60 år. Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du beregne feriepengene. Dette utgjør 2,3 % av feriepengegrunnlaget

21 Overgang til annen statlig virksomhet (4) For LA9510 og LA9511 må det i feltet antall/enhet legges inn en tallkode (1-5) som spesifiserer opptjeningsforholdet: 1 = Opptjent fastland 2 = Opptjent Svalbard 3 = Utland avgiftspliktig 4 = Utland avgiftsfritt 5 = Arbeidsmarkedstiltak Opptjeningsinformasjon registreres i LA9508 (IT0015) Beløp = Antall måneder x stillingsprosent Antall/enhet = Antall måneder (NB! Vær nøyaktig) Opprinnelsesdato = dato for tiltredelse i virksomheten

22 Nyttige transaksjonskoder

23 YHR_SJEKK_FERIE Skal kjøres før hver hovedlønn for å angi satsen den ansatte skal bli trukket hvis den tar ut ulønnet ferie (Type 220) under permisjon (IT2001). Trekk for ulønnet ferie foretas via lønnsutbetaling i samme måned som ferien tas ut, og vises i IT2001 som type 220K. Rydder opp i feriekvotene (IT2006) ved å redusere antall feriedager ved bruk av fiktive arbeidsplaner i forbindelse med permisjoner

24 YHR_SJEKK_FERIE (2)

25 Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år Eksempel 1 Vi ser her at den ansatte får kr ,81 i feriepenger fordi personen er over 60 år, men ettersom dagene koster kr 4.607,69 per stykk går denne personen i minus med kr ,65 på grunn av uttak av disse 5 lønnede feriedagene. Dette fordi det er et tak på 6G på opptjening av de 2,3 % til 6.ferieuke

26 Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år Eksempel 2 I dette eksempel tjener personen også over 6G, men her har personen valgt å kun ta 4 seniordager da det er dette personen har råd til i følge feriepengeopptjeningen. Hvordan kan en vite hvor mye en person «taper» i ferieopptjening når en tjener over 6G? Og hvor finner en dagsatsen?

27 PC_PAYRESULT Slik ser bildet ut når du kommer inn i transaksjonskoden. Skriv inn ansattnummeret på personen du vil sjekke. De(n) ansatte vises under «Valgte ansattnumre», og når en trykker på et ansattnummer får en opp alle kjøringene som den ansatte har vært med på

28

29 Feriepengegrunnlaget i PC_PAYRESULT

30 Dagsats i PC_PAYRESULT Velger en annen tabell i PC_PAYRESULT: Lønnart /07Z angir dagsatsen: Dagsatsen kan sjekkes for hver periode det utbetales lønn

31 Dagsats i PC_PAYRESULT (2) Eksempel på en person som har fått lønnsforhøyelse i mars 2015: Januar April

32 Kvoter ved fratredelse

33 Feriekvoter Feriekvotene i SAP genereres i desember og gir grunnlaget for ferieberegningen i juni. Rapporter kan hentes ut fra SAP. F.eks. YHR_FRAV10. Fulltidsansatte: < 60 år - 25 dager 5 uker > 60 år - 30 dager 6 uker Deltidsansatte: Antall dager vedkommende jobber i uka (IT0007) * 5 uker Eks. 80% stilling, fri hver fredag (IT0007): 4 * 5 = 20 feriedager Eks. 80% stilling, arbeider hver dag -> 5 * 5 = 25 dager

34 Opprydding/avgrensing av kvoter Kvoter skal avgrenses og ubrukte feriedager skal nullstilles ved fratredelse. Med avgrensning mener vi både avgrensning av sluttdato på kvotene og avgrensning på sluttdato på kvotetrekk

35 Opprydding/avgrensing av kvoter (2) Når sluttoppgjøret foretas etter juni og ubrukte feriedager skal utbetales er det lettere å huske å vedlikeholde IT2006. Utbetaling av dager i rest sørger for at kvotene blir nullstilt selv om de ikke nødvendigvis blir tidsavgrenset

36 Opprydding/avgrensing av kvoter (3) Ved sluttoppgjør før juni er det vanskeligere å huske på å vedlikeholde IT2006. Kvotene bør tidsavgrenses slik at de ikke påvirker feriepengeberegningen i juni (og nullstilles slik at dagene ikke kan benyttes) dersom den ansatte skulle gjeninntre i virksomheten. IT2006 skal ryddes også ved sluttoppgjør før feriepengeoppgjøret i juni

37 Ansatte som slutter før juni Alternativ 1 Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende år forblir uforandret. Ubrukte dager kompenseres via IT0416 med bruk av kompensasjonsregel Utbetaling rest feriedager. Fordelen med dette alternativet er at det blir lik behandling uansett når på året man slutter. Antall dager i IT2006 blir uforandret. Ulempen er at slippen får en pluss/minus postering hvor forskjellen er brukte dager

38 Ansatte som slutter før juni Alternativ 2 Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende år endres direkte i IT2006 til brukte dager. Fordelen med dette alternativet er at slippen viser bare en linje og at rest dager på slippen som gjelder inneværende år nullstilles. Ulempen er at vi endrer det kvotegenereringen opprinnelig foreslo, og at behandlingen gjøres ulikt deler av året

39 Ansatte som slutter i juni Eksempel 1: Den ansatte har ikke brukt noen feriedager. Alternativ 1 Ubrukte dager kompenseres via IT0416 Kompensasjon for tidskvote. Velg kompensasjonsregel 0001Utbetaling rest feriedgr. Alternativ 2 Kvotene settes til 0 og feriepenger opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet

40 Ansatte som slutter i juni Eksempel 2 : Ved kvotegenerering fikk ansatt tildelt 25 dager. Den ansatte har brukt 2 dager. Alternativ 1 Ved å la kvoten på 25 dager bli stående går man da inn via IT0416 og kompenserer for de 23 dagene som ikke er brukt. Velg kompensasjonsregel 0001 (Utbetaling rest feriedgr). Alternativ 2 Siden den ansatte har brukt 2 feriedager endres kvotens størrelse i IT2006 til 2, og ferietrekket blir på 2 x den ansattes dagsats

41 Takk for oppmerksomheten