Generelt om delvis permisjoner

Transkript

1 DELVIS PERMISJON

2 Agenda for timen Problemstillinger ved delvis permisjoner Delvis permisjon og tidregistrering Delvis permisjon og ferietrekk YHR_sjekk_ferie Delvis permisjon og sykefraværsrapport - YHR_SYKEFRAVRAP 2

3 Generelt om delvis permisjoner Bakgrunn: Infotype0007 arbeidstid samsvarer ikke med hvordan den ansatte faktisk jobber Vi har flere prosesser med SAP på hvordan vi kan bedre løsningen: 1. Pågående sak på sykefraværsrapporten slik at den skal bli riktig for de med delvis permisjon. 2. SAP har kommet med en ny løsning som skal fordele fravær på riktige dager. Vi ser på denne løsningen og tester ut om den løser våre utfordringer med tidregistrering. 3

4 Delvis permisjon og arbeidstid Konsekvenser med feil plan i SAP: Beregningen av fleksitid blir feil ved fravær Kvotetrekk kan bli feil da man fortsatt ligger i SAP med 25 feriedager Mye manuell oppfølging av fleksitid 4

5 Korreksjon av enkeltdager Eksempel på ansatt: 20% permisjon Fri hver fredag Arbeidsplan i SAP: FLEX= (7,5 timer hver dag, 5 dager i uken) SAP sin reduksjon etter permisjon: 6 timer pr dag At forventet arbeidstid er 6,0 timer per dag ser man på tidslippen, men ingen andre steder, hverken i «Ansatt selvbetjening / CATS» eller ved oppslag i en infotype. 5

6 Korreksjon av enkeltdager (1) Ukedag Klokkeslett Godkjent Forventet Fleksitidsaldo Mandag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Tirsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Onsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Torsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Fredag Ingen 0,0 timer 6,0 timer 6,0 timer i minus Saldoen for «Fleksitid» blir riktig hvis man ser hele uken samlet under ett 6

7 Korreksjon av enkeltdager (2) Problemet oppstår først når den ansatte tar en feriedag, eller har et annet fravær en av de fire arbeidsdagene i uken: Ukedag Klokkeslett Godkjent Forventet Fleksitidsaldo Mandag Ferie 0,0 timer 0,0 timer Upåvirket Tirsdag Sykt barn 0,0 timer 0,0 timer Upåvirket Onsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Torsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Fredag Ingen 0,0 timer 6,0 timer 6,0 timer i minus Her mister den ansatte 3,0 timer fleksitid fordi hun ikke får godskrevet de 1,5 timene for de to dagene hun har annet fravær (mandag og tirsdag) 7

8 Korreksjon av enkeltdager (3) Problemet oppstår også der man har uker med helligdager Ukedag Klokkeslett Godkjent Forventet Fleksitidsaldo Mandag Helligdag 0,0 timer 0,0 timer Upåvirket Tirsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Onsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Torsdag 08:00-15:30 7,5 timer 6,0 timer 1,5 timer i pluss Fredag Ingen 0,0 timer 6,0 timer 6,0 timer i minus Her mister den ansatte 1,5 timer fleksitid fordi hun ikke får godskrevet de 1,5 timene hun normalt får på mandag 8

9 Feriekvote Transaksjonen (YHR_SJEKK_FERIE) korrigerer feriedagene: YHR_SJEKK_FERIE Fraværstype 210 (Ferie med lønn) korrigeres til 210K (Ferie/delv perm m/l korr). Fraværstype 220 (Ferie uten lønn) korrigeres til 220K (Ferie/delv perm u/l korr). MERK: Tidligere korrigerte YHR_SJEKK_FERIE trekket ved ferie uten lønn når koden 220 ble endret til 220K. Dette er ikke lengere tilfelle da lønnskjøringen ser permisjonsprosenten ved beregning av trekket. 9

10 Ansatt selvbetjening YHR_SJEKK_FERIE Ansatte vil ikke ha mulighet til å endre eller slette en fraværssøknad om ferie med lønn, eller ferie uten lønn, etter at fraværskodene har blitt endret fra 210 til 210K eller fra 220 til 220K. Hvis de ønsker å endre eller slette en søknad om ferie, som har blitt korrigert med yhr_sjekk_ferie, må de kontakte en fagbruker som endrer dette manuelt i PA30 (IT2001). Fullservicekunder vil måtte sende inn bilag på endringen. 10

11 Tre ansatte Eksempel: Tre ansatte i full stilling, som alle har 50 % permisjon uten lønn. Alle tre er registrert med arbeidsplanregel: «FLEX=», 100 %, 5 dager per uke og 7,5 timer per dag. Ansatt Andersen tar ut permisjonen som fri halve dager, hver dag YHR_SJEKK_FERIE Ansatt Berg tar ut permisjonen i form av fri annen hver uke Ansatt Christiansen tar ut permisjonen som fri annen hver dag 11

12 Tre ansatte (2) YHR_SJEKK_FERIE De har alle en feriekvote for år 2017 på 25 feriedager med lønn. Alle tar ut ferie fra 3. juli til 30. juli, men de kan føre det forskjellig. Andersen jobber hver dag og vil søke om 4 hele uker. Registreringen blir riktig. 3.juli-9.juli Jobb-uke 10. juli-16. juli Jobb-uke 17. juli-23. juli Jobb-uke 24. juli-30. juli Jobb-uke Søker om ferie alle fire ukene 12

13 Tre ansatte (3) YHR_SJEKK_FERIE Berg jobber annenhver uke 3.juli-9.juli Jobb-uke 10. juli-16. juli Friuke 17. juli- 23. juli Jobb-uke 24. juli-30. juli Friuke Søker om ferie de tre første ukene 13

14 Tre ansatte (4) YHR_SJEKK_FERIE Christiansen jobber annen hver dag: 25.juli Jobb-dag 26.Juli Fridag 27.Juli Jobb-dag 28. Juli Fridag Søker om ferie frem til og med 27. juli 14

15 Tre ansatte (5) YHR_SJEKK_FERIE For å avdekke feilregistreringer er det laget en rapport som heter yhr_sjekk_ferie. Denne rapporten hjelper deg å avdekke tilfeller der ferien bør forlenges slik at man får riktig ferietrekk. Rapporten skal kjøres månedlig. Enten av DFØ eller av kunde etter tjenestemodell. Vi anbefaler at all ferie behandles selv om datoene er riktig registrert. Da slipper man å få disse feriedagene opp igjen neste gang rapporten (YHR_SJEKK_FERIE) kjøres. 15

16 En ansatt YHR_SJEKK_FERIE En ansatt er registrert med en 20% omsorgspermisjon uten lønn i IT2001. Han tar ut permisjonen med fri hver fredag: 16

17 En ansatt (2) YHR_SJEKK_FERIE Han tar ut 8 feriedager uten lønn (220) som er registrert og vises i IT2001 Bildet viser hvordan feriedagene vises før og etter at vi har kjørt «YHR_SJEKK_FERIE»: 17

18 En ansatt (3) Korrigering av de 8 feriedagene uten lønn i «YHR_SJEKK_FERIE»: YHR_SJEKK_FERIE 18

19 En ansatt (4) Korrigering av de 8 feriedagene uten lønn i «YHR_SJEKK_FERIE»: YHR_SJEKK_FERIE 19

20 En ansatt (5) I IT2006 er de 8 feriedagene uten lønn nå blitt korrigert til 10: YHR_SJEKK_FERIE 20

21 Hva med enkeltdager? Enkeltdager Ingen fasit på hvordan man bør korrigere enkeltdager. Man må se tilfellet for tilfelle og se hva som er mest hensiktsmessig. Hva er gjort ved tidligere enkeltdager? Eksempelvis en ansatt med en fast fridag i uken bør trekkes en ekstra feriedag pr 4. feriedag han tar ut som enkeltdag. 21

22 YHR_SYKEFRAVRAP YHR_Sykefravrap er bygget på NAV sitt krav til virksomhetene om intern sykefraværsstatistikk Utfordringen: Flere permisjoner med ulik prosent arbeidsfør i samme kvartal gir feil fordeling av fraværet. Eksempel: Ansatt har 20% permisjon kombinert med 60% sykefravær: 22

23 YHR_SYKEFRAVRAP (2) På sykefraværsstatistikken beregner SAP dette feil. De fordeler fraværet likt mellom sykefravær og permisjon. 23

24 YHR_SYKEFRAVRAP (3) Anbefaling: Kjør sykefraværsrapporten på alle ansatte med unntak av delvis permisjon 1. Kjør først en rapport på hvem som har delvis permisjon. En aktuell rapport er yhr_frav 2. Utelat de ansatte som har delvis permisjon fra sykefraværsrapporten 3. Vurder hva som er hensiktsmessig i forhold til endelig rapport. Legg til de som har delvis permisjon inn i resultatet. Her kan man kjøre sykefraværsrapporten på kun de som har delvis permisjon for å se antall dagsverk. 24