Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni. Fullservice 17. april

Transkript

1 Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Fullservice 17. april

2 Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Hent opp «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» Formålet med sjekklisten er å sikre korrekt ferieoppgjør i juni Merk at sjekklisten er delt i to med aktiviteter som skal gjøres før første kjøring av junilønn og etter første kjøring av junilønn (Kontrollperioden ref. kjøreplanen) Bli kjent med: YHR_FRAV10 variant CUS&OPAL01 PC00_M99_CWTR variant CUS&OPAL

3 Sjekkliste Del 1 som gjøres før junilønn Akt. 1.1 (Kunde) Akt. 1.2 (DFØ) Akt. 1.3 (DFØ) Del 2 som gjøres etter junilønn Akt 2.1 (DFØ) Akt. 2.2 (Kunde) Akt. 2.3 (Kunde) Akt. 2.4 (Kunde) Akt. 2.5 (Kunde) Akt. 2.6 (Kunde) Akt. 2.7 (DFØ)

4 Del 1: Aktiviteter som gjøres før første kjøring av junilønn

5 Aktivitet 1.1: Kontroller feriekvoter Utføres av Kunde Kontroller tildelte feriekvoter kvotetype 30 (ferie med lønn) og kvotetype 31 (6. ferieuke) Feriekvotene for ferieåret 2015 ble tildelt etter hovedlønn for desember 2014 Kvotetype 30 og 31 med gyldighetsperiode i juni 2015 bestemmer ferietrekket i juni Utklipp fra YHR_FRAV10 Utklipp fra IT

6 Beregning av feriedager og feriepenger Antall reelle feriedager for registrering i SAP (IT2006/ kvotetype 30): 25 dager / 5 dager x antall arbeidsdager per uke (IT0007) Antall reelle feriedager for registrering i SAP (IT2006/ kvotetype 31): 5 dager / 5 dager x antall arbeidsdager per uke (IT0007) Antall tildelte feriedager med lønn under 60 år: (Maks 5 ukers feriefritid) Feriepenger (12% av opparbeidet grunnlag) / dagsats ferietrekk Antall tildelte feriedager med lønn fra 60 år: (Maks 1 uke feriefritid) Feriepenger (2,3% av opparbeidet grunnlag) / dagsats ferietrekk

7 Beregning av dagsats Dagsats ferietrekk med lønn: Brutto årslønn minus OU-midler (IT0008 / (IT0014)) / 260 dager x deltidsprosenten (IT0007) Dagsats ferietrekk uten lønn (Se nettolønnssatser fra TA-tabellen): Brutto årslønn minus OU-midler minus 2% pensjonstrekk (IT0008 / (IT0014)) / 260 dager x deltidsprosenten (IT0007) Gode hjelpemidler for kontroll: Rapport PC_PAYRESULT Vis lønnsavregningsresultater

8 Noen ansatte en bør kontrollere nyansatte fra annen statlig virksomhet ansatte som slutter i juni nyutdannede lærere lærlinger fungeringer individuell avlønning (MUG09) hel permisjon uten lønn delvis permisjon uten lønn deltidsansatte høyere lønn i samme stillingsandel Med flere

9 Aktivitet 1.2: Kontroller ferieomregning Utføres av DFØ Tar ut rapport (-første gangs-) som identifiserer ansatte som skal ha sine feriedager omregnet pga. endret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken (IT0007) Oppretter solmansak til kunde med formål: Ivareta all dialog mellom kunde og DFØ under gjennomføringen av sjekklisten Orientere kunde hvilket resultat aktivitet nr hadde og avklaring om videre behandling Midlertidig eller varig stillingsendring: Ulik behandlingsmåte på ferieopptjeningen

10 1.3: Foreta ferieomregning Utføres av DFØ Foretar ferieomregning etter fullmakt fra kunde (solmansak) Resultatet av omregningen er avhengig av om stillingsendringen er definert som MIDLERTIDIG eller som VARIG endring av stillingsprosenten Midlertidig endring Varig endring - ingen økonomisk komponent - økonomisk komponent Ved midlertidig endring av stillingsprosenten skal ferieberegningen gå i den lønnen / prosenten man har i juni måned Ved varig endring i stillingsprosent skal ferieberegningen korrigeres / ha en økonomisk komponent selv om endringen finner sted før junilønn Se DFØ brukerdokumentasjon under Fravær / Permisjoner på 15 dager eller lenger / Korrigert ferietrekk i juni ved delvis permisjon uten lønn

11 Ulike situasjoner for ferieomregning Midlertidig økning: Ansatt har samme rettigheter til feriefritid med lønn. Ingen økonomisk reduksjon. Midlertidig reduksjon: Ansatt har samme rettigheter til feriefritid med lønn. Ingen økonomisk kompensasjon. Varig økning: Ansatt har samme rettigheter til feriefritid. Men har ikke full opptjening med lønn. Varig reduksjon: Ansatt har samme rettigheter til feriefritid med lønn. I tillegg har ansatt rett på utbetaling av feriepenger/feriedager opparbeidet i sin fratrådte stillingsprosent. Dato for når ferieomregningen skal foretas gir varianter av behandlingsmåten

12 Eksempel 1 på ferieomregning Midlertidig økning av stillingsprosenten fra 1/ Før 1/ % stilling / 3 arbeidsdager i uken Tildelt og avregnet kvotetype feriedager med lønn (5 ukers feriefritid) Fra 1/ % stilling / 5 arbeidsdager i uken Omregnet kvotetype feriedager med lønn (5 ukers feriefritid) Ingen økonomisk komponent For 5 ukers feriefritid: Ansatt får her 10 feriedager med lønn uten å måtte «betale» for disse

13 Eksempel 2 på ferieomregning Varig økning av stillingsprosenten fra 1/ Før 1/ % stilling / 3 arbeidsdager i uken Tildelt og avregnet kvotetype feriedager med lønn (5 ukers feriefritid) Fra 1/ % stilling / 5 arbeidsdager i uken Omregnet kvotetype feriedager med lønn (3 ukers feriefritid) Omregnet kvotetype 30 til kvotetype feriedager uten lønn (2 ukers feriefritid) Økonomisk komponent For 5 ukers feriefritid: Ansatt må her «betale» for 10 feriedager

14 Del 2: Aktiviteter som gjøres i kontrollperioden for junilønn

15 2.1: Foreta ferieomregning Utføres av DFØ Gjøres på dag 2, som i år er 4. juni. Tar ut rapport (-andre gangs-) som identifiserer ansatte som skal ha sine feriedager omregnet pga. endret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken (IT0007) Orienterer kunde hvilket resultat aktivitet nr (i test) hadde og avklaring om videre behandling Foretar ferieomregning etter fullmakt fra kunde (solmansak) Hjelpemidler for kontroll: IT0007 IT2006 Lønnsslipp for junilønn

16 2.2: Identifisere personer med «avvikende ferieoppgjør» Utføres av kunde Kjør rapport PC00_M99_CWTR (variant CUS&OPAL77) Rapporten er et hjelpemiddel for å kunne identifisere «avvikende ferieoppgjør» Rapporten må overføres til Excel for lagring (bruk Excel-format XXL og test dette i god tid på 2014) Excel-dokumentet benyttes deretter for de videre aktiviteter nr Utklipp fra bestillingsbildet:

17 2.3: Kontroller alle som har «negativt ferieoppgjør» Utføres av kunde Gjøres torsdag 4/6 og fredag 5/6 Benytt Excel-dokumentet og identifiser lønnsresultat som viser at feriepengene ikke dekker antall tildelte feriedager. Gode hjelpemidler: Lønnsslipp for junilønn Grunndata i SAP Meld inn avdekte feil på blankett 99. Send inn i solmansaken som ble opprettet av DFØ i akt. 1.2 Utklipp fra sortert Excel-dokumentet:

18 2.4: Kontroller alle med «Null i ferieoppgjør» Utføres av kunde Gjøres torsdag 4/6 og fredag 5/6 Benytt Excel-dokumentet og identifiser ansatte hvor lønnsresultatet viser et «Null» ferieoppgjør Gode hjelpemidler: Lønnsslipp for junilønn Grunndata i SAP Meld inn avdekte feil på blankett 99. Send inn i den solmansaken som ble opprettet av DFØ i akt Utklipp fra sortert Excel-dokumentet:

19 2.5: Kontroller alle med «svært høye beløp» Utføres av kunde Gjøres torsdag 4/6 og fredag 5/6 Benytt Excel-dokumentet og identifiser ansatte hvor lønnsresultatet viser svært høye ferielønnstillegg Gode hjelpemidler: DFØ Brukerdokumentasjon > Fravær > Lønnsslipp for junilønn Fraværskvoter > Kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket Grunndata i SAP Meld inn avdekte feil på blankett 99. Send inn i opprettet den solmansaken som ble opprettet av DFØ i akt Utklipp fra sortert Excel-dokumentet:

20 2.6: Tilbakemelde feil til DFØ Utføres av kunde Meld inn avdekte feil fra aktivitetene under nr på blankett 99. Send inn i solmansaken som ble opprettet av DFØ. Siste frist for å melde inn feil er innen utgangen av arbeidsdagen fredag 5/

21 2.7: Korriger alle feil Utføres av DFØ Korrigerer feil i henhold til blankett 99 Returnerer solmansak til kunde for siste avklaringer Kunde returnerer solmansaken til DFØ etter andre og siste kjøring Solmansak avsluttes av DFØ etter avstemming fra kunde Alle de overnevnte aktivitetene må være avsluttet innen utgangen av arbeidsdagen mandag 8/

22 Kvalitetssikring av ferieoppgjør Vær tilgjengelig for DFØ mens aktivitetene utføres i henhold til sjekklisten Ønsker dere alle lykke til med ferieoppgjøret Takk for oppmerksomheten