FORVALTNINGSREVISJON. Sortland kommunes etterlevelse av ferieloven overfor ansatte i deltids- og turnusstillinger.

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Sortland kommunes etterlevelse av ferieloven overfor ansatte i deltids- og turnusstillinger Sortland kommune

2 Rapport XXXX Side: 2

3

4 Forord Kontrollutvalget i Sortland kommune har gjennom bestilling datert vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon av ansatte i deltids- og turnusstillinger. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommuneloven 77 nr. 4 og 78 nr. 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før oppstart av prosjektet har revisor vurdert egen uavhengighet overfor Sortland kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Oppstartsmøte med administrasjonen ble gjennomført den Revisjonen fikk i forkant av møtet tilsendt kommunens prosedyre for ferieavvikling. Tillitsvalgte og avdelingsledere ble intervjuet den 8.6 og Revisjonen fikk tilsendt oversikt over et tilfeldig utvalg av ansattes ferieavvikling for 2010 i etterkant av møtet med kommunen. Revisjonen vil takke de involverte i kommunen for samarbeidet. Sammendrag KomRev NORD IKS har undersøkt om enhet omsorg i Sortland kommune etterlever ferieloven overfor. Etter revisors vurderinger gir undersøkelsen grunn til å konkludere med at Sortland kommune etterlever ferieloven overfor nevnte ansatte. Enheten har en skriftlig prosedyre for ferieavvikling. Avdelingslederne følger retningslinjene i prosedyren når de fastsetter ferie for de ansatte som går turnus. Revisor har funnet at prosedyren er i samsvar med de krav til feriefritiden som følger av ferieloven og hovedtariffavtalen. Revisor har vurdert at retningslinjene i prosedyren sikrer at feriefastsettelsen blir ikke-personavhengig, samt at ferieavviklingen blir forutsigbar og rettferdig for de ansatte. Når det gjelder undersøkelsen av individuelle avtaler om ferie, har revisor konkludert med at det undersøkte utvalget av ansatte i enhet omsorg, har fått avvikle ferie i tråd med bestemmelsene i ferieloven og hovedtariffavtalen. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Prosjektleder, forvaltningsrevisor

5 Side: 5

6

7 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier Utdyping av revisjonskriteriene METODE OG DATAMATERIALE Metode og datamateriale Gyldighet og pålitelighet Avgrensing av prosjektet ORGANISERING AV ENHET OMSORG ENHET OMSORGS SYSTEMER OG RUTINER FOR BEREGNING AV FERIEDAGER OG FERIEPENGER Systemer for beregning av feriefritid Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Systemer for beregning av feriepenger Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Konklusjon problemstilling INDIVIDUELLE AVTALER OM FERIE Feriefritidens lengde Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Tilleggsfritid i forbindelse med feriefritiden Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Hovedferie og restferie Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Drøftinger Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon Konklusjon problemstilling OPPSUMMERING HØRING REFERANSER... 21

8 Side: 2

9

10 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Sortland kommune vedtok i møte den å få utarbeidet bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kommunens beregning av feriedager for ansatte i deltids- og turnusstillinger. Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak var at det syntes uklart om kommunen overholder/praktiserer ferieloven overfor nevnte ansatte. Fagorganisasjonen Fagforbundet har, gjennom deres fagblad og ved kompetanseavdelingen, mottatt henvendelser vedrørende kommunens praksis fra ansatte i enhet omsorg. Det sies å være uoverensstemmelse mellom forbundets og kommunens forståelse av regelverket. Kontrollutvalgets formål med prosjektet er å bidra til å sikre at turnus- og deltidsansatte i Sortland kommune får korrekt beregnet feriefritid og feriepenger i henhold til ferieloven og sentralt avtaleverk. Et annet formål er å bidra til at kommunen får gode administrative og ikkepersonavhengige systemer og rutiner som sikrer etterlevelsen av ferielovens bestemmelser. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Med henvisning til kontrollutvalgets bestilling har revisjonen utledet følgende problemstillinger for undersøkelsen: Problemstilling 1: Har Sortland kommune systemer og rutiner som er egnet til å sikre at feriedager og feriepenger for arbeidstakere i kommunen som arbeider i turnus- og/eller deltidsstillinger beregnes korrekt? Problemstillingen er delt opp i følgende underproblemstillinger: Er kommunens rutiner for fastsettelse av feriefritid for deltids- og turnusansatte i samsvar med regelverket på området? Er kommunens rutiner for beregning av feriepenger til deltids- og turnusansatte i samsvar med regelverket på området? Problemstilling 2: Er individuelle avtaler om avvikling av ferie for deltids- og turnusansatte, herunder ferieavvikling som faller på helge- og høytidsdager, i samsvar med regelverket på området? Problemstillingen er delt opp i følgende underproblemstillinger: Er lengden på feriefritiden for deltids- og turnusansatte i samsvar med lovens krav? Har deltids- og turnusansatte tilstrekkelig tilleggsfritid i forbindelse med feriefritiden? Får deltids- og turnusansatte avviklet hovedferie og restferie i samsvar med lovens krav? Gjennomføres det drøftinger med deltids- og turnusansatte i forbindelse med fastsettelse av ferien? Side: 2

11 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på krav og forventninger som brukes for å vurdere revidert virksomhet. Kriteriene holdes opp mot fakta, og danner basis for revisjonens analyser, vurderinger og konklusjoner. I denne forvaltningsrevisjonen er revisjonskriteriene utledet fra: Lov 29. april 1988 nr. 21 om ferie (ferieloven) Ot.prp. nr. 54 ( ) Om lov om ferie Ot.prp. nr. 65 ( ) (endringslov) Ferieloven, arbeidsmiljøloven og arbeidsmarkedsloven Lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Lov 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 23 nr. 2 annet punktum Den kommunale hovedtariffavtalen (HTA) med KS som arbeidsgiverpart. Revidert pr for en avtaleperiode frem til Utdyping av revisjonskriteriene Administrasjonssjefens ansvar Kommuneloven 23 nr. 2 annet punktum angir at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I henhold til bestemmelsen har administrasjonssjefen ansvar for at kommunen overholder ferieloven og HTA. Forholdet mellom lov og tariffavtale Ferieloven skal sikre at arbeidstakere årlig får feriefritid og feriepenger. Loven angir minsterettigheter til arbeidstakere, og kan ikke fravikes til skade for arbeidstaker med mindre det er særskilt fastsatt i loven at en bestemmelse kan fravikes ved avtale. Mange sider av arbeidsforholdet er, ved siden av lov og forskrift, regulert i tariffavtaler. En tariffavtale er en avtale mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold 1. Så lenge tariffavtalen holder seg innenfor lovens rammer eller minstekrav, bestemmer partene selv hva avtalen skal omhandle. HTA 7 har regler om ferie som gjelder i tillegg til ferielovens bestemmelser. Ulike arbeidstidsordninger særlig om turnusarbeid Arbeidstid er den tiden arbeidstaker står til arbeidsgivers disposisjon. Arbeidsmiljøloven har flere regler om arbeidstid og arbeidsfri. Det gjelder et alminnelig forbud mot søn- og helgedagsarbeid, men i visse typer virksomheter er det nødvendig med arbeid på disse dagene. Arbeidet er da ofte organisert i turnus 2. Begrepet turnus er ikke definert i arbeidsmiljøloven. Turnus kan forstås som arbeid som drives utover ordinær dagarbeidstid, og hvor arbeidstidsordningen følger en rullerende arbeidsplan slik at arbeidstidens plassering for den enkelte varierer i døgnet, eventuelt i uken der arbeid drives på søn- og helligdager. I dette ligger ikke i seg selv et bestemt krav om frekvens eller regelmessighet. Det typiske for turnus i motsetning til skiftordninger er gjerne at arbeidsplanen ikke er systematisk rullerende, og at den enkelte har forskjellig antall vakter av ulik type i løpet av turnusen 3. 1 Jf. lov 5. mai 1927 om arbeidstvister (arbeidstvistloven) 1 nr. 4 2 For partene i HTA er det avtalt at alminnelig arbeidstid for ansatte i turnusarbeid ikke skal overstige 35,5 timer pr. uke 3 Jf. Arbeidsrettens dom ARD s Side: 3

12 Arbeidsmiljøloven krever at dersom arbeidet skal utføres på forskjellige tider av døgnet, skal det utarbeides en arbeidsplan som viser den enkelte arbeidstakers arbeidstid og fritid. En såkalt grunnturnus skal være en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og den tillitsvalgte på arbeidsplassen. For høytider lages det en egen høytidsturnus. Høytidsturnusen skal gjelde for en bestemt avtalt periode, og hensikten er å gi så mange som mulig av de ansatte fri i forbindelse med høytiden. Høytidsturnus må signeres av tillitsvalgt. Den alminnelige feriefritid Den alminnelige feriefritiden er etter ferieloven 25 virkedager. HTA utvider feriefritiden med fem virkedager, slik at den samlede feriefritiden er 30 virkedager. Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, skal gis ekstraferie på seks virkedager. Rett til full feriefritid på 30 virkedager gjelder fullt ut for deltidsansatte som for ansatte i heltidsstillinger. Videre gjelder regelen om full feriefritid for arbeidstakere som tiltrådte stillingen før 30. september i ferieåret. Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstakerne avvikler ferie, mens arbeidstaker plikter å avvikle ferie. Arbeidsgiver plikter å drøfte spørsmål vedrørende feriefastsettelsen med den enkelte arbeidstaker eller dennes tillitsvalgte. Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsettelsen tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til. Dersom partene ikke blir enige, kan arbeidsgiver, i kraft av sin styringsrett 4, fastsette tiden for ferie for den enkelte arbeidstaker. Styringsretten begrenses imidlertid av ferielovens regler om avvikling av hovedferie og restferie. Arbeidstaker som tiltrådte før 15. august i ferieåret, kan kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager gis i hovedferieperioden 1. juni 30. september. Loven har ikke regler for når restferien kan avvikles, men arbeidstaker kan kreve at restferien på syv virkedager gis samlet innenfor ferieåret. Arbeidstakere over 60 år, bestemmer selv tiden for avvikling av ekstraferien, men deles ekstraferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange arbeidsdager som vedkommende normalt har i løpet av en uke. Ferieloven angir strenge vilkår for at arbeidsgiver skal kunne endre tiden for ferieperiode som arbeidstaker har mottatt underretning om. Beregning av feriefritid - virkedagsprinsippet Feriefritiden regnes i virkedager. Med virkedager menes alle hverdager, herunder lørdager. Søndager og lovbestemte helge- og høytidsdager regnes ikke som virkedager, og betraktes således ikke som feriefritid selv om de faller i ferien eller i umiddelbar tilknytning til den. For deltids- og turnusansatte, som har fri på varierende virkedager, skal fridager som faller på virkedager i ferien, regnes som feriefritid og gå til fradrag i feriekvoten. Formålet er å sikre alle arbeidstakere like lang ferie uavhengig av arbeidsmengden og arbeidstidsordningen for øvrig. Skulle bare arbeidsdager gå til fradrag i det dagtall loven opererer med, ville f.eks. arbeidstakere som arbeider deltid, kunne oppnå mye lengre ferieperioder enn andre 5. Arbeidstaker som arbeider deltid eller turnus, kan således ikke kreve at ferien skal legges bare på vedkommendes arbeidsdager. Har en arbeidstaker en uke ferie, vil dette tilsvare seks virkedager, uavhengig av om vedkommende i den aktuelle uken skulle arbeide kun tre dager. I tilfeller hvor den årlige feriefritid stykkes opp og tas med kortere eller lengre perioder om gangen, kan det imidlertid bli spørsmål om hvor mange arbeidsdager fri arbeidstakerne har krav på 6. Fordi det finnes så mange forskjellige arbeidstidsordninger og grader av oppdeling av ferie, inneholder ikke ferieloven regler for hvor mange arbeidsdager fri den enkelte kan gjøre krav på i 4 Styringsretten kan defineres som arbeidsgivers rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt retten til å inngå arbeidsavtaler og bringe dem til opphør, innen de rammer som følger av arbeidsrettslige regler, jf. Henning Jakhelln Oversikt over arbeidsretten 4. utg s Jf. Ot.prp. nr. 54 ( ) s Jf. Ot.prp. nr. 54 ( ) s. 43 Side: 4

13 forbindelse med den årlige ferieavviklingen 7. Det stilles således heller ikke krav om matematisk samsvar mellom stillingsstørrelse og antall arbeidsdager fri i feriefritiden for deltidsansatte. God arbeidsgiverpolitikk tilsier imidlertid at det ikke spekuleres i å legge flest mulig fridager til ferien. Arbeidstaker kan heller ikke forvente at flest mulig av feriedagene blir lagt til arbeidsdagene. En god løsning kan være å se til at fordelingen av feriefritid på fridager og arbeidsdager blir jevn, og at de ansatte likebehandles ved plassering av feriefritiden 8. Tilleggsfritid ved søndags- og skiftarbeid, uregelmessig arbeidstid mv. Arbeidstaker i såkalt normal femdagers uke med helgefri, vil ved avvikling av ferie fra mandag til lørdag (seks virkedager ferie) ha fri fra fredag ettermiddag før ferien starter og frem til mandag i uken etterpå. Arbeidstaker som arbeider turnus, kan risikere å arbeide lørdag og søndag før ferien starter og således i praksis ha to dager kortere ferie 9. På denne bakgrunn inneholder loven bestemmelser om såkalt tilleggsfri. Arbeidstakere som arbeider skift og turnus, skal med bestemmelsen om tilleggsfri likestilles med arbeidstakere som arbeider en såkalt normal arbeidsuke med fem arbeidsdager. Arbeidstaker som ønsker tilleggsfri, må selv kreve dette, og har ikke krav på lønn. Bestemmelsen om tilleggsfri innebærer at arbeidstakere som etter sin arbeidstidsordning arbeider både søndag umiddelbart før og søndag umiddelbart etter ferien, kan ved avvikling av minst seks virkedager ferie, kreve arbeidsfri minst en av søndagene i tilknytning til ferien. Arbeidstaker som allerede etter arbeidstidsordningen får fri en av de to aktuelle søndager, kan ikke gjøre krav på ytterligere en frisøndag i medhold av loven. Arbeidstaker kan i tillegg, ved avvikling av en ferieperiode som omfatter minst 18 virkedager, kreve at tiden fra arbeidets avslutning før ferien til det påbegynnes etter ferien skal utgjøre til sammen 16 timer arbeidsfri. Ferieavvikling ved sykdom Arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan etter loven kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag vedkommende arbeidstaker skulle hatt før ferien. Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør minst seks virkedager i ferien, kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie i ferieåret. Kravet må dokumenteres. HTA opererer med fem virkedager på dette punktet. Medfører arbeidsuførhet at feriefritid ikke blir avviklet innen ferieårets utløp, kan arbeidstaker kreve å få overført tolv virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Krav om overføring må fremsettes innen ferieårets utløp. Opptjeningsår og ferieår I ferieloven sondres det mellom opptjeningsår for feriepenger og ferieår. Ferieåret er det året hvor ferien avvikles, mens opptjeningsåret er perioden forut for ferieåret. Retten til feriepenger er avhengig av at man har vært ansatt hos arbeidsgiveren i opptjeningsåret. Både opptjeningsåret og ferieåret følger kalenderåret. Feriepenger Retten til feriepenger opptjenes ved forutgående arbeid, og den utbetalte arbeidsfortjenesten utgjør beregningsgrunnlaget for feriepenger. Feriepengene skal erstatte lønnsbortfallet under ferien, og skal samtidig sikre arbeidstakeren omtrent samme inntekt under ferien som ellers. Som feriepengegrunnlag regnes kun utbetalinger som er vederlag for arbeid. Utbetalinger som skal dekke utgifter som arbeidstaker har pådratt seg i tjenesten, eksempelvis bilhold, kost og losji, er etter sin art ikke arbeidsvederlag. 7 Jf. Ot.prp. nr. 54 ( ) s Se rundskriv av fra KS om ferie i forhold til turnus og deltid 9 Ot.prp. nr. 65 ( ), med videre henvisning til Ot.prp. nr. 54 ( ) s. 39 flg. Side: 5

14 Feriepenger som er opptjent hos arbeidsgiver det foregående opptjeningsåret, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Arbeidstaker kan likevel kreve at feriepengene utbetales senest en uke før ferien tar til. Dersom ferien deles, skal feriepengene fordeles tilsvarende. Den del av feriepengene som overstiger lønn for vanlig arbeidstid i ferien, kan likevel utbetales i forbindelse med avvikling av hovedferie eller sammen med lønn for juni måned. Av HTA fremgår det at feriepengene for kommunalt ansatte kan utbetales i juni i ferieåret. Arbeidstaker har etter loven rett til feriepenger fra arbeidsgiver med 10,2 % av feriepengegrunnlaget. Arbeidstakere over 60 år skal ha en forhøyet feriegodtgjøring med 12,2 %. Reglene om beregning av feriepenger kan fravikes ved tariffavtale. HTA fastslår at det skal utbetales feriepenger med henholdsvis 12 % og 14,3 % av feriepengegrunnlaget. Dersom ferie er overført til påfølgende ferieår, utbetales feriepengene for den overførte del først når ferien tas ut. I HTA presiseres det at feriepengegrunnlaget ikke forandres av at arbeidstaker overfører ferie eller avvikler forskuddsferie. Konkrete revisjonskriterier framgår av tekstboks innledningsvis til hovedkapitlene der vi behandler den enkelte problemstilling. 3 METODE OG DATAMATERIALE 3.1 Metode og datamateriale Forvaltningsrevisjonsprosjektet er utført etter RSK 001, som er Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har hatt skriftlig og muntlig kontakt med kommunen. Faktagrunnlaget for undersøkelsen er i hovedsak innhentet gjennom analyse av intervju med tillitsvalgte og avdelingsledere. Det ble avholdt oppstartsmøte med enhetsleder, konsulent og sykepleierkonsulent/avdelingsleder. Revisjonen valgte å snakke med tillitsvalgte fra fagorganisasjonene som er representert i Omsorg. Vi har også snakket med et utvalg av avdelingsledere i enheten. Administrasjonen tok på vegne av revisjonen kontakt med de vi kunne intervjue. Revisjonen har sett igjennom enhetens interne kvalitetssystem, som består av ulike permer med rutiner og prosedyrer. Enhetens prosedyre for ferieavvikling ble sendt revisjonen i forkant av oppstartsmøtet. Revisjonen fikk også tilsendt Fagforbundets brev til kommunen, datert , hvor Fagforbundets merknader til prosedyren fremgår. For å besvare problemstilling 1 er enhetens prosedyre vurdert opp mot ferieloven og HTA. Avdelingsledere og tillitsvalgte i enheten er også blitt spurt om synspunkter på prosedyren. For å besvare problemstilling 2 har revisjonen intervjuet avdelingsledere og tillitsvalgte om enhetens ferieavvikling og praktisering av prosedyren. For å besvare problemstillingen om individuelle avtaler om ferie, har revisjonen valgt å undersøke ferieavviklingen for 2010 for et tilfeldig utvalg på 37 av i alt 388 ansatte. Det er plukket ut ansatte som arbeider turnus, som har ulike stillingsprosenter, ulike stillinger og som er fordelt på de ulike avdelingene. De ansattes feriefravær fremgår av vaktregistreringssystemet Min Vakt. Revisjonen har undersøkt hvor mange feriedager de ansatte er registrert med i 2010, i hvilke perioder på året feriedagene ble avviklet og om det er registrert feriedager på dager som ikke regnes som virkedager. Endelig er det undersøkt om ferien i 2010 ble avviklet i samsvar med enhetens rutine. Side: 6

15 3.1.1 Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom revisjonskriteriene og problemstillingen for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom at vi har sammenlignet funn fra intervjuer/muntlig informasjon og dokumentanalyse. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og samtaler. 3.2 Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er avgrenset til enhet Omsorg. Det er deltidsansatte også i andre enheter i kommunen, men det er kun omsorg som er organisert i turnusarbeid. Administrasjonen opplyste forut for oppstartsmøtet at prosjektet trolig hadde noe av sin bakgrunn i et konkret tilfelle på en avdeling under Omsorg. På denne bakgrunn, og fordi enheten har en egen prosedyre for ferieavvikling, har revisjonen funnet det hensiktsmessig kun å undersøke prosedyren og praksis i enhet Omsorg. Undersøkelsen av de individuelle avtalene om ferie er avgrenset til Side: 7

16 4 ORGANISERING AV ENHET OMSORG Figur 1: Administrativ organisering i Sortland kommune Sortland kommune er organisert i åtte resultatenheter under rådmannen. I enheten omsorg administreres alt av pleie- og omsorgstjenester i kommunen. Dette gjelder både institusjonstjenester og hjemmetjenester. Figur 2: Organisering av enhet Omsorg Enheten omsorg består av enhetsleder, staben og de fem avdelingene; avdeling for hjemmetjenester, avdeling for døgntilbud somatikk, avdeling for døgntilbud spesielle behov, avdeling for funksjonshemmede og avdeling for fellesfunksjoner. Enheten har 247 årsverk fordelt på 388 stillinger. Enhetsleder rapporterer til rådmannen. Som figur 2 viser, består staben av personal- og økonomikonsulent. For noen år tilbake ble stillingen endret, slik at innehaver av stillingen nå Side: 8

17 primært har økonomiansvar. Det ble opprettet en ny stilling for å ivareta personalansvaret, spesielt oppgavene knyttet til utlysning av stillinger og behandling av permisjonssøknader. Konsulenten i staben har også ansvar for revidering av rutiner. På hver avdeling er det to personer som har personal-, økonomi og lederansvar. Lederteamet har samarbeidet i flere år, og har felles møte en gang i uken. Det er en gruppeleder i hver avdeling som har det faglige ansvaret. Den enkelte avdelingsleder har ansvaret for å sette opp ferielister. Kommunen benytter seg av regnskapssystemet Agresso, hvor det automatisk regnes ut hvor mye feriepenger den enkelte skal ha utbetalt i juni. Avdelingslederne har ansvar for å melde fra til kommunens personalenhet dersom det må gjøres endringer i forhold til feriepenger til noen av de ansatte. Fagorganisasjonene Fagforbundet, Norsk sykepleierforbund og Fellesorganisasjonen har medlemmer på alle avdelingene. De tillitsvalgte møter, sammen med hovedverneombudet, på samarbeidsmøter første mandag hver måned. De ansatte på de ulike avdelingene arbeider turnus. Side: 9

18 5 ENHET OMSORGS SYSTEMER OG RUTINER FOR BEREGNING AV FERIEDAGER OG FERIEPENGER 5.1 Systemer for beregning av feriefritid Revisjonskriterier Kommuneloven 23 nr. 2 annet punktum. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, [ ]. Ferieloven 5. Feriefritidens lengde (1) (Den alminnelige feriefritid) Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår. Arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år, jf. likevel denne paragraf nr. 5, 7 nr. 3 første ledd og 9 nr. 1 og 2. Som virkedager regnes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- eller høytidsdager. Virkedager i ferien som etter arbeidstidsordningen likevel ville vært fridager for vedkommende arbeidstaker, regnes som feriefritid og går til fradrag i dagtallet etter første punktum, samt nr. 2 og 3. (2) (Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år) Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, skal gis ekstraferie på 6 virkedager. Deles ekstraferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange arbeidsdager som vedkommende normalt har i løpet av en uke. Hovedtariffavtalen kap. 1 7 pkt Arbeidstaker har rett til fem virkedager, jf. ferieloven 5(1), fri hvert kalenderår. Deles den avtalefestede ferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange dager som vedkommende normalt skal arbeide i løpet av en uke. Ferieloven 7. Tiden for ferie (1) (Hovedferien) Arbeidstaker kan kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager gis i hovedferieperioden 1 juni 30 september. Dette gjelder likevel ikke for arbeidstaker som tiltrer etter 15. august i ferieåret. Ferie som er fastsatt i tiden 1 juni 30 september, og som utsettes i medhold av 9, kan ikke kreves avviklet på et senere tidspunkt i denne perioden. Arbeidstaker som har avviklet permisjonstid med foreldrepenger etter folketrygdloven 14-1 til 14-15, i hele hovedferieperioden, kan motsette seg å avvikle hovedferien innen ferieårets utløp. (2) (Restferien) Arbeidstaker kan kreve at restferien (7 virkedager) gis samlet innenfor ferieåret. (3) (Forskuddsferie og overføring av feriedager) Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtale. Ferie som i strid med lovens bestemmelser ikke er avviklet ved ferieårets utløp skal overføres til det påfølgende ferieår. [ ]. Hovedtariffavtalen pkt Arbeidstaker kan kreve at den avtalefestede delen av ferien gis samlet innenfor ferieåret, jf. ferieloven 7 nr. 2, slik at én ukes sammenhengende ferie oppnås. De sentrale parter oppfordrer partene lokalt til å plassere den avtalefestede ferie slik at kravet til produktivitet i størst mulig grad blir ivaretatt, for eksempel i forbindelse med Kristi himmelfartsdag, påsken, jule- og nyttårshelgen. Hovedtariffavtalen pkt Ved skriftlig avtale med den enkelte kan den avtalefestede ferien overføres helt eller delvis til neste ferieår Revisors funn Enheten omsorg i Sortland kommune har et internkontrollsystem kalt Kvalitet i omsorg som består av fire permer kalt A Systemperm, B Rutineperm, C Lover og forskrifter og D Avdelingsrutiner. Det er innledningsvis i permene forklart hvordan permene skal brukes, og det er presisert at permene skal plasseres på et egnet sted på arbeidsplassen slik at de er lett tilgjengelig for alle ansatte. Også brukere og pårørende kan få lese i permene eller få kopi. Side: 10

19 Enheten har herunder, nærmere bestemt i rutineperm B, en egen prosedyre for ferieavvikling. Prosedyren ble utarbeidet av flere avdelingsledere i samarbeid i Bakgrunnen var at man så at fordeling av feriedager ikke ble praktisert likt på de forskjellige avdelingene. Prosedyren har vært gjenstand for revisjon flere ganger etter 2000, og ble sist revidert i begynnelsen av juni De tillitsvalgte har vært med på revisjonsarbeidet, og revisor fikk på oppstartsmøtet opplyst at prosedyren skulle bli tilsendt de tillitsvalgte for signering. Kvalitetssystemet foreligger i papirformat, men enheten har startet arbeidet med å finne ut hvordan systemet kan gjøres elektronisk. I intervju opplyser avdelingslederne at de har ansvaret for å fastsette ferien, og at de ved fastsettelsen følger prosedyren for ferieavvikling. Prosedyren inneholder hovedpunktene 1. Kvalitetsmål, 2. Generelt, 3. Arbeidsbeskrivelse og 4. Evaluering. Prosedyrens Kvalitetsmål er å sikre at ferie avvikles til beste for både arbeidstaker og avdelingens brukere. Under punktet Generelt vises det til at ferie reguleres av ferieloven og av Hovedtariffavtalen 7. I tillegg gjelder Sortland kommunes seniorpolitiske tiltak for personer som har fylt 62 år. Videre angis det at ferieloven er ufravikelig og kan ikke fravikes uten at det er inngått skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Retningslinjene er ikke et forsøk på å fravike loven og Hovedtariffavtalen, men ment som et middel for å strukturere ferieavviklingen i Omsorg innenfor ferielovens rammer og Hovedtariffavtalen 7 om avtalefestet ferie. Det står endelig at alle arbeidstakere, herunder deltidsansatte, har krav på 30 virkedager ferie. Arbeidstaker som fyller 60 år i ferieåret, gis ekstraferie på 6 virkedager, og arbeidstaker som blir 62 år eller mer i løpet av ferieåret, disponerer inntil 12 virkedager ekstra feriefritid. I prosedyren gis en definisjon på hovedferie. Med hovedferie menes 18 virkedager (gjelder bare virkedager, ikke røde dager ) sammenhengende avviklet i tidsrommet 1. juni 30. september. Dette gjelder ikke for arbeidstakere som tiltrer etter 15.8 i ferieåret. Under punktet Arbeidsbeskrivelse pkt. 1) 6) fremgår det hvordan hovedferien skal fastsettes og avvikles. Hovedferien skal avvikles på en slik måte at hensynet til avdelingens brukere ivaretas på en forsvarlig måte. I samarbeid med tillitsvalgte og den enkelte arbeidstaker deler avdelingsleder personalet inn i to grupper. Den ene gruppen skal avvikle 3 (eventuelt 4) uker ferie sent og den andre gruppen skal avvikle 3 (eventuelt 4) uker ferie tidlig. Det samarbeides om å finne deletidspunkt mellom tidlig og sen ferie. Lengre ferie enn 4 uker skal avvikles i forkant av tidlig ferie eller i etterkant av sen ferie. Ønsker om avvikling av hovedferie til andre tidspunkt og eventuelt ønske om å bytte mellom arbeidstakere, behandles som unntak og avgjøres av den enkelte avdelingsleder ut fra driftshensyn. Feriefritid som strekker seg over både tidlig og sen periode, tillates normalt ikke. Når stillingene først er fordelt i grupper, vil det legge føringer for de følgende år. De som hadde ferie sent det ene året, avvikler ferie tidlig det andre året og omvendt. Ferien følger stillingen, ikke personen. Hvis noen skifter stilling, går de inn i den nye stillingens ferieperiode. Avdelingsleder er ansvarlig for å sette opp ferieplan. Det presiseres endelig at arbeidstaker har anledning til å kreve underretning om fastsetting av feriefritid minst to måneder før ferien tar til. Prosedyrens pkt. 3, 7) Spesielt for turnus- og deltidsstillinger gir en egen beskrivelse av hvordan avdelingslederne skal beregne restferiedager for deltidsansatte og personer som arbeider i turnus med ulikt antall arbeidsdager hver uke, og som ikke avvikler sammenhengende ferie. Det fremgår at alle arbeidstakere har krav på 30 feriedager også de som har deltidsstillinger. I følge prosedyren bør feriefritiden som utgangspunkt søkes plassert slik at det blir rimelig samsvar mellom stillingsstørrelse og antallet arbeidsdager fri i ferien. En arbeidstaker som får relativt Side: 11

20 mange arbeidsdager fri i ferien, kan ikke i ettertid tilpliktes å innarbeide dagene. Arbeidsgiver kan imidlertid ta hensyn til forholdet ved fastlegging av senere ferie. Forskjellsbehandling bør unngås. Beregningen skal gjøres på følgende måte: 1) Tell vakter over 6 uker og del på 6. Dette gir et snitt av vakter pr. uke. 2) Gjennomsnittet ganges med 5 (antall uker ferie) 3) Resultatet forhøyes til hel dag/vakt og er det antall feriedager/-vakter den ansatte kan avvikle i løpet av ferieåret. Dette regnestykket får relevans for avvikling av restferien. Da trekker du hovedferien fra den totale ferien. Det er avdelingsleders ansvar å plassere ferien. Arbeidstakerne gis anledning til å legge to arbeidshelger til ferien. Etter revisors oppfatning beregnes ferie for de ansatte i enhet omsorg i antall vakter, og ikke i antall dager. Revisor har i intervju fått bekreftet at prosedyren skal forstås slik. Prosedyrens pkt. 3, 8) Ferieavvikling under sykdom (Ferielovens 9 første ledd) angir at arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag vedkommende arbeidstaker skulle hatt før ferien. Arbeidstaker som godtgjør ved legeattest at vedkommende under ferie har vært arbeidsufør i minst fem virkedager, får tilsvarende ferie erstattet. Det vises til hovedtariffavtalen kap Endelig er det presisert at dersom arbeidsuførhet medfører at feriefritid ikke blir avviklet innen ferieårets utløp, kan arbeidstaker kreve å få overført inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Krav om overføring må fremsettes innen ferieårets utløp. Prosedyrens pkt. 3, 9) Overføring av ferie viser til ferieloven og til hovedtariffavtalen, og det fremheves at det kan inngås skriftlig avtale om overføring av henholdsvis 12 dager og den avtalefestede ferien. Endelig inneholder prosedyrens punkt Evaluering tre kulepunkter med spørsmål for å evaluere gjennomføringen av feriefastsettelsen. Revisor har spurt avdelingsledere og tillitsvalgte om synspunkter på prosedyren, og om de får tilbakemeldinger på prosedyren fra de ansatte på de ulike avdelingene. Revisor fikk opplyst at det har vært enkelte spørsmål om hvorvidt malen for beregning av restferiedager, jf. prosedyrens pkt. 7), er i samsvar med ferieloven. Avdelingslederne og de tillitsvalgte har videre fått enkelte spørsmål om beregningsmåten ved nyansettelser, og det har tidligere vært spørsmål om det skal gjøres en slik beregning også for ansatte i 100 % stilling. Både avdelingslederne og de tillitsvalgte, som revisor har snakket med, har inntrykk av at de ansatte mener at det er positivt med en slik rutine, fordi den sikrer likebehandling og rettferdighet. I følge de som revisor har intervjuet, kommer det ikke negative tilbakemeldinger fra de ansatte, og det har ikke vært misnøye med at løsningen gjelder for alle ansatte uavhengig av stillingsstørrelse. Når det gjelder enhetens rutine for avvikling av hovedferie, med inndeling i to puljer, opplever både avdelingslederne og de ansatte ordningen som forutsigbar. Avdelingslederne har opplyst at prosedyren oppleves som lett å følge. Fra én av de tillitsvalgte har revisjonen fått opplyst at enkelte ansatte er misfornøyd med prosedyrens regel om at ferien kan legges til maksimalt to arbeidshelger. De ansatte ønsker ikke at det skal gjelde en slik begrensning. Fagforeningen har forsøkt å få regelen endret, men har ikke fått gjennomslag for sitt syn. Videre har fagforeningen tidligere fremhevet overfor kommunen at prosedyrens bestemmelse om sykdom under ferien, ikke har vært i samsvar med ferieloven, samt at bestemmelsen om overføring av ferie, ikke har vært i samsvar med HTA. Fagforeningen har i brev av bedt om at prosedyredokumentet endres i samsvar med henholdsvis Side: 12

21 ferieloven og bestemmelsene i HTA. Den nylig reviderte prosedyren er endret i samsvar med innspillene fra fagforeningen Revisors vurderinger Kommunens ledelse er ansvarlig for å følge de regler som følger av ferieloven, tariffavtale og individuell avtale. Etter revisors vurdering kan skriftlig nedfelte rutiner være til hjelp for å sikre og kunne etterprøve om reglene etterleves. Det må være opp til enheten selv å vurdere hva egen prosedyre om ferieavvikling skal omhandle. Prosedyren må imidlertid ikke omhandle ordninger som er til skade for arbeidstaker 10. Ettersom ferieloven inneholder minsterettigheter for arbeidstakere, og enhetens prosedyre pkt. 2 Generelt angir at retningslinjene ikke er et forsøk på å fravike loven eller HTA, har revisor vurdert hvorvidt retningslinjene i pkt. 3 Arbeidsbeskrivelse 1) 9), er i samsvar med ferieloven og HTA. Etter revisors vurdering er enhetens prosedyre om avvikling av hovedferie i samsvar med ferieloven og bestemmelsene i HTA. Det ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett å fastsette at hovedferien skal avvikles i puljer, og at ferien kan legges til maksimalt to arbeidshelger. Prosedyrens bestemmelser om ferieavvikling under sykdom og overføring av ferie tilsvarer bestemmelsene i ferieloven og hovedtariffavtalen, og er således i samsvar med de krav som stilles i regelverket. Prosedyrens bestemmelser om Spesielt for turnus- og deltidsstillinger, kan ikke gjenfinnes i verken ferieloven eller HTA. Loven inneholder ikke bestemmelser om den konkrete fastsettelsen av feriefritiden. Loven kan derfor forstås dit hen at det må være opp til arbeidsgiver, ut fra den konkrete arbeidstidsordningen, å finne regler for fastsettelse og beregning av ferie. Støtte for en slik tolkning, finnes i lovens forarbeider. I forarbeidene er det presisert at i tilfeller hvor partene inngår avtale om oppdeling av ferie, synes det mest hensiktsmessig å overlate ansvaret for de nærmere beregningsspørsmål til dem. Partene bør ha klart for seg hvilke forutsetninger som skal gjelde for avvikling av resterende ferieperioder når avtale om deling inngås 11. Etter revisors vurdering er det i samsvar med regelverket å operere med beregningsregler for feriefastsettelse. Enhetens retningslinjer for beregning av ferie for turnus- og deltidsansatte, innebærer ikke brudd på ferieloven og bestemmelsene i HTA om restferie. Det er revisors vurdering at retningslinjene gir klare forutsetninger for hvordan avvikling av restferien skal praktiseres i enheten, og at fastsettelsen ikke blir personavhengig. I følge ordlyden i ferieloven og hovedtariffavtalen skal ferie regnes i antall virkedager. Etter revisors vurdering stenger ikke ferieloven og HTA for å heller regne ferie i vakter, slik som enhet omsorg gjør. Det avgjørende for om løsningen er i samsvar med regelverket, må være om minstekravene i ferieloven og HTA oppfylles. I følge revisors vurdering gir telling av vakter, i stedet for virkedager, de ansatte minst like gode rettigheter som ferieloven og HTA gir anvisning på. Revisors samlede vurdering er at ledelsen ved enhet omsorg har ivaretatt administrasjonens plikt etter kommuneloven 23 nr. 2 til å sørge for at feriedager beregnes i samsvar med ferieloven og HTA. Enhetens prosedyre for ferieavvikling oppfyller kravene til feriefritid i ferieloven 5 og 7, samt HTA pkt og På bakgrunn av de opplysninger som er fremkommet i intervju, vurderer revisor at det i enheten ikke er noen problemer eller uavklarte spørsmål omkring enhetens regler for avvikling av 10 Jf. ferieloven 3 om lovens ufravikelighet 11 Jf. Ot.prp. nr. 54 ( ) s. 44 Side: 13

22 hovedferie og restferie. Prosedyren er utarbeidet i samarbeid med de tillitsvalgte, og må regnes som bindende for alle ansatte i enhet omsorg Konklusjon Kommunens rutiner for fastsettelse av feriefritid for deltids- og turnusansatte er i samsvar med regelverket på området. 5.2 Systemer for beregning av feriepenger Revisjonskriterier Ferieloven 10. Beregning av feriepenger (1) (Feriepengegrunnlaget) Feriepenger fra arbeidsgiver beregnes på grunnlag av arbeidsvederlag som er utbetalt i opptjeningsåret. [ ] (2) (Den alminnelige prosentsats) Arbeidstaker har rett til feriepenger fra arbeidsgiver med 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget (jf nr. 1) (3) (Forhøyet prosentsats for arbeidstakere over 60 år) For arbeidstakere over 60 år med rett til ekstraferie etter 5 nr. 2 forhøyes prosentsatsen med 2,3 prosentpoeng. Ferieloven 11. Utbetaling av feriepenger (1) (Alminnelige regler) Feriepenger som er opptjent hos arbeidsgiver det foregående opptjeningsår, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. [ ]. Hovedtariffavtalen pkt Feriepengetillegg i juli Partene er enige om at feriepengene for kommunalt tilsatte kan utbetales i juni måned i ferieåret, jf. ferieloven 11 (1). Dette gjelder også dersom deler av ferien forskotteres eller overføres Revisors funn Enhetens rutine for ferieavvikling omhandler ikke regler for beregning av feriepenger. Enheten omsorg bruker regnskapssystemet Agresso, hvor det automatisk regnes ut hvor mye feriepenger den enkelte skal ha utbetalt. Feriepengene utbetales på vanlig måte; den lov- og tariffbestemte prosentandel av det opptjente feriepengegrunnlag fra foregående år, utbetales i juni. Det er stillingsprosenten i juni som er avgjørende for trekk i lønn for feriefraværet. Revisor har fått opplyst at avdelingslederne ikke har oppgaver i Agresso knyttet til feriepenger. Avdelingslederne har imidlertid ansvar for å melde fra dersom det må gjøres korrigeringer av ferietrekket. Revisor har fått forklart at en person i 100 % stilling blir i juni trukket 100 % lønn for feriefraværet. Dersom personen etter 1. juni går ned til mindre stilling, og deretter skal avvikle ferie, må ferietrekket for den delen tilbakebetales. Det er ingen av avdelingslederne, som revisor har intervjuet, som har opplevd problemer knyttet til endring av stillingsstørrelse, ferieavvikling og feriepenger Revisors vurderinger Etter revisors vurdering ivaretar administrasjonen sin plikt etter kommuneloven 23 nr. 2 til å sørge for at feriepenger beregnes og utbetales i samsvar med ferieloven og HTA. Regnskapssystemet Agresso sikrer oppfyllelse av bestemmelsene om feriepenger i ferieloven 10 og 11 og HTA pkt. 7.3 og Side: 14

23 5.2.3 Konklusjon Kommunens rutiner for beregning av feriepenger til deltids- og turnusansatte er i samsvar med regelverket på området. 5.3 Konklusjon problemstilling 1 Sortland kommune har systemer og rutiner som er egnet til å sikre at feriedager og feriepenger for arbeidstakere i kommunen som arbeider i turnus- og/eller deltidsstillinger beregnes korrekt. 6 INDIVIDUELLE AVTALER OM FERIE 6.1 Feriefritidens lengde Revisjonskriterier Ferieloven 5. Feriefritidens lengde (3) (Den alminnelige feriefritid) Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår. Arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år, jf. likevel denne paragraf nr. 5, 7 nr. 3 første ledd og 9 nr. 1 og 2. Som virkedager regnes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- eller høytidsdager. Virkedager i ferien som etter arbeidstidsordningen likevel ville vært fridager for vedkommende arbeidstaker, regnes som feriefritid og går til fradrag i dagtallet etter første punktum, samt nr. 2 og 3. (4) (Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år) Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, skal gis ekstraferie på 6 virkedager. Deles ekstraferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange arbeidsdager som vedkommende normalt har i løpet av en uke. Hovedtariffavtalen kap. 1 7 pkt Arbeidstaker har rett til fem virkedager, jf. ferieloven 5(1), fri hvert kalenderår. Deles den avtalefestede ferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange dager som vedkommende normalt skal arbeide i løpet av en uke Revisors funn Avdelingslederne opplyser de ansatte om at de må ta ut ferie hvert år, og de oppfordrer de ansatte til å ta ut tre eller fire uker ferie om sommeren. Fra det undersøkte datagrunnlaget fremgår det at samtlige av utvalget på 37 ansatte har avviklet ferie i Ferie er i Min Vakt markert fra mandag til søndag. Revisjonen har fått opplyst at hele uken, også søndag, er markert for å vise at vedkommende har sammenhengende ferie. Som prosedyren gir anvisning på, regnes ferie i vakter, og stillingsstørrelsen avgjør hvor mange feriedager som kan legges til dager med vakt. Det har derfor ikke betydning hvor mange dager, herunder søndager, som er markert med ferie. Revisors har fått forklart at en ansatt i 100 % stilling har i sin turnus på seks uker 30 vakter, herunder arbeid hver tredje helg. I følge enhetens prosedyre gir dette rett til å avvikle ferie på 25 dager med vakt. Ferien kan legges til to arbeidshelger. Dersom vedkommende i løpet av Side: 15

24 hovedferien har avviklet ferie på 20 vakter, har vedkommende til gode å ta ut ferie på fem dager med vakt. Revisor fikk i intervju opplyst at det i ett tilfelle har vært uenighet om ferieavvikling for en ansatt. Episoden skjedde i en periode hvor det var en vikar inne for den faste avdelingslederen. Arbeidstakeren arbeidet i 100 % stilling, og avviklet ferie to ganger over to uker. Ferien ble avviklet i uker hvor hun hadde mange turnusvakter og arbeidshelg. Hun ble trukket 100 % lønn, og skulle således avvikle ferie på så mange vakter som en 100 % - stilling gir rett til. Opptelling av antall vakter brukt i hovedferien, viste at hun senere kunne avvikle ferie på fire vakter. Den ansatte fremholdt at hun hadde krav på en femte ferieuke, og at hun ville ha en sammenhengende uke. Avdelingsleder var enig i at hun skulle få avvikle den femte ferieuken, men arbeidsgiver måtte bestemme når den kunne avvikles. Det ble ikke enighet om avvikling, og ferieuken ble overført til året etterpå. Avdelingsleder var da tilbake, og de kom til enighet om hvordan ferien kunne avvikles for å oppnå en hel uke. Avdelingsleder kunne ikke gi ferie fra mandag til fredag, men over andre dager slik at en sammenhengende uke med fri ble oppnådd. Avdelingsleder mener at situasjonen hadde sin årsak i kommunikasjonssvikt i en periode hvor det var inne en vikar for avdelingsleder. Datagrunnlaget viser at samtlige av de 37 utvalgte ansatte har avviklet ferie på så mange vakter som stillingsstørrelsen deres tilsier. For mange ansatte er det markert ferie på noen få dager mindre eller noen få dager mer enn det tellemetoden viser at de har rett til. På hver avdeling i enheten blir det laget en hjelpeturnus for høytidene. Enhetens rutine for ferieavvikling inneholder ikke egne regler om avvikling av ferie i høytidene, men revisor fikk i intervju opplyst at de ansatte ikke skal arbeide på mer enn halvparten av de røde dagene. Det er enighet mellom avdelingslederne og de ansatte at ferie ikke skal avvikles i høytidene. Skulle noen ansatte derimot ønske å avvikle ferie på en helligdag, blir de informert om at de vil trekkes en feriedag, og at det må inngås en skriftlig avtale om dette. Revisjonen fikk imidlertid opplyst at det ikke er vanlig at noen ønsker fri på en hellig- eller høytidsdag. Av det undersøkte datamaterialet fremgår det at to personer har avviklet ferie i tilknytning til helligdagene i mai. Helligdagene er ikke markert med feriefravær. To personer har avviklet ferie på arbeidsdager i romjula Revisors vurderinger Etter revisors vurdering ivaretar enheten omsorg, herunder de enkelte avdelingslederne, sin plikt til å sørge for at arbeidstakerne gis feriefritid hvert ferieår, jf. ferieloven 5 tredje og fjerde ledd og HTA pkt Revisor har videre vurdert at avdelingslederne har fokus på å gjennomføre ferieavviklingen etter regelverket, og at de er opptatt av at ferieavvikling på arbeidsdager skal være rettferdig fordelt mellom de ansatte. Revisors gjennomgang av ferieavvikling for 2010, viser at avdelingene benytter seg av enhetens egen rutine ved beregning av antall feriedager for den enkelte. Ferieloven bestemmer at røde dager ikke skal regnes som virkedager. Regelen innebærer at arbeidsgiver ikke kan inngå avtale med arbeidstaker om å trekke en feriedag på en rød dag, eksempelvis 1. mai. For de ansatte i turnus er de røde dagene virkedager, og revisor har derfor vurdert at enhetens praksis med å trekke feriedager når de ansatte ønsker å avvikle ferie på en rød dag, ikke er i strid med ferieloven Konklusjon Lengden på feriefritiden for turnus- og/eller deltidsansatte i Sortland kommune er i samsvar med kravene i ferieloven 5 tredje ledd og HTA pkt Side: 16

25 6.2 Tilleggsfritid i forbindelse med feriefritiden Revisjonskriterier Ferieloven 5(4). (Tilleggsfritid ved søndags- og skiftarbeid, uregelmessig arbeidstid mv) Arbeidstaker som arbeider på søndager kan kreve å få arbeidsfri enten på søndag som faller umiddelbart før ferien, eller på søndag umiddelbart etter. Dette gjelder likevel bare ved avvikling av ferieperiode som omfatter minst 6 virkedager. Arbeidstaker kan kreve at tiden fra arbeidets avslutning før ferien til det påbegynnes etter ferien skal utgjøre til sammen minst 16 timer i tillegg til feriefritiden etter bestemmelsene ovenfor. Dette gjelder likevel bare ved avvikling av ferieperiode som omfatter minst 18 virkedager Revisors funn Spørsmålet om tilleggsfri er ikke regulert i kommunens rutine for ferieavvikling. Revisor har imidlertid fått opplyst at det på alle avdelingene praktiseres tilleggsfri i forbindelse med ferieavvikling. Det ble fremhevet i intervju at de ansatte kan få slippe å starte på arbeid igjen søndag umiddelbart etter ferien. Avdelingslederne ordner stort sett dette på eget initiativ. Av datamaterialet fremgår det at samtlige av de ansatte som avvikler en ferieperiode på minst 6 virkedager, er markert med feriefravær på søndag. De ansatte må således ikke møte opp til vakt på søndager i umiddelbar tilknytning til ferien. Datamaterialet viser ikke om det har vært gjort endringer på vakter for å sikre tilleggsfri på minst 16 timer fra arbeidets avslutning før ferien til det påbegynnes etter ferien. Avdelingslederne har imidlertid opplyst at de er fleksible i forhold til bytting av vakter i tilknytning til helger og ferie. De tillitsvalgte er enige i at det utvises fleksibilitet med hensyn til tilleggsfri Revisors vurderinger Arbeidstaker har ikke krav på tilleggsfri med lønn. Trekk i lønn krever skriftlig avtale. Etter revisors vurdering tilrettelegges det i enheten for at de ansatte ikke skal måtte begynne på jobb søndag etter ferien. Etter revisors vurdering sikrer enheten, ved sin praksis, at ansatte i turnusog deltidsstillinger får innfridd sin rett på å kunne kreve tilleggsfri etter ferieloven 5 fjerde ledd. Turnus- og deltidsansatte likestilles således med ansatte i såkalt normal arbeidsuke med arbeid fra mandag til fredag Konklusjon Turnus- og deltidsansatte i Sortland kommune får avvikle tilstrekkelig tilleggsfritid i forbindelse med feriefritiden. Side: 17