Kostnadstyper i Unit4 Travel & Expenses

Transkript

1 Kostnadstyper i Unit4 Travel & Expenses Bodil H. Albert

2 Tema Kostnadstyper i Unit4 Travel & Expenses Hva betyr det for deg og hvordan kan kostnadstypene brukes mer aktivt?

3 Begreper Kostnadstyper hva er det?

4 Eksempler på kostnadstyper

5 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

6 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

7 Hvor kommer kostnadstypene fra? Standard følger med installasjonen Standard opprettes senere Egendefinert for din installasjon med og uten sats

8 Hvorfor er det mange ulike kostnadstyper? Ulike regler f.eks.i forhold til diett, skatt, mva, legitimasjonskrav Ulike satser Ulike lønnskoder Ulike konti Spesiell oppfølging av f.eks. avtaler Spesielle behandlingsregler

9 Kostnadstyper generelt Eksempler fra versjon 7.0

10 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

11 Hva når regler eller satser endres? Hva skjer når sats endres Hva skjer når MVA endres Skattepliktig/skattefri del Nye regler som medfører nye kostnadstyper

12 Hva når regler eller satser endres? Eksempel «Nye satser fra »

13 Hva når regler eller satser endres?

14 Hva når regler eller satser endres?

15 Skattepliktig og skattefri del

16 Skattepliktig og skattefri del

17 Skattepliktig og skattefri del Det er to valg i systemet: Benytte kostnadstyper som er i henhold til Statens særavtale dette er default i systemet Benytte kostnadstyper som gir skattefri bilgodtgjørelse Informasjonssiden finner du her:

18 Skattepliktig og skattefri del

19 Har dere et avvik fra Statens avtaler? Benyttes ikke standard sats? Dere gir f.eks. et høyere beløp Benyttes egendefinerte kostnadstyper til f.eks. bilgodtgjørelse? OBS!! Dette blir ikke automatisk oppdatert!

20 Hva skjer når MVA endres? Endring av MVA på f.eks. transport

21 Hva når regler eller satser endres? Ikke datostyrt MVA på kostnadstype Konsekvens Ny kostnadstype for f.eks. taxi innland med ny mva Gammel kostnadstype endres til å ha med årstall i tekst Gammel kostnadstype settes inaktiv når alle regninger fra forrige år er registrert

22

23 Hva når regler eller satser endres? Datostyrt MVA på kostnadstype fra versjon 7.10 Konsekvens Ingen endring, bare evt. mva kode og mva ref. Riktig MVA blir valgt utfra dato på regningen

24 Nye regler blir innført Dette kan medføre nye kostnadstyper Automatisk oppdatering av Statens særavtale, hva betyr det?

25 Hvorfor ikke automatisk? Lønnsart/konto gis manuelt, konsekvens kan være at eksport går feil Det enkelte firma må ta stilling til hvordan og om de ønsker å innføre nye regler

26 Nye kostnadstyper Lønnsart/konto angis hvis eksport til lønn /økonomi system MVA kode og mva ref. om dette benyttes Sett kostnadstype aktiv Koble kostnadstype mot ønsket regningstype Ønskes det endring i sats eller kun skattefri sats, må dette endres Annen sortering? Må evt. endres

27 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

28 Hvordan gjøre systemet mer sexy?

29 Hvordan gjøre systemet mer sexy? Gjør det enklere å velge kostnadstype Gi kostnadstypene navn som er enkle å forstå og finne tilbake til Fjerne kolonner som ikke benyttes Ansatte får kun tilgang til det som er aktuelt for dem Gi bedre treff på prosjekt i forhold til regningstype

30 Gjør det enklere å velge kostnadstype

31 Gjør det enklere å velge kostnadstype

32 Gjør det enklere å velge kostnadstype Eksempel på gruppering

33 Gjør det enklere å velge kostnadstype

34 Gjør det enklere å velge kostnadstype

35 Hvordan gjøre systemet mer sexy? Gjør det enklere å velge kostnadstype Gi kostnadstypene navn som er enkle å forstå og finne tilbake til Fjerne kolonner som ikke benyttes Ansatte får kun tilgang til det som er aktuelt for dem Gi bedre treff på prosjekt i forhold til regningstype

36 Gi kostnadstypene intuitive navn

37 Gi kostnadstypene intuitive navn

38 Hvordan gjøre systemet mer sexy? Gjør det enklere å velge kostnadstype Gi kostnadstypene navn som er enkle å forstå og finne tilbake til Fjerne kolonner som ikke benyttes Ansatte får kun tilgang til det som er aktuelt for dem Gi bedre treff på prosjekt i forhold til regningstype

39 Fjerne kolonner som ikke benyttes Eksempler Fakturabeløp regninger viderefaktureres aldri Utlegg aldri forskjell på beløp og utlegg Fakturabeløp på skjema som kun skal gjelde interne kostnader Valutakurs og beløp nødvendig for alle regningstyper? Kontrollert / MVA kanskje bare for økonomi rollen

40 Hvordan gjøre systemet mer sexy? Gjør det enklere å velge kostnadstype Gi kostnadstypene navn som er enkle å forstå og finne tilbake til Fjerne kolonner som ikke benyttes Ansatte får kun tilgang til det som er aktuelt for dem Gi bedre treff på prosjekt i forhold til regningstype

41 Ulike behov for regningstyper Eksempler Selgere registrerer dagsreiser på en egendefinert regningstype Kun administrativt ansatte skal registrere diverse utlegg for andre avdelinger enn sin egen Offshore ansatte og administrative ansatte ulike behov Faste ansatte og «tilfeldig» ansatte Noen ansatte reiser etter Statens regler andre reiser etter regning Ansatte ulik tilgang til regningstyper og/eller ulik arbeidsflyt utfra hvilken enhet de tilhører Ansatte fra ulike land med ulik valuta og regler

42 Hva er fordelen med dette? De ansatte får kun tilgang til regningstyper/kostnadstyper de skal benytte Reduserer risikoen for feil Regningene kan attesteres på tvers av alle ansattgrupper Økonomi ser alle regninger for alle i organisasjonen Regningene kan rapporteres og eksporteres for alle i samme installasjon

43 Hvordan gjøre systemet mer sexy? Gjør det enklere å velge kostnadstype Gi kostnadstypene navn som er enkle å forstå og finne tilbake til Fjerne kolonner som ikke benyttes Ansatte får kun tilgang til det som er aktuelt for dem Gi bedre treff på prosjekt i forhold til regningstype

44 Gi bedre treff for prosjekt

45 Gi bedre treff for prosjekt

46 Gi bedre treff for prosjekt Prosjektkategori kan også benyttes til å begrense prosjekt for en regningstype

47 Gi bedre treff for prosjekt

48 Gi bedre treff for prosjekt

49 Gi bedre treff for prosjekt

50 Gi bedre treff for prosjekt Andre alternative muligheter for å begrense søk Fjerne prosjekt for en regningstype Koble mot ett bestemt prosjekt som default eller fast som ikke kan endres Benytte prosjektdeltakere

51 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

52 Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering «Self-driving software» Gi mest mulig kontroll i programmet i stedet for i ettertid ved manuelle rutiner Hvordan kan jeg gjøre dette i Unit4 Travel & Expenses?

53 Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Dersom en kostnadstype ikke har visse kriterier, kan det gis en feil eller advarsel Regning kan ikke bekreftes før den er rettet Regning kan bekreftes, men en advarsel henger ved regningen

54 Eksempel på feilmelding

55 Advarsler og feil

56 Vedlegg kreves

57 Maksbeløp pr. ansatt pr. år

58 Utgifter dekket av arbeidsgiver

59 Valutakurs sjekk

60 Eksempler - mer avansert 1. Representasjon med et maksbeløp på kr 250 pr. person En rutine som finner totalbeløpet delt på antall deltakere for å finne beløp pr.person Dersom beløpet er oversteget pr.person, gis en feilmelding evt. advarsel 2. Bilvask maksbeløp pr. person pr. måned En rutine som finner bruken av denne kostnadstypen i denne måneden for denne brukeren Dersom beløp overstiges, gis en feilmelding

61 Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Flere muligheter i versjon 7.10

62 Kostnadstyper Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

63 Ny funksjonalitet i versjon 7.10

64 Ny funksjonalitet i versjon 7.10 Alt i ett skjermbilde Utvalg som gjør det enkelt å søke Enkelt å se avvik fra standard Aktive / ikke aktive kostnadstyper Scrolling navn og id blir hengende Enkelt å velge ikon og regningstype Kategorisere kostnadstyper i forhold til OCR scanning Funksjoner kostnadstyper Parametere som tidligere var konfigurering er flyttet til skjermbilde

65 Alt i ett skjermbilde Alt er i ett bilde: - Standard kostnadstyper - Egendefinerte kostnadstyper - Standard satser - Egendefinerte satser

66 Utvalg som gjør det enkelt å søke En kan gjøre utvalg på Standard/egendefinert/regulativ og enkelt kostnadstyper Filter for alle kolonner

67 Enkelt å se avvik fra standard Kolonner vises med «rosa» farge om de avviker fra standard verdier

68 Aktive / ikke aktive kostnadstyper Det er kun en kolonne som viser om kostnadstypen er aktiv/ikke aktiv Enkelt å gjøre utvalg på aktive/ikke aktive ved bruk av filter

69 Scrolling navn og id blir hengende

70 Enkelt å velge ikon

71 Enkelt å velge regningstype Tilsvarende enkelt for regningstyper

72 Kategorisere kostnadstyper i forhold til OCR scanning Ny kolonne for kategori som benyttes for OCR scanning Kategori kan velges for egendefinerte kostnadstyper. Benyttes for å koble kvitteringer mot kostnader

73 Funksjoner kostnadstyper

74 Funksjoner kostnadstyper Funksjon Beskrivelse Lagre Som i alle skjermbilder. Ctrl+S - hurtigtast Legg til Kopier Slett Tilbakestill Får en ny tom rad for kostnadstype Velg en eller flere kostnadstyper du ønsker å kopiere, og det opprettes kopi(er). Flere språk og kontrollkoder kopieres også Slett kostnadstype. Kan ikke slettes om den har vært i bruk, må da settes inaktiv Funksjon for å endre en kostnadstype tilbake til standard om den har vært endret tidligere og markert med rosa farge

75 Funksjoner kostnadstyper Sats

76 Funksjoner kostnadstyper Sats

77 Funksjoner kostnadstyper MVA Velg tilsvarende som for sats. Her er det valgt alle kostnadstyper som har endret MVA fra

78 Funksjoner kostnadstyper Tekst-matching Benyttes både for å matche kredittkort og kvitteringer mot kostnadstypene Eks: Koble Fly, SAS avtale som er en egendefinert kostnadstype

79 Funksjoner kostnadstyper Tekst-matching Alle kredittkort transaksjoner og kvitteringer, skal koble ordet «Scandinavian» mot Fly innland, SAS avtale og Fly utland, SAS avtale

80 Parametere flyttet til skjermbilde

81 Demo slutt av versjon 7.10 Slide fra 64 er utklipp fra demo

82 Oppsummering Kostnadstyper generelt Hva når regler eller satser endres Hvordan gjøre systemet mer sexy Hvordan gi mest mulig kontroll ved registrering Ny funksjonalitet i versjon 7.10

83 Avslutning Takk for meg!