Økonomi i et lønnsperspektiv SOHAIB ALI

Transkript

1 Økonomi i et lønnsperspektiv SOHAIB ALI

2 Sohaib Ali Tittel: Konsulent Erfaring: over 3 år i EVRY + 2 år i Oslo kommune Arbeidet med HR/Lønnsmoduler Leveranseprosjekter: Porsgrunn, Horten, DIKT, GLØ, Nordland, Kartverket og DDV. Oppgraderingsprosjekter: Bærum, LØVE, Lyngdal og DDØ

3 Agenda Hvorfor grunnleggende UNIT4 økonomikunnskap nødvendig for en lønnskonsulent? Forståelse for viktige prinsipper og økonomifunksjoner Ansatt vs leverandør 3-pilarløsning Konteringsregler Kontoplan Lønnarter Bankoppsett Lønnsprosses Remittering Typiske feilsituasjoner 3 PRESENTATION TITLE

4 Ansatt vs Leverandør #EVRYFØRST Ansatte i UNIT4 er å anse som leverandører av tjenester. Lønnsslippen er fakturaen. Vi betaler regningen til dem i form av lønn. Alle økonomiske opplysninger på en ansatt er fysisk registrert i leverandørregisteret, mens felles opplysninger er like i ansatt- og leverandørregisteret så lenge de vedlikeholdes i Ressursregisteret.

5 Ansatt vs Leverandør Det er de økonomiske opplysningene som er benyttet på leverandøren som benyttes i forbindelse med bokføring og utbetaling. Når lønn bokføres opprettes det en åpen reskontropost på leverandøren for den ansatte. Det er denne posten som blir utbetalt til leverandørens bankkonto Det blir bokført en postering på hovedbok for leverandøren Denne er angitt på leverandørens leverandørgruppe 5

6 3 pilar - Organisasjonsmodell Organisasjonsmodellen dekker hele organisasjon med alle enheter og nivåer, samt roller og funksjoner. Grunnmuren som all rapportering og arbeidsflyt Plassering i organisasjonsmodellen kan utledes på alle transaksjoner via konteringen. Dette sikrer fleksibilitet i forhold til å styre arbeidsflyt og rapportere på alle nivåer innenfor alle dimensjoner.

7 3 pilar - Organisasjonsmodell Modellen er designet for å identifisere den økonomiske, juridiske og organisatoriske styrings- og rapporteringsstrukturen. Modellen deles inn i 3 pilarer som settes opp uavhengig av hverandre. Rapporterings- og styringsstruktur i de ulike pilarene modelleres i løsningen ved bruk av begreper og relasjonskoblinger.

8 Konteringsregler Kobler blant annet 3-pilar løsningen sammen Konteringsregler brukes for å definere hvordan kontering på transaksjoner skal være Brukes for å postere med korrekte verdier i regnskapet 8 PRESENTATION TITLE

9 Kontoplan Kontoplanen brukes til å spesifisere hva slags transaksjoner vi skal bokføre Konteringsregler per konto viser hva transaksjonen skal inneholde 9 PRESENTATION TITLE

10 Kontotyper GL General Ledger AR Account Receivable AP Account Payable 10 PRESENTATION TITLE

11 Økonomimodellens innvirkning på lønn Konteringsregelen styrer lønnarten 11

12 UNIT4 Økonomi vs UNIT4 Lønn Oppsettet av økonomimodellen og konteringsreglene legger direkte føringer for hva du kan kontere på den enkelte lønnart. Endringer som gjøres i lønn er i forhold til oppsett i UNIT4 Felles, dvs konteringsregelen i økonomi styrer muligheten i lønnartkatalogen Unit4 lønn klarer ikke uten videre å fange opp endringer som gjøres sentralt, dvs i økonomi/felles 12 PRESENTATION TITLE

13 Perioder Perioder for Regnskap må opprettes før lønnsperioder 13

14 Perioder Merk dato for utlønning. Juster denne ihht helligdager 14

15 Bankoppsett Oppsett Telepay betalingsfil Legge opp divisjon hvis banken krever det. osekvensnr må være likt i Unit4 og banken. 15

16 Lønnsprosess

17 Ansiennitetsopprykk (PR24) Oppdater ressursregistret med nye stillingsrader for de som skal ha ansiennitetsopprykk okjør alltid uten oppdatering først okjøres med dato 01-30/31 orett opp personer som får feil opprykk okjør med oppdatering 17

18 Etterbetaling (PR14) Kjør etterbetalingsrapporten først uten oppdatering okontroller at ingenting er registrert manuelt med lønnarter som slutter på E/F/FE. okontroller E-listen slik at det ikke trekkes i lønn. Kontroller deretter A listen. okontroller at all etterbetaling er korrekt. okjør med oppdatering 18

19 Lønnsforslag (PR01) Kontroller listene fra lønnsforslaget oa-liste alle transaksjoner per ressurs ob-liste: Alle transaksjoner med kontering oc-liste: Alle betalingsmottakere. Kontroller bankkonto og betalingsmetode. 19

20 Lønnsbekreftelse (PR02) AVREGNINGSLISTE BATCH-INPUT 20

21 Spørringer som kan være nyttige Lønnstransaksjoner Kundereskontro Diff: = kr. OK? 21

22 Remitteringsprosess

23 Remitteringsprosessen Utbetaling av leverandørfakturaer gjøres via remitteringsrutinen. Prosessen inneholder mange elementer og det er viktig å følge prosedyrene nøye. Ethvert avvik kan føre til feil og utbetalinger kan stoppe opp. Alle reskontroposter sorterer under én av følgende bilagstyper (T): oa: Mottaksregistrerte eller ikke bekreftede buntregistrerte ob: Ikke utbetalte poster oc: Historiske poster (Poster som ikke er åpne) 23

24 24 Remitteringsprosessen

25 25 Statuser

26 Remitteringsforslag Viktig å kjøre korrekt variant. oved feil må man reversere remitteringsforslag 26

27 Remitteringsforslag Det plir produsert: oa-liste: Feil og varsler ob-liste: Alle transaksjoner per leverandør oc-liste: Summen av alle betalinger osum av B og C listen skal være likt. 27

28 28 B-liste

29 29 C-liste

30 Ajourhold remitteringsforslag Hvis det oppdages feil her kan dere gjøre følgende: omerke raden Rediger Slett rad omerke alle radene Rediger Slett rad Ved melding om å parkere velger dere som regel nei 30

31 Remitteringsbekreftelse Legg inn remitteringsforslag ID fra forrige steg. Produserer fil lik B-liste fra remitteringsforslaget Summene skal stemme med forslaget 31

32 32 Remitteringsbekreftelse

33 Produksjon av betalingsfiler Kjør alle rapportene for å minske muligheten for å glemme noen 33

34 Produksjon av betalingsfiler Betalingsformidler for firmaet Remitteringsforslag ID Filnavn 34

35 Produksjon av betalingsfiler Produserer 2 filer: oen fil som viser det som skal sendes oden andre filen er den som faktisk skal til nettbanken 35

36 Ajourhold betalingsoppdrag Innenlands/utenlands ostatuser: K Bekreftet. Betalingen er bekreftet med serverprosessen SU08 S Sendt. Agresso går ut fra at betalingen er overført. M Banken har mottatt betalingsfilen eller den brevlige overførselen. SU12 A Betalt. Fakturaen er betalt av banken eller oppdatert med kommandoen SU12 E Betalingen er feil. 36

37 Avvisningsretur Dersom betalingsoppdraget sendt bank inneholder feil, vil betalingsoppdrag som inneholder feil ha status = E etter at en har lest inn avvisningsreturen. I slike tilfeller må du stå på den eller de linjer det gjelder, og gå opp i verktøymenyen for å velge Opphev feilstatus. Statusen på linjen endrer seg dermed til K ved lagring Reverser fra verktøymenyen og M-kolonnen = B. Lagre endringen og betalingsoppdraget går tilbake til å være en åpen post med status = N i bildet for ajourhold av åpne poster. 37

38 Mottaksretur I bildet Ajourhold betalingsoppdrag vil nå betalingsoppdraget ha status M samt at feltet Bankref vil ha en verdi, typisk en bokstav pluss tall. Avregningsretur I bildet Ajourhold betalingsoppdrag vil nå betalingsoppdraget ha status A samt dato for utbetaling 38

39 Bokføring betalingsoppdrag I denne sammenhengen er det viktig at periodeangivelsen blir riktig. Denne serverprosessen lager ingen rapportutskrift, men starter TPS en og rapporten GL18B Bilagsspesifikasjon startes automatisk. Du vil da i loggfil for SU09 finne «SU09 ended OK. GL18 will be printed by AGRTPS» Rapporten SU09 og GL18B kontrolleres og arkiveres. Sistnevnte rapport er bilag for selve bokføringen av betalingsoppdraget. 39

40 Bilagsspesifikasjon (GL18B) Rapporten ovenfor er å anse som et bilag og skal behandles deretter, dvs. arkiveres i bilagsarkivet. NB (Utskriften er redigert for å få plass). I bildet "Åpne og historiske poster" har nå transaksjonene fått status "C" (historisk). 40

41 Feilsituasjoner 1 Transaksjon som er sendt til banken skal slettes ostatus må være M. Merk raden og klikk på «Stopp oppdrag». Lagre med F12. 41

42 Feilsituasjoner 1 Kjør «Slettemelding Telepay» Nå blir det generert en fil som skal inn til banken. Denne prosedyren vil slette betaling både i banken og Agresso. Må gjøres FØR utbetaling av banken. 42

43 Feilsituasjoner 2 Banken avviser en eller flere betalinger. ostatus i «Ajourhold betalingsoppdrag» = E Avbryt Si nei ved melding om å parkere ved lagring 43

44 Feilsituasjoner 3 Typiske andre feilsituasjoner Det er enkelte ting som kan gå galt i remitteringsprosessen. De fleste skyldes feil bruk av systemer. odet haster, så du går inn i nettbanken og betaler ut manuelt en utbetaling som allerede ligger til utbetaling. Deretter utligner du manuelt i Agresso. odette medfører dobbel utbetaling og manglende åpen post ved innlesning av avregningsretur og tilhørende feil ved innlesning av returfil. odu går inn i Ajourhold betalingsoppdrag og endrer etter at fil er sendt til banken. Dette medfører feil ved innlesing av avregningsretur. 44

45 Feilsituasjoner 3 Typiske andre feilsituasjoner Filer sendes i feil rekkefølge. Husk å motta kvittering fra nettbank før neste fil sendes. Innlesning av filer i feil rekkefølge. oriktig rekkefølge er Avvisningsretur Mottaksretur Avregningsretur 45

46 Oppsummering Ansatt vs leverandør ovedlikeholde informasjon fra riktig vindu Endring på konteringsregler og kontoer må tas med lønn Ha gode rutiner for remittering og avstem mot lønn fortløpende. 46

47 MOBILE TWITTER PERSONLIG KONTO