Heretter skal eieren av regnskapet godjkenne forespørselen Firma/Brukerrettigheter/Godkjenn forespørsel om regnskapstilgang.

Transkript

1 Se i et Demo-Regnskap Se i et Demo-Regnskap. Her kan du ses, hvordan Uniconta anbefaler at systemet settes opp. Det kan anbefales å starte opp en ekstra Uniconta, så demo regnskapets oppsett kan sees, mens virksomhetens eget regnskap er åpnet i en annen Uniconta. Så kan du sammenligne oppsettene. Hopp til Layout Templates Søk Ytterligere informasjon Spør om tilgang til et regnskap Spør om tilgang til et regnskap En annen måte å få adgang til et regnskap på, er å Spørre om tilgang til et regnskap. Velg Firma/Brukerrettigheter/Spør om tilgang til et regnskap. Angi regnskapsnavnet og klikk på OK. Store/små bokstaver har betydning. Hvis navnet staves feil vises meldingen, Posten finnes ikke. Heretter skal eieren av regnskapet godjkenne forespørselen Firma/Brukerrettigheter/Godkjenn forespørsel om regnskapstilgang. Administrere brukere Hvis andre skal ha adgang til ditt regnskap, skal brukeren for det første ha en brukerprofil (Administrator/Alle brukere/legg til bruker), deretter skal brukeren tildeles adgang til regnskapet med tilhørende rettigheter. Det er flere måter å gi adgang på:

2 Legg brukeren til i listen over brukere med adgang til regnskapet (kun eier av regnskapet) Brukeren sender en forespørsel og blir etterpå godkjent av deg Legg til bruker Det er kun eieren av regnskapet, som kan gi brukere adgang til regnskapet. Hvem som er eier av regnskapet kan du se under Firma/Firmaopplysninger, Velg Firma/Brukerrettigheter/Administrer brukere. Det er listen over alle brukere, som har adgang til regnskapet. Eieren av regnskapet står ikke i listen. Klikk på Legg til bruker-knappen: Angi brukerens Login-ID eller Navn, store/små bokstaver har betydning. Login-ID og Navn, kan brukeren se ved å klikke på den lille mann -ikonet og velge i Min profil øverst i verktøyslinjen. Velg Brukerrettigheter. Det er en foreløpig masse -tildeling, som kan rettes etterpå. Klikk på OK. Hvis Login-ID eller Navn er angitt feil, får du en melding om at Posten finnes ikke. Kontroller at du angir det korrekte. Heretter vises brukeren i listen over brukere med adgang. Du kan justere brukerrettighetene ved å klikke på Brukerrettigheter-knappen i båndet.

3 Firmaopplysninger

4 Firmaopplysninger Her er virksomhetens egne stamdata registrert. Hopp til Layout Templates Søk Ytterligere informasjon Topp menyen Lagre firma Lagrer endringene Slett firma Markerer regnskapet som slettet. Det slettes ikke fysisk. Annuller Annullerer rettelser Logo, bilder og dok Her kan det tilføyes logo, som vises på Verktøyslinjen og på fakturaer (Firmalogo) Vedlagte filer Her kan filer og notater tilføyes Aktiver/Deaktiver Her kan et firma aktiveres eller deaktiveres. Slett alle transaksjoner Krever Passord, som kun kan utleveres av leverandøren. Kan kun gjøres av Uniconta og forhandlere. Backup Her kan det tas en komplett backup / kopi av virksomhetens data internt i Uniconta til Fysiske bilag. Mailadresse til bilag, som skal vedlegges posteringer. Revisor Revisor: Velges revisor her kan alle medarbeidere hos virksomhetens revisor se virksomhetens data. Tilgang for forhandler Slås markeringen fra, kan ingen eksterne brukere se virksomhetens data. Heller ikke forhandleres brukere. Adresse Innstillinger Log table Changes. Bankkonti Her kan virksomhetens bankkonto inntastes. Les mer om bankkonti. Bankavstemming Layoutgrupper Betalinger KID Kode Her inntastes antall siffer i leverandørkontonummeret, derom du bruker OCR innlesning fra banken.

5 Provisjon

6 Provisjon finner du under Firma / Vedlikehold / Provisjon For å kunne benytte provisjonsutregning, skal det først opprettes medarbeidere, se Firma / Vedlikehold / Generelle links Layout Skabeloner SøgTilhørende linksmedarbeidere Medarbeidere Når du har opprettet de medarbeidere som skal ha provisjon, skal du åpne provisjonsfanen og trykke på Legg til. Det legges til en ny linje hvor du kan utfylle følgende felt: Medarbeider - Her velges den aktuelles medarbeider fra en dropdown liste De neste fire felt, er de felt som styrer, hvor det skal beregnes provisjon. Du kan velge et av feltene eller alle feltene. I eksemplet under er valgt Kontogruppe - Vare Her velges, fra en dropdown liste, den aktuelle Vare som det skal beregnes provisjon av - Varegruppe Her velges, fra en dropdown liste, den aktuelle Varegruppe som det skal beregnes provisjon av - Konto Her velges, fra en dropdown liste, den aktuelle Konto som det skal beregnes provisjon av - Kontogruppe Her velges, fra en dropdown liste, den aktuelle Kontogruppe som det skal beregnes provisjon av Fortsett - Fortsett benyttes til en kontinuerlig beregning av provisjonen Slått fra - Hvis denne beregning av provisjon ikke skal benyttes kan du sette et hake for å slå den fra Pr. linje - Her velges om det skal utregnes provisjon pr. faktura eller pr. fakturalinje. Grunnlag - Her velges om det skal utregnes provisjon av omsetningen eller av dekningsbidraget Fastpris - Består provisjonen av fastpris, kan du inntaste denne her. Hvis det er valgt fastpris, kan du ikke benytte deg av Sats. Fastpris overstyrer Sats Sats - Består provisjonen av en % sats, skal denne inntastes her. Fra dato - Provisjonsberegningen gjelder fra. Her inntastes start datoen. Til dato - Provisjonsberegningen gjelder til. Her inntastes slutt datoen. Provisjonsberegningen Selve provisjonsberegningen på Firma / Vedlikehold / Provisjon, hvor du klikker på Provisjonsberegning, og velger fra hvilken dato det skal beregnes provisjon, fra og til. Klikk på Beregn. Her får du en oversikt over den beregnede provisjonen, for den valgte periode. Du kan velge å trekke medarbeider feltet opp i grupperingsfeltet, og gruppere på medarbeider. Du kan også velge å gruppere på annet. Dette felt trekkes kun opp i grupperingsfeltet. Deretter kan du klikke på printeren oppe i høyre hjørne og du kan printe rapporten.

7 Oppsetting av FIK kode FIK prinsipp er et dansk betalingssystem. For norske brukere henviser vi til norsk Remittering via Nets. En FIK kode står for Felles Innbetalings Kort. Det er den innbetalingskode man benytter seg av ved betaling via nettbank. En FIK kode består af følgende informasjoner: Eksempel: +71< < Kode Beskrivelse +71 Kortart. Kortart 71 er den mest benyttede kode. Utover 71, finnes det kortart 73 og 75. Kortart 71 og 75 identifiserer debitor utfra koden. Kortart 73, skal debitor påføre informasjoner manuelt Debitor konto Faktura nummer 9 Kontrolkode til et modulus 8 sjekk Kreditorkode i banken. Hvilken konto inbetalingene skal overføres til. Opprett FIK koden Velg Firma / Firmaopplysninger Inntast ditt FIK nummer som du har bestilt i banken. Velg lengden på ditt FIK konto nummer. Viktig at dette velges riktig, ellers blir den ferdige FIK koden ikke vist korrekt. Velg Betalingsveiledningskoden (Kortart: +71, +73 eller +75) FIK nummer på faktura (enkel layout) Velg Kunder / Vedlikeholde / Layout for faktura

8 2. Marker din faktura og trykk Rediger 3. Nesten nederst på siden skal man inntaste plasseringen i Payment FIK Code 4. Deretter kan man se resltatet på en av sine faktura eller generere en Hurtig faktura og trykke på Simuler faktura, for å se hvordan plasseringen av FIK nummeret passer inn på den ferdige faktura. Tilgang til regnskap Hvis andre skal ha tilgang til ditt regnskap, må brukeren for det første ha en brukerprofil (opprett Ny bruker), så skal brukeren gis tilgang til regnskapet med tilhørende rettigheter. Det er flere måter å gi tilgang på: Legg brukeren til i listen over brukere med tilgang til regnskapet (kun eier av regnskapet) Brukeren sender en anmodning og blir så godkjent av deg Ny bruker Det er kun eieren av regnskapet, som kan gi brukere tilgang til regnskapet. Hvem som er eier av regnskapet ses under Firma/Firmaopplysninger, Velg Firma/Brukerrettigheter/Administrer brukere. Det er listen over alle brukere, som har atilgang til regnskapet. Eieren av regnskapet står ikke i listen. 2. Klikk på Ny bruker-knappen:

9 3. Angi brukerens Login-ID eller Navn, store/små bokstaver har betydning. Login-ID og Navn kan brukeren se ved å klikke på den lille mann -ikonet og velge i Min profil øverst i verktøylinjen Velg Brukerrettigheter. Det er en foreløpig masse -tildeling, som kan rettes senere. Klikk på OK. Hvis Login-ID eller Navn er angitt feil, får du en melding om at Posten finnes ikke. Kontrollér at du angir det korrekte. Heretter vises brukeren i listen over brukere med tilgang. Du kan justere brukerrettighetene ved å klikke på Brukerrettigheter-knappen i båndet. Tildel regnskapstilgang En annen måte å få tilgang til et regnskap på er å anmode om tilgang. Det er et alternativ til å gi en bruker tilgang som beskrevet ovenfor.

10 Velg Firma/Brukerrettigheter/Tildel regnskapstilgang Angi firmanavn og klikk på OK. Store/små bokstaver har betydning. Hvis navnet staves feil vises meldingen Posten finnes ikke. Heretter skal eieren av regnskapet godkjenne anmodningen under Firma/Brukerrettigheter/Anmodning om regnskapstilgang Godkjenn en anmodning om regnskaptilgang Når en bruker har anmodet om tilgang til ditt regnskap, fremgår det under Firma/Brukerrettigheter/Anmodning om regnskapstilgang Her har revisor og en ny medarbeider anmodet om tilgang til et regnskap: Markér linje for linje og klikk på Godta knappen for å godkjenne anmodningen pr. bruker. Valuta Hvis du handler i fremmed valuta, er det smart å kunne inntaste beløpet i fremmed valuta og få det automatisk omregnet til dagskurs. På denne måten kan du følge med på hva du har handlet for i valuta og standardvaluta. Det er enklere å registrere beløpet i valuta enn å skulle omregne. Likeså er det enklere å registrere betalinger i samme valuta som fakturabeløpet, istedet for nok en gang å skulle omregne. Salgspriser blir ofte skjeve, når de omregnes til fremmed valuta. Dette problem løses enkelt, fordi du kan angi prisen på en vare i fremmed valuta. Dermed får du avrundede priser på fakturaer i fremmed valuta. Her beskrives: Valutakoder og kurser Standardvaluta

11 Bokføring i valuta Kjøp og salg i valuta Priser i valuta Kursdifferanser Valutakoder og kurser Valuta finnes under Firma/Vedlikehold/Valutakurser. Du kan ikke endre i kursene, de oppdateres automatisk hvert 10. minutt. Dagens sluttkurs lagres hver dag, hvis den er endret siden dagen før. Hvis du bokfører tilbake i tid, anvendes kursen for den angitte dato. Det benyttes enten EUR eller USD for å omregne til den riktige kurs. For eksempel er det ikke en kurs for NOK/DKK, derfor omregnes først fra NOK til EUR og så fra EUR til DKK. For valutaen AED benyttes USD, da det ikke finnes en EUR/AED, men en USD/AED. Standardvaluta Det omregnes i forhold til standardvaluta som er valgt, da du opprettet regnskapet. Standardvalutaen finner du under Firma/Firmaopplysninger.

12 Bokføring i valuta I bokføringskladden kan det inntastes beløp i valuta. Hvis feltene Valuta, Debet & Kredit (Valuta) eller Beløp valuta ikke er synlige i bokføringskladden, kan det innsettes via Layout-knappen i headingen, eller ved å høyre-klikke i feltoverskriften og velge Velg felt. Her er for eksempel alle valutafelt satt inn. Du behøver ikke både Beløp valuta og Debet&Kredit (Valuta), da de tilsvarer hverandre. I Beløp valuta kan du inntaste beløpet uten fortegn = debet eller med minus fortegn = kredit. Debet&Kredit (Valuta) utfylles deretter automatisk og vise versa. Beløp i valuta omregnes automatisk til standardvaluta utfra kursen den aktuelle datoen. Hvis det for eksempel er en inneller utbetaling, og det omregnede beløpet ikke stemmer med beløpet i banken, kan du overskrive beløpet i Debet/Kredit med det som er bokført i banken. På bokførte finansposteringer kan du både se beløp i valuta og i standardvaluta. Kjøp og salg i valuta Kjøps- og salgsordre kan opprettes i fremmed valuta. Når ordren opprettes hentes valutakoden automatisk fra kunde eller leverandør. Du bør aldri bokføre i flere valutaer på en utenlandsk kunde eller leverandør. Det gir ingen mening, da saldoen i valuta blir en sammenblanding av forskjellige valutaer. Hvis du har bruk for å handle i forskjellige valutaer, skal du

13 opprette en ordre til hver valuta. Hvis du har opprettet salgspriser i valuta på lagerkortet, hentes prisen som tilsvarer kundens/salgsordrens valutakode. Hvis det ikke finnes en salgspris i den aktuelle valuta, omregnes salgsprisen i standardvaluta til aktuell valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes Salgspris 1 til aktuell valuta. Priser i valuta Salgspriser på varer kan angis i valuta. Etter prisen skal valutakoden angis. Hvis det ikke er angitt valutakode (en bindestrek), er prisen angitt i standardvaluta. Valutakoden på salgsordren bestemmer hvilken pris som hentes. Hvis det finnes en pris i den aktuelle salgsordres valuta, hentes denne pris, i eksemplet EUR eller USD. Hvis ikke, omregnes prisen i standardvaluta til salgsordrens valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes Salgspris 1 til salgsordrens valuta. Fordelen ved å opprette priser i valuta er hvis en vare ofte handles i en eller flere valutaer, gir det: Alltid faste priser i valuta uavhengig av valutakurs. 2. Alltid pene avrundede priser fremfor en pris som er omregnet fra standardvaluta til gjeldende dagskurs, med dertil hørende eventuelle skjeve desimaler. Prislister i valuta Utover salgspriser i valuta i lagerkartoteket, kan du opprette prislister i valuta. Det vil si en helt separat prisliste med alle de varer du ønsker, i en gitt valuta. Lager/Vedlikehold/Kundeprislister:

14 Dermed kan du administrere hele varekartoteket med priser i valuta. På kunden angis hvilken prisliste, som gjelder for kunden i feltet Prisliste:

15 Du kan dermed knytte en kunde til en gitt prisliste. Handler du f.eks. med kunden i Euro, så har du en prisliste i Euro, og

16 det er den kunden handler etter. Eller en hvilken som helst annen prisliste. Kursdifferanser I Uniconta bokføres og beregnes kursdifferanser automatisk når kursen har endret seg fra faktureringstidspunktet til betalingstidspunktet for hhv. kjøps- og salgsfakturaer. Øvrige kursdifferanser skal behandles manuelt i regnskapet, f.eks. investeringer, utenlandske konti osv. Herunder beskrives utelukkende kursdifferanser vedr. åpenpostredigeringer. For at kursdifferanser skal beregnes og bokføres automatisk skal følgende være oppfylt: Systemkontoen Kursdifferanser skal være angitt i kontoplanen Det utlignes via åpenpostredigering via bokføringskladden eller direkte på kundekonto.