Valuta. Her beskrives: Valutakoder og kurser Standardvaluta Bokføring i valuta Kjøp og salg i valuta Priser i valuta Kursdifferanser

Transkript

1 Valuta Hvis du handler i fremmed valuta, er det smart å kunne inntaste beløpet i fremmed valuta og få det automatisk omregnet til dagskurs. På denne måten kan du følge med på hva du har handlet for i valuta og standardvaluta. Det er enklere å registrere beløpet i valuta enn å skulle omregne. Likeså er det enklere å registrere betalinger i samme valuta som fakturabeløpet, istedet for nok en gang å skulle omregne. Salgspriser blir ofte skjeve, når de omregnes til fremmed valuta. Dette problem løses enkelt, fordi du kan angi prisen på en vare i fremmed valuta. Dermed får du avrundede priser på fakturaer i fremmed valuta. Her beskrives: Valutakoder og kurser Standardvaluta Bokføring i valuta Kjøp og salg i valuta Priser i valuta Kursdifferanser Valutakoder og kurser Valuta finnes under Firma/Vedlikehold/Valutakurser. Du kan ikke endre i kursene, de oppdateres automatisk hvert 10. minutt. Dagens sluttkurs lagres hver dag, hvis den er endret siden dagen før. Hvis du bokfører tilbake i tid, anvendes kursen for den angitte dato. Det benyttes enten EUR eller USD for å omregne til den riktige kurs. For eksempel er det ikke en kurs for NOK/DKK, derfor omregnes først fra NOK til EUR og så fra EUR til DKK. For valutaen AED benyttes USD, da det ikke finnes en EUR/AED, men en USD/AED.

2 Standardvaluta Det omregnes i forhold til standardvaluta som er valgt, da du opprettet regnskapet. Standardvalutaen finner du under Firma/Firmaopplysninger. Bokføring i valuta I bokføringskladden kan det inntastes beløp i valuta. Hvis feltene Valuta, Debet & Kredit (Valuta) eller Beløp valuta ikke er synlige i bokføringskladden, kan det innsettes via Layout-knappen i headingen, eller ved å høyre-klikke i feltoverskriften og velge Velg felt. Her er for eksempel alle valutafelt satt inn. Du behøver ikke både Beløp valuta og Debet&Kredit (Valuta), da de tilsvarer hverandre. I Beløp valuta kan du inntaste beløpet uten fortegn = debet eller med minus fortegn = kredit. Debet&Kredit (Valuta) utfylles deretter automatisk og vise versa. Beløp i valuta omregnes automatisk til standardvaluta utfra kursen den aktuelle datoen. Hvis det for eksempel er en inneller utbetaling, og det omregnede beløpet ikke stemmer med beløpet i banken, kan du overskrive beløpet i Debet/Kredit med det som er bokført i banken. På bokførte finansposteringer kan du både se beløp i valuta og i standardvaluta. Kjøp og salg i valuta

3 Kjøps- og salgsordre kan opprettes i fremmed valuta. Når ordren opprettes hentes valutakoden automatisk fra kunde eller leverandør. Du bør aldri bokføre i flere valutaer på en utenlandsk kunde eller leverandør. Det gir ingen mening, da saldoen i valuta blir en sammenblanding av forskjellige valutaer. Hvis du har bruk for å handle i forskjellige valutaer, skal du opprette en ordre til hver valuta. Hvis du har opprettet salgspriser i valuta på lagerkortet, hentes prisen som tilsvarer kundens/salgsordrens valutakode. Hvis det ikke finnes en salgspris i den aktuelle valuta, omregnes salgsprisen i standardvaluta til aktuell valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes Salgspris 1 til aktuell valuta. Priser i valuta Salgspriser på varer kan angis i valuta. Etter prisen skal valutakoden angis. Hvis det ikke er angitt valutakode (en bindestrek), er prisen angitt i standardvaluta. Valutakoden på salgsordren bestemmer hvilken pris som hentes. Hvis det finnes en pris i den aktuelle salgsordres valuta, hentes denne pris, i eksemplet EUR eller USD. Hvis ikke, omregnes prisen i standardvaluta til salgsordrens valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes Salgspris 1 til salgsordrens valuta. Fordelen ved å opprette priser i valuta er hvis en vare ofte handles i en eller flere valutaer, gir det: 1. Alltid faste priser i valuta uavhengig av valutakurs. 2. Alltid pene avrundede priser fremfor en pris som er omregnet fra standardvaluta til gjeldende dagskurs, med dertil hørende eventuelle skjeve desimaler. Prislister i valuta Utover salgspriser i valuta i lagerkartoteket, kan du opprette prislister i valuta. Det vil si en helt separat prisliste med alle de varer du ønsker, i en gitt valuta. Lager/Vedlikehold/Kundeprislister:

4 Dermed kan du administrere hele varekartoteket med priser i valuta. På kunden angis hvilken prisliste, som gjelder for kunden i feltet Prisliste:

5 Du kan dermed knytte en kunde til en gitt prisliste. Handler du f.eks. med kunden i Euro, så har du en prisliste i Euro, og

6 det er den kunden handler etter. Eller en hvilken som helst annen prisliste. Kursdifferanser I Uniconta bokføres og beregnes kursdifferanser automatisk når kursen har endret seg fra faktureringstidspunktet til betalingstidspunktet for hhv. kjøps- og salgsfakturaer. Øvrige kursdifferanser skal behandles manuelt i regnskapet, f.eks. investeringer, utenlandske konti osv. Herunder beskrives utelukkende kursdifferanser vedr. åpenpostredigeringer. For at kursdifferanser skal beregnes og bokføres automatisk skal følgende være oppfylt: Systemkontoen Kursdifferanser skal være angitt i kontoplanen Det utlignes via åpenpostredigering via bokføringskladden eller direkte på kundekonto. Bokføring i valuta Bokføring i valuta I bokføringskladden kan det inntastes beløp i valuta. Hvis det angis en fremmed Spring til Layout valutakode, skal beløpet inntastes i beløp i valuta-feltene, dvs. enten i: Templates Søk - Debet(Valuta), Kredit(Valuta) eller Beløp valuta. Hvis du inntaster valutakode og kun beløp i standard valuta beløpsfeltene, får du feil ved kontroll av kladden eller bogføring af kladde. Vedlagte filer Filter/Fjern filter Hvis feltene Valuta, Debet & Kredit (Valuta) eller Beløp valuta ikke er synlige i bogføringskladden, kan det innsettes via Layout-knappen i båndet eller ved å høyre-klikke i feltoverskriften og klikke på Velg felt. Beløp i valuta omregnes automatisk til standardvaluta ut fra kursen den aktuelle dato. Hvis det eksempelvis er en inn- eller utbetaling, og det omregnede beløp ikke stemmer med beløpet i banken, kan du overskrive beløpet i Debet/Kredit med det, som reelt er bogført i banken. En eventuell kursdifferanse bokføres automatisk på systemkontoen Kursdifferanse. Se feltet Systemkonto i kontoplanen og finn evt. kontoen hvor systemkontoen er angitt. På bokførte finansposteringer kan du både se beløp i valuta og i standardvaluta. Her er for eksemplets skyld innsatt alle valutafelt. Du behøver ikke både Beløp valuta og Debet/Kredit (Valuta), da de tilsvarer hverandre. I Beløp valuta kan du inntaste beløpet uten fortegn = debet eller med minus fortegn = kredit. Debet og Kredit (Valuta) utfylles deretter automatisk og vise versa. Følgende felt henger sammen: Beløp i valuta Beløp uten fortegn i Beløp(Valuta) = Debet Debet(Valuta) Kredit(Valuta) Beløp(Valuta) Beløp med minus fortegn i Beløb(Valuta) = Kredit Beløp i standardvaluta Debet Kredit Beløp Beløp uten fortegn i Beløp = Debet Beløp med minus fortegn i Beløp = Kredit TIP! Hvis du har en bankkonto i valuta kan du med fordel opprette en egen kladd til bokføring av denne konto, hvor feltene Debet(Valuta), Kredit(Valuta) og Beløp valuta er satt inn. Alternativt kan det opprettes et nytt layout, f.eks. benevnt Valuta, i den daglige bokføringskladden, hvor valuta-feltene inngår. Se beskrivelsen av endring av og lagring av nye layout i skjermbilder.

7 Valuta. Kjøp og Salg

8 Kjøp og salg i valuta Kjøps- og salgsordrer kan opprettes i fremmed valuta. Når ordren opprettes, hentes valutakoden automatisk fra debitor eller kreditor. Du bør aldri bokføre i blandede valutaer på en utenlandsk debitor eller kreditor. Det gir ingen mening, da saldoen i valuta så er en sammenblanding av forskjellige valutaer. Hvis du har bruk for å handle i blandet valuta, skal du opprette en konto til hver valuta. Hvis du har opprettet salgspriser i valuta på lagerkortet, hentes prisen som tilsvarer kundens/salgsordrens valutakode. Hvis det ikke finnes en salgspris i den aktuelle valuta, omregnes salgsprisen i standardvaluta til aktuell valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes salgspris 1 til aktuell valuta. Priser i valuta Salgspriser på varer kan angis i valuta. Etter prisen skal valutakoden angis. Hvis det ikke er angitt valutakode (en bindestrek), er prisen i standardvaluta. Valutakoden på salgsordren bestemmer, hvilken pris som hentes. Hvis det finnes en pris i den angjeldende salgsordres valuta, hentes denne pris. Hvis ikke, omregnes prisen i standardvaluta til salgsordrens valuta. Hvis det ikke er en salgspris i standardvaluta, omregnes salgspris 1 til salgsordrens valuta. NB! Hvis det er opprettet spesifikke kunde- og leverandørprislister i en gitt kunde/leverandør- og varekombinasjon, bestemmer dette som første prioritet prisen på ordrelinjen. Fordelen ved å opprette priser i valuta er at hvis en vare ofte handles i en eller flere valutaer, gir det: Alltid faste priser i valuta uavhengig av valutakurs Alltid pene avrundede priser frem for en pris, som er omregnet fra standardvaluta til gjeldende dagskurs med derav følgende evt. skjeve desimaler. Prislister i valuta Ut over salgspriser i valuta i lagerkartoteket, kan du opprette prislister i valuta. Det vil si en helt separat prisliste med alle de varer, du ønsker, i en gitt valuta. Her under Lager/Vedlikehold/Kundeprislister: Dermed kan du administrere hele varekartoteket med priser i valuta. På kunden angis hvilken prisliste, som gjelder for kunden i feltet Prisliste: Du kan dermed tilknytte en kunde til en gitt prisliste. Handler du f.eks. med kunden i Euro, så har du en prisliste i euro og det er den, kunden handler etter. Eller en hvilken som helst annen prisliste. Kursdifferanser I Uniconta bokføres og beregnes kursdifferanser automatisk, når kursen har endret seg fra faktureringstidspunktet til betalingstidspunktet for hhv. kjøps- og salgsfakturaer i utenlandsk valuta. Øvrige kursdifferanser skal behandles manuelt i regnskapet, f.eks. investeringer, utenlandske konti osv. Herunder beskrives utelukkende kursdifferanser vedr. åpenpostredigeringer. For at kursdifferanser beregnet og bokført automatisk skal følgende være opfylt: - Systemkonto Kursdifferanser skal være angitt i kontoplanen - Det utlignes via åpenpostredigering via bokføringskladden eller direkte på kundekonto. Oppsett Valutakurser Spring til Layout Templates Søk Vedlagte filer Filter/Fjern filter

9 Hvis du handler i fremmed valuta, er det hensiktsmessig, å kunne inntaste beløp i fremmed valuta og få det omregnet automatisk til dagskurs. På den måte kan du følge med i, hva du har handlet for i valuta og Spring til Layout standardvaluta. Det er lettere å søke beløp i valuta fremfor å skulle omregne. Likeledes er det hurtigere å registrere betalinger i aktuell valuta, så det tilsvarer til fakturabeløpet i aktuell valuta fremfor at det skulle Templates Søk omregne. Salgspriser blir ofte skjeve, når de omregnes til fremmed valuta. Det problem løses, fordi du kan angi prisen på en vare i fremmed valuta, hvis du ofte selger varer i ulandet. Dermed får du pene avrundede priser på fakturaer i fremmed valuta. For mere informasjon: - Bokføring i valuta Vedlagte filer Filter/Fjern filter - Kjøp og salg i valuta - Priser i valuta - Kursdifferanser Valutakoder og kurser. Faste Ønskes det en bestemt kurs mellom to valutaer eller brukes en valuta, som ikke oppdateres automatisk, kan valutakursen settes opp her: Hvis du bokfører tilbake i tid, anvendes kursen for den angitte dato. Standardvaluta Det omregnes i forhold til standardvaluta, som er valgt, da du opprettet regnskapet. Standardvalutaen finner du under Firma/Firmaopplysninger.

10 Opprettelse av bokføringskladder Det kan opprettes flere bokføringskladder med hvert sitt navn/betegnelse. Hver med sine formål (daglige poster, betalinger, månedslige poster, bank, valuta osv.) Hver kladd kan oppsettes individuelt mht. til håndtering av data og input. Nedenfor beskrives bokføringskladdenes oppsetting og ikke deres layout (felt, rekkefølge mv.), som beskrives i et separat avsnitt. Bokføringskladders oppsetting gjelder for alle brukere i motsetning til deres layout, som gjelder pr. bruker individuelt i alle regnskaper og ikke alle brukere i alle regnskaper. En bokføringskladd kan benyttes til forskjellige formål, og derfor kan den settes opp til å håndtere individuelle måter å bokføre på. For eksempel om bilagsnummer skal telles opp automatisk, om det kan være momskode på både debet og kreditpostering osv. Hvor gjelder oppsetting av bokføringskladder Oppsettingen gjelder kun pr. kladdnavn i det aktuelle regnskap og for alle brukere. Oppsettingen gjelder ikke samme kladdnavn i andre regnskaper. Oppsetting av en bokføringskladd 1. Velg regnskapet øverst i verktøyslinjen, hvor bokføringskladden skal settes opp. Det krever at du har adgang til regnskapet, ellers vises det ikke i listen over dine regnskaper. 2. Velg Økonomi/bokføring. Markér kladdnavnet, som skal settes opp, og klikk på Redigeri Båndet. Felt i kladdoppsetting Kladd Kladd ID. Kan endres. Alle bokførte kladder og deres posteringer endres tilsvarende. Så det er intet problem å omdøpe en kladd. Navn Kladdnavn, en uddypende betegnelse for kladd ID. Nummerserie til tildeling av bilagsnumre i kladden. Det skal angis en nummerserie, og nummerseriene finnes under Nummerserie Økonomi/Vedlikehold/Bilagsnummerserier. Flere kladdnavne kan godt dele samme nummerserie. Hvis du f.eks. oppdeler bokføring av finansbilag i flere kladder etter type eller bruker, kan de godt dele bilagsnummerserie. Du bør ikke anvende ordre- og kjøpsbilagsseriene til bokføringskladder. En kladds nummerserienavn bør heller ikke endres, etter at kladden er tatt i bruk. Manuel tildeling Bilagsnummer skal tildeles manuelt i kladden. Tildeling av bilagsnummer under bokføring av kladden Bilagsnummer tildeles automatisk pr. bilag ved bokføring av kladden. Den starter fra Neste nr i den valgte bilagsserien.når kladden er bokført, har hvert bilag fått tildelt et nummer automatisk. Du kan velge å påføre nummerne manuelt pr. bilag etterpå. Det blir litt omvendt, i forhold til å nummerere bilagene før eller under bokføring. Metoden sikrer, at det ikke blir huller i bilagsserien. Feltet Bilagsnr. forsvinner fra kladden.

11 Bokfør alle transaksjoner i finans med samme bilagsnummer Som ovenfor, under Tildeling av bilagsnummer under bokføring av kladd, her får alle bilagene samme bilagsnummer. Blokkert Kladden er blokkert for posteringer. Anvendes, hvis kladden ikke skal benyttes mere. Det er ikke muligt å slette en kladd, som det er bokført i, så derfor skal den i stedet blokkeres. Slett linjer etter bokføring Alle linjer slettes, når de er bokført. Hvis feltet ikke markeres, forbliver linjene i kladden hvilket anses som en stående kladde, hvor postene kan bokføres gang på gang (men med ny dato og nyt bilagsnummer), hvilket er praktisk ifm. med poster der går igen med faste intervaller. For eksempel en lønkladd. Momskode for både konto og motkonto Det er mulig å inntaste en momskode både for konto og motkonto. Praktisk ifm. med revisors omposteringer ved periodeslutt, hvor poster skal flyttes fra en finanskonto til en annen og begge har momskode. Men ved daglige posteringer, skal kun en av kontiene ha momskode. Vis tom dato ved ubalanse Datofeltet på etterfølgende linjer etterlates blank hvis det er ubalanse, og anses som å tilhøren til første linje ovenfor med en dato. Hopp til Konto ved ubalanse Hvis feltet markeres, hopper markøren utenom dato og bilag og direkte til feltet Konto på neste linje, hvis det er ubalanse i kladden. Det er en hurtig måte å inntaste poster i kladden uten motkonto. Sett tomt konto felt på vent Hvis konto-feltet er tomt er linjen på vent og bokføres ikke og feilmeldes ikke. bokføringsdatoprinsipp Inntast dato : Bilagsdato skal inntastes Dagens dato : Alle bilag bokføres pr. computerdato. Datofeltet er skjult i kladden. Valgt dato : Alle bilag bokføres pr. valgt dato som inntastes ved bokføring. Datofeltet er skjult i kladden. Avstemmingskonti Beholdningskonti viser løpende saldo for de angitte konti i kladden, etterhvert som det bokføres. Avstemningskonto vises på bokføringslinjen. Alle avstemningskonti vises i bunnen av kladden. Beholdningen endres, linje for linje, etterhvert som det bokføres eller blades i kladden. Beholdningskonti gjelder, som all annen oppsetting, kun det aktuelle kladdnavn. Standardverdier Kontotype, konto og moms er standardverdier som autoutfyldls pr. linje i kladden. Praktisk i forbindelse med bankimport at motkonto alltid er bankkontoen. Eller ifm. med innbetalinger at Kontotype alltid er Debitor.Standardverdier kan alltid overskrives i kladden. Dimensjoner Vises kun, hvis dimensjoner er opprettet og aktivert. Forslag til dimensjoner og kan alltid overskrives i kladden. Systemkonti Systemkonti angis i kontoplanen. Systemkonti benyttes til automatiske posteringer av f.eks. kursdifferanser, øredifferanser, overført årets resultat osv. Mange vil nok gjennkjenne systemkonti fra Parametre i andre økonomisystemer. Systemkonti kan kun angis på bokføringskonti. Det vil si konti av type drift og status. Du kan også angi

12 systemkonti på konti, hvor det tidligere har vært bokført manuelt eller automatisk. For eksempel kan du anvende vareforbrukskontoen i driften til også å bokføre lager tap/vinning. Det kan ikke angis på konti av typen Overskrift, Sum og Beregningsuttrykk. Systemkonto Beskrivelse Konto til overførsel av årets resultat Under Dann primoposter nullstilles driften og årets resultat overføres automatisk til denne konto. Typisk en konto under egenkapital. Avgiftskonto Konti til oppsamling av avgifter. Enten manuell bokføring eller via en egen oppsetting av varenumre og varegrupper, som inneholder avgifter. Det er kun en opplysning og kan anvendes til rapportering. Utgående moms Konto som oppsamler utgående moms. Det er utelukkende en opplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Inngående moms Konto som oppsamler inngående moms. Det er utelukkende en opplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Kursdifferanse Konto til bokføring av automatisk beregnede kursdifferanser, ved kjøp og salg i fremmed valuta. Kursdifferansen oppstår når kursen endrer seg i tiden mellom fakturering og betaling. Øredifferanser Konto til bokføring av øredifferanser. Momsavrunding Konto til automatisk bokføring av momsavrunding. Ved fakturering beregnes momsen pr. linje. Hvis det er mange linjer og noen har skjeve beløp, kan det hende at momssummen av hver linje ikke er lik momsen av den samlede sum ekskl. moms. Det kan være et eller få ører i forskjell. Forskjellen er momsavrunding og typisk en konto under inn- og utgående moms. Lagerverdiregulering Konto til bokføring av bevegelsestype Regulering i lagerkladden. Systemkontoen anvendes på en driftskonto, da den representerer utgiften/inntekten. Hvis denne systemkontoen ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bokføres bevegelsestype Regulering, i lagerkladden, ikke i Finans. Systemkontoen har en motkonto, som angis under Lager/Vedlikehold/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladd), som er statuskontoen, som representerer tilgang/avgang.

13 Kladd til inntasting av tap/vinning Konto til bokføring av bevegelsestype Opptelling, Tap/vinning og Foreldet i lagerkladden. Systemkontoen anvendes typisk på en driftkonto, da den representerer utgiften/inntekten. Hvis denne systemkonto ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bokføres ikke bevegelsestype Opptelling, Tap/vinning og Ukurans, i lagerkladden, i Finans. Systemkontoen har en motkonto, som angis under Lager/Vedlikehold/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladd), som er statuskontoen, som representerer tilgang/avgang. Motregning av momspliktig import Dette er dansk moms. Norsk moms vil bli omtalt senere. Inngår ikke i momsrapporten. Alle poster som har en momskode kommer med ut på momsrapporten. Det er 3 typer konti, som får en momskode: 1. Posteringeskontoen. 2. Selve momskontoen i momskartoteket, som er inn- eller utgående moms. 3. Evnt motkonto i momskartoteket. Nr. 3 skal ikke med på momsrapporten. Den har ingen nytte der. Den fjernes fra momsrapporten ved, å angi at det er en Motregning av momspliktig import som systemkonto på kontoen i kontoplanen. Kontoutdrag Kontoutdraget viser en oversikt over bevegelser på den ønskede konto/konti i en tidangitt periode.

14 Lokal meny for Kontoutdrag Beskrivelse av knapper i lokalmenyen. 1. Vis alle 1. Viser alle bevegelser på den valgte konto 2. Layout 1. Lagre, hent, eller endre et layout samt slette 3. Send som e-post 1. Sender automatisk som til kunder Kontoutdrag Du kan benytte søkefeltet for å søke etter din kunde. Utfyll feltene ved å velge i drop down boksen. Merk av i Hopp over tomme, og velg å få utskriften vist som enten intern eller som ekstern. Merk av i Vis valuta, hvis du ønsker dette. Trykk på søk knappen, når du har valgt. Vi har her, i drop down boksen, valgt kontonummer Erik Damgaards kontoutdrag bevegelser for perioden fra den 1. oktober 2016 til den 30. desember 2016, og saldo.

15 Layout Her kan du lagre ditt layout, endre, slette eller hente et allerede lagret layout. Send som Du kan nå velge å sende Kontoutdraget som til din kunde. Systemet henter automatisk opplysninger fra kundekartoteket.

16 I feltet vis utskrift kan det velges internt eller eksternt Kontoutdrag Internt er en lang liste. Eksternt er pene Kontoutdrag til papir eller til mailutsending. Salg Tilbud Tilbud benyttes når en kunde ønskes registrert og sendt til kunden. Aksepteres tilbudet, kan tilbudet endres til en ordre Velges under Kunde/ Salg / Tilbud Lokalmeny for tilbud

17 Beskrivelse av knapper i lokalmenyen for kontoplan 1. Legg til 1. Tilføyer en ny tilbudslinje 2. Endre 1. Redigerer i en allerede opprettet tilbudslinje 3. Oppdater 1. Etter en endring eller rettelse av en tilbudslinje, trykk på Oppdater for å se de nyeste opdateringer 4. Layout 1. Du har mulighet for å lagre, slette, endre og hente et lagret layout. Blir beskrevet under Generelle funksjoner 5. Tilbudlinjer 1. Velg det du ønsker å legge inn i tilbudet ved å utfylle feltene og velge fra drop down boksen. 6. Konverter tilbud til ordre 1. Du kan opprette et tilbud ved å velge tilbud i menylinjen. Heretter kan du konvertere det til en ordre ved å trykke på knappen Konverter tilbud til ordre. 7. Tilbud 1. Her vises eller sendes tilbudet 8. Kontakter 1. Du kan tilføye dine kontaktpersoner her 9. Vedlagte filer 1. Mulighet for å vedlegge et notat eller dokument Opprettelse av tilbud Utfyll nedenstående felt velg din kundes stamdataopplysninger, betaling, evt. rabatt, og valuta etc. Heretter trykk på Lagre eller trykk på knappen Lagre og gå til linjer. Bildet viser et eksempel på et tilbud med stamdata, opprettet med en sluttrabatt på 10 %, og betaling a Netto 8 dager i danske kroner, og leveringsadresse til Ballerup.

18 Opprettelse av ordretilbud. Nedenstående viser et eksempel på at vi her sender et tilbud på varenummer R27008, Redningsvest i blå, 5 stykk, til en pris på 1199,00 pr. stk. og totalbeløpet utgør 5995,00 kr., uten at vi trekker fra rabatten, som vi opprettet i tilbudets stamdata.

19 Klikk på Lagre. Gå tilbake til fanen Tilbud I fanen Tilbud, trykk på Oppdater, og du kan nå se ordren vi har opprettet. Rabatten på de 10 %, som vi satte på tilbudets stamdata, er nå påført. Vi kan heretter konvertere tilbudet til ordre. Vi kan heretter konvertere tilbudet til ordre ved å klikke på Konventer tilbud til ordre.

20 Klikk på Ok, og gå til knappen Tilbud for å generere en utskrift av tilbudet. Avmerk i enten Vis utskrift eller i Send som , og trykk på Generer Ordren ligger heretter i hovedmenyen under Salgsordre, hvor du kan se oversikt over alle dine ordre. Du har her også mulighet for å generere og sende en ordrebekreftelse eller en følgeseddel.

21 Aksepterer din kunde tilbudet, så kan du godkjenne og rette ordren ved å klikke på knappen Ordrelinjer Opprett faktura

22 Klikk på knappen Opprett faktura, og orden blir nå bokført Du kan nå velge om du vil generere fakturaen som f eks eller annet. Faktura

23 Du har nå opprettet et tilbud, dannet en salgsordre, bokført denne og dannet en faktura på ordren. Slett en tilbudsordre Gå i Kunde/Salg /Tilbud Finn den salgsordren du vil slette Trkyk på knappen Endre Og trykk på knappen Slett, og Oppdater

24

25 Brukerveiledning Kunder Kundelisten gir en strukturert oversikt over dine kunder. Her kan du opprette kundekartotek, endre stamdataopplysninger, samt sette opp til fakturering og styring av kunde saldo.

26 Lokalmeny for kunde Beskrivelse af knapper i lokalmenyen for kunde 1. Legg til 1. Legg til en ny kunde 2. Endre 1. Endrer en allerede opprettet kunde 3. Vis detaljer 1. Viser alle detaljene for den enkelte kunde 4. Layout 1. Du har mulighet for å lagre, slette, endre eller hente en lagret layout til dine kundeer 5. Kontakter 1. Kan tilføre ytterligere opplysninger til dine kontakter f eks telefonnummer, etc. 6. Kundens varenummer 1. Her kan du opprette din kundes varenummer 7. Salgspriser- og rabatter 1. Her kan du påføre mulige priser og rabatter 8. Oppfølgning 1. Mulighet for å markere og få over dine oppfølgningskundeer 9. Vedlagte filer 1. Vedlegg et notat eller et dokument 10. Posteringer 1. Se alle posteringer på den valgte kundekonto 11. Åpne poster

27 Viser alle åpne poster Lagertransaksjoner 1. Oversikt over alle lagertransaksjoner Ordre 1. Se og generer ordre Tilbud 1. Generer og se tilbud Fakturaer 1. Generer fakturaer Rapporter 1. Få en kunde eller en periodestatistikk oppret en kunde For å opprette en kunde, Klikk på knappen Legg til, og utfyll feltene i nedenstående skrjembilde. Bruk Drop down boksen, hvor du kan velge i oppsett. Trykk på Lagre når du er ferdig, og du er klar til å opprette en ny kunde.

28 Beskrivelser Her utfyller du din kundes stamdata. Kontonummer: Maks 20 tegn. Kontonavn: Navn eller firmanavn på kunde Adresse 1, 2 og 3: Gadenavn, nummer og evt. postboks Postnummer: Kundenummer postnummer Bynavn: Bynavn på kunden Land: Norge etc. Kontaktperson: Navn på din kontaktperson til kontaktperson adressen til din kontaktperson Orgnr. Org-nummer Blokkert avmerk hvis kunde skal blokkeres Gruppe Gruppe Kan f eks være privat, næring etc. Betaling F eks kontant, netto 8, løpende måned 14 dager, løpende måned Sluttrabatt Hvis du ønsker at kunden skal ha en sluttrabatt Kredittmaks Hvis din kunde skal ha en Maks kreditt. Medarbeider Navn på medarbeider Momssone Innland, utenlandsmoms eller EU-medlemsland Valutakode Betalingsvaluta, f eks. kroner, US, euro etc. Faktura til Faktura adresse til din kunde f eks info@uniconta.com Faktura i XML Avmerk hvis du ønsker fakturaen i filformatet XML EAN Innsett kundenes EAN nr., hvis du vil sende elektroniske fakturaer Omsetningskonto Bruk dropdown menyen (rullelisten) til å velge din omsetningskonto Fakturakonto Bruk dropdown menyen til å velge fakturakonto Salgspris Velg i dropdown menyen til å velge fakturakonto Prisliste Velg i dropdown menyen for å velge fakturakonto Layoutgruppe Velg i dropdown menyen Varenavngruppe Velg i dropdown menyen Språk Velg i dropdown menyen mellom 20 forskjellige språk Priser inklusive moms Avmerk hvis prisene skal vises inklusive moms Leveringsadresse Leveringadresse Inntast hvis leveringadresse skal være en annen enn kundes stamdata adresse Leveringsland Velg land i dropdown menyen Dimensjon Du har mulighet for å sette en finansmessig dimensjon til rapportering ved å påføre avdeling, bærer eller formål. Typer ABCtype Fyll ut feltet Medlemsnr Påfør medlemsnummer hvis du ønsker det.

29 Oppbygging av Uniconta skjermbilde Unicontas skjermbilde er bygget opp med hovedområdene nederst på venstre side av skjermbildet. Der velger man mellom de grunnmoduler man har valgt i sitt Uniconta abonnement. Ovenfor hovedområdene, på venstre side av skjermen, vises de valgmuligheter som finnes, ved hvert av de valgte hovedområder. Dette området kalles hovedmenyen. Det store grå området er vårt arbeidsområde, der hvor valgene fra menyen vises. Selve oppsettingen til drop down boksen foregår i hovedområde Økonomi og hovedområdet Vedlikehold og så velger du f eks. Moms, Betaling etc. Eksempel på en opprettelse Nedenfor bildet vises et eksempel på hvor vi vil opprette en opprettet kunde med navnet Test Tester i Ballerup. Vi inntaster alle kundes stamdataopplysninger i feltet Beskrivelser.

30 I Grupper, har vi her valgt, å velge kontakt som gruppenavn i drop down boksen. Vi velger, at kunden skal betale kontant igjen i drop down boksen. Vi velger å gi kunden 10% i sluttrabatt. Momsen er innland og inngående med 25%. Valuta er norske kroner, og i forsendelsen har vi velg Oslo i drop down boksen. CRM/Prospekts Vi er her tilknyttet modulen CRM, og her har vi valg oppsetting A i CRM gruppe. Økonomi i Interesser og produkter har vi valgt å kalle kunde. Faktura Vi har satt inn den adresse, som vi ønsker våre fakturaer skal sendes til. Vi har valgt å angi vår kunde som storkunde, og valgt alm. Varegrupper og språket norsk i drop down boksen. Leveringsadresser Vi har ikke angitt noen leveringsadresse i feltene her, da vårt eksempel har benyttet samme leveringsadresse, som angitt under feltet Beskrivelser. Ellers er det mulig å angi annen leveringsadresse, postboks, og land her. Dimensjon Vi har opprettet en avdeling, og kalt den Service. Vi har ikke satt bærer eller formål, men det er mulig å velge i drop down boksen. Typer Vi har angitt vår type som A under ABC typer, og ikke sat et medlemsnummer, men det er muligt å angi her.

31 Test Vi benytter her et test eksempel. Bank Management / Bankavstemming Ideen bak denne modulen er at du importerer alle dine transaksjoner fra din bank. Disse blir transaksjoner i Uniconta, på samme måte som alle andre transaksjoner. Disse transaksjoner skal enten matche transaksjoner foretatt på din bankkonto i Uniconta, eller brukes som nye transaksjoner, som du vil overføre til din kassekladd, og bokføre på din bank. For hver konto i kontoplanen, som er av type Bank, vil vi ha en bankavstemming rekord. Bankavstemming Formålet med bankavstemming er å avstemme posteringer i banken med posteringene på bankkontoen i Uniconta, slik at saldoen matcher. Bankposteringene eksporteres fra banken og importeres i Uniconta, hvoretter de matches med posteringene på bankkontoen i Uniconta. Det kan avstemmes flere bankkonti med flere bankkonti i Uniconta, herunder avstemming av konti i utenlandsk valuta. Andre typer konti som f.eks. Kreditkort, Lån- eller Leasingkonti kan på samme måte avstemmes. Bankavstemmingen finner frem til eventuelle differenser og får dem utredet og bokført. I stedet for å avstemme manuelt ved å sette haker på to utskrifter, en fra banken og en fra Uniconta, eller å avstemme et skjermbilde med bankposter i Uniconta med online banken, så skjer bankavstemmingen elektronisk i Uniconta samtidig med at uoverensstemmelser utredes direkte i Uniconta. Et kort overblikk over funksjoner: Import av bankposteringer fra online bank til Uniconta Automatisk match av posteringer mellom bank og Uniconta Overfør importerte og avstemte bankposter til bokføringskladden Ingen risiko for dobbeltimport, Uniconta holder styr på bankpostene Direkte utredning av uoverensstemmelser Automatisk henting av kunde/leverandør ved fakturabetaling Ubegrenset antall bankkonti eller andre konti til avstemming Tydelig markering av avstemte, ikke-avstemte, og poster som venter i kladden Sett bankpostering på Vent/Hold Avvisning av finansposter, som ikke er registrert på bankkontoen Bankavstemming Oppprettt avstemmingskonti: angi kontotype Bank på hver konto i kontoplanen, som er en bankkonto du vil bankavstemme i Uniconta. Deretter skal du eksportere transaksjoner fra din bank i CSV format. Importer deretter transaksjonene fra banken til Bankavstemming i Uniconta for den angitte avstemmingskonto. Hvis du ikke har bokført de importerte bankpostene i Finans ennå, kan de overføres fra Bankavstemming til bokføringskladden. Før overføring kan du angi motkonto, momskode, etc. og: Angi, kan du klargjøre de importerte bankposter til Etterse nå bankavstemmingen. Opprett avstemmingskonti For hver konto i din kontoplan, som er av type Bank, vil vi ha en bank avstemming rekord.

32 Eksporter transaksjoner fra din bank, og Importer kontoutdrag Det første man skal gjøre er å eksportere dine transaksjoner fra din bank i CSV format. Det er nå kommet en ny opsjon i vår bankimport. Man kan som hittil importere direkte inn i kassekladden, men man kan også importere direkte inn i bankavstemmingen. Den første fordelen ved å importere inn i bankavstemmingen er at den samme posten ikke vil bli importert to ganger. Da bankmodulen har alle poster fra tidligere import, så vil den altså ikke lagre den samme posten. Man behøver altså ikke være redd for at en eksport fra banken har med poster man allerede har importert, da de vil bli filtrert fra. Etter Import Linjene fra importen fra banken vil stå i øverste bilde, og transaksjonene på vår konto Bank i Uniconta vil stå i bunnen. Nå kan man i topp-rekkene utfylle kontonummer, moms, dimensjoner, faktura nummer, Fysisk bilag etc. Faktisk de samme, som man også kan i en kassekladd. Så dette er å betrakte som en slags kassekladd. som også er et felt venter, som kan benyttes Heretter velg menypunktet Overfør til kladd. Rød Sirkel = ikke bokført Gul Sirkel = Overført Grønn Sirkel = Match og avstemt Sort Sirkel =

33 etter Overfør til kladd, så vil alle dem som har blitt overført bli merket med Gul. Det var en transaksjon på vent, så den er stadig ikke overført. Det er mulig å avbryte og slette postene i kladden, så vil de gule linjene bli røde igjen. Merk, at det også er en kolonne Ugyldig. Det kan være at det er en feilpostering i banken, som så er rettet tilbake. Disse skal vi ikke bokføre, og kan merke dem som Ugyldige. Gjør man det, så skifter fargen til Grønn, da den nå er avstemt. Bokfør kladd Når du bokfører kladden, så vil Finans postene dukke opp i bunnen av skjermen, og de som nå har match, vil bli grønne. Når du stiller deg på en grønn i toppen, vil baren stille seg på matchen i bunnen og omvendt.

34 Det er mulig å oppheve en match og tildele en ny match igjen. Ved tildeling klikker man først på linjen i toppen og så på linjen i bunnen, og så trykker man Legg til Match. Hvis man har laget transaksjoner på Finans kontoen, som ikke er i banken, så kan man stille seg på linjen i bunnen og trykke menyen Avvis Transaksjon, og så vil den bli grønn. Altså nå er den avstemt. Så på sammen måte, som man i toppen kan ha poster, som ikke har match i bunnen, så kan man også i bunnen ha transaksjoner, som ikke er i toppen. Målet er at alle skal være grønne. Enten så har de en match eller ikke, og så har vi merket dem som avstemt eller avvist. I det første bilde i Bankavstemming, er det et felt Startsaldo. Her skal man angi saldoen på din bankkonto den dagen du første gang importerte transaksjoner. Så vil det løpende holdes styr på saldo i banken. Opprett avstemmingskonti For hver konto i din kontoplan, som er av type Bank, vil vi ha en bank avstemming rekord. Eksporter transaksjoner fra din bank i CSV-format Importer bankposter i Uniconta Importerte transaksjoner fra din bank forblir transaksjoner i Uniconta, på samme måte som alle andre transaksjoner. Disse

35 transaksjoner skal så enten matche transaksjoner bokført på din bankkonto i Uniconta eller brukes som nye transaksjoner, som overføres til bokføringskladden og bokføres på din bankkonto i Finans. Før overføring til bokføringskladden kan du utfylle felt som f.eks. motkonto (D,K,F,P), moms, osv. Det vil si de samme felt, som du har i bokføringskladden. Det er nå kommet en ny opsjon i vår bankimport. Man kan som hittil importere direkte inn i kassekladden, men det nye er at man også kan importere direkte inn i bankavstemmingen. Den første fordel ved å importere inni bankavstemmingen e, at du kan avstemme banken elektronisk. Det vil si, at du i ét skjermbilde har både bankkontoutdraget fra banken og kontoutdraget (bokførte poster) fra bankkontoen i Uniconta. Du behøver altså ikke lengere å sitte og sette haker på en utskrift fra banken eller i et skjermbilde med nettbanken. Den neste fordel ved å importere inn i bankavstemmingen er, at du faktisk kun behøver å importere bankpostene én gang. Du kan hoppe over steppet Bankimport til kassekladd og gå direkte til bankavstemming og bokføre postene derfra. Hvis en importert post ikke er bokført i Uniconta, kan den bokføres direkte fra bankavstemmingen. En ytterligere fordel er at samme post ikke vil bli importert 2 ganger. Da bank modulen har alle poster fra tidligere import, så vil den altså ikke igjen lagre den samme posten en gang til. Man behøver altså ikke være redd for at en eksport fra banken har poster man allerede har importert, da de vil bli filtrert fra. Slett import som er mulighet for at man kan slette poster, som er importert. F. eks hvis man har ftet importert noe feil. Etter Import Etter import åpnes linjene under Økonomi/Bankavstemming. Skjermbildet kan deles loddrett eller vannrett alt etter om du ønsker å avstemme mellom venstre og høyre side eller mellom øverste og nederste del. Linjene fra importen fra banken vil stå i øverste/venstre bilde, og transaksjonene på vår konto bank i Uniconta, vil stå i bunnen/til høyre. Nå kan man i toprekkene utfylle kontonummer, moms, dimensjoner, faktura nummer, Fysisk bilag etc. Faktisk de samme, som man også kan i en kasse kladd. Så dette er å betrakte som en slags kasse kladd. Du har også feltet venter, som du kan hake av. Når du er klar velger du menypunktet Overfør til kladd

36 Etter Overfør til kladd, så vil alt det som har blitt overført bli merket med Gul. Du hadde en transaksjon på vent, så den er fortsatt ikke overført. Skulle du avbryte og slette postene i kladden, så vil de gule linjene bli røde igjen. Merk, at vi også har en kolonne Ugyldig. Det kan være at det er en feilpostering i banken, som så er rettet tilbake. Disse vil vi ikke bokføre, så vi kan merke dem som Ugyldig. Gjør man det, så skifter fargen til Grønn, da den altså er avstemt. Vedlegg fysisk bilag til bankposter Det er flere måter å vedlegge et fysisk bilag til bankposter: Samtidig med bankavstemming etter overføring til kladd etter bankavstemming I bankavstemmingen er knappen Fysisk bilag i båndet under Bankkontoutdrag. Bokfør kladd Når du så bokfører din kladd, så vil Finans postene dukke opp i bunnen av skjermen, og de som nå har en match, vil bli grønne. Når du stiller meg på en grønn i toppen, vil baren stille eig på matchen i bunnen og omvendt.

37 Startsaldo I det første bilde i Bankavstemmingen, er det et felt Startsaldo. Her skal man angi saldoen på din bankkonto fra den dagen du første gang importerte transaksjoner. Så kan du løpende holde styr på saldoen i banken. Avstem bank Under import fra banken, så kan du undersøke om det finnes en lik betalings post på Finanskontoen. F. eks hvis du har betalt en leverandør, og allerede bokført betalingen. Den vil så bli funnet og matchet. Du skal se på beløb og dato for å finne en match. Avstem manuelt Utvid markering

38 Opphev avstemming Du har mulighet for å oppheve en match og tildele en match igjen. Ved tildeling klikker man først på linjen i toppen og så på linjen i bunnen, og så trykker man Legg til Match. Hvis man har laget transaksjoner på Finanskontoen, som ikke er i banken, så kan man stille seg på linjen i bunnen og trykke menyen Avvis Transaksjon, og så vil den bli grønn. Altså nå er den avstemt. Så på sammen måte, som man i toppen kan ha poster, som ikke har sin match i bunnen, så kan man også i bunnen ha transaksjoner, som ikke er i toppen. Målet skal jo være at alle er grønne. Enten har de en match eller ikke, og så har vi merket dem som avstemt eller avvist. Differenser i bankavstemmingen Opplever du at din bankavstemming ikke stemmer, så kan det skyldes to ting. Det kan enten være fordi en post er bokført på én dato, mens den samme post er satt til en annen dato på kontoutdraget. Den andre årsaken kan være, at det har skjedd en feil, så det bokførte beløpet simpelthen ikke stemmer overens med det faktiske innbetalte beløp på bankkontoen. Feil dato: Skulle det være en forskjell på bokføringsdatoen og betalingsdatoen, må det lages en manuell avstemming. Etter at postene er avstemt føres restpostene fra kontoutdraget til bokføringen. Postene, som er bokført på feil dato flyttes over til den korrekte dato. Feil beløp: Skulle det være posteringer, hvor beløpet i bokførineng og beløbpt på kontoutdraget ikke stemmer overens, så må feilen finnes og rettes. En slik feil kan eksempelvis skyldes en feil bokføring, eller at en kunde har innbetalt et feil beløp.