Konvertering fra C5 til Uniconta

Transkript

1 Konvertering fra C5 til Uniconta Dersom du benytter Dynamics C5, e-conomics eller ectrl tilbyr vi et gratis konverteringsverktøy, som sikrer kjapp og sikker overføring av data til Uniconta. Det skal foretas en multi-eksport i C5 eller e-conomics. Ved konvertering fra ectrl. Kontakt Uniconta support. Konverteringsverktøyet leser data fra multi- eksportens filer og innleser i Uniconta. OBS.: HUSK AT DET SKAL VÆRE OPPRETTET EN BRUKER I UNICONTA FOR AT EN KONVERTERING KAN FORETAS. Dette kan gjøres på

2

3

4

5 Eksport og konvertering av data fra C5 Klikk på fanebladet Generelt Åpne mappen Tilpasning Åpne mappen Vedligehold Åpne mappen Multi Gå til Eksporter database og dobbelklikk Velg en mappe på computeren og eksporter filen. Etter eksport. Gå til Importer data i Uniconta Eksporter data fra e-conomics Velg Eksporter data fra e-conomics. Denne funksjonen kan eksportere alle registrerte data i e-conomic. Du skal velge å få et dine regnskapsdata som kommaseparerte tekstfiler (En ikke kryptert fil i tekstformat, som en database tabell kan innlese) Utfyll ovenstående felter, og klikk på Send data.

6 Eksporter avdeling og avdelingsnavn Bruker du avdeling i e-conomic skal denne filen eksporteres separat. Det gjøres ved å åpne avdelingsbildet. Her kan avdelingen og avdelingsnavn eksporteres ved å lagre i filformatet CSV og filnavn: AvdelingFordeling.csv Filen AvdelingFordeling.csv skal innleses separat. Splitt-Avdeling Ved konvertering fra e-conomic understøtter vi nå også Splitt-Avdeling. Det er en konstruksjon i e-conomic, som splitter en postering fra én avdeling ut på flere avdelinger. Den gjør dette kun under rapportering, og endrer man fordelingen, gjøres det etterpå i tid. Ved konverteringen danner vi derfor denne splitt, så vi skaper samme bilde i Uniconta, som man hadde i e-conomic. Deretter må man selv oppbygge nye fordelingskonti i Uniconta på de dimensjoner, som man nå vil ha splittet. Vi tar altså ikke splitt-masken med, da Uniconta har en annen måte å lage fordelinger på. Vår splitt foregår på kontonivå, mens det i e- conomic foregår ved at man lager en avdeling, som i seg selv ikke er en avdeling, men en avdeling, som splitter. Importer data i Uniconta Download konverteringsverktøyet Konverteringsverktøyet skal downloades fra Unicontas hjemmeside her: Start konverteringsverktøyet Første gang du starter konverteringsverktøyet Conversion Tool, installeres det på din computer. Kjør programmet, og logg inn med brugernavn og kodeord. (det samme som brukes til å logge på med i Uniconta). Heretter åpnes dette vinduet:

7 Angi firmanavnet, som skal benyttes i Uniconta. Importer fra: C5 eller e-conomic. Sett markering, hvis du vil ha foranstilte 0 er på finans-kontonumrene. Se en beskrivelse i avsnittet om tekniske detaljer, Kontonumre er venstrestilte. Importer fra: Angi hvor multi-exportens filer fra C5 til konvertering ligger. Klikk på Importer data for å starte konverteringen. Heretter vises konverteringsstatus løpende. NB! Avvent kvittering fra konverteringsprogrammet om at konverteringen er fullført, før du avslutter. Heretter er din C5/e-conomic konvertert og regnskapet kan åpnes i Uniconta. Tekniske detaljer om C5 konverteringen Hva konverteres fra C5 Regnskapsår Momskoder Kontoplan Systemkonti Finansposteringer Debitor stamdata + posteringer Kreditor stamdata + posteringer Debitor og kreditorgrupper Betalingsbetingelser Kontakter Lager stamdata Lagergrupper Lager Stykklister Lager Prisgrupper og priser Ordrer + ordrelinjer Innkjøp + innkjøpslinjer Dimensjoner: Avdeling, Bærer og Formål Medarbeidere. Kontonummer er venstrestilt Alle kontonummer i Uniconta er venstrestilte. Det er fordi vi tillater annet enn tall i våre kontonummer. Kontonummerfeltet er et tekstfelt, og derfor sorteres det som teksfelt. Hvis dine kontonummer i C5 er høyrestilte, så vil kontonummerne etter konvertering stå i uorden.

8 Højrestillede kontonumres rækkefølge i C Vil se sådan ud som venstrestillet i Uniconta For at undgå Unicontas venstrestillede kontonumre, er der en mulighed for at indsætte 0 er i starten av C5-kontonumrene under konvertering for at gjøre dem lige lange. De kommer til at se sådan ud: og så er de magen til C5 Endre kontonummer. I Uniconta kan man fritt endre nummer på kontoen og alle posteringer og referanser blir også endret. Ønsker man ikke de foranstilte 0 re, så er det forholdsvis enkelt å endre kontonummerne i Uniconta etter avsluttet konvertering. Slettede koder I C5 kan man slette en kode (avdeling, momskode, betalingskode, etc) selvom den fortsatt står på en konto eller en posteri ng. Det kan man ikke i Uniconta. Uniconta tillater ikke en kode i et felt, som ikke finnes. Konverteringsprogrammet vil und er konverteringen sjekke om alle disse kodene og kontiene finnes, før de tildeles en postering. Finnes de ikke, så vil feltet bli etterlatt tomt. Posteringer i Finans, kunder og leverandører Uniconta og C5 har en rekke likhetspunkter i posteringene. Bokføres det på en kunde eller leverandør i kassekladden, så vil bokføringen danne en postering på selve kunde/leverandør og samtidig danne en postering på samlekontoen i finans. I Uniconta har vi dessuten et felt på finansposteringen, som viser hvilken kun de/leverandør konto, som opprinnelig stod på posteringen. Når konverteringen kjører, så bokføres alle posteringer helt forfra. Dermed sikres det at alt stemmer. Alle C5 s finans posteringer innleses i kassekladden. Vi lager en kassekladd pr regnskapsår. Neste stepp er så å innlese kundeog leverandør posteringer. Under innlesningen søker vi etter den opprinnelige postering i den kassekladden vi har dannet. Vi søker på samlekontoen for kunde/leverandør og finner posterigen, så utskitter vi samlekontoen med kunde/leverandørk ontoen. Vi har dervmed skapt den opprinnelige postering. Når vi leter i kassekladden etter den opprinnelige kunde/leverandør postering, så leter vi kun etter konti, som er samleko nti. Vi kan kun utskifte kontonummer på en kladdpost med en samlekonto, da vi skal sikre at bokføringen fører posteringe t ilbake på samlekontoen. Vi finner C5 s samlekonti ved å se på kunde- og leverandør-gruppene. Har du engang hatt en samlekonto på en kunde- eller leverandørgruppe, og deretter utskiftet den med en annen konto, så kan vi ikke se at den gamle konto, var en samlekonto, og derfor kan vi heller ikke utskifte kontonummer på kladdposteringen. Når vi har en kunde/leverandør postering, hvor vi ikke kan finne den opprinnelige postering, så er vi nødt til å innsette 2 ex tra posteringer i kladden. Vi innsetter en post på kunde/leverandør kontoen og så en motpost på kunde/leverandørs samlek ontoen, så de under bokføringen vil utligne hverandre.

9 Når alt er innlest, så bokfører konverterngsprogammet selv kassekladden, og når alle kassekladder er bokført, så kjører ko nverteringsprogramet Dann primo poster for hvert regnskapsår.