Hopp til Layout Skabeloner Søk Ytterligere informasjon

Transkript

1 Varianter

2 I Uniconta kan du opprette to varianter. Varianter benytter du f.eks. som størrelse og farve. Opprett en variant For å opprette varianter, skal du velge Lager / Vedlikehold / Varianter / Varianter Hopp til Layout Skabeloner Søk Ytterligere informasjon Klikk på Oppsetting av varianter. Inntast de ønskede varianter og klikk Lagre. Du er nå tilbake i Variant vinduet, og kan her velge i mellom de opprettede varianter i dropdown boksen. Velg Farge i Variant dropdown boksen. Klikk på Legg til variant, og det vises en ny linje, hvor du skal inntaste Variant (det navn som vises i listen, når det velges varianter) og Navn (et lengere felt for variantnavnet) for varianten. Klikk Lagre for å lagre variantene Opprett standardvariant Standardvarianter er det felt som samler dine varianter til den enkelte vare. For å opprette Standardvariant, skal du velge Lager / Vedlikehold / Varianter / Standardvarianter Klikk på Legg til post, for å tilføye en ny Standardvariant. Det vises en ny linje hvor det skal inntastes navnet på standardvarianten. Koden kan evt. være varenummeret, og navnet kan være vare navnet. Klikk på Lagre for å lagre standardvarianten. Klikk på Varianter for å tildele farger og størrelser til din standardvariant. Klikk Legg til post og det vises en ny linje, hvor du kan velge i mellom farger og størrelser. Velg det antall farge og størrelses kombinasjoner, som du skal bruke til din vare. Klikk på Lagre. Tildel varianten til varen Åpne varelisten Lager / Varer, og velg din vare som skal ha opprettet varianter. Velg din nyopprettede Standardvariant, og sett hake i Bruk variant. Skal det benyttes Tvungen variant, settes hake i dette felt. Klikk på Lagre for å lagre varen. Det er nå opprettet varianter på varen.

3 Uniconta Update 47 Finansbudget Kopier & Udfold Man kan nu kopiere et finansbudget med linjer. I et finansbudget kan man have koder for gentagelse af en budgetpost. Den nye funktion kan vise, hvad denne gentagelse resulterer i. Der åbnes et nyt vindue, hvor man kan se det fulde budget. Så kan man kopiere det til Excel, og udskrive det. Dokumenter på kontoplanen Som i andre moduler kan man nu skrive notater og vedhæfte dokumenter på kontoplanen. Det kan også tilgås direkte i afslutningsarket, hvor man typisk vil gøre notater på kontoen. Balance generator Der er nu 13 kolonner i stedet for 12, så man kan få vist hele året og månederne. Man kan også vælge at få navnet på dimensionerne med på sin udskrift. besked i layoutgrupper Nu har vi fået felter i layoutgrupperne til besked. Det betyder, at man for hver enkelt kunde både kan bestemme fakturaens udseende og ens indhold via sine layoutgrupper. Layoutgruppe på ordre og tilbud Selvom vi har layoutgruppe på en debitor, så kan de jo være at man i forbindelse med et tilbud eller en abonnementsordre, gerne vil have en anden faktura og besked. Det kan man nu gøre, da ordre og tilbud har fået layoutgruppe, der overstyrer layoutgruppen på debitor. Kontakter har fået flere flueben På kontakter er der nu kommet flueben for hver type dokument, som kan sendes pr . Tilbud har fået tilbudsnummer Nu har tilbud også fået et fortløbende nummer. Kreditorfakturanummer er udvidet Vi har udvidet fakturanummeret i kreditor, så det kan tage op til 17 cifre. Felter i felter på faktura rapporter Vi har hele tiden haft Nestede properties som det hedder på engelsk, i rapportgeneratoren. Det betyder, at man fra en ordrelinje kan gå videre over på varen og vælge felter der. Der er nu også kommet med i fakturarapporterne. Kopier faktura rapport til anden type Har man nu brugt timer på at lave sig en flot fakturarapport, så kan man nu kopiere den til f.eks. et tilbud, og så rette den til.

4 Kreditnotaer i rapportgeneratoren I rapportgeneratoren skrives nu automatisk kreditnota, hvis fakturabeløbet er negativt. Man kan også vælge at designe en specialrapport til kreditnotaer, som kan vælges i stedet for fakturarapporten. Serie- og batchnummer kan udskrives på faktura Både på vores gamle fakturaer og på fakturaer i rapportgeneratoren, kan man nu udskrive serie- og batchnumre. Leveringsadresse Leveringsadresse er udvidet med navn, postnummer og by. Leveringsadressen kan nu slås til/fra under konfiguration i firmamenuen. Leveringsadressen fylder efterhånden så mange linjer, så det kan være en god ide at skjule den, hvis man ikke benytter den. Fakturakonto Leveringskonto På en debitor har vi en faktureringskonto, hvorfra fakturaen udstedes. På fakturahovedet har vi nu et nyt felt leveringskonto, som bliver udfyldt med den konto, som ordren var på. Konti er altså byttet rundt. Når man har en leveringskonto på fakturaen, så vil adressen fra leveringskontoen, blive udskrevet som leveringsadressen på fakturaen. På den måde kan man arbejde med forskellige leveringsadresser på samme debitor. Opret ordre fra ordre Vi har nu fået opret ordre fra ordre i indkøbsordre. Godkender og godkendt på indkøbsordre Vi har fået felter til godkendt og godkender på indkøbsordre. Har man valgt at vedhæfte et indscannet bilag på indkøbsordren, så synkronires oplysninger mellem indkøbsordre og fysisk bilag. Kontoudtog Kun åbne poster Man kan nu vælge kun at medtage åbne poster på et kontoudtog. Det virker både på kontoudtog-udskrift og på dem, man sender på . Forfaldsdatoen påføres på udskriften, så kontoudtoget kan bruges som en slags uformel rykker. Priser udregnet på kostpris + dækningsgrad På debitorprislisterne er der nu komme feltet dækningsgrad. Det betyder, at prisen for en vare i denne prisliste, udregnes dynamisk som kostpris + dækningsgrad. Først tjekkes i prislisten om varen findes. Gør den ikke, udregnes prisen automatisk, når man indtaster ordren. Medarbejdere har fået en gruppe Som alt andet har medarbejdere nu også fået en gruppe. Slette poster i en operation I Update 46 introducerede vi Datamanipulation, som er velegnet til at opdatere sine data i en operation. Man kan nu i Datamanipulation slette de fremsøgte poster i én operation. Filter på posteringer Vi kan nu søge på intervaller af varer, kunder og grupper i vores filtre på posteringsbillederne. Import & Export i xls og xlsx format Vores værktøjer skriver og læser nu ægte Excel filer. Vi understøtter stadig csv formatet.

5 C5 konvertering i andet end DKK Vores konverteringsværktøj læser nu firmavalutaen i C5 eksporten, så vi nu også kan konvertere andre regnskaber end regnskaber i danske kroner. Oppstart Det kan opprettes en ny bruker i Uniconta på tre måter: Fra vår hjemmeside Fra en direkte link på vår hjemmeside, Fra en forhandlers hjemmeside Fra forsiden av kan man opprette en ny bruker og firma. Nedenfor er åpningsbildet for Uniconta. Her velges første gang Prøv Uniconta gratis Nedenfor er åpningsbildet for opprettelse av en ny bruker.

6 Her blir man bedt om å inntaste sine stamdata samt tilhørende login og passord. Det er viktig at adressen er korrekt, da det sendes en popstarts til denne adressen. Velg forhandler, kan utelates, hvis man er i tvil om hvilken forhandler man hører under. Dette kan vi hjelpe med senere. Hvis man oppretter seg via en forhandlers hjemmeside, vil feltet Velg forhandler ikke være der, da den forhandler man oppretter seg via, automatisk vil bli din forhandler. Merk: Det er ennnå ikke opprettet et firma, selv om firmanavnet inntastes. Etter registrering kan brukeren benytte en hvilken som helst datamaskin eller tablet til å logge inn, for å begynne med Uniconta. Etter Registrering vil brukeren motta en velkomst mail med Login ID og Passord.

7 Klikk på linket i velkomst mailen for å installere Uniconta. Velkomstmenyen Etter avsluttet installasjon, startes Uniconta og det skal inntastes Login ID og Passord. Første gang du logger inn på Uniconta har du tre valgmuligheter: Se i et Demoregnskap Opprett regnskap Spør om tilgang til et regnskap (få adgang til et eksisterende regnskap/virksomhet) Se Quick Guide Firmaadgang

8 Regnskap, opprett og velg Se i demoregnskap eller Opprett regnskap. Hvis man velger å opprette et nytt regnskap, så blir man eier av dette regnskap. Hver eier har adgang til alle virksomhetens data og oppgaver. De har også myndighet til å gi adgang til andre brukere og de kan gi differensiert brukermuligheter. Hvis du er ny i Uniconta, kan du se i vårt demoregnskap. Der kan du se, arbeide i bokføringskladden, men ikke bokføre. Dvs. opprette fakturaer osv., men ikke fakturere. Du kan opprette et regnskap, hvor det anbefales å ta utgangspunkt i en av standard kontoplanene. Oppsetting og stamdata er klar Hvis du har valgt å opprette et regnskap med utgangspunkt i et av standardregnskapene, eller du har konvertert fra et annet system, er din oppsetting og dine stamdata klar til bruk. Velg regnskap og standardregnskap Hvis du kun har adgang til et regnskap, åpnes det automatisk. Hvis du har flere regnskaper, kan du velge regnskap her: Hvis du har flere regnskaper kan du sette et standardregnskap (det regnskap som skal åpnes, når du starter Uniconta) ved å trykke på Opplysninger.

9 Nedenstående vindu åpner og her velges ditt standard regnskap i Firma: og det markeres i Standard: og trykkes [OK]. Så er du klar til å begynne. Du kan alltid skifte mellom regnskaper uten å logge av Uniconta, og du kan alltid endre ditt standardregnskap. Oppsetting av SMTP til Office 365 i Uniconta SMTP Oppsetting Til Office 365 Uniconta har også mulighet til at sendes fra din egen POP3 server, ved at du kan angi SMTP credentials. Uniconta bruker så din server, i stedet for vår egen Uniconta-inbox.dk. Vi tilbyr en test funksjon til å verifisere at din SMTP credentials er satt opp riktig. Selve oppsettingen skjer under menyen Debitor/Vedligehold/ oppsett / SMTP Host. TLS er på protokoll nivå, dvs. mail host skal kalles med tls:// F.eks. tls://smtp.minmailserver.no. TLS settes til port 587. Det skal velges SSL. Inngående server Inngående server: outlook.office365.com Inngående serverport: 993 Sikkerhet: SSL. Utgående server Utgående server: smtp.office365.com Utgående serverport: 587 Sikkerhet: TLS Brukernavn: Hele adressen. Passord: Den tildelte kode for din Office 365 konto. En fungerende SMTP oppsetting

10 til Office 365 ser slik ut på nedenstående foto. Trykk på knappen kontroller SMTP Host for å få verifisert opplysningene, og inntast din adresse. Klikk på ok og klikk på Lagre i lokalmenyen, og du er klar til bruk. Oppsetting av FIK kode FIK prinsipp er et dansk betalingssystem. For norske brukere henviser vi til norsk Remittering via Nets. En FIK kode står for Felles Innbetalings Kort. Det er den innbetalingskode man benytter seg av ved betaling via nettbank. En FIK kode består af følgende informasjoner: Eksempel: +71< < Kode Beskrivelse

11 +71 Kortart. Kortart 71 er den mest benyttede kode. Utover 71, finnes det kortart 73 og 75. Kortart 71 og 75 identifiserer debitor utfra koden. Kortart 73, skal debitor påføre informasjoner manuelt Debitor konto Faktura nummer 9 Kontrolkode til et modulus 8 sjekk Kreditorkode i banken. Hvilken konto inbetalingene skal overføres til. Opprett FIK koden Velg Firma / Firmaopplysninger 1. Inntast ditt FIK nummer som du har bestilt i banken. 2. Velg lengden på ditt FIK konto nummer. 1. Viktig at dette velges riktig, ellers blir den ferdige FIK koden ikke vist korrekt. 3. Velg Betalingsveiledningskoden (Kortart: +71, +73 eller +75) FIK nummer på faktura (enkel layout) 1. Velg Kunder / Vedlikeholde / Layout for faktura

12 2. Marker din faktura og trykk Rediger 3. N e s t e n n e d e r s t p å s i d e n s k a l m a n i n n t a s t e p l a s s e r i n g e n i P a y m e n t F I K C o d e 4. Deretter kan man se resltatet på en av sine faktura eller generere en Hurtig faktura og trykke på Simuler faktura, for å se hvordan plasseringen av FIK nummeret passer inn på den ferdige faktura. Opprettelse av regnskap og kunde med abonnement Opprettelse av regnskap og kunde med abonnement (for Reseller og Univisor) Opprett et firma 1. Velg Firma / Opprett regnskap 2. Fyll ut de relevante opplysninger omkring firmaet.

13 3. Trykk Opprett firma 4. Skift til det nye firmaet i listen over firmanavn, øverst til høyre. Opprett en bruker 1. Velg Administrator / Alle brukere 2. Trykk på Legg til bruker og utfyll de relevante opplysninger

14 En bruker kan ha en rolle som en Standard bruker, Firma eier og Revisor 3. Trykk på Lagre 4. Trykk Ja for å tildele brukeren adgang til et firma 5. Velg firmaet og trykk OK 6. Tildel brukerrettigheter og trykk på OK Ved valg av Full adgang for Eier, blir brukeren eier av det valgte firma

15 7. Deretter får du mulighet for å opprette et abonnement for brukeren. Trykk Ja, hvis det skal opprettes abonnement. 8. Inntast relevante opplysninger og trykk på Lagre abonnement

16 Der er nå opprettet en bruker med abonnement for et regnskap. Endre abonnementer Velg Administrator / Alle firmaer Søk etter firmanavnet Marker firmaet i listen over firmaer, hvis flere, og trykk Gå til eier Marker brukeren i listen og trykk på Abonnement Endre i abonnement informasjonen og trykk Lagre abonnement Den hurtige vei til OIOUBL (Dansk prinsipp) For å benytte OIO i Uniconta, skal man lage en avtale med Sproom. Les mere om Sproom her: Du skal deretter downloade deres program. Programmet skal settes opp, så det kan finne dine fakturaer på ditt drev. (Det er veiledninger på Sprooms hjemmeside) Når du har gjort det, så skal du fra Uniconta s fakturaoversikt markere de fakturaer du vil sende. Trykke på knappen OIO og lagre fakturaene der hvor Sproom er satt opp til å søke.

17 Nordea Excel konvertering For å kunne innlese Nordea FI kort, skal vår Excel Addin installeres. Det finner du her: (skal muligvis kunne hentes som zip) Du lagrer filen i biblioteket: C:Users<UserName>AppDataRoamingMicrosoftAddIns Start Excel Hvis du nå har en fane i Excel som heter UC Bank så skal du ikke gjøre mer. Hvis ikke, så velger du i Excel File/Options/Add Ins

18 I Manage: Skal du velge Excel Add-ins og trykke på GO I Add-ins skal du velge Uniconta Bank

19 Oppsetting i Uniconta Oppsettes i lokalmenyen for Innlesning av bankkontoutdrag under bokføring eller bankavstemming 1. Legg til filformat 1. Tilføyer et nytt format til listen over formater. (Se for øvrig oppsett av bankformat ) Oppsetting av bankformat Trykkes på knappene. Legg til eller rediger filformat så kan måten en fil innleses på endres.

20 Feltposisjoner i filen. Rekkefølgen av felt i filen med i bankkontoutdraget Dato Tekst Beløp Bilag Faktura Fysisk bilag Betalingsreferanse FIK Betalingsidentifikasjonen ad FIK Ovenfor er vist oppsettingen av Uniconta Bank konvertering

21 Hvordan søker man i Uniconta Søk i Uniconta I Uniconta, kan man lett søke i sine data. Søkefeltet er plassert øverst til høyre på de sider som inneholder søkbare data. Tegnsetting I Uniconta kan du bruke forskjellige tegnsettinger for å få vist mer spesifikke søkeresultater. Symbol Søgetekst Resultat Salg Finner og viser på skjermen, alle poster, som inneholder ordet Salg Salg varer Et + Salg +varer Salg +varer -avd Salg av varer enkelt Ved bruk av mellomrom mellom søkeordene. Finner og viser på skjermen, alle poster som inneholder enten ordet Salg eller ordet varer. Ved bruk av + uten mellomrom mellom symbolet og søkeordet. Finner og viser på skjermen, alle poster som inneholder både ordet Salg og ordet varer. Ved bruk av + og uten mellomrom mellom symbolet og søkeordet Finner og viser på skjermen, alle poster som inneholder ordet Salg, og ordet varer, men ikke ordet avd. Ved brug av omkring en setning Finner og viser på skjermen, alle poster som inneholder hele setningen, salg av varer. søk på Salg gir følgende resultat

22 Et søk Et søk på på Salg Salg vare +varer gir gir nedenstående resultat nedenstående resultat

23 Et Et søk søk på på Salg Salg +varer av -avd varer viser gir nedenstående følgende resultat resultat.

24 Lagersted Lagersteder benyttes når det ønskes å styre hvor på lagret/lagerne varen er plassert. Det kan eksempelvis være på fysisk lokasjon og hylle. Velges under Lager / Vedlikehold / Lagersted

25 Lokalmenyen for lagersted Beskrivelse av knapper i lokalmenyen for lagersted 1. Legg til lagersted 1. Tilføyer et nyt lagerted til listen over lagersteder 2. Endre 1. Redigerer et allerede opprettet lagersted 3. Oppdater 1. Etter en endring eller opprettelse av et nytt lagersted, skal man trykke på Oppdater, for å se det/de nye lagerstedene eller rettelsene. 4. Lokasjon 1. Tilføyer en lokal plassering for det valgte lagersted, til det markerte lagersted i listen. 5. Layout 1. Blir beskrevet under Generelle funksjoner Legg til lagersted For å opprette et lagersted skal man utfylle nedenforstående felt.

26 Beskrivelse av knapper i lokalmenyen for Legg til lagersted 1. Lagre 1. Lagrer ditt nye lagersted, når du har utfylt de relevante felt 2. Annuller 1. Annullerer inntastingen og går tilbake til forrige skjermbilde 3. Slett 1. Sletter det aktuelle lagersted. Det kommer en advarsel før lagerstedet slettes. 4. Template (er beskrevet under Generelle funksjoner) 5. Layout (er beskrevet under Generelle funksjoner) Legg til og endre lokasjon Etter valg av lokasjon, vises listen over de eventuelle allerede opprettede lokasjoner. For å opprette lokasjon på lagerstedet skal man velge Legg til lokasjon, deretter skal man utfylle nedenforstående felt

27 Beskrivelse av knapper i lokalmenyen for Legg til lokasjon 1. Lagre 1. Lagrer din nye lokasjon, når du har utfylt de relevante felt 2. Annuller 1. Annullerer inntastingen og går tilbake til forrige skjermbilde 3. Slett (gjelder kun for endring av en lokasjon) 1. Sletter det aktuelle lagersted. Det kommer en advarsel før lagerstedet slettes. 4. Templates (er beskrevet under Generelle funksjoner) 5. Layout (er beskrevet under Generelle funksjoner) Lagersted og lokasjon Lagersted og lokasjon tildeles på varen, under grupper. Velg Lager / Varer Velg Endre på en valgt vare og tildel lagersted og lokasjon fra en dropdown liste.