SEPA og M3. Svein Frode Nordby, Infor Norway. Infoteam / Webinar / Nov 25, 2016

Transkript

1 SEPA og M3 Svein Frode Nordby, Infor Norway Infoteam / Webinar / Nov 25, 2016 Copyright Infor. All Rights Reserved. 1

2 Agenda 1. Gjennomgang av ny løsning - Hva består løsningen av - Hvordan fungerer den 2. Hvordan komme i gang - Hva må gjøres - Hvem gjør hva Copyright Infor. All Rights Reserved. 2

3 Introduksjon Fra 31. oktober 2016 må betalinger i EUR gjøres i henhold til ny internasjonal standard for betalingsformat. Standarden heter SEPA og formatet heter ISO XML. Dette innebærer i utgangspunktet at det tidligere brukte TELEPAY-formatet ikke kan benyttes for EUR-betalinger lenger EBPC/lynet skal ikke lengre benyttes for leverandørbetalinger Copyright Infor. All Rights Reserved. 3

4 1. Ny løsning hva består den av - MEC mapping blir installert - Alle betalingsfiler vil bli sendt via MEC - Nødvendige fixer blir installert - Konverteringsprogram kjøres - Vil gjøre nødvendige parameterendringer i CRS692 Bankkonto Åpne - Testing mot bank - Test av betalingsfiler til bank, og returfiler fra bank - Driftssetting i produksjonsmiljø - Dokumentasjon av løsningen Copyright Infor. All Rights Reserved. 4

5 1. Ny løsning hvordan fungerer den - APS130 benyttes som i dag - Betalingsfiler sendes via MEC, erstatter EBPC/lynet for dette formål - APS190 vil bli erstattet av APS187, herunder APS188 - Returfiler og oppdatering vil skje via ABS100 - Alle valutaer kan behandles via den nye løsningen, men kun EUR er lovpålagt Copyright Infor. All Rights Reserved. 5

6 2. Hva må gjøres - Backup av CBANMA (CRS690) og CBANAC (CRS692) før konverteringsprogram kjøres - Avklare/avtale med bank vedr filtesting - Installer MEC mapping - Installer fixer - Kjør konverteringsprogram - Parameterendringer og -tillegg i M3 programmer Copyright Infor. All Rights Reserved. 6

7 2. Hva må gjøres Til Bank - Verifisere at alle posteringer i M3 inneholder korrekt utbetalingsmåte - Definere bankkontoindikatorer avhengig av valgt løsning - Oppdatere ØKO-funksjoner - Tilpasse bankinfo, bankkonti og bankkontokoplinger - Avstemme Server ID til korrekt MEC server Copyright Infor. All Rights Reserved. 7

8 2. Hva må gjøres Fra Bank - Verifisere og evtl korrigere ØKO-funksjoner i AB GL AP AR - Verifisere og evtl korrigere eksisterende konteringsregler - Oppsett av ABS programmer Copyright Infor. All Rights Reserved. 8

9 Velg ønsket betalingsmetode (CRS071) Går man over til ISO20022 for alle elektroniske betalinger kan man endre tidligere brukte betalingsmetoder for EBPC til riktige parametre og trenger da ikke å lage nye betalingsmetoder. OBS: dette innebærer at man ikke lenger kan kjøre remittering via EBPC. Hvis man ønsker å skille telepay med ISO20022 og skal gå over på alt, må man opprette to nye betalingsmetoder. Dette medfører at man ved produksjonsetting må endre betalingsmetode på alle leverandører og utestående fakturaer. Skal ISO20022 kun brukes for EUR, lages en ny betalingsmetode. Gamle betalingsmetoder fortsetter som før for alle andre betalinger enn EUR. Man må ved produksjonsetting endre betalingsmetode på alle leverandører med valuta EUR og utestående fakturaer i EUR. Copyright Infor. All Rights Reserved. 9

10 Tre ulike alternativer for ISO Direkte oppdatering ved sending av betalingsforslag fra APS130. (Bank confirmation=0) 2. Betalingsforslaget deles til ulike betalingsreferanser per betalingsdato i APS190. Manuell oppdatering. (Bank confirmation=1) 3. Betalingsforslaget deles til ulike betalingsreferanser per betalingsdato i APS187. Returfil leses inn i ABS100. (Bank confirmation=3) 10

11 Betalingsforslaget deles til ulike betalingsreferanser per betalingsdato i APS187. Returfil leses inn i ABS100 ABS100 Validerer Allokerer Oppdaterer til hovedbok Nye program APS187 og APS188 (nokså likt som APS190 og APS194) hvor man har oversikt over hvilken status fakturaene er i (betalt/ikke betalt) 11

12 APS130 Overfør forslag 12

13 13

14 Forslaget vil ligge i status 9 i APS130 14

15 APS187 Forslaget blir overført til APS187 i status 10. Det vil være en betalingsreferanse per dato 15

16 APS188 For å se detaljer (fakturaer) velg Ctrl+11: 16

17 Importer betalingsfilen i banken som normalt - Logg inn i bank - Hent betalingsfil fra M3 i definert mappe - Importer betalingsfil til bank 17

18 Avviste filer Hvis en (eller flere) faktura blir avvist f.eks. pga feil kid skal denne slettes fra APS188: Gå til APS187, velg relaterte alternativer CTRL+11 Da kommer du til APS188 hvor fakturaene ligger Høyreklikk og slett relevant faktura Fakturaen fjernes da fra APS188, beløp i APS187 endres og fakturaen slettes automatisk fra betalingsfosrslaget I APS130 18

19 Returfil CAMT054 Når filen er importert vil du få en ny linje i ABS100 i status 2 19

20 Valider Velg godkjenn bankmelding (CTRL+21): 20

21 Status skal gå til 4 om godkjent. Hvis status er 3 sjekk bankmeldingsfeil CTRL+12, fiks feilene og valider på nytt. 21

22 Alloker Når status 4 i ABS100 starter man auto allokering 22

23 Linjen får status 6 om alle fakturaer er allokert Status 5 om noen faktura er allokert og forbli i status 4 om ingen fakturaer er allokert 23

24 Oppdater til hovedbok Oppdater til hovedbok CTRL+9: 24

25 Status vil gå til 9: Sjekk at du har mottatt bokføringsjournalen (GLS041PF) Hvis ikke sjekk GLS037 Sjekk bilag 25

26 Status i APS187 Statuses in (APS187), that depend on the statuses of the included invoices: 10 = Sent, the payment proposal is confirmed in Supplier Payment Proposal. Open (APS130) 15 = Partly confirmed, the included invoices have status 1 (sent), 6 (cash allocated) or 7 (confirmed) 20 = Confirmed, the included invoices are allocated (status 6) 25 = Partly reconciled, the included invoices are allocated or confirmed (status 6 or 7) 90 = Reconciled, the included invoices are confirmed (status 7) Deletion of records is only possible for status 10 and

27 Status i APS188 Statuses in (APS188), which is the status of each invoice: 1=Sent, the payment proposal, where the invoice is included, is confirmed in (APS130) 6=Allocated, the invoice is allocated or partly allocated in (ABS100) 7=Confirmed, the invoice is updated to General Ledger/Accounts Payable in (ABS100) 27

28 Status i ABS100 The field indicates the current status of the bank statement. The status is used to identify where in the recording process the statement is and what the next step should be. Alternatives If the statement has status 1, an error has occurred when the bank statement file was processed in M3 e-collaborator. If so, you must find out why, for example by checking the bank format used by M3 e-collaborator, and correct any possible error. The statement must then be deleted and sent once again. 1 = Error in conversion 2 = Ready for validation 3 = Error in validation 4 = Ready for allocation 5 = Partly allocated 6 = Completely allocated 9 = General ledger updated. 28