Effektiv bruk av reskontro

Transkript

1 C2 Effektiv bruk av reskontro Kai Ove Andreassen Evry

2 Kundereskontro og Leverandørreskontro Vis tabell + Oppsett + F7

3 Kundereskontro og Leverandørreskontro

4 Kundereskontro CU08-OCR innbetalingsservice Blank i periode betyr at periode velges på bakgrunn av innbetalingsdato i OCR-fila.

5 Kundereskontro CU08-OCR innbetalingsservice Hvis man skal starte med å ha KID på fakturaer er det viktig å merke seg følgende: For å slippe å få (minustegn) til slutt i KID en på enkelte betalinger må man velge modulus 10-beregning av kontrollsifferet. Hvis man benytter modulus 11-beregning pr i dag, så må man ikke endre dette i Agresso uten å avtale dette med banken i forkant. Avtalen dere har med Banken/NETS må stemme overens med oppsettet på KID i Agresso.

6 Kundereskontro CU08-OCR innbetalingsservice

7 Kundereskontro egiro-cremul For dere som har mye manuell utligning av kundereskontroposter, kan egiro-cremul være løsningen. Kan sette opp automatisk utligning på mer enn bare KID. Fakturanummer, Kontonummer og Fritekst kan være aktuelt å bruke.

8 Kundereskontro egiro-cremul

9 Kundereskontro Betalingsplan Betalingsplan kan benyttes på alle åpne poster hvis man ønsker

10 Kundereskontro Betalingsplan

11 Kundereskontro Betalingsplan

12 Kundereskontro og Leverandørreskontro Opprydning åpne poster kan benyttes til å utligne fakturaer mot kredittnotaer som går mot hverandre. Følgende bilagsarter må være på plass:

13 Kundereskontro og Leverandørreskontro

14 Kundereskontro og Leverandørreskontro I forbindelse med manuell utligning og opprydning åpne poster kan det være lurt å kjenne til dette oppsett parameteret: CA_PERIOD_CHK Hvis denne parameteren er slått på, kan bare åpne fakturaer som er bokført i perioder lavere eller lik betalingsperioden hentes frem. På denne måten kan ikke brukere bokføre betalinger i perioder før fakturaperioden. Åpne fakturaer som er bokført i alle typer perioder kan hentes frem. X Bare åpne fakturaer som er bokført i perioder som er lavere eller lik betalingsperioden kan hentes frem.

15 Kundereskontro Purringer

16 Kundereskontro Inkasso

17 Kundereskontro Inkasso

18 Kundereskontro Purring/Inkasso

19 Kundereskontro Rentedebitering

20 Kundereskontro Tapsføring Denne prosessen vil automatisk tapsføre utestående fordringer. Prosessen tar fatt i poster som ligger med: Inkassostatus = T i ajourhold åpne poster. Det vil si poster som inkassobyrået har gitt opp å få inndrevet. Inkassostatus = W i ajourhold åpne poster. Det vil si at noen har satt inn W manuelt i inkassostatus i skjermbildet: Ajourhold åpne poster.

21 Kundereskontro Tapsføring

22 Kundereskontro Remittering Man kan remittere kredittnotaer i fra kundereskontroen hvis man ønsker det. Det vil si at man kjører remitteringsforslag og remitteringsbekreftelsen i fra kundereskontroen. Så kjører man den resterende remitteringsprosessen i fra Leverandøreskontroen. Det er dessverre ikke mulig å kjøre flerfirmaremittering i fra kundereskontroen i standard Agresso(UBW).

23 Leverandørreskontro Remittering

24 Leverandørreskontro Remittering Gjennomgang av de normalt sett viktigste bestillingsparameterene på SU07(remitteringsforslaget): Remitteringsforslag ID = Unik ID som følger de remitterte postene i fra remitteringforslaget kjøres til, til de remitterte postene blir bokført som betalte/historiske poster. Kan være maks 8 siffer, men kun 4 siffer hvis det er lønn som skal remitteres ved bruk av menyvalget: Masseoverførsel Telepay(Lønn). Forfallsdato = Har ingen annen betydning enn at denne datoen må være lik eller høyere enn det som ligger som forfallsdato i ajourhold åpne poster på postene som skal remitteres. Dette datofeltet blir aldri brukt som forfallsdato på postene.

25 Leverandørreskontro Remittering Betalingsmetode = Kan brukes kreativt for å skille mellom poster som skal remitteres for seg selv. Man kan lage egne betalingsmetoder i skjermbildet: Leverandørreskontro/betalinger/remittering/Faste registre/betalingsmetoder. Aktuelle leverandører og åpne poster må ha korrekt betalingsmetode. Begrep, Relasjon og Relasjonsverdi = Brukes oftest ved Flerfirmaremittering Overføringsdato og Fast bet.dato = Brukes sammen når man ønsker å sette ny forfallsdato på de postene man skal remittere og overskrive forfallsdatoen som ligger på disse postene i ajourhold åpne poster. Overføringsdato må få den nye forfallsdatoen og Fast bet.dato må ha på kryss for at dette skal fungere. Brukes oftest ved lønnskjøringer, hvor lønningene ligger med feil forfallsdato.

26 Leverandørreskontro Remittering Betalingsbank = Brukes hvis man ønsker å sette en fast belastningskonto på betalingene som ikke nødvendigvis er i tråd med oppsettet i skjermbildet: Agresso Felles/Faste registre/betalingsbank IBAN kredittkonto = Brukes hvis man ønsker at remitteringen skal benytte det som ligger i IBAN-feltet på alle leverandører i leverandørregisteret, før det som ligger i Bankkonto-feltet på hver enkelt leverandør. Hvis det ikke ligger noe i IBAN-feltet på enkelte leverandører brukes det som ligger i Bankkonto-feltet. IBAN debetkonto = Brukes hvis man ønsker å belaste IBAN-konto i stedet for 11-siffret bankkonto på remitteringen. Denne kan ikke brukes ved Telepay, men mot flere banker ved bruk av SEPA/ISO

27 Leverandørreskontro Remittering

28 Leverandørreskontro Remittering Bestillingsparameteret på SU08(Remitteringsbekreftelse): Endre Bruker Dette parameteret kontrollerer om samme bruker som har kjørt SU07(Remitteringsforslag) må kjøre SU08(Remitteringsbekreftelsen). 0 = Brukeren som skal kjøre SU08 må være den samme som har kjørt SU07. 1 = Brukeren som skal kjøre SU08 trenger ikke være den samme som har kjørt SU07. 2 = Brukeren som kjører SU08 må være en annen enn den som har kjørt SU07.

29 Leverandørreskontro Remittering

30 Leverandørreskontro Remittering Ajourhold betalingsoppdrag: Ta aldri Avbryt på poster i dette skjermbildet uten å være 100 % sikker på at posten(e) ikke er/blir utbetalt i banken. Hvis man gjør feil her er mulighetene store for å dobbeltbetale. Normalt sett er det kun poster med status E som man skal ta Avbryt på.

31 Leverandørreskontro Remittering

32 Leverandørreskontro Remittering Filnavn på innlesning av returfiler i fra banken: Det spiller ingen rolle hva filene heter, men man må angi det eksakte filnavnet som fila har på Data_importområdet for at filene skal bli lest inn. Brukeren sine rettigheter på serverområdet data_import må også være åpnet for at man skal kunne lese inn filer i fra dette området.

33 Leverandørreskontro Remittering De samme reglene gjelder returfiler på SEPA/ISO

34 Leverandørreskontro Remittering

35 Leverandørreskontro Remittering SU09(Bokføring betalingsoppdrag): Blank i periode gjør at periode plukkes ut fra betalingsdato som står på de forskjellige postene med status A i fra Ajourhold betalingsoppdrag. Kan være ekstra smart å benytte i tidsrommet rundt årsskifte.

36 Leverandørreskontro Remittering Betalingsmetoder: Er ikke noe i veien for at dere selv oppretter egne betalingsmetoder, men husk at behandlingskoden må være riktig i henhold til hvordan betalingsmetoden skal brukes.

37 Leverandørreskontro Remittering

38 SEPA/ISO Single Euro Payments Area(SEPA) Fra og med 1.november 2016 skal all remittering av EURbetalinger foregå ved bruk av SEPA/ISO Dette er under forutsetning av følgende: Offentlig forvaltning og større virksomheter (over 10 ansatte/2meur omsetning) er pålagt å følge dette. Bankene skal selv følge opp sine kunder for å sikre at pålegget blir fulgt. Hvis man prøver å remittere EUR-betalinger på vanlig måte etter 31.oktober 2016 vil man bli kontaktet av banken og bedt om å sende filer i riktig filformat.

39 SEPA/ISO Alle kunder som dette berører MÅ ha versjon Milestone 3 eller nyere versjon. I tillegg må man laste ned nødvendig programvare i fra Kundenettet før 1.november 2016.

40 SEPA/ISO Fordeler: Man kan sende innenlandske og utenlandske betalinger i samme fil til banken. Noen av bankene har åpnet for at man kan betale til IBAN-konti også på innenlandske betalinger. Dette må dere sjekke ut om gjelder deres bankforbindelse. Noen av bankene har åpnet for at man kan belaste en IBAN-konto. Dette må dere sjekke ut om gjelder deres bankforbindelse. En positiv og etterspurt forbedring er at man kan benytte 8 siffer i remitt_id også når man remitterer lønn. Man kan benytte samme filformater og remitteringsrutiner mot banker i andre land.

41 SEPA/ISO Ulemper: Avvisningsreturene vil i enkelte tilfeller på innenlandsbetalinger ikke gi konkret info om hvilke betalinger som er avvist og heller ikke avvisningsårsak. De som benytter Sigill må bestille en tilpasning som skal erstatte Sigill, fordi Sigill ikke kan brukes på SEPA/ISO

42 SEPA/ISO Viktig å avklare evt endringer i de formelle avtalene med banken. I tillegg til evt. endringer i rutiner i nettbank og i Agresso. Det aller beste er å få bistand av både en EVRY/Unit4-konsulent og en fra banken samtidig. På den måten kan man sette opp den totale løsningen på en best mulig måte både i forhold til nettbank og Agresso.

43 SEPA/ISO Bankene har stor variasjon i sine løsninger og det er derfor ekstra viktig å ha en god dialog med bankforbindelsen(e) dere benytter og Unit4/EVRY/evt andre partnere, sånn at løsningene på SEPA/ISO blir optimale. Hvis noen har spørsmål/utfordringer/problemer i forbindelse med SEPA/ISO 20022, kan det være lurt å ta en prat med meg om dette.

44 Takk for oppmerksomheten Kai Ove Andreassen Evry Tel: