1 Generelt om anskaffelsen og DFØs rammevilkår

Transkript

1 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 1 Generelt om anskaffelsen og DFØs rammevilkår 1.1 Innledning På lønns- og personalområdet har DFØ utviklet flere elektroniske skjema («e-skjema») til bruk for ansatte, eksterne og fagbrukere (lønnsmedarbeidere/saksbehandlere) hos våre kunder. E-skjemaene erstatter papirblanketter som tidligere er blitt registrert manuelt i lønnssystemet, og er en viktig del av DFØs digitaliseringsarbeid på området. E-skjemaene for ansatte og eksterne er tilgjengelige i DFØs selvbetjeningsportaler, som blant annet har funksjonalitet for tidregistrering, fraværssøknad og kvoteoversikt, føring av reiseregninger, reisesøknad, innkurv, og tid- reise- og lønnsslipp. I tillegg har vi til nå laget tre e-skjema for bruk av fagbrukere direkte i SP kjernesystem: hurtigregistrering, stillingsendring og fratredelse. Gjennom denne anskaffelsen ønsker vi å innhente bistand til å utvikle en løsning for bruk av fagbrukere til å tilsette eventuelt gjeninntre ansatte og eksterne i kjernesystemet. Se kravspesifikasjon som beskriver de to scenarioene. I dag benyttes en manuell blankett (Excel regneark) for dette formålet. Løsningen blir i hovedsak utviklet for fagbrukere hos våre fullservicekunder som har begrenset skrivetilgang i lønnssystemet, men skal også kunne benyttes av våre basis og delservicekunder. 1.2 DFØs visjon om effektiv ressursbruk i staten DFØs visjon er «effektiv ressursbruk i staten», og vi skal levere formålstjenlige fellesløsninger som gir synergier og stordriftsfordeler. I tråd med dette, ønsker vi en løsning som i størst mulig grad: Gjenbruker eksisterende teknologi, logikk og data i kjernesystemet SP, dagens e-skjema og brukergrensesnitt i DFØ-app. Drar nytte av automatiserte steg/prosesser i systemet, slik som forhåndsutfylling av felt hvor det er mulig og hensiktsmessig. Effektivt understøtter underforliggende arbeidsprosesser. Gjenbruker utvikling og logikk over de ulike scenarioene som inngår i løsningen. Scenarioene bygger på hverandre ved at flere av datafeltene og infotypene er felles. Skjema for tilsetting av ansatte er en utvidelse av skjema for tilsetting av eksterne (flere felter), som inneholder færre opplysninger og mindre logikk. Skjema for gjeninntredelse er i stor grad gjenbruk av skjema for tilsetting. Sentralt i løsningen blir å unngå duplikater av tilsettinger, og hvis en ansatt eller ekstern allerede eksisterer vil det bli en gjeninntredelse av personen. 1.3 Roller og arbeidsprosesser Følgende roller er involvert i arbeidsprosessene som underbygger løsningen: Fagbruker, ordinær lønnsmedarbeider eller saksbehandler. 1

2 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) nsatt, arbeidstaker med arbeidsavtale. Ekstern, oppdragstaker uten arbeidsavtale (oppdrag). Slike personer skal gjerne kun ha utbetalt et honorar eller refundert reiseutgifter. Det kan eksempelvis være snakk om en sensor i universitets- og høgskolesektoren, eller en tolk eller meddommer hos domstolene. Skjemaene skal fylles ut av fagbruker i kjernesystemet. For ansatte skal skjemaene kunne gå i arbeidsflyt til andregodkjenner (leder) for godkjenning/endring. Opprettelse og gjeninntredelse av eksterne personer skal kunne gjøres automatisk uten arbeidsflyt for godkjenning. 1.4 Helhetlige og brukervennlige løsninger rukervennlige fellesløsninger er et viktig mål for DFØ. Det er dermed viktig at løsningen er intuitiv og enkel å bruke, og krever minst mulig opplæring og løpende veiledning for bruk. Løsningen skal også fremstå helhetlig, både med henblikk på DFØs øvrige løsninger og over de ulike scenarioene som en fagbruker kan møte på løpet av sin arbeidshverdag. 1.5 Teknologi og design Som nevnt ønsker DFØ så langt som mulig å gjenbruke eksisterende teknologi og design. rukergrensesnitt for eksisterende e-skjema er utviklet i webdynpro P. Etter at disse skjemaene ble utviklet, har vi valgt å benytte teknologi fra Neptune Software for flere av våre nye løsninger, slik som mobil plattform (DFØ-app) og skjema for bestilling av brukertilganger (brukeradministrasjon). Neptune teknologi skal også benyttes for å utvikle brukergrensesnittet i løsning for tilsetting og gjeninntredelse. Løsningen skal være i tråd med DFØs designprofil. 2

3 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 2 Instruks for besvarelse og utfylling av Kundens kravspesifikasjon lle krav har følgende kolonner: Ref. Krav Kategori/Viktighet Svar Kommentar 1. Ref.: Kravets referansenummer (oppdragsgivers ref.). ruk dette dersom det er behov for å utfylle svaret i eget dokument el.l. 2. Krav: eskrivelsen av kravet. 3. Kategori/Viktighet: Inndeling / kategorisering av kravene (se under). En rangering fra -C i forhold til kravets viktighet i besvarelsen (beskrevet i listen under). 4. Svar: Her gir tilbyderen sine svar på kravet (se tabell under for svarkoder). 5. Kommentar: Eventuelle kommentarer, forbehold, utfyllende informasjon, henvisninger til løsningsbeskrivelse o.l. som er viktig for å kunne vurdere kravets besvarelse. Ved kommentarer utover én linje ber vi om at tilbyder heller følger fremgangsmåten som angitt under. lle krav er kategorisert på følgende måte:. lle krav kategorisert med, er absolutte krav og skal oppfylles. Manglende oppfyllelse vil som utgangspunkt føre til avvisning, med mindre kravet anses uvesentlig for leveransen. Leverandørene skal besvare -krav med enten J eller NEI. Leverandører vil ikke scores og rangeres etter besvarelse av -krav.. Kravet skal som utgangspunkt dekkes av løsningen. Krav markert med skal likevel ikke anses som absolutte. Manglende oppfyllelse vil derfor ikke føre til avvisning. esvarelser vil bli rangert i forhold til hverandre basert under -krav. En leverandør kan oppnå fra 0 til 10 poeng per -krav, der beste besvarelse under hvert punkt oppnår 10 poeng, mens de øvrige leverandører gis poeng ut fra kvaliteten på besvarelsen sammenlignet med beste besvarelse. På de punkter der det ikke er mulig å skille to eller flere besvarelser, vil det bli gitt lik score. Dersom en leverandør svarer NEI på et -krav, gis 0 poeng. C. Krav som bør være dekket av tilbudet. esvarelser vil bli rangert i forhold til hverandre basert under C-krav. En leverandør kan oppnå fra 0 til 5 poeng per C-krav, der beste besvarelse under hvert punkt oppnår 5 poeng, mens de øvrige leverandører gis poeng ut fra kvaliteten på besvarelsen sammenlignet med beste besvarelse. På de punkter der det ikke er mulig å skille to eller flere besvarelser, vil det bli gitt lik score. Dersom en leverandør svarer NEI på et C-krav, gis 0 poeng. 3

4 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Ved utfyllelse av tabellene i dette bilag 1 gjelder følgende svarkoder: Svarkode J NEI Forklaring Funksjonen, tjeneste eller egenskap inngår i tilbudet og Leverandør forplikter seg til å levere dette som en del av avtalen. Kravet oppfylles ikke. Kommentarer til besvarelsen: På besvarelse av - og C-krav er det ønskelig at Leverandør, i stedet for å presse en lengre tekst inn i kommentarfeltet i kravspesifikasjonen, skiller ut besvarelsen på kravet i et eget dokument med henvisning til referansenummer i kravspesifikasjonen. Henvisninger til WE-sider eller URL i besvarelsen DFØ ønsker ikke at besvarelser skal inneholde henvisninger til WE-sider. Informasjon som følger av henvisninger til URL`er vil ikke inngå i vurderingen av kvaliteten på besvarelsen, og heller ikke føre til poeng i bedømmelsen av besvarelsen. Eventuelt spesielt kostnadsdrivende krav Dersom det er krav som ut fra tilbyders vurdering framstår som unødvendige sett i lys av formål og/eller helhet i tjenesten, eller som er vesentlig kostnadsdrivende, skal tilbyderen påpeke dette samt beskrive hvordan dette dekkes på annen måte i forhold til formål og helhet. 4

5 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 3 Kundens krav til leveransen Kravspesifikasjonen Ref. Pkt 1. Overordnede funksjonelle krav Kategori/ Viktighet 1.1 Helhet i DFØs løsninger Tilbyder skal utvikle en løsning som fremstår komplett og helhetlig og som fagbruker kan kjenne seg igjen i, i forhold til alle leveransene i denne anskaffelsen og over DFØs eksisterende e-skjema løsning løsning ivaretar et helhetlig uttrykk over leveransene i denne anskaffelsen løsning ivaretar et helhetlig uttrykk i forhold til DFØs eksisterende e-skjema løsning løsning gjenbruker logikk i DFØs eksisterende e-skjema, herunder knyttet til arbeidsflyt. 1.2 DFØs designprofil rukergrensesnittet i løsningen skal så langt som mulig utvikles i tråd med DFØs designprofil. Dette innebærer blant annet at farger, fonter, skriftstørrelser, kalender mv. skal så langt som mulig være likeartet som i dagens DFØ-app. Skjermbilder fra appen er tatt inn i kapittel 6 i vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget. På områder hvor dagens designprofil ikke gir entydig svar med tanke på utforming eller design, for eksempel ved valg av bilde/figur/ikon for leveransene, skal DFØ ha mulighet til å styre valget. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan og i hvilken grad brukergrensesnittet i tilbudt løsning er i tråd med DFØs designprofil Tilbyder skal beskrive/vise eventuelle avvik Svar Kommentar 5

6 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 1.3 rukervennlighet fra DFØs designprofil som er nødvendig i brukergrensesnittet til tilbudt løsning. Løsningen skal settes opp på en slik måte at det er så intuitivt og brukervennlig at fagbruker kan ta det i bruk uten nevneverdig opplæring i systemet. Tilbyder skal beskrive/vise forslag til hvordan brukervennlighet i løsningen best kan sikres, herunder omfanget og metode som inngår i tilbudet. Tilbyder skal beskrive eventuelle behov for opplæring av fagbruker som er nødvendig for å kunne ta i bruk tilbudt løsning. DFØ har fokus på universell utforming for å bidra til at flest mulig brukere kan benytte løsningen. Tilbyder bør beskrive hvordan tilbudt løsning ivaretar brukergrupper med spesielle behov. 1.4 rbeidsprosesser Språk Løsningen skal så effektivt som mulig støtte underliggende arbeidsprosesser og hverdagen som en fagbruker møter. De berørte arbeidsprosessene er illustrert i kapittel 2 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. løsning understøtter fagbrukers arbeidsprosesser og hverdag. På sikt kan det være aktuelt å tilgjengeliggjøre løsningen på andre språk enn norsk (bokmål). Tilbyder bes beskrive og eventuelt illustrere hvordan oversetting kan utføres i ettertid. 2. Overordnede tekniske krav 2.1 Gjenbruk av eksisterende teknologi Løsningen skal benytte eksisterende teknologi og oppsett i kjernesystemet SP, slik som tilpasninger i form av adis, userexits, SP standard customizing/konfigurasjon, definisjoner, C C 6

7 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) kontroller, tabeller, algoritmer, rutiner osv. Løsningen skal ikke inneholde hardkoding, data skal hentes fra kontroller og standardverdier som finnes i kjernesystemet SP idag. løsning gjenbruker teknologi og oppsett i kjernesystemet SP. Løsningen skal gjenbruke teknologi benyttet i DFØs eksisterende e-skjema løsning. Viser til eksempel vist i kapittel 4 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. løsning gjenbruker teknologi i DFØs eksisterende e-skjema. Tilbyder skal også oppgi og beskrive eventuelle avvik i tilbudt løsning. rukergrensesnittet / presentasjonslaget i løsningen skal lages ved bruk av gjeldende Neptune UI teknologi, hvor programkode knyttet til UI og forretningslogikk kjøres på ulike servere. Dette i henhold til gjeldende Neptune UI strategi. Det skal benyttes standard Neptune kode, bibliotek og komponenter. Leverandøren skal beskrive hvordan kravet til Neptune UI strategi, hvor programkode knyttet til UI og forretningslogikk kjøres på ulike servere, blir ivaretatt i tilbudt løsning. løsning benytter gjeldende Neptune UI teknologi i utvikling av brukergrensesnittet. løsning benytter standard Neptune kode, bibliotek og komponenter, i utvikling av brukergrensesnittet. ll utvikling knyttet til løsningen, slik som tilpasninger, customisering og programendringer skal skje i DFØ sitt systemlandskap. Leverandøren skal beskrive eventuelle andre teknologier / programvare / kode / 7

8 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) rammeverk, løsningen tar i bruk, herunder om det er egenutviklet, for eksempel med tanke på lagring, konfigurering og datautveksling. 2.2 DFØs systemlandskap Løsningen skal kunne benyttes i alle scenario som beskrevet i kaptittel 8 «Teknisk SP Systemlandskap» i SS-T bilag 3 Teknisk plattform (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget). Tilbyder skal beskrive eventuelle endringer i løsningen som kreves for at den skal fungere i alle scenario som beskrevet i kaptittel 8 «Teknisk SP Systemlandskap» i SS-T bilag 3 Teknisk plattform (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget). Tilbyder skal beskrive eventuelle avhengigheter til andre systemer, komponenter og/eller tjenester i DFØs totale systemlandskap over leveransens livssyklus. DFØ er i ferd med å vurdere en gjennomføring av migrering(skifte) av databasen fra D2 til HN. Tilbudt løsningen skal også kunne kjøres på en HN plattform. Tilbyder skal beskrive hvordan tilbudt løsning er kompatibel med å kjøre på en Hana database og plattform. 2.3 Interaksjon med SP Løsningen skal benytte seg av eksisterende løsning i SP for tilganger og rollestyring, og ikke kreve egen pålogging. Løsningen skal basere seg på bruk av personalstamdata fra kjernesystemet SP. Hvor relevant skal løsningen følge standard SP arbeidsflyt (skjema går til godkjenner før postering). Løsningen må støtte et multiklient-landskap der ett eller flere firmakoder (kunder) utgjør en SP-klient. 8

9 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 2.4 Vedlikehold Løsningen skal så langt som mulig utvikles på en måte som minimerer behovet for vedlikehold i løsningen ved endringer i SP eller Neptune. Dersom det finnes situasjoner/endringer i SP eller Neptune som medfører behov for vedlikehold/endring av løsningen, skal dette beskrives. Løsningen skal være tilrettelagt for å være fremover kompatibel med nye versjoner av SP eller Neptune. I den utstrekning endringer i SP eller Neptune, med tanke på versjoner eller supportpakke/enhancementpakkenivå, medfører behov for endringer av løsningen, skal dette beskrives. Dersom løsningen har behov for vedlikehold/oppdatering i tråd med release frekvens for SP asis og/eller SP HRpakker, Neptune Software eller lignende, skal dette beskrives. Løsningen skal kunne vedlikeholdes og driftes selvstendig av DFØ etter overleveringen. DFØ skal være i stand til å rette feil samt gjøre endringer og videreutvikling på løsningen etter overlevering. Leverandøren skal overlevere nødvendig dokumentasjon for at DFØ skal kunne gjennomføre vedlikehold av løsningen. Tilbyder skal beskrive eventuelt behov og omfang for kompetanseoverføring (opplæring) til DFØ for vedlikehold, drift og videreutvikling av løsningen. Tilbyder skal også beskrive plan for gjennomføring av slik opplæring. 2.5 Tilpasning Tilbudt løsning skal være mulig å tilpasse i forhold til nye krav og behov. Tilbyder skal

10 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Leveransen Tilbyder skal beskrive om hele eller deler av løsningen kan tilpasses ved hjelp av customizing per klient og per firmakode innenfor hver klient. 3.1 Generelt Kravene til leveransen er listet opp i punkt 3.2 til 3.5 nedenfor. Det skille på 4 scenario for å illustrere de ulike tilfellene en fagbruker vil møte på i sin hverdag Løsningen skal fremstå som helhetlig, jf. punkt over, og i størst mulig grad gjenbruke logikk over løsningens ulike scenarioer. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan løsningen gjenbruker logikk over de ulike scenarioene, herunder datafelt og infotyper. Tilbyder skal også oppgi og beskrive eventuelle avvik fra slik gjenbruk. Løsningen skal så langt som mulig automatisere manuelle steg, slik som forhåndsutfylling av felt hvor mulig og hensiktsmessig løsning eventuelt automatiserer manuelle steg Løsningen skal være i tråd med gjeldende lov- og regelverk på leveringsdagen. 3.2 Scenario 1: Tilsetting av eksterne Løsningen skal ivareta at en fagbruker kan opprette saksgang "tilsetting av ekstern". Opplysningene som posteres gjennom løsningen skal dekke informasjon som behøves i saksgangen som finnes i kjernesystemet SP i dag. Tilbyder skal beskrive/vise overordnet løsningsforslag for leveranseskjema Eksterne tilsetting av eksterne. Fagbruker skal registrere firmakode og fødselsnummer. For å avgjøre om det er en tilsetting eller gjeninntredelse, skal 10

11 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) skjemaet gjøre et søk i kjernesystemet SP på navn, fødselsnummer (eventuell internasjonal ID slik som D-nummer) og/eller bankkonto. Nødvendige felter for tilsetting skal vises i skjema. Tilbyder skal Fagbruker skal registrere startdato for tilsetting og årsak for saksgang: "Tilsetting eksterne m/lønn" eller "Tilsetting eksterne u/lønn". Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Fagbruker skal registrere plass i organisasjonen, ved å bruke eksisterende stillingsid (eventuelt endre betegnelse på stilling) eller opprette ny stilling. Medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe skal kunne søkes opp fra kjernesystemet SP. Tilbyder skal Fagbruker skal registrere persondata, adresse, bankforbindelse og e-post. Det skal være felter for navn, initialer og nasjonalitet (eventuell internasjonal id dersom personer f.eks. har D-nr.). Dagens kontroll på inntasting av initialer må ivaretas i løsningen. Det skal videre være felt for gateadresse, postnummer og landkode, samt felt for bankkontonummer (mulig å registrere info for utenlandsk bank, f.eks. IN og adresse). Tilbyder skal rbeidsplan skal fylles ut automatisk, da alle skal ha arbeidsplan «Null». Tilbyder skal Reiseordning skal opprettes automatisk for alle. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning 11

12 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Løsningen skal gi fagbruker mulighet til å opprette en bruker for den eksterne i selvbetjeningsportalen. Gyldighetsperiode skal være tilsettingsdato til "uendelig". løsning Vi ønsker en opsjon på å utvikle løsningen slik at den eksterne automatisk opprettes med bruker i selvbetjeningsportalen. Tilbyder bes beskrive hvordan tilbudt løsning kan utvikles med en slik automatikk. Det skal være mulig å endre kontering per skjema. lle tilgjengelige konteringselementer skal kunne endres, likt som funksjonaliteten i e-skjema «Endring av kostnadsfordeling» i YHR_stillingsendring. Se kapittel 4 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal Tilbyder skal også beskrive eventuelle begrensninger i mulighet til å endre konteringselementer. Fagbruker skal ha mulighet til å legge inn en kommentar per skjema som registreres. løsning Skjema som gjelder eksterne skal ikke via arbeidsflyt til godkjenning. Det skal i løsningen komme klart frem for fagbruker at skjemaet er lagret. Tilbyder skal Skjema skal gis et sekvensnummer og være sporbart i YWF_EH_SKJEM. Se kapittel 3 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. løsning Scenario 2: Gjeninntredelse av eksterne Løsningen skal ivareta at en fagbruker kan opprette saksgang "gjeninntredelse av eksterne". C 12

13 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Opplysningene som posteres gjennom løsningen skal dekke informasjon som behøves i saksgang som finnes i kjernesystemet SP i dag. Tilbyder skal beskrive/vise overordnet løsningsforslag for leveranseskjema 1 Eksterne gjeninntredelse av eksterne. Fagbruker skal registrere firmakode og fødselsnummer. For å avgjøre om det er en tilsetting eller gjeninntredelse, skal skjema gjøre et søk i kjernesystemet SP på navn, fødselsnummer (eventuell internasjonal ID slik som D-nummer) og/eller bankkonto. Nødvendige felter for gjeninntredelse skal vises i skjema. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal hente ansattnummer og navn fra systemet, slik at nødvendige felter for gjeninntredelse vises og relevante data fra tidligere ansettelsesforhold gjenbrukes/gjøres mulige for endring. løsning Fagbruker skal registrere startdato for gjeninntredelse og årsak for saksgang: "Gjeninntredelse eksterne m/lønn" eller "Gjeninntredelse eksterne u/lønn". Tilbyder skal Løsningen skal gi fagbruker mulighet til å opprette en bruker for den eksterne i selvbetjeningsportalen. Gyldighetsperiode skal være gjeninntredelsesdato til "uendelig". Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Vi ønsker en opsjon på å utvikle løsningen slik at den eksterne automatisk opprettes med bruker i selvbetjeningsportalen. Tilbyder bes beskrive hvordan tilbudt løsning kan utvikles med en slik automatikk. Det skal være mulig å endre kontering per skjema. lle tilgjengelige C 13

14 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) konteringselementer skal kunne endres, likt som funksjonaliteten i e-skjema «Endring av kostnadsfordeling» i YHR_stillingsendring. Se kapittel 4 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal Tilbyder skal også beskrive eventuelle begrensninger i mulighet til å endre konteringselementer. Fagbruker skal ha mulighet til å legge inn en kommentar per skjema som registreres løsning Skjema som gjelder eksterne skal ikke via arbeidsflyt til godkjenning. Det skal i løsningen komme klart frem for fagbruker at skjemaet er lagret. Tilbyder skal Skjema skal gis et sekvensnummer og være sporbart i YWF_EH_SKJEM. Se kapittel 3 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget løsning 3.4 Scenario 3: Tilsetting av ansatte Løsningen skal ivareta at en fagbruker kan opprette saksgang "Tilsetting ansatte" og sende til godkjenning via arbeidsflyt. Opplysningene som posteres gjennom løsningen skal dekke informasjon som behøves i saksgang som finnes i kjernesystemet SP i dag. Tilbyder skal beskrive/vise overordnet løsningsforslag for leveranseskjema 2 nsatte tilsetting av ansatte. Fagbruker skal registrere firmakode og fødselsnummer. For å avgjøre om det er en tilsetting eller gjeninntredelse, skal skjema gjøre et søk i kjernesystemet SP på navn, fødselsnummer (eventuell internasjonal ID slik som D-nummer) og/eller bankkonto. Nødvendige felter for tilsetting skal vises i 14

15 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) skjema. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Fagbruker skal registrere startdato for tilsetting og årsak for saksgang: "Nytilsatt i staten", "Fra annen statlig virksomhet" eller "nsatt fra stilling internt". Tilbyder skal Fagbruker skal registrere plass i organisasjonen. Her skal de kunne bruke ledig eksisterende stillingsid (eventuelt endre betegnelse på stilling) eller opprette ny stilling. Medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe skal kunne søkes opp fra kjernesystemet SP. Tilbyder skal Fagbruker skal kunne søke opp yrkeskode, men denne skal preutfylles dersom korrekt kode allerede ligger på valgt stillingsid. løsning Fagbruker skal kunne fylle ut datotypefelt for tjenesteansiennitet og eventuell tilleggsansiennitet. Tilbyder skal Fagbruker skal kunne angi hvilken tariffavtale den ansatte skal plasseres i og eventuell avvikende rapportering på a- meldingen. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Fagbruker skal registrere persondata, adresse, bankforbindelse og e-post. Det skal være felter for navn, initialer og nasjonalitet (eventuelt internasjonal id dersom personer f.eks. har D-nr.). Dagens kontroll på inntasting av initialer må ivaretas i løsningen. Videre skal det være felter for gateadresse, postnummer, landkode og NV kontor, samt felt for bankkontonummer (mulig å registrere info 15

16 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) for utenlandsk bank, f.eks. IN og adresse). Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Data for grunnlønn skal være forhåndsutfylt og foreslås med logisk forslagsverdi i henhold til valgt stillingskode og MG/MUG. Skrivbare felter skal være "årsak", "lønnstabel", "ramme/spenn", "alternativ" og "lønnstrinn". Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Fagbruker skal kunne angi hvilken arbeidsplan, tidadministrasjon og deltidsprosent den nytilsatte skal ha, men systemet henter allikevel opp en forslagsverdi for vanligste valg i henhold til MG/MUG. Det skal også være et merknadsfelt som fagbruker kan skrive arbeidsplan i prosatekst, og DFØ kontrollerer, for å velge riktig kode for arbeidsplan i kjernesystemet SP. Tilbyder skal Reiseordning skal opprettes automatisk for alle. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal gi fagbruker mulighet til å avgjøre om det skal opprettes bruker automatisk for den ansatte i selvbetjeningsportalen. Det må dermed finnes en avkryssingsboks hvor fagbruker kan velge å gi den ansatte tilgang. Et kryss i denne boksen må kreve at initialer i IT0002, e-post i IT0105 og kryss «på» i IT0655 må fylles ut. Krysset i IT0655 trenger ikke å vises direkte i skjemaet, men må fylles ut basert på at fagbrukeren har valgt at brukeren skal ha tilgang til ansatt selvbetjening. asert på denne informasjonen har DFØ en integrasjon som automatisk oppretter brukeren i ansatt selvbetjening. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning 16

17 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Det skal være mulig å endre kontering per skjema. lle tilgjengelige konteringselementer skal kunne endres, likt som funksjonaliteten i e-skjema «Endring av kostnadsfordeling» i YHR_stillingsendring. Se kapittel 4 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal Tilbyder skal også beskrive eventuelle begrensninger i mulighet til å endre konteringselementer. Fagbruker skal kunne registrere utdanningskode. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Felter for fraværskvoter ferie, velferdspermisjon og avspasering av fleksitid skal preutfylles med forslagsverdier. Fagbruker skal kunne endre disse. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Det skal være mulig for fagbruker å velge terminovervåking, type varsel og dato. løsning Fagbruker skal ha mulighet til å legge inn en kommentar per skjema som registreres. løsning Skjema som gjelder ansatte skal via arbeidsflyt til godkjenning. Det skal i løsningen komme klart frem for fagbruker at skjemaet er «sendt». Tilbyder skal Skjema skal gis et sekvensnummer og være sporbart i YWF_EH_SKJEM. Se kapittel 3 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. løsning

18 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 3.5 Scenario 4: Gjeninntredelse av ansatte Løsningen skal ivareta at en fagbruker kan opprette saksgang "gjeninntredelse av ansatte" og sende til godkjenning. Opplysningene som posteres gjennom løsningen skal dekke informasjon som behøves i saksgang som finnes i kjernesystemet SP i dag Tilbyder skal beskrive/vise overordnet løsningsforslag for leveranseskjema 2 nsatte gjeninntredelse av ansatte. Fagbruker skal registrere firmakode og fødselsnummer. For å avgjøre om det er en tilsetting eller gjeninntredelse, skal skjema gjøre et søk i kjernesystemet SP på navn, fødselsnummer (eventuell internasjonal ID slik som D-nummer) og/eller bankkonto. Nødvendige felter for gjeninntredelse skal vises i skjema. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal hente ansattnummer og navn fra systemet, slik at nødvendige felter for gjeninntredelse vises og relevante data fra tidligere ansettelsesforhold gjenbrukes/gjøres mulige for endring. lant annet planlagt arbeidstid, grunnlønn, plass i organisasjonen, type tariffavtale og eventuell avvikende rapportering på a- melding. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Fagbruker skal registrere startdato gjeninntredelse og årsak for saksgang: "Gjeninntredelse" eller "fra annen statlig stilling". Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal gi fagbruker mulighet til å avgjøre om det skal opprettes bruker automatisk for den ansatte i selvbetjeningsportalen. Det må dermed finnes en avkryssingsboks hvor fagbruker kan velge å gi den ansatte tilgang. Et kryss i denne boksen må kreve at initialer i IT0002, 18

19 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Rapporter e-post i IT0105 og kryss «på» i IT0655 må fylles ut. Krysset i IT0655 trenger ikke å vises direkte i skjemaet, men må fylles ut basert på at fagbrukeren har valgt at brukeren skal ha tilgang til ansatt selvbetjening. asert på denne informasjonen har DFØ en integrasjon som automatisk oppretter brukeren i ansatt selvbetjening. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Det skal være mulig å endre kontering per skjema. lle tilgjengelige konteringselementer skal kunne endres, likt som funksjonaliteten i e-skjema «Endring av kostnadsfordeling» i YHR_stillingsendring. Se kapittel 4 i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal Tilbyder skal også beskrive eventuelle begrensninger i mulighet til å endre konteringselementer. Fagbruker skal ha mulighet til å legge inn en kommentar per skjema som registreres. løsning Skjema som gjelder ansatte skal via arbeidsflyt til godkjenning. Det skal i løsningen komme klart frem for fagbruker at skjemaet er «sendt». Tilbyder skal Skjema skal gis et sekvensnummer og være sporbart i YWF_EH_SKJEM. Se kapittel 3 ivedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. løsning I dag finnes det to rapporter i kjernesystemet SP, ywf_vis_skjema og ywf_beh_skjema, der fagbruker kan se historikk og status på e-skjema. E-skjema tilsetting og gjeninntredelse skal også vises 19

20 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) Prosjekt her. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal inneholde en oversikt for fagbruker som viser vedkommendes behandlede skjema. Oversikten skal inneholde informasjon som gjør det lett for bruker å vurdere hvilken type skjema som er sendt / lagret, status og annen relevant informasjon. Tilbyder skal beskrive/vise hvordan tilbudt løsning Løsningen skal inneholde en «vis/endringsmodus», som gjør det mulig for fagbruker å endre et skjema og eller slette et skjema som ikke er godkjent av andregodkjenner (leder). Skjema som er godkjent av andregodkjenner skal ikke være mulig å gjøre endringer på eller slette. For øvrig skal dagens rutine følges, der blant annet andregodkjenner må tilbake til førstegodkjenner for endringer og skjema som ligger klart til postering kan slettes. løsning 4.1 Rammeverk og metodikk Prosjektet skal gjennomføres i henhold til PRINCE2-metodikk og/eller i samsvar med Difis prosjektveiviser. Tilbyder skal overordnet beskrive/vise hvordan prosjektet er tenkt gjennomført i henhold til dette. 4.2 Prosjektressurser Tilbyder skal legge ved CV på tiltenkt prosjektkoordinator. Tilbudt prosjektkoordinator skal være sertifisert innen PRINCE2 eller tilsvarende. Tilbudte ressurser for gjennomføring av oppdraget skal ha kompetanse på og erfaring med tilsvarende løsninger. Tilbyder skal legge ved CV på de ressurser som skal benyttes til utførelse av oppdraget, samt en kortfattet beskrivelse av tiltenkt rolle i 20

21 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) prosjektet. Ved behov skal DFØ kunne kreve at leverandøren bytter ut en ressurs med annen ressurs med tilsvarende faglig kompetanse. 4.3 Plan for gjennomføring Tilbyder skal kunne gjennomføre leveransen, slik at tilbudt løsning kan tas i bruk senest 4 måneder etter prosjektoppstart. Tilbyder skal legge frem en overordnet fremdriftsplan/milepælsplan for gjennomføring av prosjektet. Ut fra behov er det mulig at vi ønsker at løsning for eksterne produksjonssettes før løsning for ansatte er ferdigstilt. Tilbyder skal beskrive/vise forslag til hvordan dette eventuelt kan løses. Vi ønsker at prosjektet i størst mulig grad gjennomføres i våre lokaler. Våre applikasjonsressurser (SP teknisk miljø) holder til i Oslo. Tilbyder skal beskrive hvor prosjektet er tenkt gjennomført, herunder om muligheten for arbeid i DFØs lokaler kontra tilbyders egne lokaler. Det skal avholdes faste statusmøter i prosjektet. Tilbyder skal beskrive tilbudt frekvens og hvordan dette er tenkt gjennomført. 4.4 Rapportering og samhandling v hensyn til intern ressursallokering er detaljert rapportering på fremdrift, gjenstående aktiviteter mv. viktig. Tilbyder skal beskrive sin modell for rapportering og samhandling i prosjektet. Tilbyder skal sørge for rapportering på fremdrift, og hvor mye (oppgitt i antall timer) som gjenstår av de ulike aktiviteter som definert i den detaljerte fremdriftsplanen, minimum annen hver uke

22 nskaffelse: Utvikling av løsning for tilsetting og gjenninntredelse i DFØs SP lønnssystem ilag 1: Kundens kravspesifikasjon tilpasningsavtalen (SS-T) 5. Pris og kontraktsbestemmelser 5.1 Priser Tilbyder skal fylle ut prisskjema i vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal inneholde en fastpris for oppdraget. Fastprisen skal inneholde alle kostnader forbundet med oppdraget, slik som planlegging, samhandling med DFØ, prosjektkoordinering, utvikling, testing, eventuell opplæring, møter, dokumentasjon mv. Dersom valg av prosjektkoordinator får konsekvenser for kostnadene knyttet til prosjektet, skal slike forskjeller fremgå klart av tilbudet. Med mindre annet fremgår av tilbudet, skal kostnader knyttet til reise, herunder også reisetid, til og fra DFØs kontorsted i Oslo, inngå i fastpris for prosjektet. Ved fastsetting av fastpris bes tilbyder legge til grunn fysisk tilstedeværelse 4 ganger per måned. Tilbyder skal i vedlagt prisskjema angi timepriser som skal gjelde for arbeid som faktureres etter påløpte timer, for eksempel i forbindelse med endringsarbeid. Tilbyder skal beskrive om det finnes prisforskjeller som følge av konsulenters erfaring, nivå, spesialkompetanse eller lignende. 22