Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/ Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene Etablering og lokalisering Vedlegg: Utredning og anbefaling om etablering av domstolenes landsdekkende regnskap- og lønnsfunksjon DRL Vedlegg 1 - DRL arbeidsprosesser Direktørens sakssammendrag: I denne saken utredes grunnlag for endelig beslutning om valg av lokalisering og etablering av den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen i domstolene, se vedlagt utredning. Styret bes om å vedta at tiltaket om etablering og innføring av en felles enhet for regnskap- og lønnsfunksjonen for domstolene gjennomføres, med lokalisering i Trondheim og igangsetting så snart som mulig. Kostnadsberegningene bekrefter at omorganisering av dagens løsning for regnskaps- og lønnsfunksjonene i domstolene er et meget lønnsomt tiltak, og bør derfor iverksettes. De viktigste begrunnelsene for lokalisering i Trondheim er de positive synergieffektene knyttet til DAs eksisterende virksomhet, muligheten til å etablere et fremtidig tjenestesenter i Trondheim som omfatter flere oppgaver for domstolene, samt lokaliseringen av regnskapsavdelingen til DFØ i Trondheim. Dette vil bidra til å redusere risikoen ved oppbygging av den nye enheten og å sikre den langsiktige utviklingen av driften i DRL. På kort sikt er muligheten til å kunne legge til rette for en tidlig automatisering av arbeidsprosesser ved å anvende DFØs kompetanse på dette området en viktig fordel.

2 Saksopplysninger Bakgrunn Styret behandlet , sak 18/103, Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene. Anbefaling om tilknytning og lokalisering mv. Prosjektet anbefalte tilknytning til DA, og fire rangerte lokaliseringsalternativ; Moss, Drammen, Bergen og Trondheim. Styret vedtok at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytning til DA. Styret ba om at lokalisering ble utredet videre, jf. vedtak: «Styret ber om at det arbeides videre med Trondheim som hovedalternativ for lokalisering av regnskap- og lønnsfunksjonen. I utredningsarbeidet bør synergieffekter opp mot DAs eksisterende virksomhet i Trondheim og et fremtidig tjenestesenter for domstolene spesielt vurderes. Det bør også drøftes om lokaliseringen av regnskapsavdelingen til Direktoratet for økonomistyring i Trondheim skal tillegges vekt. Konsekvensene av en lokalisering i Trondheim bør sammenlignes med de høyest rangerte lokaliseringsalternativene på Østlandet som fremgår i saken». Vedtaket om lokalisering må ses i sammenheng med sak 18/096, Lokalisering av virksomhet vedtakskompetanse, som ble behandlet i samme møte. Utdrag av styrets vedtak i saken: «Domstoladministrasjonens styre har kompetanse til å beslutte hvor lønns- og regnskapsfunksjonen skal lokaliseres». I denne saken utredes grunnlag for endelig beslutning om valg av lokalisering og etablering av den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen i domstolene, se vedlegg 1 Utredning og anbefaling om etablering av domstolenes landsdekkende regnskap- og lønnsfunksjon (DRL). Drøfting I. Endelig valg av lokalisering Prosjektet har for endelig valg av lokalisering lagt til grunn en kostnadsberegning (komparativ nåverdiberegning). Kostnadsberegninger bekrefter at det å omorganisere dagens løsning for regnskaps- og lønnsfunksjonene i domstolene er et meget lønnsomt tiltak, i form av fremtidige kostnadsbesparelser. Beregningene viser også at det er små kostnadsforskjeller i et 10 års perspektiv mellom å velge Moss eller Trondheim som lokaliseringssted for DRL. Forskjellen utgjør i nåverdi 2,4 MNOK i favør av Moss. Differansen i kostnader (nåverdi), mellom lokaliseringsalternativene, utgjør i et 10 års perspektiv ca. 1 %. Det drøftes også om det foreligger synergieffekter som taler i favør av en lokalisering av DRL i Trondheim. Ved endelig beslutning om lokalisering må det tas stilling til om synergieffekter opp mot 2

3 DAs eksisterende virksomhet og et fremtidig tjenestesenter i Trondheim, samt om lokaliseringen av regnskapsavdelingen til DFØ i Trondheim, skal tillegges vekt. II. Anbefaling om innføring og etablering Prosjektet har identifisert og definert hovedprosessene innenfor regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene som skal overføres til DRL. I tillegg er det pekt på tilpasningsbehov og optimaliseringsmuligheter ved samling av oppgaveutførelsen i DRL. Ved etablering av DRL kan trolig dagens ressursinnsats på 80 årsverk innenfor regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene reduseres til 40 årsverk. Prosjektet har på denne bakgrunn utarbeidet/designet organiseringen som grunnlag for etablering av DRL. Det foreslås at DRL organiseres som en seksjon i DA. Seksjonen underlegges avdeling for økonomi og styring (ØST). Dette legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonen i DA. Det er vurdert to ulike innfasingsløp for hvordan DRL kan realiseres; ettstegs eller stegvis innføring. Prosjektets vurdering er at en stegvis tilnærming gir bedre kontroll, lavere risiko og vil gi større leveransesikkerhet, enn å gjennomføre innfasingen i ett steg. Det er på et overordnet nivå vurdert risikoen ved gjennomføring av tiltaket. Prosjektet foreslår at det jobbes videre med usikkerhetsstyring, og at dette blir en sentral del av oppfølging og rapportering i innfasingsprosjektet. Prosjektet anbefaler: 1. At styret på grunnlag av foreliggende vurderinger i denne rapporten, beslutter lokaliseringssted for DRL. 2. At styret gir DA i oppdrag å starte forberedelser av og gjennomføre implementeringen av DRL, så raskt som praktisk mulig. 3. At det legges til grunn en stegvis innfasingstilnærming, hvor DRL gradvis innfaser nye regioner/domstoler. 4. At DA etablerer et innføringsprosjekt, som skal legge til rette for en rask og god etablering av DRL på valgt sted. 5. At det jobbes systematisk med usikkerhet for å finne gode tiltak for å ta ned risiko. 6. At det i DA, utenfor innføringsprosjektet, etableres kapasitet for å følge opp omstillingstiltakene som må gjennomføres for medarbeidere som berøres når oppgaver bortfaller ved etablering av DRL. 3

4 III. Direktørens vurderinger Endelig valg av lokalisering Kostnadsberegningene bekrefter at omorganisering av dagens løsning for regnskaps- og lønnsfunksjonene i domstolene er et meget lønnsomt tiltak, og bør derfor iverksettes. Samtidig viser beregningene at det er små kostnadsforskjeller i et 10 års perspektiv mellom å velge Moss eller Trondheim som lokaliseringssted for DRL. Etter direktørens vurdering har kostnadsforskjellen mellom lokaliseringsstedene mindre betydning for valg av lokalisering. Det avgjørende for endelig valg av lokaliseringssted blir derfor en avveining mellom om det skal bygges opp et nytt fagmiljø i Moss som en «satellittenhet» av DA, eller om DAs virksomhet i Trondheim skal utvides til å omfatte flere fellestjenester for domstolene. Dvs. om det er fordelaktig i et langsiktig perspektiv å samle DAs virksomhet på en geografisk lokalisering når dette er mulig. I drøftingen om fagmiljø er de avgjørende elementene omfanget og behovet for videreføring av saksregnskapskompetanse fra domstolene i Moss og Trondheim vurdert opp mot synergieffekter mot andre fagmiljøer i Trondheimsalternativet, herunder også DAs eget fagmiljø. Fagmiljø saksregnskapskompetanse Hovedargumentet for en lokalisering i Moss, er at dette alternativet trolig kan samle flest medarbeidere med saksregnskapskompetanse fra domstolene. Dette kan på kort sikt i innføringsfasen være fordelaktig med hensyn til kompetanseoverføring og å sikre stabil drift. Forutsatt at medarbeiderne i de aktuelle domstolene vil følge oppgavene til Moss, vil dette ha en positiv betydning for disse sammenlignet med Trondheimsalternativet. Prosjektet har på den annen side ikke problematisert usikkerheten knyttet til om medarbeiderne faktisk vil pendle til Moss, eller om de heller vil søke alternative stillinger for å unngå pendling. En annen faktor er at i DRL vil det arbeides på en annen måte med oppgavene enn i domstolene. Den nye enheten innebærer blant annet økt spesialisering, vektlegging av kontrollfunksjoner, vil bære preg av å være en «produksjonsbedrift» og dermed gi endringer i jobbinnhold. Dette kan medføre at enkelte medarbeidere ikke ønsker å følge oppgavene til Moss. Dette har vært erfaringene ved lignende omstillinger i andre virksomheter. Synergieffekter ved lokalisering i Trondheim Synergieffekter som er vurdert beror hovedsakelig på fysisk nærhet til aktuelle fagmiljøer ved en lokalisering i Trondheim. Dette gjelder fagmiljøer i DAs eksisterende organisasjon, DFØ og er i stor grad knyttet til opsjonen om etablering av et fremtidig tjenestesenter for domstolene i Trondheim. I utredningen er det pekt på fordelene med en enkel interaksjon med avdeling for Økonomi og styring (ØST), som vil måtte ha det faglige ansvaret både i oppbygging og driftsfasen for den nye enheten. Gjennom ØST går også den formelle kontakten med DFØ som er den nye enhetens primære leverandør av regnskap- og lønnssystemer og annen spisskompetanse på dette området. Lokalisering i Trondheim vil også være ressursbesparende når det gjelder å anvende kompetansen i andre avdelinger i DA for eksempel; IT, Innovasjon og utvikling, og HRK ved for eksempel ved rekrutteringer og andre problemstillinger knyttet til medarbeidere. Dette lar seg naturligvis også løse over distanse til Moss, men det må antas at kontakten blir en annen ved lokalisering i Trondheim. 4

5 Denne nærheten vil i forbindelse med utviklingsarbeid (automatisering og robotisering) knyttet til den enkelte arbeidsprosess, gi lavere prosjektkostnader i Trondheim sammenlignet med Moss. Dette er vanskelig å kvantifisere og er ikke tatt inn i prosjektets kostnadsberegninger. Innføring og etablering Etter direktørens vurdering gir prosjektets utredning knyttet til; oppgaver som skal overføres fra domstolene organisering av DRL stegvis innføring risikovurdering et tilstrekkelig grunnlag til å beslutte igangsette innføring og etablering. Etter direktørens syn er Trondheim et bedre alternativ for lokalisering av en felles lønn- og regnskapsenhet sammenlignet med Moss. De viktigste begrunnelsene for dette er: De positive synergieffektene knyttet til DAs eksisterende virksomhet, muligheten til å etablere et fremtidig tjenestesenter i Trondheim som omfatter flere oppgaver for domstolene, samt lokaliseringen av regnskapsavdelingen til DFØ i Trondheim. Dette vil bidra til å redusere risikoen ved oppbygging av den nye enheten og å sikre den langsiktige utviklingen av driften i DRL. På kort sikt er muligheten til å kunne legge til rette for en tidlig automatisering av arbeidsprosesser ved å anvende DFØs kompetanse på dette området en viktig fordel. Når det gjelder Trondheimsalternativets antatte begrensede muligheter til å videreføre domstolkompetanse i den nye enheten, kan dette kompenseres ved gode tiltak for kompetanseoverføring og bruk av domstolansatte som nøkkelressurser i oppbyggingsfasen. Uavhengig av lokaliseringsalternativ anbefaler direktøren en stegvis innføringsmetode for etablering av den nye enheten. Dette bidrar til læring og er også et risikoreduserende tiltak. Organisering av DRL i DA Prosjektets forslag om at DRL organiseres som en seksjon i DA bør følges. Seksjonen underlegges avdeling for økonomi og styring (ØST). Ved en eventuell samling av flere tjenester som kan gi grunnlag for et tjenestesenter, er det naturlig å vurdere den organisatoriske tilknytningen i DA på nytt. Dette legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonen i DA. 5

6 Direktørens innstilling: Styret bes om å vedta at tiltaket om etablering og innføring av en felles enhet for regnskap- og lønnsfunksjonen for domstolene gjennomføres, med lokalisering i Trondheim og igangsetting så snart som mulig Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 6