Det innkalles til møte i Forum for fagskolestatistikk tirsdag 11. november 2014 kl i Lånekassens lokaler i Søndre gate 14, Trondheim.

Transkript

1 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS NORWEGIAN SOCIAL SCIENCE DATA SERVICES Harald Hårfagres gate 29 N-5007 Bergen Norway Tel: Fax: Org. nr /13 MES/AMD Det innkalles til møte i Forum for fagskolestatistikk tirsdag 11. november 2014 kl i Lånekassens lokaler i Søndre gate 14, Trondheim. SAKSLISTE: 14/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/14 Godkjenning av referat fra forrige møte VEDLEGG 16/14 Status for august- og oktoberrapporteringen 17/14 Oppsummering fra Lånekassen om rapportering av avsluttende vurdering for vår /14 Gjennomgang og kvalitetssikring av utdanningstilbud og emner 19/14 Innføring av nye kontroller for å hindre feilrapportering 20/14 Forslag til endringer i spesifikasjonen 21/14 Etterrapportering av data 22/14 Status for innhenting av personaldata fra fagskolene 23/14 Utvidelse av fagskolestatistikken på nett 24/14 NOKUT orientering om behov og bruk av statistikk fra DBH 25/14 Møte med Visma, utviklere av nytt nasjonalt skoleadministrativt system 26/14 Aktiviteter 27/14 Eventuelt /MES Avdelingskontorer / District Offices OSLO: NSD. Universitetet i Oslo, Postboks 1055 Blindern, 0316 Oslo. Tel: nsd@uio.no TRONDHEIM: NSD. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, 7491 Trondheim. Tel kyrre.svarva@svt.ntnu.no TROMSØ: NSD. HSL, Universitetet i Tromsø, 9037 Tromsø. Tel: solvi.anderssen@uit.no

2 / /14 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/14 Godkjenning av referat fra forrige møte. VEDLEGG 16/14 Status for august- og oktoberrapporteringen 1. Det tekniske rundt rapporteringen går nå ganske smertefritt. De fleste skolene er klar over når de skal rapportere og hvordan rapporteringen foregår. To skoler overholdt av ulike grunner ikke fristen 15. oktober, men rapporterte begge i løpet av de neste to dagene. Totalt var det hundre skoler som rapporterte til fristen. To fagskoler, Kompetansehuset Imente Oslo og TITAN teaterakademi startet ikke undervisning høsten 2014, og det antas at disse er nedlagt. 2. Når det gjelder kvaliteten på innrapporterte data så varierer denne enormt fra skole til skole. Ettersom sammenlikningsgrunnlaget har blitt større og kontrollene mer omfattende, avdekkes det stadig skoler som på grunn av for dårlige rutiner i egen administrasjon (over tid) har rapportert uriktige og/eller mangelfulle data til DBH-F. Samtidig har kontroller og videre oppfølging av fagskoler avdekket at flere skoler har rapportert data uten å ha en avklart struktur i egen organisasjon rundt blant annet utdanningstilbud, emner og studieprogresjon. Det er heller ikke alltid samsvar mellom skolens NOKUTgodkjente utdanningstilbud og tilbudene studentene rapporteres inn på. Her kan det se ut som om de maritime utdanningene spesielt kan trenge en gjennomgang. Utfordringene rundt kvalitetssikring av data har det siste året tatt uforholdsmessig mye tid og ressurser for DBH-F (og for Lånekassen). Det er jobbet mye opp mot enkelte problemskoler for å sikre at alle feil er avdekket, og at skolen vil være i stand til å rapportere korrekt til neste frist. En gjennomgang for å kvalitetssikre dataene for utdanningstilbud og emne for alle skoler, og en økning av antallet automatiske kontroller på innrapporterte data vil være nyttig og bør være på plass til neste rapportering. Samtidig må skolene i større grad ansvarliggjøres. Det er mulig det bør skje fra annet/høyere hold enn DBH-F. Forumet bes om å avklare hvordan det kan legges press på skolene for å øke kvaliteten i rapporteringen. 17/14 Oppsummering fra Lånekassen om rapportering av avsluttende vurdering vår 2014 Erfaringer fra årets rapportering Type feil som er identifisert Konsekvenser ved feil/manglende rapportering Hvordan skal vi ansvarliggjøre skolene? Ressursbruk hos Lånekassen (og DBH) Lånekassen orienterer

3 / /14 Gjennomgang og kvalitetssikring av utdanningstilbud og emner Som følge av de strukturelle utfordringene nevnt i sak 16/14 og 17/14, anbefaler DBH-F at en nøye gjennomgang og kvalitetssikring av både utdanningstilbud og emner foretas før neste rapportering. 1. DBH-F ønsker å gjennomgå emnene for alle skoler slik at det innen neste rapportering foreligger en «mal». Frem til nå har alle ledige ressurser gått med til å rette opp feil i de tilfellene der disse blir oppdaget. En fullstendig emnegjennomgang til være omfattende og ressurskrevende, men den vil også øke kvaliteten på og begrense etterarbeidet med fremtidige rapporteringer betydelig. 2. På møtet i forumet 15. mai (sak 08/14) var det enighet om at det bør iverksettes en gjennomgang og oppdatering av navnene skolene benytter på sine utdanningstilbud. I etterkant så DBH-F på muligheten for å kontrollere innrapporterte utdanningstilbud opp mot godkjente tilbud registrert hos NOKUT. Dessverre var ikke dataene i filen fra NOKUT direkte sammenliknbare med de innrapporterte dataene til DBH-F. Arbeidet vil derfor være mer tidkrevende enn først antatt. DBH-F har foreløpig ikke hatt mulighet til å jobbe videre med prosjektet fordi kvalitetssikring av data til Lånekassen har vært prioritert. Det at det også er avdekket en del strukturelle avvik i skolenes utdanningstilbud kompliserer arbeidet ytterligere, og disse, sammen med avvik som at skoler benytter et annet navn enn det NOKUTgodkjente, må nødvendigvis avklares ved kontakt mellom skolen og NOKUT. Dermed er det mulig at det mest gunstige vil være om NOKUT og DBH-F samarbeider om denne oppgaven. Forumet bes komme med innspill til hvordan dette bør følges opp fremover, da både gjennomgang av utdanningstilbud og emner er omfattende oppgaver. 19/14 Innføring av nye kontroller for å hindre feilrapportering Et konkret tiltak for å bedre datakvaliteten, er å innføre en rekke nye kontroller som vil resultere i feilmeldinger for skolene hvis de ikke følger veiledende tabelldokumentasjon når de rapporterer. Det finnes allerede en rekke kontroller i Dimp, og det vil være positivt for datakvaliteten om flere innføres. Dette gjelder i første omgang: 1. Utdanningstilbud og emne: Opprette kontroller på alt som skal rapporteres inn likt fra år til år, slik at det ikke er mulig å rapportere inn avvikende data. 2. Aktive studenter: Sjekk på at alle som har norsk statsborgerskap også har norsk fødselsnummer. 3. Avsluttende vurdering: Kontroller på gjentak, slik at det ikke er mulig å rapportere inn at samme student har fullført et emne flere ganger, uten at dette rapporteres som gjentak. 4. Bestått utdanningstilbud: Når skolene begynner å rapportere fritak vil databasen inneholde full oversikt over emnene studenten har bestått, og det vil kunne gjøres kontroller opp mot bestått utdanningstilbud 5. Alle rapporteringer: Kontroller på datoer, at rett år/semester rapporteres. NSD informerer

4 / /14 Forslag til endringer i spesifikasjonen I forumet 15. mai var det enighet om at det er hensiktsmessig at skolene rapporterer inn emner der studenter har fått fritak. I tillegg kan det med fordel gjøres små justeringer andre steder i spesifikasjonen. For DBH-F er det mulig å ha dette på plass til rapporteringen i mars 2015, hvis det er mulig for systemleverandørene å gjøre endringene som skal til i tide. 1. Forumet er samstemte i at det er hensiktsmessig å la skolene rapportere inn emner der studenten har fått fritak. (Sak 6/14.) Dette vil enkelt la seg gjøre ved at man føyer til en ekstra verdi i rapporteringsfilen slik at skolene har mulighet til å knytte emner opp mot studenter ved å markere et fritak i filen for avsluttende vurdering. Per i dag er de gyldige verdiene A F eller 0: Ikke bestått og 1: Bestått. Det foreslås å legge til den nye valgmuligheten som 2: Fritak. 2. Feltet «Godkjenningsinstans» i filen for utdanningstilbud bør fjernes. Siden alle fagskolene som rapporterer er NOKUT-godkjente, er det ikke behov for dette feltet. 3. Alternativer til rapportering i feltet «Godkjenningsdato» i filen for utdanningstilbud bør fjernes. Alle godkjente tilbud har en godkjenningsdato, og det bør dermed ikke være mulig å rapportere verdien som ukjent, eller ikke godkjent. 4. eringen av studentbetaling i filen for aktive studenter blir kun korrekt om studenten gjennomfører på normert tid, og det anbefales dermed at denne endres. I de tilfeller der skolepengene for tilbudet betales i sin helhet ved oppstart, ber vi i tabelldokumentasjonen skolene om å «beregne et gjennomsnitt per semester ut fra antall semester utdanningen går over.» Problemet er at ved studiestart vet man ikke hvor mange semester studenten til slutt ender opp med å bruke på studiet. Resultatet er at rapporteringen av studentbetaling blir svært unøyaktig, noe eksempelet under viser: Eksempel: NKI Nettstudier: Tre studenter starter på et ettårig fulltidsstudie Alle betaler hele studieavgiften, kr ved studiestart. Student 1 gjør seg ferdig med studiet Student 2 følger normal studieprogresjon og blir ferdig Student 3 bruker god tid på studiet og blir ferdig Studentbetaling blir da rapportert slik: ert betaling totalt Virkelig betaling Student Student Student

5 /13 5 Eksempelet viser at summen av studentbetaling kun blir korrekt for studentene som fullfører på normert tid. Dermed er ikke data som blir rapportert inn i feltet for studentbetaling et godt utgangspunkt for beregningen. Forumet bes komme med innspill. 21/14 Etterrapportering av data I forumet 15. mai ble fagskolenes muligheter til å etterrapportere data diskutert. De fremmøtte var enige i at praktiske og analytiske hensyn taler for dette. (Sak 05/14) Siden KD ikke deltok på møtet, er det ønskelig med en ny vurdering der også KD er representert. Det er verdt å merke seg at det bare er gått tre år siden fagskolene startet rapporteringen. I perioden har det skjedd mye (utvidelser av og endringer i rapporteringen, samordninger, forskriften om fagskolepoeng) som har påvirket datakvaliteten i ulik grad. Det er mye som taler for at det vil være hensiktsmessig å tillate endringer i de innkomne dataene for fagskolerapporteringen for en begrenset periode, slik at vi snarest mulig kommer til et punkt der databasen inneholder data av høyest mulig kvalitet. Forumet bes bli enige om retningslinjer for etterrapportering 22/14 Status for innhenting av personaldata fra fagskolene faglige ressurser Forumet har i tidligere møter vært positive til å utvide rapporteringen til også å inneholde personaldata. (Sak 17/13 og 11/14) Forumet bes komme med innspill til videre avklaring av rammene rundt en eventuell innhenting av personaldata. 23/14 Utvidelse av fagskolestatistikken på nett Med utgangspunkt i bestillingen fra NOKUT og samordningen med Helsedirektoratet, er tilgjengelig fagskolestatistikk på NSDs nettsider utvidet. Dette arbeidet vil fortsette, men er sterkt forsinket fordi det ikke kan prioriteres over de omfattende oppgavene som følge av den dårlige datakvaliteten i fagskolenes rapportering. Det er ønsket at mest mulig relevant fagskolestatistikk etter hvert vil være tilgjengelig på nett. Nettsidene til DBH-F vil også gjennomgå en oppdatering og oppgradering så snart det kan prioriteres. Utvidelsen av tilgjengelig statistikk har blant annet gjort det mulig å få frem data per fagfeltfaggruppe-utdanningsgruppe-nus-kode i rapporten for aktive studenter. Det er også lagt til valgboks for undervisningsform (fjern-/stedbasert) i rapporten for aktive studenter, og som valg i "Kolonner", slik at man f.eks. kan få fram denne tabellen:

6 /13 6 I høyremenyen på nettsidene for fagskolestatistikk er det opprettet en egen fane for Helsedirektoratet. I tillegg til revisorrapportene som ligger tilgjengelig her, finner man også tabeller som viser oversikt over antall studenter finansiert av Helsedirektoratet, fordelt på skoler og fylker, semester og år. Tilgjengelig informasjon på siden vil ytterligere utvides i tiden som kommer. Oversikten over antall studenter finansiert av Helsedirektoratet fordelt på vår og høst 2014, er eksempel på tilgjengelig statistikk på siden: 24/14 NOKUT orientering om behov og bruk av statistikk fra DBH NOKUT orienterer. 25/14 Møte med Visma, utviklere av nytt nasjonalt skoleadministrativt system I august deltok DBH-F på et møte med representanter fra Visma, angående de offentlige fagskolenes fremtidige overgang til Vismas studieadministrative system. Visma undertegnet høsten 2013 en kontrakt med Vigo IKS (et interkommunalt selskap eid av alle fylkeskommunene og Oslo

7 /13 7 kommune) om utvikling og drift av et nytt nasjonalt skoleadministrativt system. Det nye systemet skal erstatte de ulike løsningene som i dag brukes i de enkelte fylkeskommuner. Implementering av det nye systemet starter i 2015, med Hordaland fylkeskommune som pilotfylke. Resterende fylkeskommuner implementeres etter planen i Integrasjoner med andre systemer er en viktig del av prosjektet og vil i følge Visma ha sterkt fokus fremover. De så for seg en integrering mot DBH-F slik at deres system tar seg av rapporteringen, ved at data fra skolene overføres fortløpende. Denne visjonen hadde mange ubesvarte spørsmål, blant annet var det ikke tatt høyde for at skolens ansvar for kvalitetssikring av dataene skulle videreføres. De fylkeskommunale fagskolene utgjør omtrent halvparten av alle fagskoler, og et nytt velfungerende system vil både kunne effektivisere rapporteringen og øke kvaliteten på de innkomne dataene. Det er i midlertid viktig å være med å påvirke utviklingen av systemet, slik at kvaliteten på fagskolerapporteringen blir ivaretatt på best mulig måte. Forumet bes komme med innspill til hvordan prosjektet bør følges opp fremover. 26/14 Aktiviteter Denne saken er ment å gi en oversikt over aktivitet for DBH-F siden forrige møte. Møte med representanter fra Visma 5. august. 27/14 Eventuelt /MES