Kontrollebar registrering av tid/overtid - Oppdragsspesifikasjon

Transkript

1 Kontrollebar registrering av tid/overtid - Oppdragsspesifikasjon akgrunn. Kunnskapsdepartementet har i brev av bedt om at alle statlige universiteter og høyskoler implementerer løsning for kontrollerbar registrering av tid/overtid innen utgangen av Med bakgrunn i diskusjon i prioriteringsrådet for SAP HR har UNINETT FAS søkt om et års utsettelse på denne fristen på vegne av alle som deltar i SAP HR samarbeidet gjennom TROFAST-avtalen. Med utgangspunkt i behovene som må dekkes ved kontrollerbar registrering av tid/overtid har noen representanter fra institusjonene satt opp en grov kravliste til SAP HR som er gjennomgått med SSØ, se vedlegg. Noen av disse kravene kan enkelt løses, mens andre krever både mer detaljering og enighet i sektoren samt i etterkant behov for endringer i SAP HR. Arbeidet med kravlisten har og avdekket behov for at Kunnskapsdepartementet konkretiserer kravene til sporbarhet. Dette er tatt opp med Fornyings- og administrasjonsdepartementet og det kan ikke utelukkes at dette og vil føre til behov for endringer i SAP HR. eskrivelse av oppgaven. Målet er å etablere en løsning som tilfredsstiller institusjonenes behov for kontrollerbar registrering av tid/overtid basert på SAP HR. Det skal legges vekt på å oppnå en nødvendig samordning av rutiner og regler på tvers av institusjonene. Dette både for å få en enkel og god løsning og å redusere kostnadene ved redusert endringsbehov. I denne forbindelse anbefales det og at arbeidsgruppen oppretter kontakt med et utvalg etablert av de 5 universitetene med mål om en omforent oppfatning hva som skal til for å ha tilfredsstillende og kontrollerbare systemer for å dokumentere utbetaling av overtid. Resultatet fra det arbeidet forventes i midten av november. Kravlisten skal bearbeides videre til en detaljeringsgrad som gjør det mulig å identifisere og forespørre SSØ om pris på nødvendige endringer i SAP HR. Omfang av arbeidet skal begrenses til å dekke behov direkte relatert til registrering av tid/overtid med tilhørende brukergrensesnitt og ikke generelle behov knyttet til brukervennlighet og lignende for ESS, ref. kravlisten i vedlegget som også dekker noe av dette. Det anbefales at arbeidsgruppen samarbeider tett med SSØ slik at arbeidet skjer så effektivt som mulig. Organisering og ansvarsforhold. Arbeidet skal utføres av følgende arbeidsgruppe: Eirin Fjeld Melund, SAP koordinator, UNINETT FAS (leder) Nina Leivdal Tandle, HiSF

2 Karl Olaf orge, HiO Anders Dahle, HiO I tillegg vil Elisabeth oye Okkenhaug fra SAP HR prioriteringsråd bidra i gruppens arbeid ved behov. Arbeidsgruppen skal rapportere til prioriteringsrådet som og vil bidra i diskusjonen og med avklaringer når samordning på tvers er nødvendig for å oppnå en god løsning. Tilsvarende gjelder for å få nødvendige avklaringer i forhold til KD. estilling av nødvendige endringer i SAP HR basert på anbefalt løsning med pris skal gjøres via prioriteringsrådet. Tidsplan Arbeidet skal startes så fort som mulig og en anbefalt løsning med tilhørende pris bør foreligge i løpet av januar 2010 slik at beslutning om bestilling kan skje i løpet av februar.

3 VEDLEGG Oversikt over UH-sektorens krav til ESS med kommentarer Nr. Tekst Må/ør Kommentar 1 Tidspunkt for registrering og endringer av registreringer må kunne spores, jf KDs brev av til universiteter og høgskoler. Se vedlegg til Eirins opprinnelige mail. M1 Må avklares konkret hvilke krav som stilles til sporingen. KD avklarer. 2 Mulighet for kommentarfelt til leder M1 Høy prioritet. Det er tilstrekkelig at kommentarfeltet er synlig for leder som skal godkjenne arbeidsflyten. Fleksibilitet i forhold til lokale særavtaler og fleksibilitet: 3 Reisetid utland. Det kan inngås særavtaler vedr. dette jf PM Det er i prinsippet mulig å ha en særavtale pr. firma, men det er ønskelig med samordning i sektoren. KD avklarer. Evt. kartlegging gjøres samlet fra sektoren. 4 Varierende avregningsperioder, jf fleksitidsavtalen i staten M2 Det er ikke i løsningen pr. i dag. SSØ sjekker om det er mulig å bryte som standard avregningsdato. 5 Annen kjernetid og ytre arbeidstid, jf fleksitidsavtalen Kan definere andre tider her. Må definere beregningsreglene. KD sjekker om det bør lages en felles avtale for sektoren. 6 Selv kunne definere og vedlikeholde arbeidsplaner, for eksempel noen standarder som vi selv kan gjøre endringer på 7 Det er behov for arbeidsplaner både med 7,5 timer brutto og netto, og både med og uten fleksitid på begge. Start og sluttidspunkt må kunne variere (for eksempel begynner renholdspersonalet før kl 07.00, jf dep. kommentar til HTA 7 Arbeidstid pkt SPH) M2 Ikke ønskelig. Store rom for å gjøre feil, og feil vil medføre lønnsstopp. Dette kan løses innenfor dagens løsning ved å opprette nye arbeidsplaner. 8 Skjevbelastning i løpet av året må takles både innenfor et semester, men også mellom høst- og vårsemesteret. Jf SPH pkt 3.6 Fleksible arbeidstidsordninger og KDs brev av vedlagt samme mail som dette notatet 9 Det må være mulighet for akkumulering av timer til avspasering selv om fleksitid ikke benyttes, jf pkt ovenfor om skjevbelastning Gjelder personer som ikke omfattes av fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt. 5 Gjelder personer som ikke omfattes av fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt. 5

4 10 Timer utenfor arbeidstid må akkumuleres i egen saldo Gjelder personer som ikke omfattes av fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt Arbeidsplanen må reduseres ved delvis permisjon SSØ har dette som en prioritert sak. Hvis SSØ klarer å løse dette, blir det en del av FSI. 12 Delvis sykemelding må gi reduksjon i arbeidsplan mer fleksibilitet i forhold til når det arbeides kunne registrere korrekt arbeidstid selv om det i SAP må registreres som prosentreduksjon pga rapportering til NAV 13 Delvis AFP/delvis uførepensjon/skifte i stillingsprosent arbeidsplaner som kan kombineres med disse typer fravær også for undervisningspersonalet. Jf punkt om selv å kunne definere og vedlikeholde arbeidsplaner / mulig? Det ligger i delvis sykemelding sin karakter at den ansatte ikke skal presses inn i faste arbeidsmønstre. Sektoren kommer med en nærmere presisering av hva som er behovet. Gjelder ikke AFPpensjonister, de er pr. definisjon deltidstilsatte. Kan evt. opprette nye arbeidsplaner. Må evt. ha en nærmere presisering. 14 Utbetaling av mertid for deltidsansatte via ESS Er dekket i dagens løsning. Registreres som overtid, den ansatte får timelønn frem til arbeidet full dag og deretter overtidsbetaling. 15 Leder må kunne kontrollere fleksitiden/selve registreringen til den ansatte tilbake i tid på en enklere måte enn i MSS i dag 16 I dag summeres overtidstimene og tilleggstimer hvis arbeid på lørdag og søndag meget forvirrende for leder, summen må bestå av arbeidede timer Må ha en konkret beskrivelse av hva som må endres. Få antallsfeltet på lø/sø tillegg ut av summeringen for antall timer. 17 Rapport for ferieønsker før de godkjennes Finnes i YHR_Fraværsoversikt 18 Utbetaling av tillegg (kveld/natt/helg) via ESS Kan åpnes for høgskolene. registreringen Må defineres fra sektoren hva som skal åpnes. Sende 19 Registrere i ettertid vurdere hvor lenge er det lenge nok slik det er? 20 Forskningstid dvs fravær fra ordinært arbeid i en viss periode Solman Kan utvide ansattes registreringsperiode på bekostning av leders godkjenningstid. Endring gjelder for hele FSI Lage en fraværskode kalt forskningstid med lønn. Løses i dagens løsning. 21 Løsning for registrering av feltarbeid/uteundervisning for hele døgnet (avtaler må sjekkes nærmere). Ulike lokale avtaler/eventuelt fraværsmelding Avventer til vi får avtalene

5 22 Endre fraværsmeldinger uten å måtte slette og registrer på nytt (fører ofte til feil slik det er i dag) Retter ikke opp kvotene ved ny registrering. 23 Valg for registrering av tilstede: Jobb annet sted Kan få så mange koder dere vil, men bør være enkelt å velge riktig. Muligens løst med kommentarfelt edre brukergrensesnitt: 24 Passord (mulig løst med Feide) M2 Mulig løst i FEIDE 25 edre brukergrensesnitt for pålogging da det oppfattes som tungvindt både å logge seg på, og å finne fram. Det gjelder ESS generelt også for å skrive reiseregninger 26 Responstiden må bli god 27 God stabilitet 28 Ønske om å komme rett inn i ESS når PC-en slås på, gjerne at tilstede registreres ved pålogging (dette må være et valg for den enkelte virksomhet) 29 Eventuelt skjermstempling, inn- og utknapper som det klikkes på Må ha konkrete beskrivelser av hva som er tungvint., Løses lokalt Må avklares om sektoren ønsker dette. Vil bli en del manuelle korrigeringer. 30 Enklere meny for å registrere fravær og overtid Må spesifiseres 31 God og forståelig oversikt over fraværskvoter: Må spesifiseres 32 Ferie/seniordager/overført ferie/rest dager/andre permisjonskvoter og rest Mer forståelig tekst. Må spesifiseres 33 Sumfelt må være skrivebeskyttet, gjerne annen farge Komplisert å få til. Mulig 34 Registrert fravær må umiddelbart overføres til Må ses i sammenheng med registreringsbildet løsningen for delvis permisjon. Kommer enten for alle eller ingen. 35 Tilstedetid alltid som øverste linje Sorteringsspørsmål. SSØ 36 Enkel oversikt over tidssaldoer for eksempel i registreringsbildet Vis tidsinfo er for uoversiktlig 37 Det er uoversiktlig med uken mot høyre mye scrolling/åpning-lukking 38 Det må bli lettere å slette registreringer, nå må både fraog tilfelt samt sumfelt slettes 39 Det må ikke være så lett å sperre egen bruker som det er i dag ser på saken. Denne oversikten kan endres. Sektoren spesifiserer hva de vil ha med og hva som skal bort. Nå må man slette både sumfelt og klokkefelt. Må se hvordan det blir i neste versjon. Hvis man avslutter på en irregulær måte blir brukeren sperret i en halvtime. 40 Ved feilregistrering må feil markeres edre feilmelding 41 Tekstfeltet (tilstede/fravær) må fryses når man beveger seg til høyre i bildet Vet ikke om det er mulig. Lær av feilmeldingene på reiseregning.ssø sjekker

6 42 Slippe å registrere hvis arbeidsplanen følges? Er dette akseptabelt i forhold til sporing? Sannsynligvis nei. 43 Ønsker advarsel hvis man prøver å endre for en hel uke. SSØ sjekker om det er mulig. 44 Engelsk versjon av ESS Vil bli en sammenblanding av engelsk tekst og norske koder. Lite brukervennlig?