Organisasjonsundersøkelsen 2012

Transkript

1 Organisasjonsundersøkelsen 2012 Veiledning for GJENNOMFØRING Innhold: Del A: Spørreundersøkelse Del B: Fysisk vernerunde

2 2 GJENNOMFØRING Del A: Spørreundersøkelsen Spørreundersøkelsen måler den enkelte ansattes opplevelse av egen organisasjon. Temaene tar utgangspunkt i Postens leveregler (verdier, ledelsesprinsipper, etiske retningslinjer) Arbeidsmiljøloven. Undersøkelsen vil hjelpe oss å identifisere områder med utviklingsbehov, samt gjøre oss bevisste på styrkene. Undersøkelsen gjennomføres årlig slik at effekten av iverksatte tiltak kan sammenlignes måles. HVEM SKAL BESVARE SPØRREUNDERSØKELSEN? Alle som er ansatt i Posten Norge AS majoritetseide datterselskaper som tilhører nettoutvalget skal besvare (mer om netto- bruttoutvalg på side 4). OM SPØRREUNDERSØKELSEN Spørreundersøkelsen består av påstander som besvares langs en syvpunktsskala, fra stemmer ikke til stemmer helt. Påstandene er felles for hele Posten konsernet. I tillegg til påstandene som besvares på en syvpunktsskala, er det noen påstander som besvares med JA/NEI noen med flervalgssvar. Påstandene er gruppert i 10 faktorer: Spørreundersøkelsen omfatter følgende faktorer: 1. Kompetanse 2. Motivasjon 3. Pluss-samtale 4. Organisatoriske rammer 7. Forretningsfokus 8. Helsefremmende arbeidsmiljø 9. Attraktiv arbeidsplass 10. Kunde- resultatfokus 5. Mitt team/enhet 6. Min nærmeste leder OM ANONYMITET Besvarelsen på spørreundersøkelsen er anonym. Ingen i Posten har tilgang til rådata eller kunnskap om hva enkeltpersoner har besvart. Data behandles av vår eksterne samarbeidspartner Rambøll som kun fremstiller rapporter på enheter/avdelinger med minst fem besvarelser. Din oppgave som leder er å sørge for at ansatte opplever at ærlige svar er velkomne behandles på en konstruktiv konfidensiell måte.

3 3 NÅR GJENNOMFØRES SPØRREUNDERSØKELSEN? Spørreundersøkelsen gjennomføres i tidsrommet 19. september til 17. oktober. HVORDAN GJENNOMFØRES SPØRREUNDERSØKELSEN? Spørreundersøkelsen gjennomføres enten som en Web-undersøkelse hvor hver enkelt får tilgang til et elektronisk spørreskjema via web, eller som en papirundersøkelse hvor spørsmålene besvares på et papirskjema. En uke før undersøkelsen åpner får alle ledere tilsendt det informasjonsmateriale som skal brukes til å informere om undersøkelsen. Vi anbefaler at du gir informasjon om undersøkelsen til dine ansatte på et ordinært møte i enheten/avdelingen før datainnsamlingen begynner den 19. september. a) Elektronisk spørreskjema Alle som skal besvare spørreskjemaet elektronisk vil få tilsendt en e-post med en personlig lenke til undersøkelsen. Man åpner sitt spørreskjema ved å følge lenken. Underveis i datainnsamlingsperioden vil det bli sendt påminnelse til de som ikke har deltatt. b) Papirskjema Papirskjema trykkes opp distribueres til de enhetene/avdelingene hvor det er mest hensiktsmessig å svare på papir. Når du har fått skjemaene avholder du et møte med alle ansatte hvor du informerer kort om undersøkelsen. Deretter deler du ut et spørreskjema, et informasjonsbrev en svarkonvolutt til alle ansatte. Alle skal besvare spørreundersøkelsen. Leder skal ikke samle inn konvoluttene. Av hensyn til anonymiteten er det den enkelte ansatts ansvar å sende inn sitt svar. c) Svarprosent Som leder vil du i Personalportalen ha tilgang til en oversikt over svarstatistikk for ditt ansvarsområde. Oversikten finner du under menyvalget Organisasjonsundersøkelsen / Resultater / Svarprosent. Ved å klikke på menyvalget vil du komme inn i organisasjonshierarkiet på det nivået du er leder. Oversikten vil vise svarstatus for de enheter/avdelinger som sorterer under ditt ansvarsområde (se eksempel nedenfor). ❶ d) Forklaring på Netto Brutto utvalg Forklaring Netto: 1. Må ha en startdato senest , 2. Må ha en av følgende ansattkoder: 02 - Fast arbeidsforhold 03 - Midlertidig arbeidsforhold for fast ansatte 04 - Midlertidig arbeidsforhold for eksterne ansatte 07 - Vikariat med klausul 11 - Lærling 14 - Redusert tjeneste i egen stilling

4 4 Og 3. har mottatt lønn en gang de siste 6 måneder av følgende type: 1100, 1102, 1105, ikke være fraværende med følgende fraværskoder: 150,160,165,310,330,420,440,480,511,591,720,740,741 Forklaring Brutto: Det er alle som er registrert i lønns personalsystemet HR Oracle (OeBS), dvs at en har hatt et lønnsmessig forhold til Posten i 2011/2012. Dvs, alle i Netto pluss : 1: Startdato senest : Ikke fått utbetalt grunnlønn i en av de siste 6 mnd har ansatt koder som beskrevet i pkt. d. eller 3: Har en av følgende ansattkoder : 05 - Vikarplass 06 Pensjonistvikar e) Rutiner for besvarelser For at en web-besvarelse skal betraktes som fullstendig må den enten være besvart, eller levert som blank besvarelse. Dersom en web-besvarelse er avsluttet halvferdig, anses denne som ufullstendig vil ikke inngå i svarprosenter eller rapporter. GJENNOMFØRING Del B: Fysisk vernerunde Vernerunden skal bidra til at det fysiske arbeidsmiljøet er tilfredsstillende avdekke forbedringsbehov. Alle enheter/avdelinger skal gjennomføre minst en fysisk vernerunde i året. Vernerunden tar utgangspunkt i Postens leveregler (verdier, ledelsesprinsipper, etiske retningslinjer) arbeidsmiljøloven. HVEM GJENNOMFØRER VERNERUNDEN? Leder verneombud gjennomfører den fysiske vernerunden sammen. Det er leders ansvar at vernerunden gjennomføres innen fristen. Enkeltarbeidstakere som sitter i en annen divisjons lokaler skal inkluderes i vernerunden på stedet. Nærmeste leder er ansvarlig for at de budsjettmessige hensyn tas i forhold til slike arbeidstakere. NÅR GJENNOMFØRES DEN FYSISKE VERNERUNDEN? Alle enheter/avdelinger skal gjennomføre den fysiske vernerunden i perioden 19. september oktober. Funn fra eventuelle øvrige vernerunder gjennom året skal ikke registreres i Mylink. HVORDAN PLANLEGGES OG GJENNOMFØRES VERNERUNDEN? Den fysiske vernerunden skal gjennomføres minst én gang hvert år ellers etter behov avtale med verneombud/arbeidsmiljøutvalg. a) Planlegging - Leder avtaler tid for gjennomføring av vernerunden med verneombud. - Leder verneombud avklarer: o Om det er behov for bistand fra bedriftshelsetjenesten. o Om representant for huseier skal være med.

5 5 o Avklare hvilke(n) sjekkliste(r) som skal brukes postkontor, kontormiljø /eller distribusjon/transport/terminal (hentes fram skrives ut fra menyvalget i Personalportalen) o Praktisk gjennomføring av vernerunden - Leder verneombud gjennomgår relevant dokumentasjon knyttet til det fysiske psykososiale arbeidsmiljøet (f.eks. resultater handlingsplaner fra tidligere kartlegginger, risikoanalyser etc) - Leder verneombud gjennomgår sjekkliste sammen blir enige om hvilke kontrollpunkter som ikke er aktuelle - Dersom det er andre aktuelle kontrollpunkter enn de som er oppgitt i sjekklista, må dette noteres inkluderes i vernerunden. - Alle ansatte informeres om at vernerunden gjennomføres. Dersom det er mulig skal alle ansatte være tilstede når vernerunden gjennomføres. b) Gjennomføring - Leder verneombud inspiserer lokalene vurderer de fysiske arbeidsforholdene. Samtidig spør man de ansatte i en dial for å høre hvordan det fysiske arbeidsmiljøet oppfattes. - Funn anmerkes fortløpende. Forslag til tiltak noteres underveis. - Alle sjekkpunkter har tre valgmuligheter for kartlegging av funn o Akseptabelt nivå (GRØNN) o Uakseptabelt nivå (RØD) o Ikke aktuelt (BLÅ) - Definisjoner på de ulike valgmulighetene på registrering av funn i kartleggingen er angitt på sjekklista. I praksis betyr det at hvis et forhold er tilfredsstillende skal det anmerkes på grønt ved kontrollpunktet. På samme måte skal det anmerkes på rødt, hvis noe ikke er tilfredsstillende krever umiddelbare tiltak. - Alle ledere må fortsatt registrere gjennomført vernerunde - Registreringsfunksjonen vil bli tilrettelagt for at bare én leder registrerer full sjekkliste blant flere i et avgrenset fysisk arbeidsmiljø som går samme vernerunden (eksempelvis kontormiljø eller avdelinger med flere distribusjons-/produksjonsenheter). Avklar i samråd med verneombudet under vernerunden hvilken leder som skal registrere full sjekkliste i mylink. - Leder verneombud gjennomgår funnene i vernerunden umiddelbart etter gjennomført vernerunde. - Forslag til tiltak basert på funnene i vernerunden noteres i sjekkliste. - Etter gjennomført vernerunde signeres sjekkliste av verneombud leder kopi til verneombudet c) Registrering - I hele innsamlingsperioden kan sjekklister registreres via elektronisk skjema (tilgang via sider for svarprosenter for Organisasjonsundersøkelsen i Mylink) - Du kan der velge om du skal registrere full sjekkliste, eller om du registrer at en annen leder har registrert sjekkliste for det fysiske arbeidsmiljø dere representerer i fellesskap. Dersom du velger å registrere at annen leder leverer felles liste skal dette være avtalt med denne leder. - Det er viktig å registrere funn slik de ble kartlagt på den fysiske vernerunden, selv om det kanskje er gjennomført tiltak fra gjennomføring av vernerunden til registrering av kartleggingsfunn foretas. - Det er mulig å legge inn fritekst/kommentarer på siste side i det elektroniske skjema. Man merker den enkelte kommentar med tema eller spørsmålsnummer slik at det i rapporteringen er mulig å identifisere hvilke kontrollpunkt det gjelder. d) Etter registrering - Avtal møtetid (etter 12.november) for diskusjon av funn fra vernerunde Organisasjonsundersøkelsen med verneombud, tillitsvalgt eventuelt bedriftshelsetjenesten - Resultatene fra vernerunden skal presenteres for diskuteres med de ansatte samtidig som resultatene fra spørreundersøkelsen (Del A) foreligger. - Dersom det er tiltak som gjennomføres rett etter at vernerunden er gjennomført skal disse likevel settes opp i den felles handlingsplanen som lages for Organisasjonsundersøkelsens Del A Del B. Tiltakene markeres da som gjennomført.