Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 et tilsyn ved NTNU, et tilsyn som resulterte i en tilsynsrapport og pålegg

Transkript

1 1 av 5 Personalavdelingen AMU-sak 25/11 Notat Til: SESAM, AMU Kopi til: Fra: Personalsjefen Signatur: Prosedyre for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger i NTNU, jfr. Arbeidstilsynets tilsynsrapport og pålegg av pkt. 7. Omstillingsrutine Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 et tilsyn ved NTNU, et tilsyn som resulterte i en tilsynsrapport og pålegg I pkt 7. i tilsynsrapporten heter det følgende: Omstillinger /planlagte endringer i virksomheter fører ofte til merbelastninger for arbeidstakerne, noe som kan være knyttet til både økt reell arbeidsmengde under omstillingsprosessen og knyttet til usikkerhet om egen stilling, rolle og kompetanse. Forskning (se for eksempel Saksvik, Nytrø & Tvedt, NTNU) viser videre at hvordan selve omstillingsprosessen gjennomføres er av betydning for arbeidstakernes arbeidsmiljø og helse, og at viktige faktorer for sunne omstillinger blant annet er knyttet til forståelse for lokale normer, tidlig rolleavklaring og tilgjengelige ledere samt konstruktiv konflikthåndtering. Det følger av arbeidsmiljøloven at alle planlagte endringer som påvirker arbeidsmiljøet i betydelig grad (arbeidssituasjonen) til en eller flere arbeidstakere i virksomheten, skal konsekvensvurderes (risikovurderes) med hensyn til arbeidstakernes arbeidsmiljø, og det må gjøres såpass tidlig at konklusjonene av konsekvensvurderingen kan tas til følge i utførelsen av omstillingen/endringene, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 annet ledd pkt d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Risikovurderingen vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringene, både fysiske og psykososiale faktorer. For å sikre at virksomhetene gjennomfører risikovurdering ved slike omstillinger/endringer, er det påkrevd med skriftlig rutine som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver Høgskoleringen 1 E-post: Hovedbygget Petter Wiig 7491 Trondheim 7034 Trondheim Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 at de ansatte skal mestre/bearbeideomstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Verneombud skal tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av endringstiltak med betydning for arbeidsmiljøet, jf arbeidsmiljøloven 6-2 (4). Det må derfor fremgå hvordan rutinen sikrer dette. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har gjennomført omstillinger, og virksomheten er av en slik størrelse og kompleksitet at dette må forventes å være nødvendig også i fremtiden for grupper av arbeidstakere i virksomheten. NTNU har en del prinsipper angående medvirkning og informasjon som følger av HMS - håndbok, og det vises også til hovedavtale og tilpasningsavtale, samt at slike spørsmål ofte vil drøftes i lokale samarbeidsorgan. Vår erfaring er at dette ikke er tilstrekkelig for å sikre det nødvendige fokus på arbeidsmiljølovens bestemmelser samt sikre at verneombud tas med på råd ved omstillingsprosesser i virksomheter. Vi vil derfor kreve en egen rutine/prosedyre som ivaretar arbeidsmiljølovens krav ved omstilling. Arbeidstilsynet vil forøvrig påpeke at verneombud ikke skal overta rollen til fagforeningstillitsvalgte (f.eks forhandlinger enkeltarbeidstakere) ved omstillinger, men har en annen rolle rettet mot arbeidsmiljølov og arbeidsmiljøkonsekvenser. Videre at omstillinger her ikke bare gjelder nedbemanning, men alle planlagte endringer i virksomheten som i betydelig grad påvirker arbeidsmiljøet til arbeidstakere. Det vises til pålegg nr. 7. Og i pålegg nr. 7 Omstillingsrutine heter det følgende: Virksomheten skal etablere skriftlig prosedyre/rutine for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/ omstillinger i virksomheten som påvirker arbeidsmiljøet i betydelig grad, og dette må gjøres tidlig nok til at resultatet av konsekvensvurderingen kan tas hensyn til i selve omstillingen, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 15. september 2011 Pålegget anses som oppfylt når følgende vilkår er fylt : Arbeidstilsynet skal ha tilsendt kopi av rutine som fyller lovens krav innen fristen. Det må fremgå av rutinen hvordan virksomheten sikrer at verneombud tas med på råd under planlegging og gjennomføring av endringstiltak med betydning for arbeidsmiljøet I Arbeidsmiljøloven 3-1 Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid heter det at systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak. (nr. 2 d) Nedenfor følger et utkast til prosedyre for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger i NTNU. Utkastet sendes SESAM og AMU til uttalelse før endelig fastsetting av personalsjefen.

3 3 av 5 Utkast til Prosedyre for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger i NTNU: 1. Formål og omfang Prosedyren skal sikre at eventuelle arbeidsmiljøkonsekvenser for ansatte blir vurdert og kartlagt i forkant av gjennomføring av endringer og omstillinger ved NTNU. Det forutsettes at dette gjøres tidlig nok til at resultatene av konsekvensutredningen kan tas hensyn til i selve omstillingen. Det vises til Arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd pkt. d) og Internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7, samt til Retningslinjer for omstilling ved NTNU 2. Målgruppe Prosedyren gjelder for ledere som har et særskilt ansvar for å iverksette punktene i prosedyren. LOSAM, SESAM og aktuelt nivå i verneombudslinjen skal påse at prosedyren følges. Det vises til Hovedavtalen 10 og HMS-håndboken kap Beskrivelse 3.1. Endringer og omstillinger som det her vises til, må være av et visst omfang før prosedyren vil gjelde. Endring og omstilling er i dag en naturlig del av arbeidslivet. Allikevel kan endringer medføre store konsekvenser for den enkeltes eller en enhets arbeidsmiljø. Før endringene iverksettes skal prosedyren sikre at eventuelle arbeidsmiljøkonsekvenser kartlegges og vurderes Eksempler på endringer kan være av organisatorisk art, eksempelvis sammenslåing eller nedleggelse av enheter. Også bygningsmessige forhold, f. eks. større ombyggingsarbeider kan medføre endringer på kort og/eller lang sikt. Endringer kan også forekomme som en konsekvens av nye/endrede lover og forskrifter, som konsekvens av innføring av ny teknologi eller av administrative systemer osv Leder av enhet informerer ansatte ved enheten om planlagte og/eller forestående endringer når disse er kommet til lederens kunnskap. Hva som menes med leder i denne sammenhengen er avhengig av endringenes karakter og omfang LOSAM/SESAM med representant for verneombudslinjen vurderer om endringen er av en slik karakter at prosedyren skal gjøres gjeldende. Denne vurderingen må skje tidlig nok til at resultatene av en eventuell konsekvensutredning kan tas hensyn til i selve omstillingen. Dersom partene er uenige, skal kartlegging gjennomføres Leder og representant for verneombudslinjen bruker vedlagte skjema for å kartlegge mulige arbeidsmiljøkonsekvenser for de ansatte som kan bli berørt av endringen.

4 4 av Personalmøte og, LOSAM/SESAM kan benyttes for å skape bredere involvering i utarbeidelsen av kartleggingen. Endringens karakter og omfang vil være bestemmende for dette. LOSAM/SESAM med verneombud/hovedverneombud blir enige om hvordan prosessen skal foregå Resultatet av kartleggingen presenteres til slutt på et personalmøte, og legges frem for LOSAM/SESAM. Kartleggingen følger saken vedrørende endring/omstilling videre til endelig beslutning.

5 5 av 5 Personalavdelingen AMU-sak 25/ Vurderingsskjema for kartlegging av arbeidsmiljøkonsekvenser Hvilke deler av endringen/omstillingen er det snakk om? 1) Hvilke konsekvenser får disse endringene for arbeidsmiljøet? Hva slags tiltak kan iverksettes for å minske/utelukke negative konsekvenser? 2) Kommentar: 1) Også eventuelle konsekvenser for arbeidsmiljøet under selve endringen/omstillingen skal kartlegges. 2) Med tiltak mens her f.eks. plan for ytterligere informasjon til berørte, plan for opplæring, konkretisering av endringer/ansvarsforhold og lignende, sterkere innkobling av tillitsvalgte og/eller representant for verneombudslinjen. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver Høgskoleringen 1 E-post: Hovedbygget Petter Wiig 7491 Trondheim 7034 Trondheim Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.