Forslag til lysark til enhetsledere som skal informere om arbeidsmiljøundersøkelsen ved sin enhet

Transkript

1 Forslag til lysark til enhetsledere som skal informere om arbeidsmiljøundersøkelsen ved sin enhet Noen råd til leder Vær personlig. Det er viktig for deg som leder. Vær konkret. Vi gjør dette fordi det gir oss et felles grunnlag for å forbedre arbeidsmiljøet Vær lokal. Det handler om hvordan vi vil ha det hos oss på vår enhet. Vær lyttende. Kritiske spørsmål og kommentarer er ofte ment som gode råd til deg. Unngå å gå i forsvar. Du finner svar på en del spørsmål i merknadene til disse lysarkene. Mer informasjon og ressurspersoner finnes på Intranett «arbeidsmiljøundersøkelse». Arbeidsmiljøundersøkelsen setter det psykososiale arbeidsmiljøet på dagsorden. Det handler også om hvordan vi organiserer arbeidet på enheten. (Fysisk arbeidsmiljø jobber vi med på andre måter, bl.a. ved bruk av HMS-runder). Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelser? 1) For å realisere NTNUs verdier. Skal vi nå våre mål, må vi «ha det bra på jobben». Ved å vise «omtanke og respekt» har vi det fundamentet som trengs så vi kan blomstre i jobben og være «kreative, konstruktive og kritiske». 2) Krav i arbeidsmiljøloven. Loven krever at vi systematisk kartlegger det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet og at vi setter inn nødvendige tiltak for å ha et «helsefremmende arbeidsmiljø og en meningsfull arbeidssituasjon» for våre ansatte. Ansatte har en medvirkningsplikt til å bidra til utviklingen av arbeidsmiljøet. 3) Lederverktøy i arbeidsmiljø og organisasjonsutvikling. Undersøkelsen er et hjelpemiddel for ledere for å se hvor man skal sette inn innsats for å videreutvikle arbeidsmiljøet på enheten. 1

2 Gå gjennom årshjulet for undersøkelsen. Fortell når dere skal ha oppfølgingsmøtet i februar-mars eller i alle fall hvordan du tenker. Søk gjerne ansattes råd. Påminnelse til leder mht. involvering av verneombud: Avtal møte med verneombud til utfylling av FaktaARK I, dvs. bakgrunnsinfo om enheten (1-17. oktober) Verneombudet skal delta på opplæringsdagen på fakultet/fellesadministrasjon i januar og i forberedelse av oppfølgingsmøtet på enheten. Avtal møte med verneombud til utfylling av FaktaARK II, dvs rapportering av tiltak og evaluering (7-24. april) 2

3 Svar på eventuelle spørsmål om spørreskjemaet: Spørreskjemaet finnes på NTNUs nettside «arbeidsmiljøundersøkelse» hvis man vil se på spørsmålene på forhånd. Grupper av spørsmål belyser samme tema (eks. samarbeid, autonomi). Temaene handler om forhold som erfaring og forskning har vist har betydning for ansattes trivsel og helse. Prøv å besvare alle spørsmål selv om noen virker like eller rare. Hopp over hvis det åpenbart ikke angår din stilling. Det er tre grupper av spørsmål om ledelse [kortnavn på enheten blir flettet inn i skjemaet]: o Ledelsen ved egen enhet [eks. DMF-ISM eller OE-DRIFT-SHB] o Ledelsen ved overliggende enhet [eks. DMF eller OE-DRIFT] o Min nærmeste leder jeg har medarbeidersamtale med Skjemaet ble revidert i 2013 etter innspill fra NTNU. Spørsmål er forenklet og dels erstattet. Svaralternativ er harmonisert slik at man på de fleste spørsmål får fem svaralternativ «svært uenig svært enig». Selv om det er gjort en del endringer, vil vi i stor grad kunne sammenlikne med svarene fra Undersøkelsen er utviklet av og for universitets- og høgskolesektoren som et SAK-prosjekt. Det er en gruppe bestående av fagfolk fra de største universitetene i Norge som har bestemt hvilke tema og spørsmål som skal være med i undersøkelsen. Senter for helsefremmende forskning ved NTNU-HiST har i dag ansvar for videreutvikling av undersøkelsen. 3

4 NB! Det er en personlig lenke til undersøkelsen. Dersom man videresender epost og lenke til andre, vil ARK få inn flere svar fra samme person. I så fall må ARK slette svaret. Hvis man mot formodning ikke har fått tilsendt undersøkelsen eller lenken ikke virker, får man hjelp av kontaktpersonene på fakultetet/fellesadministrasjonen (evnt. kristin.brekke@ntnu.no). Undersøkelsen må besvares i én økt: Ansatte som av språklige eller andre grunner har behov for mer tid til spørsmålene, anbefales å skrive ut skjemaet, kladde svarene og fylle inn svarene elektronisk etterpå. Spørreskjema i pdf finnes på Innsida «Arbeidsmiljøundersøkelsen». Du må bli ferdig før nettleseren lukker skjemaet (ca en time). Nettleseren Internett Explorer anbefales. Apple Zafari støttes ikke; Bruk andre nettlesere slik som Opera. Ta utskrift dersom du vil ha kopi av svarene dine. Din anonymitet er sikret: Mens undersøkelsen pågår kan man bare få ut svarprosent. Når undersøkelsen lukkes, slettes koplingen mellom person og spørreskjema. Det er ikke mulig å ta ut resultatrapport for færre enn fire ansatte. Bakgrunnsvariable som kjønn og alder, vil bare bli brukt på fakultets- og NTNU-nivå. Store institutt kan få resultatet brutt ned på ansattegrupper: teknisk-administrative, vitenskapelige og rekrutteringsstillinger. (DMF har dessuten bestilt rapport for 20 % stilling kombinert med St.Olavs) Undersøkelsen er godkjent av Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). Dataene inngår i en database som forvaltes av NTNU HUNT: NTNU kan dermed sammenlikne utviklingen med resultatet fra tidligere undersøkelse i 2012 NTNU kan sammenlikne sine resultater med «normdata» fra databasen (NTNU og enheter ved UiO, UiB, UiT, HiA, HiL, HiN, Kunsthøgskolen, Meningshetsfakultetet har brukt ARK så langt, flere kommer til) Forskere kan søke om å få bruke databasen til forskningsprosjekter 4

5 NTNU har bestilt følgende resultatrapporter fra ARK: Alle enheter får resultatrapport Svarprosent Gjennomsnitt og standardavvik for de 28 temaene som undersøkelsen omfatter. Institutt med flere enn 100 ansatte kan få tilleggsrapport etter ansattegrupper: Teknisk-administrative Vitenskapelig ansatte Rekrutteringsstillinger (vit.ass, stip, postdok) DMF har også en gruppe for kombinerte stillinger på sykehuset. Dere får informasjon om hvilke tema som har blitt endret siden 2012-undersøkelsen som ligger i ephorte. Alle fakultet får resultatrapport Svarprosent (fordelt etter kjønn og ansattegrupper) Gjennomsnitt og standardavvik for temaene i undersøkelsen. Tilleggsrapport for stipendiatgruppen samlet Resultatpresentasjoner eies av den enkelte enhet Alle resultatrapporter fordeles i ephorte med begrenset tilgang for linjeledelsen. Der ligger også undersøkelsene fra 2012, 2009 og Resultatrapporter deles ut på oppfølgingsmøtet ved enheten. Fakultetsrapporter drøftes i ledermøte/fakultetsstyre/losam. NTNU-rapport drøftes i Styret. Kun NTNU-rapporten offentliggjøres på Intranett. 5

6 Sett gjerne av tid til oppfølgingsmøte i februar (mars) før undersøkelsen starter så du kan fortelle dine ansatte når det blir. På Innsida om «Arbeidsmiljøundersøkelsen» ser du hvordan oppfølgingsmøtet kan legges opp. Det anbefales å sette av ca 3 timer. I begynnelsen av januar får ledere og verneombud opplæring i hvordan resultatene er å forstå og hvordan et oppfølgingsmøte kan legges opp. Den videre prosessen er avhengig av hva man bestemmer å jobbe videre med Dersom man har gode resultater på enheten, er det viktig å ta vare på det som er bra. Det sier seg selv at utviklingstiltak tar mer tid og må organiseres annerledes enn helt konkrete arbeidsmiljøtiltak. Dersom utfordringene er knyttet til personkonflikter mellom ansatte (f.eks. trakassering) eller konflikt i forhold til leder, er det ikke egnet å diskutere på et oppfølgingsmøte, men noe som vi absolutt må ta på alvor. o NTNUs varslingsrutiner må gjerne benyttes da plikter enhetsleder/leder på nivået over å følge opp saken. o Det er også mulig å kontakte bedriftshelsetjenesten de har taushetsplikt o HMS-avdelingen har kompetanse på organisasjonsutvikling og konflikthåndtering o Fagforeningen har også mye erfaring og kan gi råd i vanskelige saker. Vi må ha realistiske forventninger til arbeidsmiljøundersøkelsen Det tar tid å innarbeide en kultur for å bruke undersøkelsene som lederverktøy i arbeidsmiljø og organisasjonsutvikling. Endringsprosesser tar tid. Over tid vil vi få et felles språk for å snakke om arbeidsmiljøet. Det vil øke bevisstheten om hva som er viktig for at ansatte skal ha det bra på jobb og utnytte sine evner og ferdigheter. Mange steder er det nye ledere. Det kan gi en ny giv for arbeidsmiljøet ved enheten. 6

7 Bruk gjerne litt tid til dialog slik at man kan legge eventuelle frustrasjoner bak seg og se framover med ønske om å bruke arbeidsmiljøundersøkelsen konstruktivt på enheten. Et tilbakeblikk hva lærte vi av prosessen og hva har vi fått til siden sist? Var vi fornøyd med oppslutningen om undersøkelsen? Fikk vi til gode diskusjoner på oppfølgingsmøtet? Hvilke utviklingsområder ble identifisert? Hvordan gikk det med tiltakene vi ble enige om? Hva er ambisjonen vår denne gangen? Eksempler: Leder samarbeider med verneombudet i ARK-prosessen Alle deltar i undersøkelsen (økt svarprosent) Alle deltar på oppfølgingsmøtet i februar Vi har forbedret oss på utvalgte områder siden sist Leder følger opp de utviklingstiltakene vi blir enige om 7