Informasjon til ledere del I. August 2012

Transkript

1 Organisasjonsundersøkelsen 2012 Informasjon til ledere del I August 2012

2 Innholdsfortegnelse Hensikt Hensikten med denne informasjonen er å motivere og gjøre ledere i stand til å gjennomføre Organisasjonsundersøkelsen i konsernet. Innhold Hvorfor Organisasjonsundersøkelsen? Hva er Organisasjonsundersøkelsen? Modell for Organisasjonsundersøkelsen Kort om gjennomføring Her finner du mer informasjon Om SMART-plan Dette må du som leder gjøre nå Fysisk vernerunde Dette bør du som leder gjøre når spørreundersøkelsen pågår Gjelder Posten Norge AS 18/09/2012 2

3 Viktige forhold i årets måling Leverandør av undersøkelsen: Rambøll Management AS Målet for Organisasjonsundersøkelsen er at den skal være koblet til det forretningsmessige og ha en sterk kobling mellom trivsel og prestasjon Undersøkelsen bygger på Rambøll sin modell, og er lik som fjorårets Innsamlingsmetode som sikrer anonymitet: - Navn og lokalt ansattnummer (ikke rullenummer/ansattnummer) er påført skjemaet ved utlevering - Papirskjema returneres direkte til Rambøll i medfølgende svarkonvolutter - Bare Rambøll vil kunne se de utfylte besvarelser - God veiledning til lederne om hvordan datainnsamlingen skal gjennomføres Deltakelse/svarprosent blir kun vist på enhets-/avdelingsnivå I tillegg til en totalindeks lages det to delindekser: engasjement (trivsel) og prestasjon Spørreskjemaet er likt som i /09/2012 3

4 Hvordan svarer jeg dersom min enhet blir omorganisert fra 1. oktober? Posten-konsernet omorganiserer fra 1. oktober. Dersom du blir direkte berørt av denne endringen, f. eks at din enhet får ny leder og du svarer etter 1. oktober, skal du evaluere din «gamle» enhet/avdeling 4

5 Hvorfor Organisasjonsundersøkelsen? Måle effekten av tiltakene i SMART-plan etter forrige Organisasjonsundersøkelse Kartlegging av både det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet slik Arbeidsmiljøloven krever Gi ledere og medarbeidere et bedre grunnlag for å forstå sammenhenger i organisasjonen Legge grunnlag for handlingsplaner (SMART-plan) for bedring av arbeidsmiljøet tilpasset individene i organisasjonen (bedre samspillet mellom individ og organisasjon) 18/09/2012 5

6 Hva er Organisasjonsundersøkelsen? Del A: Spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen omfatter 10 områder (faktorer): 1. Motivasjon 2. Kompetanse 3. Organisatoriske rammer 4. Mitt team/min enhet/avdeling 5. Forretningsfokus 6. Min nærmeste leder 7. Helsefremmende arbeidsmiljø 8. Attraktiv arbeidsplass 9. Kunde- og resultatorientering 10. PLUSS Spørreundersøkelsen består totalt av 62 spørsmål som de ansatte skal besvare Et representativt utvalg vil i tillegg få 3 spørsmål innen områdene Informasjon og merkevarebygging Del B: Fysisk vernerunde (gjelder Posten Norge AS) Den fysiske vernerunden gjennomføres av leder og verneombud i alle enheter/avdelinger. Leder registrerer resultatene i Mylink. Én felles handlingsplan Leder må bli enig med tillitsvalgte og vernetjenesten om hvordan de skal medvirke til utarbeidelse av en felles handlingsplan for del A og B 18/09/2012 6

7 Modellen viser sammenhengen mellom jobbfaktorer, engasjement og prestasjon (resultater) Modellen illustrerer hvordan ulike forhold ved arbeidssituasjonen har betydning for medarbeidernes trivsel/ engasjement og dermed også Posten-konsernets nøkkeltall. Alle enheter/avdelinger får vist tre indekser i sine rapporter: 1. Totalindeks (alle spørsmål) 2. Engasjement/trivsel (7 spørsmål) 3. Prestasjon i enheten/avdelingen (7 spørsmål) MIDLER MÅL SUKSESS/ EF FEKT Motivasjon Komp etanse Org anisatoriske rammer Mitt team/ enhet Forretning sfokus Min nærmeste led er Helsefremmend e arb eid smiljø Alt i alt trives jeg godt i jobben min KPI er som f.eks: Result at er/ prest asjoner Sykefravær Turnover Kundet ilfredshet mv.. Attraktiv arb eid sp lass Kund e- og resultatorientering Totalindeks Engasjement & trivsels ind eks Prestasjonsind eks PLUSS 18/09/2012 7

8 Kort om gjennomføringen Hvem skal svare på spørreundersøkelsen? Alle ansatte i Posten Norge AS og majoritetseide datterselskaper Hvordan svare? 1. Dersom din enhet/avdeling skal svare elektronisk vil medarbeiderne få tilsendt en e-post med invitasjon til undersøkelsen + lenke til eget skjema. Denne lenken er unik for den enkelte ansatte. 2. Dersom din enhet/avdeling skal svare på papir vil du få tilsendt papirskjema som du skal distribuere til dine medarbeidere. Papirskjemaet vil være påført navn og medarbeidernummer. Spørreskjema skal returneres enkeltvis i tilsendt svarkonvolutt. 1 Informasjon og forberedelse 10. September september 2 Spørreundersøkelsen 19. september oktober Tidsplan 3 Fysisk vernerunde 19. septembber 17. oktober (Posten Norge AS) Resultatrapp. til KL: 31. okt. Resultatrapp. til enhetene/avdeli ngene: Fra 12. november. Frist for utarbeidet handlingsplan 01. februar /09/2012 8

9 Her finner du mer informasjon 2012 Alle ledere vil fra 26. september få tilgang til Rambøll sin HR-portal. Her vil de kunne følge med på svarprosent og sjekke hvilke personer som ligger i egen enhet/avdeling. Senere vil de også få tilgang til sin resultatrapport og handlingsplan her Martin Aabech, e-post maasiis@r-m.com, tlf Martin Aabech, e-post maasiis@r-m.com, tlf Ledere i Posten Norge AS vil få tilgang via Mylink Ledere i alle andre selskaper vil få tilgang via tilsendt lenke fra Rambøll

10 De resterende foilene gjelder kun for Posten Norge AS

11 Her finner du mer informasjon fra 15. sep: Gå inn på mylink/konsernstaber/medarbeider/organisasjonsundersøkelsen og PLUSS 18/09/

12 Du logger direkte inn på Organisasjonsundersøkelsen fra mylink

13 Informasjon på Mylink vil inneholde følgende Gjennomføring Resultater Handlingsplaner Veiledning Veiledning Veiledning Skjema for fysisk vernerunde Svarprosent på enhets/avdelings nivå Resultatrapport del A og del B Arbeidsark handlingsplan

14 Dette må du som leder gjøre nå! Ledere må kontrollere at de har tilgang til alle sine medarbeidere 1. Gå inn i PN Selvbetjening Leder og klikk på Ansatte opplysninger under Endring av arbeidsforhold. Se hvem som ligger i ditt hierarki. 2. Dersom du mangler tilgang til noen av dine medarbeidere meld dette inn på e-post til: hr-senteret@posten.no 3. Dersom du har tilgang til noen medarbeidere som du ikke skal ha tilgang til meld dette inn e-post til: hr-senteret@posten.no 4. Dersom du mangler tilgang til en enhet/avdeling benytter du skjemaet: Leder - Roller og tilganger. Anvisningsrett OEBS HR, samt SAS DVH (HR-rapporter) Informer egne ansatte Avhold et informasjonsmøte om Organisasjonsmålingen for dine ansatte. Legg vekt på å fortelle om hensikten med undersøkelsen og betydningen av at alle svarer. NB: Alle skal svare i forhold til egen enhet/avdeling selv om denne er for liten til å motta rapport. Gjennomfør og registrer den fysiske vernerunden innen 17. oktober 18/09/

15 Fysisk vernerunde (1) Generelt 1. Fysisk vernerunde skal gjennomføres minst én gang hvert år og ellers etter behov og avtale med verneombud/arbeidsmiljøutvalg 2. Alle enheter/avdelinger skal gjennomføre fysisk vernerunde i perioden 19. september 17. oktober Planlegging 1. Avtal tidspunkt for planlegging og gjennomføring av den fysiske vernerunden med verneombudet 2. Sjekkliste til bruk under fysisk vernerunde skrives ut fra Rambølls hr-portal eller menyvalget Organisasjonsundersøkelsen på Mylink; Personalportalen/Organisasjonsundersøkelsen/Gjennomføring/Sjekkliste for fysisk vernerunde 3. Her finnes tre varianter av sjekklisten, avhengig av hvilken type arbeidsmiljø du har ansvar for. a) Postkontor b) Kontormiljø c) Distribusjon, Transport og Terminal 18/09/

16 Fysisk vernerunde (2) Gjennomføring 1. Alle sjekkpunkter har 3 valgmuligheter for kartlegging a) Akseptabelt nivå (GRØNN) b) Uakseptabelt nivå (RØD) c) Ikke aktuelt (BLÅ) 2. Definisjoner på de ulike valgmulighetene på registrering av funn i kartleggingen er angitt på sjekklista 3. Alle ledere må fortsatt registrere gjennomført vernerunde 4. Registreringsfunksjonen er tilrettelagt for at bare én leder registrerer full sjekkliste blant flere i et avgrenset fysisk arbeidsmiljø som går samme vernerunden (eksempelvis kontormiljø eller avdelinger med flere distribusjons- /produksjonsenheter). Avklar i samråd med verneombudet hvilken leder som skal registrere full sjekkliste i Personalportalen. 5. Etter gjennomført vernerunde signeres sjekkliste av verneombud og leder kopi til verneombudet 18/09/

17 Fysisk vernerunde (3) Registrering 1. I perioden 19. september til 17. oktober registreres sjekklista via elektronisk skjema på Rambølls hr-portal 2. Du kan der velge om du skal registrere full sjekkliste, eller om du kan hekte deg på en tidligere utfylt sjekkliste for det fysiske arbeidsmiljø du tilhører. For å kunne velge sistnevnte alternativ, må leder med ansvar for å registrere full sjekkliste ha gjort dette først. 3. Resultater av vernerunder på enheter/avdelinger som ikke tillater personalkostnader (eks sk. satellitter i Distribusjon) kan ikke registreres elektronisk. Ta vare på skjema og bruk dette når dere skal lage handlingsplaner Etter registrering 1. Avtal møtetid (etter 19. november) for diskusjon av funn fra vernerunde og Organisasjonsundersøkelsen med verneombud, tillitsvalgt og eventuelt bedriftshelsetjenesten Se veiledningen for mer detaljer om planlegging og gjennomføring av vernerunden. 18/09/

18 Dette bør du som leder gjøre når spørreundersøkelsen pågår For at Organisasjonsundersøkelsen skal gi et mest mulig korrekt bilde av de ansattes tilfredshet med sin arbeidsplass er det viktig at svarprosenten er så høy som mulig. 89 prosent valgte i fjor å besvare Organisasjonsundersøkelsen. Det er ditt ansvar å bidra til at svarprosenten blir like høy for årets gjennomføring. Vi ber deg: 1. Følge med på svarprosenten i mylink/ infolink (eller tilsvarende intranettside for datterselskapene) som jevnlig oppdateres ettersom dine ansatte besvarer spørreundersøkelsen. NB! Ledere får tilgang til svarprosenten en uke etter at undersøkelsen har startet, dvs 26 september. 2. Gi jevnlige tilbakemeldinger til din enhet/avdeling om hvordan svarprosenten er i din enhet/avdeling, og oppfordre de ansatte til å svare 18/09/

19 Andre spørsmål og svar Leder kommer ikke inn på i ny HR portal for resultater: Er du leder for enheten/avdelingen? Hvis Ja : Kontakt HR-senteret hr-senteret@posten.no Hvis Nei : Du skal ikke ha tilgang. Det er kun leder for enhet/avdeling som har tilgang til dette. Dersom du som leder mangler tilgang til en enhet/avdeling, må dette meldes inn på følgende skjema: Leder - Roller og tilganger. Anvisningsrett OEBS HR, samt SAS DVH (HR-rapporter) 18/09/

20 Andre spørsmål og svar Skal en person være med i Netto (de som telles) eller Brutto utvalget: For å være med i Nettoutvalget må følgende kriterier oppfylles: 1. Må ha en startdato senest , og 2. Må ha en av følgende ansattkoder: 02 - Fast arbeidsforhold 03 - Midlertidig arbeidsforhold for fast ansatte 04 - Midlertidig arbeidsforhold for eksterne ansatte 07 - Vikariat med klausul 11 Lærling 14 - Redusert tjeneste i egen stilling og 3. har mottatt lønn en gang de siste 6 måneder av følgende type: 1100, 1102, 1105, 3810 og 4. ikke være fraværende med følgende fraværskoder: 150,160,165,310,330,420,440,480,511,591,720,740,741 18/09/

21 Andre spørsmål og svar Kontakt HR-senteret dersom : En ansatt ikke får besvart, eller får beskjed om at han allerede har besvart. En ansatt ønsker endret distribusjonsmetode Kontaktinformasjon HR-senteret Telefon: e-post til: hr-senteret@posten.no 18/09/