MinTid.net Brukerveiledning

Transkript

1 MinTid.net Brukerveiledning Sist oppdatert

2 Innhold Generelt... 2 Hvem skal bruke MinTid.net og hva kan gjøres?... 2 Standardfunksjoner i MinTid.net... 2 Registrering... 3 Resultater... 4 Rapporter... 5 Vedlikehold... 7 Registreringer - detaljer... 7 Rediger dag... 7 Fraværsplan... 9 MinTid.net Generelt MinTid.net er en webapplikasjon hvor den ansatte selv kan logge seg inn via internett explorer. Her kan de ansatte registrere seg inn og ut, melde fravær og overtid, legge inn planlagt fravær og korrigere egne registreringer. Hvem skal bruke MinTid.net og hva kan gjøres? MinTid.net er laget for at den enkelte ansatte raskt og enkelt skal kunne administrere sin egen tid. Med funksjonene i webklienten kan den ansatte selv følge med på tiden sin uten å måtte spørre WinTid-ansvarlig. Standardfunksjoner i MinTid.net Registrering Skjermbildet gir brukeren mulighet til å registrere seg inn eller ut av tidssystemet. Knappene inn/ut vil skifte avhengig av hva brukeren har registrert. I samme skjermbilde gis det mulighet for å registrere fraværskode og overtidskode. Fraværsplan Skjermbildet viser en oversikt over det planlagte fraværet. Her har brukeren mulighet til å vedlikeholde planlagte fravær ved å endre, slette eller legge til nye fravær. Resultater Her kan brukeren få opp en oversikt over resultater for den valgte perioden. Vedlikehold Brukeren har i dette skjermbildet en detaljert oversikt over alle registreringer gjort på en gitt dag. Fra dette skjermbildet kan brukeren legge til nye eller endre på eksisterende registreringer.

3 Registrering Registreringsbildet gir deg mulighet til å registrere deg inn eller ut av tidssystemet. I dette skjermbildet er det også mulig å angi fravær og overtidskode. Nederste del av bildet viser akkumulerte verdier på fleksitid, overtid til avspasering, sum overtid og ferie. Saldoene viser gårsdagens utverdier. Innregistrering / Utregistrering Inn/ut-knapp registrerer deg inn eller ut av systemet. Hvis din forrige registrering var en innregistrering, vil knappen være aktivert for utregistrering. Andre registreringer / Fraværsregistrering Her registrerer du fravær. Knappen for å vise inn eller ut på fravær avhenger av hva din siste registrering var. Velg aktuell fraværskode i droppboksen og trykk deretter på knappen fravær inn/fravær ut. Systemet registrerer deg inn eller ut fra det valgte fraværet. Andre registreringer / Overtid For å registrere overtid, velger du aktuell overtidskode fra droppboksen og deretter trykker på overtid. Det er ikke mulig å registrere overtid uten at man har status inne.

4 Resultater Følgende skjermbilde viser en oversikt over alle registreringer og resultater for valgt periode. Nederst i skjermbildet vises en summert statuslinje for de enkelte kolonnene. I feltet for bytt periode vises automatisk inneværende periode. I droppboksen kan man bytte til tidligere perioder. For å kunne se nærmere på en enkelt dag, så trykker du på blyanten for valgt dag. Dette fører deg videre til skjermbildet for vedlikehold av registreringer og du kan gjøre endringer.

5 Forklaring til feltene: Dato; Viser ukedag og dato for perioden. Inn; Viser den første innregistreringen på dagen. Ut; Viser den siste utregistreringen på dagen. Fleks; Viser fleksitidsresultatet på dagen. Normaltid; Viser normaltidsresultatet på dagen. Overtid; Viser overtidsresultatet på dagen. Ikke ot; Viser tid som ikke er registrert på overtidskategorien sum overtid. Dette pga at den ansatte ikke har registrert seg med overtidskode før/etter ytre arbeidstid, eller lørdag/søndag. Fravær; Viser fraværsresultater på dagen. Fraværsnavn; Viser type fravær. Tillegg; Angir om det er registrert tillegg på dagen. Status; Statuskolonnen viser tre verdier. [] Angivelse om dagen er prosjektfordelt. Gjelder for de som benytter prosjektfordeling. [] Angivelse om dagen er korrigert [] Angivelse om dagen er godkjent og eventuelt på hvilket nivå den er godkjent. Blyant; Tar brukeren til vedlikehold av registrering der brukeren kan foreta endringer, og se mer detaljer på den valgte dagen. Summert; Viser summerte verdier for den valgte perioden. Forklaringspallett; Viser forklaring på de forskjellige verdiene som vises i statuskolonnen. Godkjenn periode; Alle ansatte skal godkjenne sin egen periode. Når den ansatte godkjenner sin egen periode, vil godkjentstatus være blå. Leder skal godkjenne alle resultater, og godkjenningskolonnen blir grønn. Rapporter under resultater Under menyen resultater er det lagt inn 5 rapporter som raskt vil vise deg resultater for valgt periode. Akkumulerte resultater Skjermbildet viser en oversikt over akkumulerte resultater for den perioden som er valgt i resultatoversikten. I feltet for bytt periode kan du bytte til en annen periode. Listen viser kun inneværende og historiske perioder. Akkumulerte saldi; Viser resultater for den valgte perioden, samt den totale verdien frem til siste dag i perioden. Akkumulert fravær; Viser resultater frem til siste dag i den valgte perioden. Resultatene er satt opp til å vises i sum av total. Overtid/tillegg; Viser resultat i den valgte perioden.

6 Fravær Rapporten viser hvilke fravær den påloggede bruker har hatt og eventuelt skal ha i den valgte perioden. Overtid Rapporten viser registrerte overtidsresultater for pålogget bruker i den valgte perioden. Registreringskorreksjoner Rapporten viser hvilke registreringkorreksjoner den påloggede bruker har foretatt i den valgte perioden.

7 Vedlikehold Registreringer detaljer Skjermbildet viser en detaljert oversikt over alle registreringer som er gjort på en dag. I øverste del av vinduet er det opplysning om hvilken dag du er på, hvilken ukedag og hvilket beregningsskjema som ligger til grunn. I kolonnen for beregnet vil det være en hake hvis dagen er beregnet og en hake hvis dagen er godkjent. Du velger aktuell dato fra kalenderen eller trykker på < > for å komme til den dagen du ønsker å redigere. Du kan også godkjenne en dag eller sette i gang beregning. I den midterste tabellen vises de registreringer som er foretatt den aktuelle dagen. Er dagen korrigert vil dette vises med en hake i feltet for korrigert. I den nederste tabellen vises en oversikt over resultater på gitte kategorier. Resultater på mønstring ligger i denne tabellen. Det er egne kolonner for timer, dager og antall. Korreksjon viser hvor mange timer som er korrigert på den gitte kategorien. Dette gjelder når det er gjort en resultatkorreksjon i WinTid Rediger dag For å redigere en dag, må du åpne Vis/skjul rediger dag, som er plassert like under den midterste tabellen.

8 I dette skjermbildet kan du endre en valgt registrering eller legge til nye. I feltet for angi årsakstekst skrives årsaken til hvorfor du redigerer. 1. eksempel: Skal du redigere innregistreringen, trykker du på blyanten på raden for inn. Registreringstypen vil automatisk sette seg til inn og klokkeslettet for innregistreringen vises. Her endrer du ev. registreringstypen til fravær inn eller endrer klokkeslettet. Trykk deretter på lagre. 2. eksempel: Legge inn en ny registrering: Velg registreringstype inn/ut, skriv inn riktig klokkeslett og lagre. 3. eksempel: Legge inn en ny registrering: Velg registreringstype fravær hel dag, inn fra/ ut på fravær eller overtid. Velg fraværsnavn / overtidskode, skriv inn riktig klokkeslett og lagre. Det er ikke mulig å legge inn to registreringer med nøyaktig samme tidspunkt. Det er mulig å slette en registrering ved å trykke på krysset. I skjermbildet som vises bekrefter du om du ønsker å slette registreringen og angir årsak til slettingen.

9 Fraværsplan Her legger du inn fremtidig fravær, endrer og eventuelt sletter et fravær. Skjermbildet viser de 10 siste planlagte fraværene. Ved å trykke på piltasten <<, vises de 10 foregående fraværene. Dette er kun hvis det er registrert noen. I feltet for velg fraværsnavn er det mulighet til å filtrere på planlagte fravær som skal vises. Droppboksen viser tilgjengelige fraværskoder. Du kan når som helst korrigere et planlagt fravær som ennå ikke har begynt. Det planlagte fraværet redigeres ved å trykke på blyanten som vises i enden av raden. Det planlagte fraværet du vil endre vises i feltet Vedlikehold planlagt fravær, og du kan eventuelt bytte fraværskode eller endre dato for fraværet. For å slette et planlagt fravær, trykk på det røde krysset i enden av raden. Du får en bekreftelse om du virkelig vil slette det valgte fraværet og du bekrefter dette ved å trykke på ja eller nei. Skal du legge inn et nytt fravær, velger du aktuelt fravær fra droppboksen under Vedlikehold planlagt fravær. Velge riktige datoer fra kalenderen. Når det er valgt riktig fraværskode og riktig dato fra/til, trykker du på lagre. Feltet for godkjenning av fravær er kun et visuelt felt i MinTid. Lederen kan godkjenne, de ansatte skal ikke godkjenne det planlagte fraværet. Når det gjelder planlagte fravær, er det kun mulig å registrere nye/endre fravær som har en fradato større enn dagens dato.