Referat fra 8. møte i UHRs økonomiutvalg

Transkript

1 UHRs Administrasjonsutvalg Økonomiutvalget Medlemmer: Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen (leder) Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Økonomidirektør Jan Ove Henriksen, Høgskolen i Bergen Ass. økonomidirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo (vara) (ikke til stede) Økonomidirektør Juel Helge Rye, Høgskolen i Buskerud (vara) (ikke til stede) Sekretær: Rådgiver Anita Vigstad, Universitetet i Bergen Observatører: Fra UHRs sekretariat: sekretær for administrasjonsutvalget, Sigrid Tollefsen Fra UNINETT FAS: Elin Kristine Olsen Andre: Avdelingsdirektør Arne Lunde, Kunnskapsdepartementet (på telefon, sak 13, 14, 15, 19) Seniorrådgiver Per Heitmann, Universitetet i Oslo Generalsekretær Ola Stave, Universitets- og høyskolerådet (på telefon, sak 19) Referat fra 8. møte i UHRs økonomiutvalg Dato: 31. oktober 2012 Tid: 09:45 15:00 Sted: Park Inn Oslo Airport Hotel, Gardermoen Saksliste Sak 11/12 Sak 12/12 Sak 13/12 Sak 14/12 Sak 15/12 Sak 16/12 Sak 17/12 Sak 18/12 Sak 19/12 Sak 20/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat fra forrige møte Klassifisering av NFR-prosjekter og andre tilskudd fra underliggende statlige forvaltningsorganer. Høringsrunde videre utvikling av administrative systemer Økonomirapportering Status for innføring av ny standard artskontoplan Totale kostnader i forskningsprosjekter Bruk av ressurser i administrasjon benchmarking? Problemstillinger knyttet til merverdiavgift i UH-sektoren Eventuelt

2 Sak 11/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes Sak 12/12 Godkjenning av referat fra forrige møte Sak 12 Referat 7. møte økonomiutvalget Kommentar til sak 06/12. Referat godkjennes Sak 13/12 Klassifisering av NFR-prosjekter og andre tilskudd fra underliggende statlige forvaltningsorganer Sak 13 Klassifisering av inntekter fra statlig KD vil ha en gjennomgående praksis for klassifisering av tilskudd og foreslår å gjøre om regelverket slik at bidrag fra NFR og tilskudd fra andre statlige etater skal behandles på linje med andre bidrag. Det påpekes at det er en fordel at bidrag fra NFR og EU nå skal behandles på samme måte. Økonomiutvalget gir sin tilslutning til denne endringen. Sak 14/12 Høringsrunde videre utvikling av administrative systemer Sak 14 Sak 14 Rapport Sak 14 Rapport Administrative systemalternative løsninger lutredning av økonomi KD mener at systemene må ses i sammenheng og ønsker enkelt brukergrensesnitt og effektiv saksbehandling. Transaksjonsrelaterte systemer må være integrerte og snakke sammen. Eksterne må kunne kommunisere med disse på en effektiv måte. I den grad DFØ skal levere tjenester må det være på institusjonenes premisser. Vedlagt er utredningen om økonomisystemer i UH-sektoren datert 8. oktober i år. Arbeidsgruppa foreslår blant annet at muligheten for å etablere et eller flere tjenestesentre for å utnytte stordriftsfordeler og sikre kvalitet. Det anbefales også å etablere/anskaffe en tjenesteportal og en integrasjonsplattform for sektoren. Tjenesteportalen bør innføres fasevis. BOT har satt i gang eget arbeid med valg av nytt økonomisystem. KD er positive til at BOT er utenom for å unngå mer komplikasjoner og fordi de er såpass store at de kan løse sine problemer selv. To løsninger i sektoren totalt sett er OK, det kan heller være aktuelt å gå mot fellesløsninger noen år frem i tid. 2

3 Det skal være møte i BOT i november. BOT skal oppgradere økonomisystemet nå fordi versjonen som brukes utfases. Planen er anbudsrunde i Tar sikte på felles økonomi- og personalløsning. HR-funksjonaliteten kompliserer valg av økonomisystem. KD har ansvar for å sørge for robuste, funksjonelle og integrerte løsninger, men institusjonene skal få uttale seg. UHR og økonomiutvalgets rolle vil være å holdes informert og komme med råd og gi sin tilslutning. Det kan være aktuelt at økonomiutvalget/uhr kommer med forslag til personer til koordineringsgruppe for økonomi/lønn. I utarbeidelsen av kravspesifikasjon kan det være nødvendig å ha flere grupper i arbeid. Det bør komme frem i høringsnotatet at det er et skille mellom prosessen med HRsystem og prosessen med økonomisystem og at tidsplanen er tentativ. I tillegg påpekte økonomiutvalget blant annet at det bør komme frem at BOT ikke er med i prosessen, at høringssvarene bør vurdere integrasjon opp mot brukervennlighet og at Arkitekturrådets rolle bør spesifiseres. KD ønsker at dette skal være en prinsipiell høringsrunde og vil ikke trekke inn for mange elementer. Arne Lunde noterer seg innspillene og utarbeider et utkast til høringsnotat og sender til økonomiutvalget for kommentarer. Økonomiutvalget kan komme med innspill til sammensetningen av en koordineringsgruppe for prosessene videre. Sak 15/12 Økonomirapportering Sak 15 Kontoplan og økonomirapportering ø Det er utviklet et nytt opplegg for økonomirapporteringen til DBH. Det er tilført økonomikompetanse til DBH slik at de kan lage nøkkeltall og kvalitetssjekke det som rapporteres inn og brukes av sektoren som kvalitetskontroll. Det er opprettet en referansegruppe for at DBH skal være oppdaterte om diskusjoner og utvikling i sektoren. Økonomiutvalget ønsker å invitere DBH til å informere om sin nye rolle på utvalgets neste møte. Sak 16/12 Status for innføring av ny standard artskontoplan Det var seminar 17. oktober om gruppa sitt forslag til kontoplan. I tillegg til endringsforslagene som kom her krever også omklassifiseringen av inntekter justeringer i kontoplanen. Kontoplangruppa sender ny versjon av kontoplanen til KD for godkjenning. Det er laget kontoplan på firesiffernivå og denne blir anbefalt fra KD. BOT har fått tillatelse til å følge kontoplanen på tresiffernivå. Arbeidsgruppa har laget plan for innføring av den nye kontoplanen og regnearkverktøy som gjør det enklere å f.eks. ta ut deler av kontoplanen til medarbeidere. 3

4 Sak 17/12 Totale kostnader i forskningsprosjekter Bakgrunn: Saken har blitt behandlet i UHRs administrasjonsutvalg 13. september og i UHRs styre 8. oktober. Referat fra styremøtet finnes her: UHRs styre vedtok å anbefale at modellen tas i bruk. Økonomiutvalget har tidligere sagt seg villig til å bidra til opplæring og annen bistand i sektoren. Sak 17 TDI - Økonomiutvalget - 20 Per Heitmann presenterte forslag til løsninger på økonomiutvalgets oppgaver og noen uavklarte spørsmål. Rapport med vedlegg bør distribueres til sektoren så snart som mulig, men det kan også være fornuftig å vente på flere avklaringer i forhold til Forskningsrådet og KD. Samarbeid og arbeidsfordeling med Forskningsrådet bør avklares. Det er viktig å skille mellom det tekniske i modellen og hva Forskningsrådet er villige til å finansiere. Det er aktuelt å utarbeide en felles uttalelse fra UHR og Forskningsrådet. Det bør arrangeres seminarer for opplæring i modell og regneark til våren. Alle institusjoner må få mulighet til å delta på seminarene med et tilstrekkelig antall deltakere, både fra økonomiområdet og fra forskningsadministrasjon. Det vil være nyttig dersom nøkkeltall/satser fra modellen fra alle institusjoner er tilgjengelige for sektoren. DBH er kanskje en naturlig kilde for slik informasjon. NTNU, UiB og UiO er i gang med utvikling av leiestedsmodeller. Utvikling og utprøving med piloter bør gjennomføres i Økonomiutvalget sender ut rapporten med vedlegg og regneark til økonomimiljøene i sektoren så snart som mulig. Senere bør rapporten med et informasjonsskriv sendes formelt til institusjonene fra UHR. Økonomiutvalget/UHR vil etablere en «TDI-gruppe» med ansvar for opplæring og støtte til institusjonene i implementeringsfasen. Økonomiutvalget utarbeider et forslag til mandat for en slik gruppe. Muligheter for finansiering fra KD undersøkes. Sak 18/12 Bruk av ressurser i administrasjon benchmarking? Bakgrunn: På universitetenes økonomisamling i august ble det snakk om å gjennomføre en benchmarkingsundersøkelse mellom institusjonene om bruk av ressurser/stillinger i administrasjon. En slik undersøkelse har tidligere vært gjennomført på høyskolene av UiA. Kjetil Hellang informerte om undersøkelsen som UiA gjennomførte. I den prosessen var man opptatt av å gjøre ting enkelt. En enkel undersøkelse som gir noe mer informasjon enn DBH-tallene vil være positivt. UiA kunne vært villig til å stå for gjennomføringen av en slik undersøkelse, men det kan være fornuftig å etablere en ny, felles gruppe til å se på dette. 4

5 Økonomiutvalget er positive til en undersøkelse i sektoren om bruk av ressurser i administrasjonen og vil ta saken videre til UHRs administrasjonsutvalg Sak 19/12 Problemstillinger knyttet til merverdiavgift i UH-sektoren Sak 19 Mva-problemstillinger Oppfølging av sak fra økonomiutvalgets 6. møte 7. desember 2011 (sak 27/11). Vedlagt er en oppdatert versjon av notat fra UiB om mva.-problemstillinger i UHsektoren Ola Stave deltok i diskusjon om hvordan denne saken bør behandles videre. Økonomiutvalget ønsker å ta saken videre oppover i UHR-systemet og i KD. Det gjøres noen justeringer i notatet om mva.-problemstillinger før det sendes til UHR som vurderer om saken kan tas opp på styremøte i UHR allerede i november eller på et senere møte. Saken ble også tatt opp med Arne Lunde. KD er avhengige av hjelp fra sektoren til å beskrive problemene og må hente inn ekstern kompetanse. Det påpekes at det er noen sektorinterne problemstillinger som bare KD og Finansdepartementet kan svare på. KD vil starte en prosess for å finne løsninger på problemstillingene etter nyttår. Sak 20/12 Eventuelt Neste møte: 9. møte i økonomiutvalget holdes i Bergen 4. januar med middag kvelden i forveien. 5