Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Administrasjonsutvalget Medlemmer (varamedlemmer inviteres fast til møtene i utvalget) Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund (nestleder) Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Direktør Ingeborg Harsten, oppnevnt for Norges Musikkhøgskole (nå endret arbeidssted til Universitetet i Tromsø) Universitetsdirektør Stig Fossum, oppnevnt for Høgskolen i Bodø (som nå er Universitetet i Nordland) Høgskoledirektør Jacob Kjøde jr., Høgskolen i Volda vara Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund vara Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen vara Administrerende direktør Baard Wist vara Universitetsdirektør Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø, vara Fra UHRs sekretariat: Generalsekretær i UHR, Ola Stave under sak 28,29 og 30/11 Sekretær for administrasjonsutvalget Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Seniorrådgivere Rakel Christina Granaas og Mona Majgaard under sak 33/11 Andre Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB under sak 32/11 Forslag til referat Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: UHRs lokaler Saksnr.: Saksliste Sak 25/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 26/11 Referat fra forrige møte Sak 27/11 Status medlemmer i administrasjonsutvalget Sak 28/11 Statsbudsjettet 2012 Sak 29/11 UH-institusjonene og Kunnskapsdepartementet Sak 30/11 Kopinor-forberedelse til vårens forhandlinger; hvordan 1

2 Sak 31/11 Sak 32/11 Sak 33/11 Sak 34/11 Sak 35/11 Sak 36/11 Sak 37/10 forberede UHRs medlemsinstitusjoner Oppfølging av kontakten med Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet Administrasjonsutvalget møter leder av økonomiutvalget og innkjøpsutvalget SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid Strategi og styring av felles administrative systemer. Forslag til mandat for etablering av et Arkitekturråd Forespørsel fra UNINETT om UHR-representant ecampus Orienteringssaker Eventuelt Saksnr. 25/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 26/11 Referat fra forrige møte Referat fra møte 10. mai 2011 er godkjent på sirkulasjon og lagt ut på web på: Referat fra møte 10.mai 2011 godkjennes formelt Saksnr. 27/11 Status medlemmer i administrasjonsutvalget Sakspapirer: Saksfremlegg nr 69/11 til UHRs styremøte : Oppnevning til UHRs utvalg samt oppnevning av ledere og nestledere til , vedlagt. Det er kun tatt med innstillingen som er relevant for administrasjonsutvalget. Det skal oppnevnes nye representanter fra de akkrediterte høgskolene inn i UHRs administrasjonsutvalg. Oppnevningsperioden er fra høsten 2011 til UHRs styre vedtok i møte 10. oktober følgende nye sammensetning for administrasjonsutvalget: 2

3 1. UHRs styre oppnevner følgende administrasjonsutvalg: Administrasjonsutvalget høst Navn Institusjon Oppnevnt til Gunn Elin Bjørneboe UiO Kjell Bernstrøm UiB Ole Hope NHH Ann Elisabeth Wedø HiOA Leon Aurdal HiÅ Vara Lasse Lønnum UiT Seunn Smith-Tønnessen UiA Beate Pettersen MF Kari Kjenndalen HiL Carl Morten Gjeldnes HiOf Universitetsdirektør Gunn Elin Bjørneboe, UiO, gjenoppnevnes som leder frem til Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, HiOA, oppnevnes som nestleder for samme periode. Neste møte i administrasjonsutvalget vil være med ny sammensetning. Det er mulig møteplanen må endres noe for å få nye medlemmer med på møtet, men dette vil sekretariatet komme tilbake til. Administrasjonsutvalget ønsket også å fortsette praksisen med å invitere varamedlemmene til utvalgsmøtene. Det har fungert bra med en slik løsning de siste møtene i utvalget og når utvalget utvides til at varamedlemmene inviteres mer aktivt inn, får man bedre diskusjoner og grunnlag for oppfølging. Administrasjonsutvalget tar styrets vedtak til etterretning og ser frem til videre arbeid med ny sammensetning. Administrasjonsutvalget takker utvalgsmedlemmene som går ut av utvalget for engasjement og innsats i utvalget. Utvalget ønsker å invitere varamedlemmene inn som faste møtedeltakere i utvalget. 3

4 Saksnr. 28/11 Statsbudsjettet 2012 Saksbehandler: Sigrid Tollefsen. Sakspapirer: Pressemelding 6. oktober fra UHR, se UHRs web Generalsekretær Ola Stave og Kommunikasjonsrådgiver Ann-Elin Brattebø Andersen orienterte om statsbudsjettet, tallgrunnlaget og konsekvenser. Saken tas til orientering. På neste utvalgsmøte vil Administrasjonsutvalget følge opp prosjekter vi mener er gode SAK-tiltak på administrativt nivå. Saksnr. 29/11 UH-institusjonene og Kunnskapsdepartementet Saksbehandler: Sigrid Tollefsen. Sakspapirer: Brev fra KD av 23. juni 2011 om orientering om ny målstruktur for universiteter og høyskoler i 2012, vedlagt. KDs presentasjon av resultat fra kartlegging av internkontroll, vedlagt. Notat fra KD om målstruktur av 10. oktober 2011 lagt frem på møtet. Generalsekretær Ola Stave deltok under denne saken. Det vises til behandling av saken i forrige møte i administrasjonsutvalget hvor vi satte vi opp en oversikt over ulike administrative prosjekter KD har igangsatt. Nedenfor følger en oversikt over status pr oktober 2011: Forvaltningsrettede prosjekter God forvaltning. Det er snakk om to aktiviteter som går inn i dette prosjektet: en undersøkelse blant institusjonene utført av PwC og en undersøkelse internt i KD som er utført av KPMG. I KD er prosjektet forankret i Avdeling for økonomi og styring. UHR har oppnevnt en referansegruppe for PwC-undersøkelsen Referansegruppen for prosjektet har hatt følgende medlemmer: Økonomidirektør Marianne Mancini, UiO Ass. universitetsdirektør Britt-Elin Steinveg, UiT 4

5 Økonomidirektør Lise Sofie Woie NiH Høgskoledirektør Rune Jørgensen, HSH Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen, UiA Adm.sjef Kai Mjøsund, HiBu Økonomisjef Klas Rønning, NHH KD inviterte referansegruppen til møte 13. september for innspill og kommentarer på PwCs rapport. KD informerte på møtet 13. september om at prosjektet God forvaltning vil sammenstille resultatene fra PwC-rapporten med resultatene fra den interne evalueringen KPMG har gjort og at de rapporterer til ledergruppen i KD på dette. Oppfølging videre i KD vil bli håndtert av UH-avdelingen. PwCrapporten er enda ikke distribuert til sektoren, men den vil bli offentlig tilgjengelig. KPMG-rapporten er til intern bruk i KD. Rune Jørgensen orienterte fra møtet i referansegruppen 13. september. Berømmer KD for at de snudde innretningen på prosjektet. Den fremlagte rapporten dokumenterer situasjonen relativt objektivt-ikke mye nytt, men en grei sammenstilling. Intern kontroll. KD har engasjert PwC til å kartlegge hvordan nivået på internkontrollen i sektoren er, og det er COSO-modellen som benyttes. I KD er prosjektet forankret i UHavdelingen. Kartlegging ble sendt til sektoren i februar 2011 og UHRs økonomiutvalg har håndtert oppfølging av kartleggingen. Kjell Bernstrøm orienterte fra møtet i økonomiutvalget 1. september der KD la frem resultatene av kartleggingen på møtet. KDs presentasjon sendes administrasjonsutvalgets medlemmer til orientering. Anskaffelser. KD har engasjert PwC til å foreta en innkjøpsscanner/undersøkelse. Innkjøpsutvalget har fungert som referansegruppe. I KD er prosjektet forankret i UH-avdelingen. Det var et fellesmøte i Bergen mellom økonomiutvalget og innkjøpsutvalget 1. september, der KD informerte om rapporten som er levert. Institusjonene har pt ikke sett hele rapporten. Undersøkelsen øker oppmerksomheten rundt innkjøp. Resultatene gir et rammeverk på hva som må være på plass for å mestre offentlig innkjøp. Universitetene kommer bedre ut enn høyskolene. En utfordring blir å finne ut hvordan ta dette videre. Noen innspill var at denne rapporten vil gi en god anledning til å trekke frem innkjøpsområdet internt på institusjonene og at det er viktig at institusjonene blir fulgt opp i forhold til resultatene i rapporten. Konklusjonen i møte er at det blir mer dialog om dette i innkjøpsutvalget og økonomiutvalget når institusjonene får sett på rapporten. Leder av innkjøpsutvalget, Kjetil Skog, orienterte om saken. Budsjettering og økonomistyringsmodeller. KD sendte 13. september 2011 et brev til institusjonene for kartlegging av budsjettmodeller og økonomistyring. I KD er prosjektet forankret i UH-avdelingen. Spørsmålene i brevet er gjennomgått av økonomiutvalget. Kjell Bernstrøm orienterte. Kartleggingsbrevet fra KD er sendt institusjonen med frist 14. oktober. Brevet fra KD sendes administrasjonsutvalgets medlemmer til orientering. 5

6 Mål- og resultatstyringsprosjekter Målprosjektet. Det vises til møte i administrasjonsutvalget 10. mai med orientering fra arbeidet i referansegruppen der UHR har vært representert. I KD er prosjektet forankret i UHavdelingen. I brev fra KD av 23. juni 2011 orienterte KD om ny målstruktur. UHRs styre har også vært opptatt av dette og i styremøte 30.august ble det tatt opp en diskusjon om KDs brev om endringer vedrørende mål og resultatstyring. Styrets kommentar og vedtak til KDs brev var følgende: Styret er fornøyd med at KD har redusert antall styringsparametre, men mener at de foreslåtte parametrene ikke henger godt sammen med sektormålene. Det er viktig at indikatorene oppleves som nyttige. Institusjonene må også rapportere på indikatorene i finansieringssystemet, og styret mener det er uklart hva som er de reelle styringsparametrene. Styreleder og generalsekretær får fullmakt til å ta saken videre sammen med administrasjonsutvalget. Styret holdes fortløpende orientert. Generalsekretær har meddelt styrets kommentarer til KD og KD har varslet UHR om at de nå ønsker å utarbeide forslag til justering av enkelte av styringsparametrene. UHR mottok et notat 10. oktober som ble distribuert til administrasjonsutvalgets medlemmer i møtet. Ola Stave redegjorde for status. Styret ønsker administrasjonsutvalgets medvirkning i videre innspill til KD. Evaluering av rapportering. Det vises til referat fra møtet i administrasjonsutvalget 10. mai. Difi har fått i oppdrag å evaluere rapportering fra KDs underliggende virksomheter. I KD er prosjektet forankret i Avdeling for økonomi og styring. Hensikten er å kartlegge omfanget av virksomhetenes totale rapportering og hvordan denne brukes internt i virksomhetene og i KD. UHRs generalsekretær og sekretær for administrasjonsutvalget ble også kontaktet av Difi i juni 2011 og har informert Difi om ulike prosesser og aktiviteter. UHR har vært i kontakt med Difi i løpet av høsten Rapporten forventes ferdig i november/desember og administrasjonsutvalget vil bli informert om det endelige resultatet. Vurdering og diskusjon: De ulike aktivitetene førte til at UHR sendte et brev til KD 15. april 2011 der vi ba om et møte med øverste ledelse i departementet med tanke på drøfting av hovedprinsipper for styring og rapportering sett i forhold til institusjonenes autonomi. Det har enda ikke vært avholdt et slikt møte med dette som tema, men KD har fulgt opp gjennom tettere informasjon om status i prosjektene, jfr orienteringene over, samt kobling til UHRs utvalg. 6

7 Administrasjonsutvalget diskuterte status og behov for oppfølging, inkludert hvordan forslag fra KD om oppfølging av målstrukturen kan behandles. Punkter fra diskusjonen: o Vedr. målstruktur: utvalget mener det er positive signaler fra KD med individuell tilpasning for hver institusjon. Jo mer man har mulighet til å sette egne mål, jo bedre. Administrasjonsutvalget ønsker at det jobbes mer langsiktig og synes det er vanskelig å komme med konkrete innspill på bakgrunn av notatet fra KD. o Generelt: Administrasjonsutvalget vil oppfordre KD til å komme med en tilbakemelding til sektoren som samler informasjon om alle pågående prosjekter og oppfølgingen av dem. Generelt: Administrasjonsutvalget savner fremdeles en helhetlig tilbakemelding fra KD og vil be om at KD utarbeider en helhetlig oversikt over fremdrift i de ulike prosjektene. Sekretariatetet utformer et slikt brev til KD. Administrasjonsutvalget presiserer at det er viktig å komme i prosess tidlig for å gi mulighet for grundig behandling og tilbakemelding. Vedr. målstruktur:administrasjonsutvalgets medlemmer ble oppfordret til å gjennomgå notatet og melde tilbake til UHRs sekretariat innen 20. oktober. Saksnr. 30/11 Saksbehandler: Kopinor forberedelse til vårens forhandlinger; hvordan forberede UHRs medlemsinstitusjoner Sigrid Tollefsen. Sakspapirer: Brev fra UHR til medlemsinstitusjonene (utkast til brev vedlagt) Generalsekretær Ola Stave deltok under denne saken. Det vises til orienteringssak om Kopinor i forrige møte. UHR planlegger å sende ut et brev med informasjon til sine medlemsinstitusjoner med orientering om status og antatt fremdrift i forhandlingene. Forhandlingsutvalget rapporterer til administrasjonsutvalget, men sammensetningen oppnevnes av UHRs styre. Sammensetningen av forhandlingsutvalget må revideres i høst ettersom flere medlemmene har sluttet eller skal slutte i sine stillinger. Sammensetning til nå har vært slik: Ola Stave, generalsekretær Universitets- og høgskolerådet (leder) Arne Laukholm, IS-direktør, UiO Universitetet i Oslo, Åsulv Frøysnes, Høgskoledirektør Høgskolen i Oslo Rune Jørgensen, Høgskoledirektør Høgskolen Stord/Haugesund 7

8 1 studentrepresentant Sigrid Tollefsen, seniorrådgiver Universitets- og høgskolerådet (sekretær) UHR bruker advokat Arne Ringnes, Thommessen i forhandlingene. Det vises til brevet til UHRs medlemsinstitusjoner for status. Institusjonene har en avtale frem til 30.juni Dette må UHR forberede. Forhandlingene våren 2012 blir viktige og det vil være nødvendig at institusjonene er godt informert og at forhandlingsutvalget har legitimitet og kunnskap om saken. Administrasjonsutvalget bes diskutere hva utvalget ser som utfordringer og hvordan UHR bør opptre for god forankring og kontakt med institusjonene i denne saken. Administrasjonsutvalget mener at utkast til brev er greit. Utvalget ønsker å holdes tett informert om utviklingen og er opptatt av at sektoren får et forhandlingsutvalg som er godt orientert og forankret. Saksnr. 31/11 Oppfølging av kontakten med Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet Saksbehandler: Sigrid Tollefsen. Ekspedisjonssjef Per A. Engeseth fra Riksrevisjonen møtte UHRs administrasjonsutvalg 10. mai. Utvalget hadde også invitert Kunnskapsdepartementet til dette møtet for felles dialog. Det går et brev fra Riksrevisjonen til KD i april med foreløpige kommentarer i forhold til UHsektoren. I møtet var det enighet om at det vil være konstruktivt om UH-sektoren gjennom Administrasjonsutvalget får informasjon om Riksrevisjonens kommentarer i forhold til sektoren på et så tidlig tidspunkt som mulig, slik at institusjonen får den tiden de kan til å gå inn i områdene og forberede seg. Dokument 1 legges frem i oktober/november. I forhold til budsjettet for 2010 var det ikke avtalt et slikt forberedt møte, så KD hadde en rask gjennomgang av brevet i møtet med Administrasjonsutvalget. Det ble derfor avtalt at KD og UHRs administrasjonsutvalg skal planlegge årlige møter i april/mai for å få denne informasjonen. Administrasjonsutvalget valgte denne gangen å be Rune Jørgensen legge frem informasjonen for 2010-revisjonen på UHRs representantskapsmøte mai. For neste år bør imidlertid utvalget legge en plan for hvordan vi skal håndtere saken. Administrasjonsutvalget diskuterte hvordan opplegget fungerte denne våren og la frem forslag til hvordan vi skal gjøre det neste vår. Saken tas opp igjen på neste møte i desember. Da vil også Dokument 1 være lagt frem. Administrasjonsutvalget ønsker å opprettholde dialogen med Riksrevisjonen og KD. Til neste møte lages det en tidsplan og skisse til møteplan og prosess for våren

9 Saksnr. 32/11 Saksbehandler: Administrasjonsutvalget møter leder av økonomiutvalget og innkjøpsutvalget Sigrid Tollefsen. Administrasjonsutvalget møtte leder av innkjøpsutvalget Kjetil Skog, UiB og leder av økonomiutvalget, økonomidirektør Kjell Bernstrøm, UiB. Administrasjonsutvalget fikk en vurdering fra utvalgslederne om - hvilke saker de jobber med - hvordan de mener utvalgene fungerer - hvordan kontakten med administrasjonsutvalget er - kontakten med UHRs sekretariat er tilfredsstillende Det vises til sak 29/11 og 33/11 om KDs prosjekter og SAK-tiltakene for oppdatering om innhold og arbeid i utvalgene. Medlemmer av innkjøpsutvalget : - Innkjøpssjef Kjetil Skog, Universitetet i Bergen - Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU - Innkjøpsansvarlig Morten von Heimburg, Høgskolen i Nord-Trøndelag - Førstekonsulent Ninni Christiansen, Høgskolen i Østfold - Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer - Vara for universitetene: rådgiver/økonomisjef Kay-Arne Hansen, Universitetet i Tromsø - Vara for høgskolene: rådgiver Elin Gulbrandsen Drevik, Høgskolen i Ålesund - Vara for høgskoler/vit. høgskoler: Rådgiver Marit Høisæter NHH - UHR møter med sekretær for administrasjonsutvalget Kjetil Skog er oppnevnt som leder for (2 år). Sekretærfunksjonen legges til institusjonen som har lederansvaret. Innkjøpsutvalget har følgende mandat: Innkjøpsutvalget er et forslagsfremmende og rådgivende utvalg overfor Administrasjonsutvalget på spørsmål og tema vedrørende offentlige anskaffelser i UHsektoren. Innkjøpsutvalget skal i denne sammenheng: ha en aktiv rolle med å identifisere anskaffelsesområder hvor UH-sektoren kan oppnå fordelaktige innkjøpsavtaler ved å opptre samlet bidra med forslag til løsninger, organisering og finansiering av felles avtaleområder enten som samlede sektoravtaler og/eller regionale/bilaterale avtaler 9

10 vurdere tiltak for sektoren for å etablere en felles informasjonsbase innen innkjøpsområdet med en effektiv løpende informasjonsutveksling. Vurdere spørsmål/tiltak knyttet til hvordan innkjøpsområdet rutine- og systemmessig integreres som del av samlede økonomiforvaltningen i institusjonene Være pådriver for å spre kunnskap om regelverk og "god praksis" innen innkjøpsområdet, herunder ta initiativ til seminar/opplæringstilbud mv Medlemmer av økonomiutvalget : - Økonomidirektør Kjell Bernstrøm Universitetet i Bergen (leder) - Økonomidirektør Kjetil Hellang Universitetet i Agder - Vara universitetene: Ass. økonomidirektør Ellen Johanne Caesar Universitetet i Oslo - Personal- og økonomisjef Lise Sofie Woie Norges idrettshøgskole - Vara: Økonomisjef Klas Rønning Norges Handelshøyskole - Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Høgskolen i Lillehammer - Økonomidirektør Jan Ove Henriksen Høgskolen i Bergen - Vara høgskolene: Økonomidirektør Juel Helge Rye Høgskolen i Buskerud - Observatør fra UNINETT/UNINETT FAS - UHR møter med sekretær for administrasjonsutvalget Representantene er oppnevnt for en periode på 4 år. Økonomiutvalgets leder er oppnevnt for en periode på 2 år. Sekretærfunksjonen legges til institusjonen som har lederansvaret. Økonomiutvalget har følgende mandat: Økonomiutvalget er et forslagsfremmende og rådgivende utvalg overfor Administrasjonsutvalget på spørsmål og tema vedrørende økonomifunksjonen i UH-sektoren. Økonomiutvalget skal jobbe med strategiske problemstillinger knyttet til god økonomiforvaltning. Et viktig formål vil være å bidra til å utvikle, vurdere og koordinere løsninger innenfor alle typer økonomioppgaver. Hensikten med dette vil være å få fram felles praksis/beste praksis der det er tjenlig for institusjonene. Økonomiutvalget skal også initiere og/eller utføre utredninger og utviklingsarbeid av overordnet og strategisk karakter for fremtidsrettede og effektive økonomifunksjoner. Administrasjonsutvalget takker utvalgslederne for orienteringen. Både innkjøpsutvalget og økonomiutvalget er viktige utvalg som ivaretar institusjonenes behov for kontakt og oppfølging med KD, men også bidrar til arena for koordinering og erfaringsutveksling institusjonene imellom. 10

11 Saksnr. 33/11 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Oppfølging Saksbehandler: Sigrid Tollefsen Sakspapirer: Brev fra KD av ; supplerende tilskuddsbrev - Statsbudsjettet Kap. 281 post 78 - SAK-midler, vedlagt SAK-sider på UHRs web, se: Notat til Kif med redegjørelse for status på likestilling Teamet som arbeider med dekanskolen og rektorsamlinger; Rakel Christina Granaas og Mona Majgaard fra UHRs sekretariat deltok under behandlingen av denne saken. Bakgrunn Det vises til behandling og referat fra tidligere møter i administrasjonsutvalget. UHRs administrasjonsutvalg fikk i 2010 tildelt kr 2,5 millioner til arbeid med lederutvikling, og 1,5 millioner for 2011, til sammen 4 millioner kr. Det ble også bevilget kr til økonomisamarbeid. Det legges opp til at det utarbeides budsjettoversikt over bruk av midler og status til administrasjonsutvalgets møte i desember. Oversikt over tiltakene: Ledelsesutvikling 1. Forskningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden) a. Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker b. Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene c. Engelskspråklig forskningslederprogram 2. Utdanningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Ingeborg Harsten. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Seunn Smith- Tønnessen 4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe 5. Eksterntfinansierte forskningsprosjekter. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Lasse Lønnum Økonomisamarbeid Økonomiutvalget fikk ansvar for prosjektet innen økonomisamarbeid. Kjell Bernstrøm, leder arbeidet og rapporterer til Administrasjonsutvalget. Beskrivelse og kostnadsoverslag utarbeides av økonomiutvalget. Status og orienteringer generelt 11

12 Likestilling: Det vises til referat fra forrige møte. Det var planer om å legge opp til et møte mellom Kif, NFR og UHR med tanke på å mulig konkretisering av samarbeid også med NFR, samt konkretisering av hvordan integrering av likestilingsperspektivet kan ivaretas i lederutviklingstiltakene. En slik kontakt vil bli fulgt opp på et senere tidspunkt. For å svare på Kifs spørsmål om integrering av likestillingsperspektivet, sendte UHRs sekretariat et notat til Kif med redegjørelse for status, se vedlegg. Nettsider om SAK-tiltakene Vi har nå fått på plass nettsider om alle SAK-tiltakene UHR er involvert i, se Status og orienteringer i forhold til vedtatte tiltak: Økonomisamarbeid: Økonomiutvalget og innkjøpsutvalget håndterer et pilotprosjekt for innkjøp, der Universitetet i Bergen og NTNU utvikler en nettverksmodell som støtte for øvrige institusjoner i regionen. Det vises til tilskuddsbrev på kr fra KD til prosjektet. Kjetil Skog /Kjell Bernstrøm orienterer om status. 1. Forskningsledelse Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden). Dette tiltaket er tredelt: a) Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker som er prorektor FoU ved Høgskolen i Oslo i tillegg til 4 deltakere fra UiB. Programmet og tiltaket er avsluttet. Oppfølging vil skje gjennom tiltaket under, utvikling av forskningslederprogram for høgskolene. b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene. Som følge av stort arbeidspress har dette tiltaket ikke kommet i gang enda, men det vil bli satt fokus på fremdrift på saken før årsskiftet. I samråd med Rune Jørgensen, anbefaler UHRs sekretariat at administrasjonsutvalget oppnevner en ny ansvarlig fra administrasjonsutvalget ettersom Rune Jørgensen nå går ut som medlem av administrasjonsutvalget. Når tiltaket likevel ikke er satt i gang, vil det være mer fornuftig om en av de nye høgskolerepresentantene i administrasjonsutvalget får ansvar for oppfølgingen. c) Engelskspråklig forskningslederprogram Invitasjon til pilotprogrammet gikk ut før sommerferien med søknadsfrist 15. septemebr. Det rapporteres om stor interesse og administrasjonsutvalget vil muligens få innspill om behov for avvikling av enda et kurs for denne målgruppen. Se; 12

13 2. Utdanningsledelse. Det vises til referat og behandling i tidligere møter i administrasjonsutvalget. Se også; utdanningsledelse Rakel Christina Granaas/Mona Majgaard/Ingeborg Harsten orienterer om status. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Dette tiltaket er avsluttet. Rakel Christina Granaas/Mona Majgaard orienterer om status. Se også; 4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Det vises til referat og behandling i tidligere møter i administrasjonsutvalget. Se også; klima-_og_arbeidsmiljoundersokelse_i_uh-sektoren Det er avholdt møter med forskningsgruppen 29. september og det planlegges møte med referansegruppen 26. oktober. Tiltaket er også lagt frem på personalsjefmøtet for universitetene i Grimstad 15. juni, og skal presenteres på personalsjefmøtet for høgskolene november. 5. Eksternfinansierte forskningsprosjekter. Det ble gjennomført en første ide/planleggingsmøte med en til to representanter fra alle universitetene og utvalgte høgskoler 17. februar. På bakgrunn av en kartlegging av kompetansebehov vedtok administrasjonsutvalget budsjett for tiltaket i mai Etter møtet i administrasjonsutvalgets møte 10. mai ble det klart at det var behov for en nærmere gjennomgang av forslag til tiltak før de ble iverksatt. UHRs sekretariat har derfor sammen med prosjektansvarlig fra UiT tatt initiativ til å etablere en styringsgruppe for tiltaket slik at tiltaket får tydeligere profil. Styringsgruppen består av nestleder i forskningsadministrativ avdeling ved UiO, Ingrid Sogner og prorektor for FoU ved HiOA, Frode Eika Sandnes, og vil muligens også bli utvidet med UMB. I tillegg har UHRs sekretariat koblet inn sekretær for forskningsutvalget i UHR slik at vi får god forankring av tiltakene. Det har vært avholdt et første møte i styringsgruppen 27. september og det planlegges nytt møte 25. oktober. Tiltaket ser nå ut til å være i god utvikling. Administrasjonsutvalget vil få fremlagt prosjektbeskrivelse og revidert utkast til budsjett på neste møte. 13

14 Sakene tas til orientering. Administrasjonsutvalget får en oppdatering og budsjettstatus på neste møte. Utvalgets leder og sekretær får fullmakt til å oppnevne ny ansvarlig for forskningslederprogram for høgskolene. Saksnr. 34/11 Saksbehandler: Strategi og styring av felles administrative systemer. Forslag til mandat for etablering av et Arkitekturråd Sigrid Tollefsen/Ad hoc arbeidsgruppen Sakspapirer: Forslag til mandat for etablering av et Arkitekturråd, vedlagt Kort historikk: Det vises til behandling i tidligere møter i UHRs administrasjonsutvalg. Universitets- og høgskolerådet nedsatte i 2007 et utvalg for å utarbeide et forslag til en overordnet strategi for utvikling og bruk avfelles administrative systemer i UH-sektoren. Rapporten, også referert til som Aagedal-rapporten, ble avlevert til UHR i februar 2009, behandlet av UHRs administrasjonsutvalg i møte 9. februar 2009 og deretter sendt på bred høring til sektoren. Høringsrunden på Aagedal-rapporten viste at det ikke var støtte til løsningsforslagene i rapporten, men langt på vei støtte til problemstillingene som rapporten reiste. UHR sendte derfor i oktober 2009 en henvendelse til UNINETT for å få svar på visse problemstillinger og for å komme videre i saken. UNINETTs svar ble lagt frem for administrasjonsutvalget på møte i 20. januar Administrasjonsutvalget valgte da å nedsette en ad hoc-arbeidsgruppe for å spisse problemstillingene og løsningsforslagene enda mer, og om mulig søke avklaringer med KD og UNINETT. Ad hoc-arbeidsgruppen besto av Arne Laukholm, UiO Seunn Smith-Tønnessen, UiA Trond Singsaas, NTNU Ingeborg Harsten, NMH Rune Jørgensen HSH Anita Eriksen HiBo/UiN Sigrid Tollefsen, UHRs sekretariat. Ad hoc-gruppens innstilling og et forslag til etablering av et arkitekturråd ble lagt frem for administrasjonsutvalget i mai Administrasjonsutvalget sendte imidlertid saken tilbake til ad hoc-utvalget og ba gruppen om å jobbe videre med saken. Det var også et tydelig signal fra utvalget om at sektoren ønsket et arkitekturråd som var rådgivende. Administrasjonsutvalget ba også om at alle relevante institusjoner skulle tas med i det forberedende arbeidet slik at forslaget til videre løsning blir godt forankret. I løpet av høsten 2010 og våren 2011 har det vært diskusjoner om veien videre, og KD ba bl.a UNINETT om å redegjøre for begreper og deres syn på saken. 14

15 Administrasjonsutvalget utvidet deretter ad hoc-utvalget til også å ta med Kjell Bernstrøm, UiB, Britt-Elin Steinveg, UiT og styreleder i UNINETT. Petter Kongshaug i UNINETT er også involvert tettere. På møte i mai 2011 oppnevnte administrasjonsutvalget Seunn Smith- Tønnessen som leder av ad hoc-utvalget. Vurdering pr. oktober 2011: Det virker nå som om saken har fått nødvendig tid til diskusjoner og behandling. Det er også bred enighet om nødvendigheten av å komme i gang. Det fremlagte utkastet til mandat for et arkitekturråd er moderert i forhold til det forrige forslaget. Forslaget til et arkitekturråd har vært utarbeidet av ad hoc-utvalget og har vært til diskusjon og godkjenning i utvalget. Med den utvidete sammensetningen av utvalget, mener UHRs sekretariat nå at etableringen om et arkitekturråd synes å være godt forankret og i tråd med innspillene fra institusjonenes synspunkter. Administrasjonsutvalget er saksbehandler for styret i denne saken. Under forutsetning av at administrasjonsutvalget vedtar forslaget til mandat, blir veien videre som følger: UHRs sekretariatet legger saken frem for styret før det går et brev fra UHR til KD med forslag om at KD etablerer et arkitekturråd i tråd med vedlage mandat. Medlemmene oppnevnes da av KD etter innstilling fra UHR. Administrasjonsutvalget støtter at det etableres et Arkitekturråd i tråd med det fremlagte utkastet til mandag og ber UHRs sekretariat følge opp saken videre og involvere administrasjonsutvalgeti utarbeidelsen av forslag til sammensetning av Arkitekturrådet. Saksnr. 35/11 Saksbehandler: Forespørsel fra UNINETT om UHR-representant ecampus Sigrid Tollefsen. Sakspapirer: Brev fra Uninett til UHR av 18. august 2011, vedlagt. Se også Uninett har etablert et prosjekt, ecampus som skal bidra til enkle og gode IKT-verktøy til undervisning, IKT-søtte til forskning og bedre mulighetene for nettundervisning. Dette skal skje gjennom å bygge infrastruktur med felles overordnet arkitektur. Programmet går fra Uninett er avhengig av forankring og kontakten med institusjonene for å få realisert dette og det er etablert et ecampus prioriteringsråd som er oppnevnt av Uninetts styre, se vedlegg. Det vises til vedlagte brev fra Uninett til UHR der Uninett ønsker at UHR oppnevner en representant til prioriteringsrådet. På bloggen til ecampus står det at Tora Aasland mandag 29. august kunngjorde at ecampus får minimum ti millioner kroner i 2012 til bygging av infrastruktur. Første steg i utbyggingen er en satsing på fleksibel utdanning i Nord-Norge, der de tre nordligste fylkene prioriteres. 15

16 Kunngjøringen kom i Tromsø, i møte med Norgesuniversitetet, som blir en viktig samarbeidspartner for ecampus framover. I møtet ble det vist til at ecampus er en femårig satsing, der søknaden har en totalramme på 70 millioner. I 2012 skal pengene brukes til utbygging av infrastrukturen ved universiteter og høgskoler i Nord-Norge. Arbeidet skal knyttes til det utdanningssamarbeidet som foregår mellom de ulike institusjonene i regi av SAK, og til samarbeidet med utvikling av Samfunnskontrakt for høgere utdanning. I ecampus prioriteringsråd er det ikke representasjon fra de nordligste fylkene. Den satsingen som nå er lagt til Nord-Norge gjør det aktuelt å tenke på en person fra dette området som UHRs representant i prioriteringsrådet. UHRs administrasjonsutvalg støtter at UHRs representant i ecampus kommer fra en av institusjonene i Nord-Norge. Utvalget foreslår at UHR oppnevner studiedirektør Jan Atle Toska, UiN, som representant i ecampus. Saksnr. 36/11 Saksbehandler: Orienteringssaker Sigrid Tollefsen. UHRs rolle og oppgaver UHRs styre har opprettet en arbeidsgruppe som skal ha en gjennomgang av UHRs rolle og oppgaver.under vårens representantskapsmøte var det enighet om at det er på tide med en gjennomgang av strukturen. Momenter som blir viktige i dette arbeidet er om UHR oppfyller institusjonenes behov, og dialogen mellom styret og understrukturen. Representantskapsmøtet ønsket at det skulle settes ned en arbeidsgruppe som skal vurdere dagens struktur og eventuelt komme med forslag til endringer. Representantskapet ga styret fullmakt til å sette ned en arbeidsgruppe og utforme et mandat. Arbeidsgruppens mandat: 1. Vurdere hvor hensiktsmessig og effektivt UHR fungerer slik det er organisert i dag og foreslå tiltak for forbedringer/videreutvikling for å møte kommende utfordringer. 2. Vurdere om institusjonens behov for koordinering og samarbeid på institusjonsnivå og på ulike ledernivåer (toppleder, mellomleder) ivaretas godt nok i dag, og foreslå eventuelle forbedringstiltak. 3. Vurdere og kommentere hvilke typer saker som best løses i fellesskapet, og hvilke typer saker som best håndteres av den enkelte institusjon. 4. Vurdere i hvilke typer saker institusjonene har best nytte av å stå sammen overfor departement, Storting og andre sentrale organer/organisasjoner, og om dette ivaretas godt nok med dagens organisering. 5. Vurdere i hvilke internasjonale sammenhenger det er hensiktsmessig at UHR representerer norske universiteter og høyskoler. Mandat og tidsplan kan lastes ned her 16

17 Første møtet i gruppen er 19. oktober. Arbeidsgruppen består av: Universitetsdirektør Tor A. Aagedal, Universitetet i Agder Dekan Jan Morten Dyrstad, Fakultetsmøtet for samfunnsvitenskapelige fag Rektor Sigmund Grønmo, Universitetet i Bergen Rektor Vidar Haanes, Menighetsfakultetet Dekan Knut-Patrick Hanevik, Nasjonalt råd for lærerutdanning Dekan Tore I. Haugen, Profesjonsrådet for arkitektur- og landskapsarkitekturutdanning Leder Kim Kantardjiev, Norsk studentorganisasjon Rektor Lise Iversen Kulbrandstad, Høgskolen i Hedmark Rektor Torunn Lauvdal, Universitetet i Agder Rektor Åse Løkeland, Høgskulen i Sogn og Fjordane Høgskoledirektør Audun Rivedal, Høgskolen i Bergen Torkil Vederhus, Norsk studentorganisasjon Prosjekt Internt Handlingsrom (IHR) ved Universitetet i Oslo IHR er en oppfølgning av Strategi Det administrative området skal gjennomgås og hovedmålet er å øke den administrative kvaliteten og frigjøre ressurser til forskning og undervisning. Se prosjektsider Gunn-Elin Bjørneboe orienterte om prosjektet. Presentasjonen sendes ut sammen med referatet. Samfunnskontrakter Lasse Lønnum orienterte om at Nord-Norge vil være en pilot for utvikling av en samfunnskontrakt. Innen 1. mai ble det utviklet et grunnlagsdokument. Deretter skal ses i sammenheng med de tre nordligste fylkene. Et stort møte er avholdt 26.september for å avstemme med regionene. Arbeidet skal konkretiseres videre, det foreligger en ambisjon om en felles koordinering. Mål om å opptre mer samlet overfor arbeids- og næringslivet i Nord- Norge. Rådet for høyere utdanning i Nord-Norge er styringsgruppe. Innen 1.desember skal det foreligge en beskrivelse på hva samfunnskontrakten skal være. Modell for beregning av indirekte kostnader Administrasjonsutvalget besluttet i møte i februar 2011 å etablere en arbeidsgruppe for en nasjonal modell, Heitmann II-gruppen som skulle følge opp arbeidet med indirekte kostnader. Gruppen ledes av seniorrådgiver Per Heitmann fra UiO. Gruppen har følgende sammensetning; Seniorrådgiver Per Heitmann, UiO Økonomidirektør Kai-Robert Jakobsen, HiG Økonomidirektør Lise Sofie Woie, NiH Seniorkonsulent Andreas Slettebak Wangen, NTNU Rådgiver Harry Aas, UiA Parallelt med dette arbeidet, har en arbeidsgruppe nedsatt av UHRs forskningsutvalg og 17

18 Forskningsrådet arbeidet for å etablere en felles nasjonal modell for budsjettering og regnskapsføring av eksternt finansierte forskningsprosjekter. Denne arbeidsgruppen er nå ferdig med sitt arbeid og innstillingen ble presentert i Forskningsutvalget og godkjent der den 20. september. Innstillingen er også forankret innad i Forskningsrådet. Planen er å innføre totalkostnadsprinsippet både ved UH-institusjonene og i Forskningsrådet fra 2013 av. Arbeidsgruppens innstilling behandles av UHRs styre i møte 10. oktober. Det har vært god kontakt mellom de to arbeidsgruppene, og Heitmann II-gruppen vil lage regneark og modeller som gjør det mulig å følge opp prinsippene som UHR og Forskningsutvalget går inn for. UHRs administrasjonsutvalg vil få en oppdatering i neste møte. Arbeidsgruppe for håndtering av aktivitets- og redegjørelsesplikten om likestillinghenvendelse fra KD. Arbeidsgruppen er etablert med følgende sammensetning: Lars Petter Mathisrud, Personal- og organisasjonsdirektør Høgskolen i Lillehammer (leder og sekretær) Celie Tveit, rådgiver, økonomiavdelingen Universitetet i Bergen Elisabet Ljunggren, seniorforsker Nordlandsforskning i Bodø Lise Christensen, seniorrådgiver Norges forsknigsråd Benedicte Løseth, spesialrådgiver/prosjektleder DBH NSD Ressursperson for arbeidsgruppen: Taran Knudstad, seniorrådgiver Likestillings- og diskrimineringsombudet Immanuel Olaussen, KD er observatør i arbeidsgruppen. Mandatet til arbeidsgruppen er å komme frem til en rapporteringsmal for institusjonenes aktivitet- og redegjørelsesplikt (ARP) for likestilling slik at ARP blir et relevant og hensiktsmessig verktøy for å bedre likestilling i institusjonene. Malen for rapportering skal være tydelig på hva som er minimumskrav for å få godkjent rapportering og den må ses i sammenheng med institusjonenes øvrige rapportering. Arbeidsgruppen skal i første omgang konsentrere seg om rapporteringsplikten som arbeidsgiver, ikke som tjenesteyter. Vi tenker at Arbeidsgruppens arbeid skal være ferdig til desember Det har vært et møte i arbeidsgruppen 17. august, nytt møte er berammet 4. oktober. Arbeidsgruppe vedr. spørsmål omkring ansvar, forsikring og erstatningsordninger innen universitets og høgskolesektoren Arbeidsgruppen er nå etablert. Sammensetning av gruppen blir slik: Juridisk seniorrådgiver Anne Marie Snekvik, studieavdelingen NTNU (leder) Seniorkonsulent Marianne Seim, UiB kollegiesekretariatet (sekretær) Seniorrådgiver Per Gunnar Hillesøy, UiB, det juridiske fakultet Rådgiver Marianne Randen, UiO, studieavdelingen Kjersti Møller, Høgskolen i Sør-Trøndelag Seksjonssjef, Tore Romundstad, NTNU, studieseksjonen ved Det medisinske fakultet Student Kari Elisabeth V. Skogen, NSO 18

19 Mandat: Arbeidsgruppen skal utrede aktuelle situasjoner som kan fremkomme både ift forsikrings- og erstatningsspørsmål. Det må settes opp en liste over situasjoner hvor en mener å ha tilstrekkelig sikkerhet for å kunne ivareta studenter som kommer ut for sykdom, skade, ulykke og ansvarssituasjoner som følge av studier og forskning. På samme måte må det settes opp en oversikt over situasjoner hvor det vurderes at dagens ordninger ikke er tilstrekkelige. Gruppen gir deretter anbefalinger om videre saksgang. På bakgrunn av de konklusjoner som kan trekke av dette arbeidet, vurderer Administrasjonsutvalget veien videre. Dersom det viser seg at gruppen konkluderer med at ordningene er tilstrekkelige, men informasjonen ikke er oversiktelig nok, bes Kunnskapsdepartementet om å utarbeide informasjonsmateriale som er klart for bruk i institusjonene. Dersom det er mangler i dagens ordning, bes Kunnskapsdepartementet og evt. andre departementer om å sørge for at regelverk og ordninger forbedres. Endelig sluttprodukt skal være formuleres slik at det er enkelt for institusjonene å bruke med tanke for å få oversikt over problemstillingene. Arbeidet skal være ferdig til 15. april Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 26. august og planlegger et nytt 11.oktober. Sakene tas til orientering Saksnr. 37/11 Eventuelt Det var meldt inn to saker under eventuelt: 1. Seunn Smith-Tønnessen orienterte om administrativt nettverk som er etablert mellom UiA, UiS, UiN, HIOA og HiB Nettverket ser på hvordan man kan bli bedre og bli mer effektive. Nettverket ser blant annet på virksomhetsstyringsprosessen og hvordan får den til å bli styrende for budsjettet. Studiegjennomføring-finne beste praksis- administrative rutiner. Administrasjonsutvalget mente at noe av dette kan være aktuelt å søke SAK-midler og ber om at det blir fremmet en sak på dette til neste møte i utvalget. 2. Jfr sak 34/11. Rune Jørgensen fremhevet betydningen av at UHR følger opp arbeidet med administrative systemer og rutiner også etter etableringen av et Arkitekturråd. 19