Referat fra 9. møte i UHRs økonomiutvalg

Transkript

1 UHRs Administrasjonsutvalg - Økonomiutvalget Medlemmer: Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen (leder) Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Økonomidirektør Jan Ove Henriksen, Høgskolen i Bergen Ass. økonomidirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo (vara) (ikke til stede) Økonomidirektør Juel Helge Rye, Høgskolen i Buskerud (vara) (ikke til stede) Sekretær: Rådgiver Anita Vigstad, Universitetet i Bergen Observatører: Fra UHRs sekretariat: sekretær for administrasjonsutvalget, Ragnar Lie Fra UNINETT FAS: Elin Kristine Olsen Andre: Avdelingsdirektør Arne Lunde, Kunnskapsdepartementet Benedicte Løseth og Cecilie H. Jentoft, NSD (sak 08) Underdirektør Kirsti Robertsen Aarøen, Universitetet i Bergen (sak 03) Referat fra 9. møte i UHRs økonomiutvalg Dato: 4. januar 2013 Tid: 09:00 15:00 Sted: Universitetet i Bergen Saksliste Sak 01/13 Sak 02/13 Sak 03/13 Sak 04/13 Sak 05/13 Sak 06/13 Sak 07/13 Sak 08/13 Sak 09/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat fra forrige møte Høringsrunde endret BOA-reglement Høringsrunde videre utvikling av administrative systemer Mandat for arbeidsgruppe merverdiavgift Utfordringer i sektoren i forhold til Riksrevisjonen Mandat ny TDI-gruppe Økonomirapportering til DBH Eventuelt

2 Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes Sak 02/13 Godkjenning av referat fra forrige møte Sak 02 Referat 8. møte økonomiutvalget.doc Vedtak: Referat godkjennes Sak 03/13 Høringsrunde endret BOA-reglement Sak 03 BOAreglementveileder Utkast pdf Kirsti R. Aarøen fortalte om arbeidet i arbeidsgruppa som har sett på BOAreglementet. Gruppa har bestått av fire representanter fra institusjonene i tillegg til representanter fra KD. KD har ledet arbeidet og fungert som sekretariat. I tillegg til utkast til Reglement, Veileder og Veiledningstabell utarbeider gruppa en rapport. Forslaget til klassifisering av inntekter gir fire inntektsgrupper. Bevilgningsfinansiert inntekt består kun av bevilgninger som gis gjennom tildelingsbrev fra departementer. Bidragsfinansiert inntekt består av tilskudd fra NFR og andre statlige kilder i tillegg til andre nasjonale og internasjonale finansieringskilder. Den tredje inntektsgruppa er oppdragsinntekter. I tillegg kommer andre inntekter som salgsinntekter og gaver. Det er et mål å få tydeligere skille mellom grunnbevilgning og annet. Forslaget bidrar til klarere grenser men det vil fortsatt være gråsoner. Tilskudd fra mellom andre direktorater blir bidragsfinansiert aktivitet og det må derfor lages tydelige kontrakter for slike tilskudd. Salgsinntekter skal klassifiseres som andre inntekter men det kan være problematisk å skille mellom oppdragsinntekter og salgsinntekter. Forslaget om at gaver skal ut av BOA-reglementet har kommet i slutten av arbeidet og bør diskuteres videre. Et av argumentene for å ikke klassifisere gaver som BOA er at det ikke er konkurranse om gaver slik det er om bidrag. Skillet kan bli klarere dersom man sier at gaver er bidrag. I så tilfelle har det vært diskutert om små/uvesentlige gaver/bidrag kan behandles enklere. Arbeidsgruppa har også sett på noen utfordringer knyttet til finansieringssystemet, for eksempel samfinansiering av sentre. Informasjon om finansieringssystemet hører ikke nødvendigvis hjemme i BOA-reglementet. KD påpekte at finansieringssystemet er et viktig politisk verktøy og at innrapporteringen egentlig bestemmes for ett år om gangen. Gruppas rapport er ikke ferdigstilt men vil forhåpentligvis klar i løpet av januar. Den kan føre til flere justeringer i reglementet. Arbeidet vil så bli sendt på høring i sektoren. 2

3 Når høringsrunden er oppsummert vil KD komme tilbake til UHR/økonomiutvalget og til slutt vil det bli bedt om en uttalelse fra administrasjonsutvalget. Endringene i BOA-reglementet vil sannsynligvis gjelde fra 2013 i følge KD. KD påpekte at klassifisering er vanskelig og at god styringsinformasjon er målet. Ny kontoplan og tydeligere klassifisering gir riktigere regnskapsinformasjon og gjennomgående bedre og lik rapportering i sektoren. Sak 04/13 Høringsrunde videre utvikling av administrative systemer Sak 04 Høringsnotat administrative systemer 2012.pdf Arne Lunde innledet. Det har vært flere grupper som har sett på de ulike systemene (økonomi, personal osv.) i sektoren. Høringsnotatet er laget med utgangspunkt i rapportene fra de ulike gruppene. Målet er å utvikle et mer enhetlig administrativt system. Det er aktuelt å se på alternative løsninger til DFØ. ERP-systemer er først og fremst aktuelle for de transaksjonsbaserte systemene. Når det gjelder personalsystem er det viktigere at det kommuniserer med Cristin/FS. Fase 1 i BOT sin prosess mot nytt økonomisystem er nå ferdig. Resultatet er rapporten «Mulighetsstudie for valg av fremtidig systemløsning for økonomi, innkjøp og lønn». Fase 2 skal starte til høsten. Oppgradering av nåværende økonomisystemet starter nå. Det er viktig å sikre god informasjonsflyt mellom de ulike prosessene i sektoren. For eksempel vil Uninett gjerne bli bedre orientert om prosessen i BOT. Det vil bli utfordrende for KD å ta stilling til høringsuttalelsene som kommer. Det ble påpekt at uttalelsene kan være veldig avhengig av hvem i institusjonene som uttaler seg. KD bør ta et valg i forhold til om HR skal være med i prosessen. KD vil komme tilbake til økonomiutvalget/administrasjonsutvalget etter at høringsrunden er oppsummert. Sak 05/13 Mandat for arbeidsgruppe merverdiavgift Sak 05 Mandat arbeidsgruppe moms 2013.pdf Arne Lunde innledet om mandatet. Det er laget sak til UHRs styre om mva.-problematikken. KDs mandat tilfredsstiller problemstillingene nokså bra men det er likevel greit at styret i UHR fatter et vedtak slik at sektoren formelt tar opp problemene. KD ønsker at økonomiutvalget kommer med forslag til medlemmer til arbeidsgruppa. Det er nødvendig juridisk kompetanse blant medlemmene. NTNU ønsker trolig å delta. Det er positivt at BOT-institusjonene tar ansvar med det er også viktig å få med problemstillinger rundt samarbeid blant høgskolene. Jan Ove finner forslag til to representanter fra de «nye» universitetene/høgskolene og Kjell finner forslag til to representanter fra BOT-institusjonene. 3

4 Sak 06/13 Utfordringer i sektoren i forhold til Riksrevisjonen Sak 06 Sak 06 Presentasjon UHR-repskapsmøte 2012.pdf KD - UHR økonomiutvalgsmøte jan 2013.pdf Det er gjort endringer i revisjonsrammeverket til Riksrevisjonen. Endringene signaliserer økt vekt på å følge opp den faglige gjennomføringen av budsjettet. Etter KDs vurderinger medfører dette økt innslag av forvaltningsrettet revisjon. Toril Johanssons vedlagte innlegg fra UHRs representantskapsmøte beskriver en del av KDs kritikk av Riksrevisjonen. Det vil være en samtale om hva revisjonen skal omfatte før revisjonen starter. Avsluttende revisjonsbrev vil bli erstattet med en revisjonsberetning. Denne vil inneholde noen nye punkter og vesentlig feilinformasjon i regnskapet eller vesentlige svakheter i budsjettdisponeringen vil rapporteres i form av en modifisert revisjonsberetning. Terskelen for å komme i dokument 1 vil sannsynligvis bli høyere. Administrasjonsutvalget har hatt dialog med Riksrevisjonen, noe som har bidratt til mer positiv kontakt mellom sektoren og Riksrevisjonen. Sak 07/13 Mandat ny TDI-gruppe Sak 07 Forslag til mandat og sammensetning TDI-gruppe.docx Oppfølging av sak 17/12 fra forrige møte: Økonomiutvalget vil etablere en «TDIgruppe» med ansvar for opplæring og støtte til institusjonene i implementeringsfasen. Mandatet er OK. NFR sine skjema vil ikke bli veldig forskjellige fra slik de er i dag, men man vil måtte velge tidlig i utfyllingen om man søker med TDI-modell eller ikke. De nye søknadsskjemaene vil være klare til søknadsfristen i juni så det er viktig at institusjonene bestemmer seg for om de vil ta modellen i bruk i denne søkerunden. Økonomiutvalget vil søke KD om midler til gruppas arbeid. Økonomiutvalget finner forslag til medlemmer og setter sammen TDI-gruppa så snart som mulig. Kjell kommer frem til to forsalg fra de «gamle» universitetene (snakker med NTNU). Ragnar kommer frem til for forslag med forskningsadministrativ kompetanse. Kjetil kommer frem til to forslag de «nye» universitetene/ høgskolene. Sak 08/13 Økonomirapportering til DBH Sak 08 Presentasjon NSD Møte UHR.pdf Oppfølging av sak 15/12 fra forrige møte: Økonomiutvalget ønsker å invitere DBH til å informere om sin nye rolle på utvalgets neste møte. 4

5 Benedicte Løseth fra NSD presenterte økonomiprosjektet i DBH. Målsetningene er bedre datakvalitet, bedre tilgjengelighet av dataene og bedre dokumentasjon. Mest mulig av regnskapet skal genereres automatisk fra saldobalansen. Ny standardisert artskontoplan gjør dette arbeidet enklere. Dataene skal rapporteres på tresiffernivå men det er sannsynlig at rapporteringen vil være enklere for de institusjonene som bruker den nye kontoplanen på firesiffernivå. NSD/DBH vil gjerne ha tettere kontakt med sektoren, for eksempel ved en fast dialog med økonomiutvalget. Det er også aktuelt med en arbeidsgruppe som kan teste arbeidet som gjøres i DBH. KD mener det er en god idé med en gruppe som kan teste ut nye rapporteringskrav. KD ønsker enhetlig rapportering og mener at NSD har best kompetanse til dette. Det gjøres enkle feil i regnskapsarbeidet og enhetlig rapportering vil være en måte å kvalitetssikre dataene på. Når alle saldobalansene legges inn i et felles verktøy gir det bedre muligheter for analysering og så videre. Det foregår ulike prosjekt med datavarehus og rapportverktøy på institusjonsnivå. DBH understreker at det bare er snakk om å utnytte rapportering som allerede finnes på en bedre måte på nasjonalt nivå. KD ønsker å utforme noe skriftlig sammen med DBH. Vil så komme tilbake til UHR/Administrasjonsutvalget. Sak 09/13 Eventuelt Kommunikasjonen mellom økonomiutvalget og resten av sektoren er viktig og bør bli bedre. Referater fra økonomiutvalgets møter skal legges ut på UHRs nettsider og bør også sendes ut på for eksempel e-postlista til økonomisjefene. 5