Referat fra møte i økonomiutvalget 3. juni 2014

Transkript

1 Referat fra møte i økonomiutvalget 3. juni 2014 Medlemmer Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder (leder) Økonomidirektør Jan Ove Henriksen, Høgskolen i Bergen Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Forfall: Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Saksnr. 11/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 12/14 Referat fra forrige møte i økonomiutvalget Møtereferatet er godkjent som sirkulasjonssak, ingen vedtak. Saksnr. 13/14 Møte med Uninett Olav Isak Sjøflot deltok fra UNINETT. Presentasjonen som Sjøflot brukte, vedlegges referatet som egen fil. Her fremkommer både presentasjon av UNINETTs rapport «UH-sektorens administrative systemer. Forslag til tilpasninger i perioden », og mer generell informasjon om UNINETT. Det ble diskutert hvordan UH-sektoren kan bli en klarere pådriver og bestiller. UNINETT er opptatt av å være på tilbudssiden. De må vise seg relevant for at sektoren skal benytte seg av dem. Prioriteringsrådene er viktige og har stor påvirkningskraft. Det er nødvendig å sikre en god dialog med disse rådene. Bør administrasjonsutvalget oppnevne medlemmer til prioriteringsrådene? UHR-systemet kan sannsynligvis brukes på en bedre måte for å styrke

2 kontakten med Uninett. Det ble informert om at direktør Petter Kongshaug fra UNINETT deltar på administrasjonsutvalgets møte 20. august. Økonomiutvalget takker for informasjonen og møtet med UNINETT, og ønsker å bidra til at kontakten med UNINETT styrkes. Saksnr. 14/14 Orientering om administrasjonsutvalgets arbeid knyttet til statsrådens 7-punktsplan og økonomiutvalgets rolle i dette På siste møte i administrasjonsutvalget ble mål for administrasjonsutvalgets arbeid i diskutert. Et utkast, utarbeidet av leder for utvalget, ble fremlagt. Det er viktig med gjensidig informasjon mellom utvalgene, og utkastet ble derfor lagt frem for økonomiutvalget både til orientering og med muligheter for å gi innspill. Økonomiutvalget opplever forslaget som ambisiøst. Forslaget må koordineres med rapporten (sak 13/14) fra UNINETT. Muligens kan/bør noen delprosjekter overlates til UNINETT. Økonomiutvalget er noe usikker på om forslaget dreier seg om et prosjekt eller om det er et forslag som også innebærer omorganisering av administrasjonsutvalget og utvalgets understruktur. Økonomiutvalget opplever forslaget fra administrasjonsutvalget som ambisiøst. Dersom det er ønskelig med forslag til ressurspersoner, kan økonomiutvalget være behjelpelig. Saksnr. 15/14 Rapportering til DBH Rapportering til DBH NSD har bedt om at økonomiutvalget kommer med innspill på videre arbeid med rapporteringspakken til KD, samt hvilke type rapporter og analyser det vil være interessant for UH-sektoren å få tilgang til på jevnlig basis fra økonomifeltet i DBH. Cecilie Hopland Jensen fra NSD, deltok på møtet. Innledningsvis ble det gitt honnør til NSD for den service og type tilbakemelding de gir til UH-institusjonene. Prosessen med innlevering av data har blitt enklere og bedre. NSD arbeider nå med å få mer stabilitet rundt rapporteringspakken. Selv om det alltid vil være noen endringer som må gjøres, er det en fordel om KD ikke ombestemmer seg så ofte når det gjelder hvilke data som skal rapporteres, slik det har vært de siste årene. Agressomiljøet har behov for å oppdatere exceleratormalen til regnskapsrapporteringen. NSD har også behov for dette for å ivareta nye endringer. Her kunne vi fått til et samarbeid. NSD

3 ønsker å ha med økonomimiljøene fra sektoren i det videre arbeidet om rapportpakker og endringer kontoplan og klassifiseringer. Det er viktig også å ivareta de store utdanningsinstitusjonene (BOT/T-samarbeidet) i dette arbeidet, selv om de gjerne lager sine egne, særtilpassede maler. NSDs utgangspunkt er å lage en tertial/årsavslutningspakke som vil mer eller mindre generere regnskapene. Institusjonene vil stå fritt til å benytte denne. Det nedsettes en arbeidsgruppe som fungerer som en referansegruppe for NSD når det gjelder rapporteringspakken. NSD lager forslag til mandat og sekretæren sender ut en forespørsel til alle institusjonene om hvem som ønsker å delta i dette arbeidet. Det må også koordineres med KD.Klas Rønning foreslås som referanseperson fra økonomiutvalget i arbeidsgruppen. Ettersom NSD holder til i Bergen, ville det også være praktisk om BOT v/universitetet i Bergen også kunne deltatt i dette arbeidet. Rapporter og analysernår det gjelder typer rapporter og analyser, har DBH-referansegruppen bedt NSD om å ta kontakt med økonomiutvalget. Rapporten som estimerer neste års tildelinger ble trukket frem som interessant, selv om den må tolkes med forbehold om mulige endringer. Denne rapporten kan med fordel markedsføres bedre. Det ble også diskutert en rapport som trekker ut f.eks. hovedtall til den nye årsrapporten som er varslet. Det første konkrete behovet nå er å jobbe med regnskapsmalen. De personene som er gode på dette ser kanskje ikke detaljer knyttet til rapporteringsbehovet i like stor grad. I sistnevnte må sektoren involveres på en god måte. Data til NIFUs FoU-statistikk Det ble avholdt et møte mellom NIFU, Forskningsrådet, NSD, KD og UHR i uke 22 om innhenting av data knyttet til FoU-statistikken. NIFU ønsker at NSD skal overta rapporteringsinnhentingen. Det vil i tilfelle være behov for å gjøre en jobb knyttet til behov for data, standardiseringer, og en rekke andre konkretiseringer, før NSD kan ta stilling til en slik forespørsel. Opprettelse av gruppe knyttet til det kommende arbeidet med finansieringssystemet Økonomiutvalget er kjent med at UHR ønsker å opprette en egen arbeidsgruppe som skal gis i oppdrag å gi innspill i det kommende arbeidet med finansieringssystemet. Økonomiutvalget foreslår Frank Arntsen som medlem inn i denne gruppen. Det opprettes en arbeidsgruppe i tilknytning til rapportering av regnskapsdata til DBH. Det skal, i tillegg til NSD, være representanter både fra BOT/Tinstitusjonene, nye universiteter, høgskoler og en representant som kan fungere som et bindeledd til økonomiutvalget. Ettersom NSD holder til i Bergen, foreslås Klas Rønning som vår representant. Frank Arntsen foreslås som representant i gruppen som skal til innspill til UHRs styre i det kommende arbeidet med finansieringssystemet.

4 Saksnr. 16/14 Presentasjon av mva-veilederen og ev. informasjon om andre aktuelle saker fra KD, v/arne Lunde Momsveilederen kan ses som en naturlig oppfølging av BOA-veilederen. Dette er relativt konkrete veiledere som er utarbeidet for saksbehandlernivå. Økonomiutvalget ga tilbakemelding om at veilederne fungerer godt som oppslagsverk. Ajourhold av veilederen det forberedes et arbeid i KD om dette, som starter til høsten. Analysen avslører at moms slår galt ut i enkelte tilfeller. UNINETT har hatt momsfritak. Det pågår diskusjon om dette, mellom UNINETT og Skatt Midt, her er det ennå ikke konkludert. Dersom det blir momspålegg, må organiseringen av UNINETT gjennomgås på nytt. KD er i ferd med å utarbeide et problemnotat knyttet til disse spørsmålene, dette vil nok også bli luftet med sektoren. Økonomiutvalget har tatt dette opp tidligere, og vil gjerne bli holdt orientert. Kanskje er det behov for en referansegruppe i videre arbeid? Det vil komme masse spørsmål dette kan kanskje legges til en referansegruppe? KD vil også ta dette opp på de regionale økonomisamlingene til høsten. Agresso brukerforum er også en arena som kan brukes, i tillegg til TDI-samlingen i september og møter i nettverket NARMA. Økonomiutvalget orienterte om møtet med NSD (sak 15/14). Det var enighet om at KD også bør være med neste gang det er møte mellom økonomiutvalget og NSD. Kan kontoplanen standardiseres ytterligere, så vil det være bra den er ikke lik på fire siffer lenger. Kan vi bli enige om hva som skal rapporteres på standardisert så kommer informasjon ut automatisk. Dette vil være ressursbesparende for institusjonene og gi bedre og mer sammenlignbare data. Dette vil også være nyttig internt ved institusjonen, data som kan brukes internt. Hovedhensikten må være å synliggjøre at sektoren bruker statlige midler på en bra måte. Økonomiutvalget takker for orienteringen og ønsker å bidra til at mvaveilederen gjøres kjent i sektoren. På neste møte mellom NSD og økonomiutvalget, vil også KD bli invitert. Saksnr. 17/14 Møte med NIFU vedr. den kommende kostnadskartleggingen Foilene som ble brukt i presentasjonen fra NIFU/Deloitte, vedlegges som egen fil.

5 I datainnsamling fra regnskapene er det tatt vare på koding tilbake til der postene er hentet, for å sikre at ingen informasjon vil bli fjernet, og for å gjøre det lett å se hvor informasjonen kommer fra. Datakilden som er mest pålitelig, er DBH. Det er viktig å være klar over at institusjonene rapporterer grundigere til DBH enn til NIFU. Det ble diskutert ulike måter å innhente data på, ulike kilder og mulige feilkilder. NIFU og Deloitte informerte om at de er klar over at det er usikkerhet i alle datasettene, og at de vil forsøke å ta hensyn til dette i analysene. Tidsbruk er sannsynligvis det det er mest usikkerhet rundt, og kanskje det viktigste. NIFU/Deloitte har bedt om litt mer supplerende informasjon fra DBH knyttet til årsverk og stillingskoder. NIFU har jobbet mye med tidsbruksundersøkelsene de er nok klar over de ulike problemstillingene/potensielle feilkildene. Det er ennå ikke bestemt om NIFU/Deloitte skal kjøre en pilot eller bygge kartleggingen opp trinnvis. De har bygget opp databasen og testet den på NTNU, det har gått bra. I analysefasen vil de nok gjøre noen tester og deretter bestemme hvordan de skal jobbe videre. Utgangspunktet for beregningene vil være instituttnivå, for å få brutt ned felleskostnader, knyttet til areal, f.eks. Mange kostnader er allerede fordelt på instituttnivå, noe som gjør at dette er lettest å ha som utgangspunkt. Alle uttrekkene som gjøres ligger i databasen i sin opprinnelige form, og er dermed sporbare. Når det gjelder arbeidet knyttet til utdanningene som er plukket ut, vil det bli gjort analyse på institusjonsnivå først deretter på utdanningsnivå. Dette vil være en ren kostnadsanalyse inntektssiden holdes unna. Selv om man må ha i bakhodet at noen kostnader har påkommet på grunn av at man har fått eksterne inntekter. Noen generaliseringer må gjøres og noen nyanser kommer til å forsvinne. En del av rapporten vil bli brukt til å redegjøre for forutsetningene som har blitt gjort i arbeidet. Håpet er at metodikken skal gi de svarene som KD trenger for å få pålitelige data. Dette vil også være et viktig innspill til strukturmeldingen. Håpet er at jobben som nå gjøres er noe som kan videreføres, enten av institusjonene selv, eller ved å gi oppdrag til NIFU/Deloitte. Det er opprettet en referansegruppe, bestående av Per Heitmann UiO, Terje Thommassen Høgskolen i Buskerud/Vestfold, Marius Eriksen på BI, i tillegg til to internt ansatte ved Deloitte. Ettersom denne allerede er etablert, vil det kanskje være mindre behov for kontakt med økonomiutvalget? Det ble bestemt at vi bør holde kontakten også videre, og ha et nytt møte i slutten av august. Økonomiutvalget ber også NIFU/Deloitte om å delta på økonomidirektørsamlingen for å orientere der.

6 Økonomiutvalget takker for orienteringen og ønsker å invitere NIFU og Deloitte til sitt neste møte i august. Her diskuteres det også et opplegg for informasjon til høstens økonomidirektørsamling. Saksnr. 18/14 Møtedatoer høsten 2014 Det sendes ut forslag om møtedatoer i følgende uker høsten 2014: Uke 35, i perioden mandag 25. tirsdag 26. august. Uke 41, i perioden torsdag 9. fredag 10. oktober eller mandag 13. okt Uke 48, i perioden mandag 24. torsdag 27. november Orienteringssaker Det ble orientert om saker iht innkallingen. Saksnr. 19/14 Eventuelt Informasjonen ble tatt til orientering Ingen saker Saksnr. 20/14