SAP HR leveranser til UH sektoren tiltak for å bedre samarbeidet mellom sektoren og SSØ når det gjelder endringsarbeid og videreutvikling.

Transkript

1 SAP HR leveranser til UH sektoren tiltak for å bedre samarbeidet mellom sektoren og SSØ når det gjelder endringsarbeid og videreutvikling. 1. Bakgrunn Etter at utrulling av SAP HR var gjennomført sommeren 2007 har det vært til dels stor misnøye i UH sektoren med informasjon om og ikke minst muligheten til å påvirke endrings- og videreutviklingsarbeidet som gjøres av SSØ som leverandør. Det ble derfor i juni etablert en arbeidsgruppe med representanter fra SSØ Kristiansand, Uninett, sektoren og KD i den hensikt å forslå tiltak for å bedre dette forholdet. I UH sektoren er dette arbeidet del av et prosjekt som skal bidra til å gjøre sektoren fornøyd med SAP HR leveransene både gjennom tiltak i forhold til SSØ og internt i sektoren. KD er oppdragsgiver for dette prosjektet med en styringsgruppe fra sektoren og der Uninett bidrar med prosjektledelse. Det som beskrives i dette notatet er resultat fra gruppens arbeid. 2. Forbedringstiltak 2.1 Forbedret samhandling UH sektoren og SSØ SSØ har en årlig syklus i sitt arbeid med prioritering av endringer. Denne starter 1. april med en endelig beslutning som foreligger omkring midten av oktober om hvilke av siste års endringsønsker som prioriteres for implementering i neste periode. UH sektorens endringsønsker prioriteres enten som del av dette eller de kan implementeres betalt via en belastningsfullmakt fra KD. Samhandling mellom det prioriteringsarbeidet som gjøres i sektoren og tilsvarende i SSØ må forbedres. Det foreslås gjort ved å sikre god gjensidig informasjon om og koordinering av prioriteringsarbeid. For å oppnå det etableres tre fast møter mellom sektoren og SSØ koordinert tidsmessig med årlig syklus i SSØ, dvs. ett møte medio mars, ett medio juni og ett medio november, ref. vedlegg 1. Hovedsaker på agendaen i disse møtene vil være: - Gjensidig informasjonsutveksling, for eksempel status og planer for videreutvikling fra SSØ og tilsvarende når det gjelder ønsker og prioritering fra sektoren.

2 - Gjennomgang av aktuelle endringsønsker i ulike faser, dvs. klassifiserte, forspurte og bestilte. Når det gjelder klassifiserte forutsettes at SSØ i god tid (1-2 uker) før møtet har oversendt en liste der alle endringsønsker som er oversendt fra sektoren for klassifisering innen den 6. i måneden før er klassifisert, ref. vedlegg 1. Klassifiseringen forenkles i forhold til dagens til å omfatte tre klasser (tidligere 5), nemlig FSI, Betalbar endring og Avslått. Det skal alltid gies en begrunnelse for klassifiseringen. SSØ skal gi pristilbud på endringsønsker seinest to måneder etter at forespørsel er sendt fra sektoren. Pristilbud skal ha 4 måneders varighet. Kort tid etter møtet i mars vil sektoren oversende en liste som viser sektorens prioritering av alle siste års endringsønsker som er klassifisert som FSI slik at SSØ har mulighet for å ta hensyn til dette i deres prioriteringsarbeid som starter 1. april. I møtet i november vil sektoren bli meddelt resultatet fra SSØ sin årlige prioritering. Dette resultatet er ikke et forpliktende resultat, men må regnes som de sakene SSØ har en målsetting om å gjennomføre. På bakgrunn av dette vil sektoren vurdere om noen av de som er prioritert av sektoren men som ikke er prioritert for FSI skal bestilles som betalbar utvikling. Møtet avholdes etter at SSØ sine årlige prioriteringer foreligger. 2.2 Organisering av arbeidet i UH sektoren Når det gjelder prioritering av endringsønsker og videreutvikling ønsker sektoren å opptre samlet i forhold til SSØ. Dette fordi de spesielle behov som sektoren måtte ha i stor grad er like på tvers i sektoren og en samlet opptreden vil forbedre dialogen med og arbeidet i SSØ for å tilfredsstille disse behovene. For å kunne gjøre dette foreslås opprette et prioriteringsråd i sektoren, ref. vedlegg 2. Planen er at prioriteringsrådet møtes 3 ganger i året rett i etterkant av og koordinert med de faste møtene med SSØ. Rådet skal behandle endringsønsker i de ulike fasene og ha mandat til å beslutte prioriteringer på vegne av sektoren. Det vil og være representanter fra rådet som møter i de faste møtene med SSØ. Prioriteringsrådet må informere om resultatet av sitt arbeid både i forhold til sektoren og SSØ. Vedlegg 3 gir en beskrivelse av arbeidsgangen i prioriteringsrådet. 3. Videre arbeid

3 Arbeidsgruppens medlemmer skal sørge for å forankre tiltakene som her er beskrevet i de nødvendige besluttende organer i sin organisasjon. Resultatet av dette skal deretter brukes som underlag for å etablere en revisjon av Avtalen om gjensidige forpliktelser mellom SSØ og KD. Dokument versjonskontroll Versjon Første versjon Versjon Klassifisering utvides med Avslått endringsønske. Påpekt krav om begrunnelse for klassifisering 2. Kap.2.1 nest siste avsnitt. Resultat fra årlig prioritering ingen forpliktelse men en målsetting. Versjon Nytt avsnitt under 2.1 som beskriver krav til frister for pristilbud.

4 VEDLEGG 1 Tidslinje for koordinering og faste møter Februar. April Mai September Oktober Januar Innen sendes endringsønsker klar for klassifisering Innen foreligger kategorisert liste fra SSØ Medio mars: Kvartalsmøte SSØ-UH Innen sendes endringsønsker klar for klassifisering Innen foreligger kategorisert liste fra SSØ Medio juni: Kvartalsmøte SSØ-UH Innen sendes endringsønsker klar for klassifisering Innen foreligger kategorisert liste fra SSØ Medio november: Kvartalsmøte SSØ- UH SSØ: årlig prioritering av FSI endringer Medio oktober

5