Pensum quick and easy. BIBSYS-konferansen 21/ Asbjørn Risan Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, BIBSYS

Transkript

1 Pensum quick and easy BIBSYS-konferansen 21/ Asbjørn Risan Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, BIBSYS

2 Hvem er jeg? Asbjørn Risan Tjenesteansvarlig, Leganto Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan BIBSYS, Seksjon for tjenester og leveranser Masterutdannet bibliotekar ved Høgskolen i Oslo med spesialisering innen kunnskapsorganisasjon og gjenfinning Begynte i BIBSYS i 2008 Tjenesteansvarlig for Oria (søkesystem) og Leganto (pensumlistesystem)

3 Status og utvikling av pensumlistekonsortiet Kort om tidslinje Pensumlistekonsortiet Leveranse- og aktivitetsplan

4 Kort om tidslinje

5 Kort om tidslinje Intensiv prosess med hyppige milepæler Hovedpunkter: Januar Juni 2017 Anbudsprosess (runde 2) Juli 2017 Signering av kontrakt med Ex Libris om Leganto August Desember 2017 Implementering Januar Juli 2018 Pilot-fase August 2018 Full drift

6 Pensumlistekonsortiet

7 Konsortieorganisering Institusjonene som benytter pensumlistesystemet er organisert som er samarbeidskonsortie Retningslinjer: Leganto tilbys som system for vedlikehold av pensumlister til deltagerne Åpent for alle som vil være med

8 Konsortiet etablert Konsortiemøte i august 2017 Konsortiet ble konsolidert og styre ble valgt Styret består av: Anne Kristin Gilje, Høgskolen i Sørøst-Norge (Styreleder) Jorun Fallin, Nord Universitet Ann-Louise Skjager, OsloMet Konsortiet vedtok budsjett og leveranse og aktivitetsplan

9 Deltagende institusjoner Høgskolen i Innlandet Høgskolen i Molde Høgskolen i Østfold Høgskolen Sør-Øst Norge Høgskulen i Volda* Høgskulen på Vestlandet Nord Universitet Norges miljø- og biovitenskaplige universitet OsloMet Universitetet i Agder * Ny deltager i konsortiet fra

10 Leveranse- og aktivitetsplan 2018

11 Leveranse- og aktivitetsplan 2018 Fullføre implementeringen Støttetjenester (veiledninger, support) Nasjonale tilpasninger Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser Markedsføring av tjenesten

12 Fullføre implementeringen «Alle institusjoner skal være ferdig implementert og konfigurert og være klare fra et teknisk perspektiv til å lansere tjenesten. Dette inkluderer også eventuelle nye institusjoner i konsortiet.» Alle i konsortiet er implementert og konfigurert 7 av 10 institusjoner kjører pilot våren 2018

13 Støttetjenester (veiledninger, support) «Det skal ytes nødvendig brukerstøtte og support for institusjonene i konsortiet. Dette inkluderer utarbeidelse av veiledninger og informasjon.» Regelmessige møter med institusjonene og dialog med prosjektgruppen gjennom samhandlingsplattform (Basecamp) Sendes ut jevnlig informasjon om nye funksjoner, oppdateringer og endringer Følger med på release-notes og presentasjon av nye versjoner og roadmap Utarbeidet veiledninger:

14 Nasjonale tilpasninger Oversettelsesarbeid Oversetter nye termer på månedlig basis til bokmål og nynorsk (samisk er planlagt) Integrere/lenke til pensumlister i eksterne nettsider Laget en tjeneste for å generere permalenker til emne/liste:

15 Nasjonale tilpasninger forts. Integrasjon med eksterne systemer Oria: Pensuminformasjon på de bibliografiske postene er søkbare BOLK: BIBSYS sitter i en arbeidsgruppe som skal definere hvordan bokutdrag kan registreres i BOLK via pensumlistesystemet. Arbeidsgruppen skal komme med en anbefaling i løpet av våren. Ex Libris har satt av utviklingstid for å realisere dette i Q3/Q FS: Import av emnedata Data hentes fra FS og importeres til Alma/Leganto. Arbeides med ny versjon av konverteren Publisere data tilbake til FS. Ikke realisert/arbeidet med foreløpig Arkivering av pensumlister: Behov for å kunne langtidslagre pensumlister. Ser på om BIBSYS DLR kan brukes til dette. Integrasjon med lokale arkivsystem/- løsninger anses som for kostbart/krevende innenfor gjeldende budsjett

16 Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser Jevnlig kontakt/møter med prosjektledelse og produktledelse Planlegges månedlige statusmøter med Ex Libris support (på samme måte som for Oria og Alma) Supportsaker mot Ex Libris Endringsforslag Lukkede og løste saker Åpne saker med planlagt release Saker under behandling Aksepterte og løste endringsforslag Aksepterte endringsforslag Endringsforslag registrert i NERS/Ideas

17 Markedsføring av tjenesten Spre informasjon om kunnskap om konsortiet og tjenesten Tiltak: BIBSYS-konferansen Arbeide for å få med flere deltagere i konsortiet Dialog og møter med aktuelle/interesserte institusjoner Demonstrasjon av systemet Ta kontakt om dette er interessant for din institusjon og/eller du vil vite mer om systemet

18 Markedsføring av tjenesten forts. Åpen dag om Leganto for UH-sektoren Vil bli arrangert 14. juni 2018 ved Høgskolen i Sørøst-Norge, Drammen Åpent for alle som er interesserte i å vite mer om tjenesten Informasjon vil bli sendt ut etter påske

19 Takk for meg! Neste: Stina Gilje om Erfaringer med innføring av pensumlistesystem ved HSN

20 Livet med Leganto i HSN Stina Gilje Biblioteket 21/03/18 20

21 Valg før under etter innføring System Opplæring Kompetanse? Arbeidsflyt Utrulling 21/03/18 21

22 Valg av pensumlistesystem Behov Felles, enkelt pensumlistesystem for hele institusjonen 21/03/18 22

23 Kompetanse Canvas Studieadministrasjon FS Hustrykkeri(Bolk) IT (Emneansvarlige) Bibliotek Leganto (Studenter) 21/03/18 23

24 Arbeidsflyt Studieadministrasjon (informasjon om frister, hjelp til å komme i gang) Emneansvarlig (opprette/redigere/vedlike holde) Bibliotek (kvalitetssikre + support) Hustrykkeri og bokhandel (kompendier, innkjøp pensum) 21/03/18 24

25 Utrulling Utvalgte testintstitutt Pensumlister for våren 2018 (ca 150) Full utrulling Pensumlister for høsten 2018 (ca 800) 21/03/18 25

26 Informasjon og opplæring I testfasen: en-til-en Min.usn Nyhetssak Instituttmøter Flyers Skriftlig guide Ansatte og studenter Planlagt: Workshop video 21/03/18 26

27 Tilbakemeldinger 21/03/18 27

28 Veien videre Full utrulling Rutine- og arbeidsbeskrivelse Opplæring og opplæringsmateriell Markedsføring! 21/03/18 28

29 Kontaktinfo: Takk for meg 21/03/18 29