Best Practice kommune 2020

Transkript

1 1 Best Practice kommune 2020 TORMOD STRAND GULBRANDSEN & CHRISTIAN KLOSTER-JENSEN

2 Tormod Strand Gulbrandsen Sjefskonsulent HR/LØNN Christian Kloster-Jensen Sjefskonsulent konvertering/teknisk innen HR/LØNN

3 MALBASE Best Practice Kommune FØRST 2019

4 Best Practice kommune Bakgrunn Vi kan kommune Ca 75% av alle kommunalt ansatte for lønn via Evry/UBW Det er 18 fylker og 422 kommuner i Norge Hva er felles for 422 kommuner? A-melding Lønn Fravær Refusjon Reise Inngående faktura Utgående faktura Kontoplan osv Det er mulig med 422 forskjellige oppsett i UBW Det er også mulig med 1 oppsett i UBW og 422 installasjoner hvor 90% av installasjonene er like. 4

5 Best Practice kommune Bakgrunn Skreddersøm = sårbarhet = kostbart Skreddersøm er kostbart å sette opp. Skreddersøm er sårbar for endringer. Effektiv implementering Bedre produktuvikling (Evry og Unit4) EvryOne Lønnsforhandlingsmodulen Fullmaktsmodulen RPW 5

6 6

7 Hva standardiseres? Lønn og HR Lønns- og trekkarter Verdireferanser og satser Stillingsadministrasjon Oppsett reise Fraværskoder Refusjonsoppsett Org.struktur Lønnsrammer Rapportering 7

8 Eks på standardisering lønn Verdireferanser Kategorisering verdireferanser Bxxx Beregnede satser (formel) Gxxx Satser felles for alle (globale, offentlig fastsatte) Ixxx Individuelle satser Kxxx Satser felles for alle (kundespesifikke) Sxxx Saldoer Egne nummerserier for bruker-/kundespesifikke verdireferanser xx00-xx79 malbase Xx80-xx99 bruker-/kundespesifikke 8

9 Eks på standardisering lønn Kategorisering lønnarter Fast lønn, hovedlønn Faste tillegg/godtgjørelse/kompensasjon Faste tillegg undervisningspersonell Feriepenger/ferietrekk Variabel lønn/godtgjørelse/tillegg Fordeler i arbeidsforhold Reise Fagforening Variable trekk Diverse trekk (PC, forskudd, lån mm) Faste trekk (pensjon, skatt, inkasso mm) For konvertering (historikk) Avsetning og grunnlag (inkl netto og negativ lønn) 9

10 Hva standardiseres? Felles Begreper og begrepsverdier Relasjoner Økonomi Inngående faktura Noe utgående Kontoplan Konteringsregler 10

11 Hva standardiseres? WEB Web skal i større grad erstatte desktop Bruke arbeidsflater Skjema 11

12 Medarbeider Utg. faktura Regnskapsmedarbeider Økonomimedarbeider Leder Oppfølging flyt inngående faktura Fakturering Finansiering Godkjenne Remittering og betaling Innbetalinger Budsjettering Budsjettjusteringer Bankavstemming Betalingsoppfølging Rapportering Månedsrapportering Rapportering Internkontroll Anleggsmidler Analyser

13 Hva standardiseres? Automatisering Større grad av automatisering Fjerne unødvendige steg/handlinger. Fjerne repetitive handlinger Eks.: Filoverføring Innlesning av filer Retting PR28 Reise og auto bokføring Schedulert Remittering 13

14 Mottak og vedlikehold av faktura med Validator EHF faktura Automatisert mottak Vedlikeholdsbilde for korreksjoner manuelt Automatisk fjerning av ekstra tekst i deres ref Kontroll av bankkontonr 14

15 Fakturaflyt Prekontering Automatisk godkjenning for beløp under beløpsgrense Varslinger Stedfortreder 15

16 Manuell behandling ved avvisning Kontroll etter godkjenning Automatisk parkering av faktura ved bokføring Kontrollrapporter Bokføring av faktura 16

17 Automatisk generering av remitteringsforslag Manuell kontroll Kontrollrapporter Manuell remitteringsbekreftelse Videre prosess går automatisk til og med bokføring på reskontro 17

18 Utsending av faktura 18

19 Hva standardiseres? EveryOne er en ny og moderne løsning for å forvalte personalopplysninger i Unit4 Business World. EveryOne er først og fremst rettet mot ledere, og er utviklet med fokus på et intuitivt grensesnitt som hjelper brukeren igjennom prosessene som skal utføres. Følgende hovedfunksjoner støttes av løsningen Digital ansettelsesprosess Digital saksbehandlerprosess Digital arbeidsavtale Digital signatur, der EVRY sin løsning for digital signatur er installert 19

20 20

21 Hva standardiseres? Fullmaktsmodulen Alle fullmakter på et sted Stedfortreder og overordnet vedlikeholdes fra en modul 21

22 Hva må tilpasses kunden? Tilpasninger bør være på et minimum! De vanligste endringene gjøres her: Konteringsregler Utgående faktura Arbeidsflyt Lønnartskatalogen 22

23 Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Mest mulig effektivt. Best practice er et gjennomarbeidet og gjennomtestet oppsett Mindre fokus på unødvendig feilretting Bedre rapportering med mindre feil Det er dyrt med skreddersøm Oppsett er svært ressurskrevende Vedlikehold er dyrt Sårbar mot endringer. Nye krav kan medføre store endringer i løsningen. 23

24 Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Tiden har stått stille Man har nyeste versjon av UBW men rutinene har ikke endret seg Man har ikke tatt i bruk ny funksjonalitet Tidstyver, tungvinte rutiner. Sterk forankring i Evry OG Unit4 Bedre bistand og support. Best mulig forberedt på det som kommer av updates fra Unit4 Sikre at eget oppsett er kompatibelt med kommende versjoner og updates. 24

25 Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Ny funksjonalitet/produktutvikling Produktutvikling rettet mot best practice løsningen Raskere utvikling og bedre utvikling Problemer som alle kommuner opplever blir raskere løst hvis de er på samme løsning 25

26 Sammenslåing av kommune Felles forståelse Raskt over på en felles løsning Stor spiser ikke liten 26

27 Hvordan gå over til Best Practice 2020 Endre eksisterende oppsett slik at det blir mest mulig likt best practice Omfang varierer fra kunde til kunde 27

28 Hvordan gå over til Best Practice 2020 Nytt firma i eksisterende UBW installasjon Nytt firma med malbase oppsett. Etablerer et bygge firma som deretter blir produksjonsfirma Et firma som blir testfirma / eventuelt kopi til testmiljø Historikk i gamle firma Data fremdeles lett tilgjengelig Ved nye versjoner og oppgraderinger blir alt med Basen kan bli veldig stor Parametere et problem 28

29 Hvordan gå over til Best Practice 2020 Ny UBW installasjon Hva gjør man med historikk Kan ha gammel base som oppslag Hva med oppgraderinger og nye versjoner UBW Skal man inkludere oppslagsbasen? Anbefalt for å raskt ta i bruk all ny funksjonaliet. 29

30 Hvordan gå over til Best Practice 2020 Konvertering av data Manuell konvertering Maskinell konvertering Kombinasjon av manuell og maskinell konvertering Hvor mye historikk? Mapping må uansett gjøres i samarbeid med kunden Viktig at man skjønner kompleksiteten Viktig at man begrenser seg selv Viktig at man har tid til dette. Viktig at man løfter blikket, modulene hører sammen. 30

31 Konvertering Grunndata ressurser Ansettelse Relasjoner ressurs Relasjoner ansettelse Individuelle satser Saldo Hittil i år tall fravær Åpne poster refusjon dokumenter 31

32 Konvertering Kunder Leverandører Åpne poster kunder Åpne poster leverandører Hovedbok Prosjekter og delprosjekter Timer Anlegg Faktura budsjett osv 32

33 Best practice er implementert/satt opp Hva nå? Dessverre.. Så er ikke systemet bedre enn brukeren 33

34 Forutsetninger Opplæring/kompetanseheving Korrekt bruk av løsningen Lett å havne i gamle spor Vedlikehold i henhold til standardene som er satt. 34

35 Veien videre Kontinuerlig utvikling nye løsninger kan ikke dumpes inn Lønnstjenester Grunnpakke Ajourhold av faste registre Lønnartskatalog Offentlige satser Nødvendig ajourhold etter update av programvaren Tilleggspakker: Lønnskjøring - fra lønnsforslag til remittering (ØT) Avstemming lønn/hovedbok (ØT) Offentlig rapportering (ØT) 35

36