EveryOne DIGITAL PERSONALFORVALTNING MORTEN BJØRKHAUG, KARINA LINDE GIERTSEN OG KARINE WANGSVIK

Transkript

1 1 EveryOne DIGITAL PERSONALFORVALTNING MORTEN BJØRKHAUG, KARINA LINDE GIERTSEN OG KARINE WANGSVIK

2 AGENDA Gjennomgang av løsningen - Dashboard - Registrering av ny ansatt - Dokumentproduksjon - Arbeidsflyt for godkjenning - Digital signatur - Arkivering av arbeidsavtaler - Profilsiden - Endring på ansettelsesforhold - Spørsmål og svar

3 Hvem er vi? Morten Bjørkhaug Produktutviklingsleder Karina Linde Giertsen Tester fra Leveranse Karine Wangsvik Produkteier i Solutions 4

4 EVRY og Unit4 har utviklet en helt ny og moderne løsning til forvaltning av persondata og ansettelsesforhold i UBW Fokus på brukeropplevelse og prosesstøtte. Utviklet i samarbeid med UX designere og brukerforum. MSSQL database Støtter M7U3 og M6U5

5 PROSESSFLYT - Ny ansettelse - Registrering - Dokumentgenerering - Arbeidsflyt - Signering av kontrakt - Eksport til UBW

6 s Søker registrerer søknad Import fra rekrutteringsportal Leder registrerer stilling Genererer arbeidsavtale UBW arbeidsflyt EVRY signaturløsning Ansettelsesmyndighet godkjenner s Søker signerer avtale EVRY signaturløsning

7 Registrering av ny ansatt

8 EveryOne dashboard 8

9 Registrere ny ansatt Starter med søk etter om personen finnes i systemet fra før 9

10 Ny ansettelse - personinformasjon Registrere personinformasjon 10

11 Ny ansettelse - avdeling Registrere avdeling 11

12 Ny ansettelse - stilling Legg inn stilling 12

13 Ny ansettelse - ansettelsestype Legg inn ansettelsestype 13

14 Ny ansettelse - datoer Legg inn datoer 14

15 Ny ansettelse - lønnsdetaljer Legg inn stillingsdetaljer - lønn 15

16 Ny ansettelse - lønnsdetaljer Legg inn stillingsdetaljer - lønn 16

17 Ny ansettelse - relasjoner Legg inn stillingsdetaljer - relasjoner 17

18 Ny ansettelse faste tillegg Legg inn stillingsdetaljer faste tillegg 18

19 Ny ansettelse faste tillegg Legg inn stillingsdetaljer faste tillegg 19

20 Ny ansettelse - sjekkliste Legg inn stillingsdetaljer - sjekkliste 20

21 Ny ansettelse - oppsummering Oppsummering 21

22 Ny ansettelse oppsummering detaljer Oppsummering 22

23 Ny ansettelse dokument genereres Oppsummering 23

24 Arbeidsflyt for godkjenning

25 Benytter arbeidsflytmotoren i Unit4 Business Word Fleksibel Mulighet for å kunne åpne EveryOne fra oppgavelisten i UBW 25

26 Godkjenning Oppgaven ligger i oppgavelisten Mine oppgaver hos godkjenner 26

27 Godkjenning Leder kan laste ned eventuelt dokument og se på detaljert oppsummering Mulighet for å legge inn kommentar for både godkjenning og avvisning 27

28 Signaturprosessen

29 Manuell signatur Aktuelt dersom det ikke er satt opp løsning for digital signatur Manuell håndtering vil også gjelde ved manglende fødselsnummer og Bank ID Kan velge manuell håndtering ved registrering eller etter at dokument er sendt til esignering Dokument skrives ut, sendes i post 29

30 Manuell signatur Mottatt signert avtale scannes og lastes opp til EveryOne 30

31 Digital signatur automatiserer prosessen Ikke behov for leder å gjøre noe videre i løsningen etter å sende til godkjenning Ved mottatt elektronisk signatur starter automatisk eksport til UBW

32 Leder registrerer stilling Genererer arbeidsavtale UBW arbeidsflyt Ansettelsesmyndighet godkjenner Arbeidsavtale signert Arbeidsavtale Nei Signeres Ja s Postens digitale postkasse, kandidat signerer

33 Lagring og arkivering Eksport benytter standard web servicer i UBW Forutsetter at det er lagt inn verdier på obligatoriske relasjoner Dokument lagres til dokumentarkivet i UBW Muligheter for å tilpasse integrasjon mot eksternt arkivsystem 33

34 EveryOne versjon 1.1 Leveres i løpet av mars Sjekkliste Detaljert oppsummering Ansiennitetskalkulator Integrasjon mot WebCruiter per avdeling CV id til ressursrelasjon Utlede kjønn fra fødselsnummer m.m. Vil levere hyppige versjoner utover våren 34

35 Endre eksisterende ansettelse

36 EveryOne dashboard 36

37 Profilsiden 37

38 Profilsiden Hurtigfunksjoner 38

39 Redigere stilling Datoer for endringen Kryss for Ingen sluttdato medfører at endringen gjelder frem til eksisterende dato til 39

40 Redigere stilling Eksisterende verdier vises i fire faner Mulighet for å redigere i alle faner 40

41 Rediger stilling - lønnsdetaljer Detaljer Lønn 41

42 Rediger stilling - relasjoner Detaljer Relasjoner 42

43 Rediger stilling - tillegg Detaljer Tillegg 43

44