Hvordan kvitte seg med papirveldet?

Transkript

1 Hvordan kvitte seg med papirveldet? VI VISER HVORDAN ELEKTRONISKE SKJEMA KAN REDUSERE PAPIRMENGDEN TINE EVJEN FÅNE

2 Litt om meg selv Tine Evjen Fåne Seniorkonsulent på HR/Lønn Ansatt i EVRY siden 2010 Bachelor i Psykologi, master i org.psyk. og ledelse Fagområder: o Lønn og HR o Ressursforvaltning på web o Lønnsforhandling o Endringsledelse og prosessforbedring Prosjekter: o Oslo kommune o Bergen kommune o Follo-kommunene

3 Agenda Fremdeles papirvelde i 2016? Eksempler på elektroniske skjemaer i Unit4 BW Skjemamodulen Fordeler med elektroniske skjemaer Oppsett

4 Fortsatt papirvelde i 2016? Flere prosesser er nå elektroniske: Reiseregninger Timeføring Fraværsregistrering Men fortsatt foregår mye intern saksbehandling på papir i posten Semi-elektroniske løsninger: Ansatt: Last ned fyll ut skjema skriv ut signere scanne inn send på e-post/vedlegg HR: Skriver ut papirdokument og setter i perm ULEMPER: Papirarkiver tar opp plass, og er dyrere å vedlikeholde De er mer tidkrevende å søke i, og vanskelige å dele på tvers av lokasjoner Lite miljøvennlig Ineffektivt og umoderne følger ikke trenden ellers i samfunnet Unødvendig

5 Papirbaserte skjemaer som kan erstattes av elektroniske skjemaer: Varsel til arbeidsgiver om avvikling av foreldrepermisjon Søknad om redusert arbeidstid Søknad om ferie og overføring av ferie Søknad om militær-/siviltjeneste søknad om omsorgspermisjon knyttet til fødsel (pappapermisjon 14 dager) Søknad om permisjon med lønn Søknad om permisjon uten lønn Oppsigelse og fratredelse Søknad om budsjettfullmakt/endringer Søknad om lønnsforskudd/lønnslån Søknad om databriller Utlevering av utstyr Arbeid utover aldersgrense Søknad om parkeringsplass

6 Eksempler

7 Varsel om avvikling av foreldrepermisjon

8 Live demo av skjema

9 Skjema: Avvikling av foreldrepermisjon

10 Eksempel på enkel arbeidsflytprosess Ansatt HR/Personal

11 Søknad om permisjon

12 Skjema: Søknad om permisjon

13 Eksempel på to-trinns arbeidsflytprosess Ansatt Personalleder HR/Personal

14 Skjemamodulen Skjemamodulen gjør det mulig å gjøre papirbaserte skjemaer om til elektroniske skjemaer. Skjemaene blir tilgjengelig i et eget menypunkt på web - Skjemaer. Tilgang til skjemaet er rollestyrt. Når en bruker fyller ut et skjema og trykker «Send inn» fanges det opp av arbeidsflytmotoren og sendes automatisk til riktig mottaker. Det kan settes opp egne spørringer med oversikt over alle innsendte skjemaer. Skjemaer kan kombineres med Intell-Agent varslinger slik at avsender og eller andre får varsel når skjema er godkjent. Alle skjemaer kan lages som dokumenter som kan sendes til dokumentarkiv - tilpasning Det er mulig å lage tilpasninger som oppdaterer registre basert på godkjent skjema.

15 Fordeler med elektroniske skjemaer Kan erstatte eksisterende papirdokumenter Elektroniske skjemaer gjenbruker eksisterende data slik at bruker må registrere færre opplysninger. Bedre logging og sporbarhet Enkelt å få oversikt over skjema sendt pr. ressurs Kan benyttes i arbeidsflyt og dermed sendes automatisk til godkjenning til korrekt mottaker. Ved hjelp av IntellAgent-varslinger kan avsender få varsel når skjema/søknad er behandlet. Begrenser antall feil utfylte skjema Mer effektiv både for ansatt, ledere og HR/Personal Målet er effektivisering av klassiske personaladministrative oppgaver digitalisering av HR

16 Kontroll og sporbarhet Skjemaene lagres i tabellverket i databasen, og gir: o Oversikt over godkjente/avviste skjemaer per ressurs o Oversikt over når skjemaet ble sendt o Oversikt over hvem som har mottatt og kontrollert skjema

17 Oppsett Skjema opprettes ved hjelp av begreper og fleksifeltoppsett. Koble fleksifelttil begrepet og legg inn aktuelle fleksifeltgrupper du vil med på skjemaet.

18 Opprette skjema forts. Definerer hvilke felt (begreper) som skal være med på skjemaet innenfor hver gruppe og hvordan feltet skal fylles ut. Det er mulig å angi validiering på feltene, og begrense til spesifikke alternativer. Fritekstfelt er også mulig

19 Utforme skjemalayout Eget skjermbilde for utforming av selve skjemaet. Kan legge inn seksjonsopplysninger til hjelp ved utfylling. Mulighet for forhåndsvisning av skjemaet.

20 Hva må på plass for å få arbeidsflyt på skjemaer? Elementtype må opprettes Distribusjonsregler må lages Prosessen må settes opp

21 MOBILE TWITTER