Administrasjonsmenyen. Sted- og persondata

Transkript

1 Administrasjonsmenyen Sted- og persondata

2 Menyoversikt De som er streket over trenger dere ikke forholde dere til som nye superbrukere. Vedrørende menyen Personer/forskn.res.: Denne menyen brukes for å knytte «herreløse» publikasjoner til riktig person, men vi vil på det sterkeste fraråde dere å bruke den, da det er lett å gjøre feil. Trykker man galt vil man slette vedkommendes personnummer fra databasen, dvs. vedkommende vil ikke lenger være identifisert CRIStin-person, profilen forsvinner, og publikasjonene vil ikke lenge ha et tilknytningspunkt og ender opp som foreldreløse poster. Denne menyen er derfor kun for sekretariatet.

3 Person/bruker/ansettelser Legge til og redigere ansettelse I denne menyen kan du: Legge til ansettelse Redigere ansettelse Sette sluttdato på ansatte, slik at de ikke lenger er aktive i systemet Se veiledning på nettsidene:

4 Person/bruker/ansettelser legge til og endre ansettelse Før du kan legge inn en person, må du sjekke om vedkommende allerede er identifisert i CRIStin. Et personnavn er sjelden unikt og det er derfor best å bruke person- /fødselsnummer (11 siffer) når dere søker på personer i CRIStin. Dette sikrer at dere kun får opp den personen dere er ute etter.

5 Registrere person i systemet Dersom fødselsnummeret ikke allerede er registrert i CRIStin, vil du få opp denne menyen. Informasjon merket med rød stjerne er obligatorisk. I Reservert skal det stå Nei. Dette gjør profilen søkbar i CRIStin. Fødselsdato og personnummer legges inn automatisk om dere søker på fødselsnummer. Merk: når denne informasjonen er registrert er personen bare opprettet som CRIStin-person. Om vedkommende skal være tilknyttet deres institusjon i CRIStin, må dere legge til en ansettelse.

6 Legge til og redigere ansettelse Start- og sluttdato Legge til ansettelse Redigere personopplysninger: Navn E-post Telefonnummer Når dere registrerer personer som vil ha en kortvarig ansettelse, er det lurt å sette på sluttdato slik at vedkommende blir inaktiv når de fratrer stillingen. Forlenger de ansettelsen, kan dere endre på sluttdatoen. Husk også å sette sluttdato på ansatte som slutter ved institusjonen. Redigere ansettelsesinformasjon, som: Tilhørighet ved institusjonen Tidsperiode for ansettelse Stillingsnavn

7 Automatisk og manuell registrering av ansatte Det finnes to ulike metoder for å få registrert ansatte i CRIStin: Automatisk, nattlig overføring fra personalsystemet Tilbys foreløpig kun til store institusjoner Ta kontakt på support@cristin.no om dere ønsker en vurdering av om automatisk overføring vil lønne seg for dere. Manuelt, via menyen Person/bruker/ansettelser Anbefales for mindre institusjoner, da løsningen med automatisk overføring krever en del forarbeid.

8 Utenlandske ansatte uten norsk fødselsnummer For utenlandske gjesteforskere som ikke har D-nummer, eller lignende, kan CRIStin opprettet et fiktivt fødselsnummer som dere kan bruke for å registrere dem i CRIStin. Vi trenger: Navn Kjønn Fødselsdato; minimum fødselsår Ta kontakt på support@cristin.no

9 Feil i persondata knyttet til andre institusjoner Enkelte institusjoner sender persondata til CRIStin på personer som bare har en løs tilknytning til institusjonen. Fører til feilaktige institusjonstilknytninger i CRIStin og sekretariatet har ikke mulighet til å rette. Ved feil i persondata knyttet til andre institusjoner: ta direkte kontakt med superbruker ved den aktuelle institusjonen. Sett gjerne sekretariatet@cristin.no på kopi. Du finner oversikt over alle superbrukere på våre nettsider:

10 Mailliste for rettinger - UiO Universitetet i Oslo (UiO) har opprettet en mailliste der man kan sende lister over ansatte som ikke skal ha tilknytning der. Feilretting-cristin@admin.uio.no Inkluder: Navn Fødselsdato (MERK: IKKE hele fødselsnummeret!) Registrert stilling ved UiO som skal fjernes

11 Personer/ansettelser Søkefunksjon gir langt bedre treff ved søk på ansatte! Her kan du: finne all personinformasjon som er registrert om en person ved din institusjon Informasjonen som kommer opp er den samme som i menyen Person/bruker/ansettelser, men her har dere ikke redigeringsmuligheter. Vi anbefaler derimot å bruke denne menyen om dere ønsker å finne tak i ansattinformasjon, da dere vil få langt bedre treff. Noen bruker Personer/bruker/ansettelser for å søke, men denne er ment til å registrere og redigere, ikke for å søke opp personer.

12 Personer/ansettelser søk på personer Personløpenummeret (CRIStin-ID) til den ansatte. Denne er unik. MERK: ved henvendelser til sekretariatet er det dette tallet dere skal sende. Ikke send person-/fødselsnummer! Viser om en ansatt er registrert med en aktiv ansettelse. En ikke-aktiv person vil ikke ha mulighet til å logge seg på systemet, via din institusjon. Det er ikke nok å være identifisert med fødselsnummer i CRIStin for å kunne logge seg på man må ha en aktiv ansettelse ved en institusjon.

13 Brukerroller Her finner du en liste over brukernavn til ansatte ved institusjonen og hvilke rettigheter de har i CRIStin-systemet. Brukes for å: Tildele rettigheter, eks. superbrukerrettigheter Endre passord, for institusjoner med CRIStin-pålogging (påloggingsproblemer knyttet til Feide må lokal IT hjelpe til med)

14 Brukerroller rettigheter Overordnede rettigheter: SY = Systembruker (CRIStin-sekretariatet) SB = Superbruker For å tildele rettigheter og endre passord TS = kan redigere tidsskrift og ansettelser (må tildeles av sekretariatet) Lokale rettigheter; knyttet til underenheter: VA = kan redigere vitenskapelig arbeid RA = kan kontrollere og godkjenne publikasjoner i forbindelse med NVI-rapportering PP = kan redigere personprofiler PR = kan redigere prosjekter

15 Legge til rettigheter og endre passord Dersom ny superbruker skal være institusjonssuperbruker, og kunne legge til ansatte, må de ha rettigheten som kalles «Oppdatere tidsskrifter», i tillegg til superbrukerrettighetene. Ny superbruker må meldes inn til sekretariatet for at de skal få tildelt denne rettigheten. For institusjoner med CRIStin-pålogging

16 Endringer i institusjonshierarki/stedstruktur Ta kontakt så tidlig i prosessen som mulig! Større endringer kan kun skje utenom rapporteringsperioden, dvs. mai-desember. Se innføring i opprettelse og endring av stedstruktur på våre nettsider: For veiledning og spørsmål, ta kontakt på: support@cristin.no