RiskManager Avvikshåndtering. Kurshefte for meldere

Transkript

1 RiskManager Avvikshåndtering Kurshefte for meldere

2 Innhold 1 INNLEDNING - MODUL FOR AVVIKSHÅNDTERING MIN PROFIL I AVVIKSMODULEN MELDE ET AVVIK Avviksskjema Enhet meldingen gjelder Melder/behandler av avviket Avvikskategorier Forslag til tiltak/utførte strakstiltak Opplasting av vedlegg Referanser i avviksmeldingen Fylle ut skadeskjema Lagre som kladd/fullføre avviksmeldingen Ansvarlig for å behandle avviket varsles via e-post med direktelink til avviket Varsle anonymt Tilgang til andre brukeres kontaktopplysninger TILTAKSFANEN - OVERSIKT OVER TILTAK/OPPGAVER FOR DEN ENKELTE Iverksetting av tiltak Godta eller avvise et tiltak Frist for gjennomføring av tiltak Tiltak kostnad ved tiltak Tiltak vedlegg av filer Tiltak sette tiltaket som gjennomført eller overføre til en annen tiltaksansvarlig Logg over endringer i tiltaket Behandler får varsel via e-post når tiltakene for avviket endrer status Melder får varsel via e-post når avviket endrer status ULIKE ROLLER I AVVIKSMODULEN Behandler Overordnet leder Utvidet Avviksbehandler Leser Fagansvarlig Revisjonsmelder Administrator SØKEFUNKSJONEN I AVVIKSMODULEN HJELP-FUNKSJON I AVVIKSMODULEN Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

3 1 Innledning - Modul for avvikshåndtering Modul for avvikshåndtering har meget god støtte i å melde og å følge opp avvik. Systemet er en fullt ut webbasert modul med integrasjon mot AD. Teknologien i systemet håndterer ulike tilganger for et stort antall medarbeidere, enten de skal melde avvik og kunne følge sine egne meldinger, om de er ansvarlig for å behandle avvik, om de har behov for en mer overordnet tilgang, om de er fagansvarlige for et avviksområde (f. eks HMS ansvarlig) eller full admin-tilgang. Systemet har god støtte for varsling i mail underveis, både til Behandler, Overordnet og Melder. Arbeidsflyten i avvikssystemet tilpasses alltid organisasjonen. Det defineres behandlere på ulike enheter og for ulike avviksområder. Dette sikrer at de meldte avvikene automatisk går til riktig behandler. På behandlingssiden av avvikshåndteringen kan avviket når som helst overføres til annen behandler, og tiltak kan overføres/omfordeles ved behov. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

4 2 Min profil i avviksmodulen Alle medarbeidere som er registrert i AD kan enkelt melde/rapportere avvik/ uønskede hendelser. Første gang du er inne i Avviksmodulen MÅ du velge enhet her, før du kan gå videre Første gang du er inne i RiskManager Avvik blir du bedt om å legge inn brukeropplysninger i profilen. Navn på bruker og e-post blir hentet direkte fra AD så du trenger ikke skrive noe her, men dersom du ikke har e-post konto i virksomheten kan du eventuelt skrive inn den private e-post adressen din (dette feltet kan være deaktivert). Når du angir Enhet, huskes dette i avviksskjemaet for å gjøre avviksmeldingen raskere. Angi Språk - velg mellom norsk, engelsk eller automatisk. Dersom du velger «Automatisk» er det språkinnstillingene på nettleseren som avgjør hvilket språk som velges. Hak av dersom du ønsker å ha innboksen som standard startside. Dersom du er behandler eller har en annen overordnet rolle kan det være fornuftig å ha innboks som åpningsbilde. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

5 3 Melde et avvik Før man starter å melde avvik, må melder foreta en vurdering av hvilket avviksområde avviket /hendelsen gjelder (dersom det blir valgt feil område, kan dette korrigeres senere av behandler): Avviksområdene tilpasses og vedlikeholdes av administratorer/superbrukere i virksomheten. Her er det vist 4 eksempler, flere avviksområder kan legges på/trekkes fra. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

6 3.1 Avviksskjema I det elektroniske avvikssystemet er det kun felt merket med rød stjerne som er obligatorisk og må fylles ut før melding kan sendes. Hvilke felter som er obligatoriske kan tilpasses virksomhetens ønsker, og variere fra avviksområde til avviksområde. Melders navn, og dato man sender avviksmeldingen, merkes automatisk (henter fra AD). Eksempel hentet fra HMS: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

7 3.1.1 Enhet meldingen gjelder Enheten som avviket meldes på settes som standard den som er registret i brukerprofilen til melderen: Dersom en skulle oppdage et avvik ved en annen enhet/avdeling kan en skifte ved å trykke «Velg enhet». Om virksomheten ønsker det kan det begrenses slik at ulike avviksmeldere kun kan melde på utvalgte enheter Melder/behandler av avviket Når en melder har valgt enhet som avviket meldes på vil han kunne se hvem som er satt som behandler i systemet. Dette er spesielt nyttig dersom en melder på en annen enhet/avdeling. Dette står oppe til høyre i bildet Avvikskategorier Avvikskategorier tilpasses de ulike områdene. Dette gjøres av administratorer/superbrukere i Admin-menyen. Eksempel fra HMS: Eksempel fra Informasjonssikkerhet: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

8 3.1.4 Forslag til tiltak/utførte strakstiltak Dersom det er utført et strakstiltak så blir dette dokumentert videre i avviksbehandlingen. Dersom melder har forslag til tiltak, vil også dette være en hjelp videre i behandlingen. Behandler vil da ta stilling til om han vil beholde eller endre/slette tiltak fra melderen Opplasting av vedlegg I avviksmeldingen kan det legges ved filer som dokumenter og bilder. I rapportene er disse filene klikkbare Referanser i avviksmeldingen Det er mulig å legge til referanser til retningslinjer /rutiner, styrende dokumenter, evt. lover og forskrifter. Du kan også kopiere lenken til dokumentet du ønsker å henvise til fra dokumentstyringsmodulen av RiskManager (evt dokumenter på et annet nettverk): Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

9 På høyre side av meldeskjema for hvert avviksområde kan det ligge lenker til de viktigste lover, forskrifter og dokumenter, og en kan enkelt legge inn disse som referanse. Her er eksempel fra HMS: Fylle ut skadeskjema For de virksomhetene som har anskaffet Skademodulen av RiskManager kan deres meldere knytte en skademelding til avviket direkte fra meldeskjema: Lagre som kladd/fullføre avviksmeldingen Avviksmelder kan lagre avviket som en kladd dersom hun ønsker det. Alternativt trykker hun på Meld avvik, og det går da en e-post til vedkommende som er satt som behandler på enheten/avdelingen som er registrert tidligere i meldeskjema. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

10 3.2 Ansvarlig for å behandle avviket varsles via e-post med direktelink til avviket Når Behandler får tilordnet et nytt avvik, varsles dette via e-post. 3.3 Varsle anonymt Det er mulighet i systemet for anonym varsling, du mister da som melder muligheten til å følge saksbehandlingen videre. Det er opp til hver enkelt virksomhet hvilke avviksområder de vil tillate anonym varsling for. Kryss av for «Meld avviket anonymt» på meldeskjemaet hvis du ønsker å melde anonymt. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

11 3.4 Tilgang til andre brukeres kontaktopplysninger Trykker på et valgt navn og får opp kontaktopplysninger: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

12 4 Tiltaksfanen - oversikt over tiltak/oppgaver for den enkelte Alle medarbeidere som får tildelt tiltak i avviksbehandlingen får varsel via e-post: Brukerens tiltak/oppgaver vil fremkomme i tiltaksliste under Tiltaksfanen i hovedmenyen: På samme måte som for avvik kan en nå tiltaket både ved å trykke direkte på linken i mailen, eller gå til Innboksen i avviksmodulen. I eksempelet under går vi til tiltaksfanen, som er den tredje måten å nå tiltaket på. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

13 4.1.1 Iverksetting av tiltak Når tiltaksmottaker åpner et tiltak som han har blitt tildelt får han først litt informasjon. Dersom han ønsker å lese avviket som var bakgrunnen for beslutning om tiltak kan han trykke på lenken under «Tilhørende avvik» Godta eller avvise et tiltak Dersom tiltaksansvarlig avviser må han skrive en begrunnelse for avvisning: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

14 Dersom tiltaksansvarlig godtar tiltaket, kan han jobbe videre med det: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

15 4.1.3 Frist for gjennomføring av tiltak Dersom tiltaksmottaker skriver en annen frist enn avviksbehandler foreslo, må han skrive begrunnelse for dette: Dette vil vises slik i tiltaket: Tiltak kostnad ved tiltak Tiltaksansvarlig kan legge inn kostnaden for tiltaket. Dette vil vises igjen i rapport. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

16 4.1.5 Tiltak vedlegg av filer På samme måte som i avviksskjema kan en legge ved filer i tiltaket. I eksempelet over er det lagt ved et bilde Tiltak sette tiltaket som gjennomført eller overføre til en annen tiltaksansvarlig Dersom tiltaket blir overført til annen tiltaksansvarlig, kan den opprinnelige mottakeren velge å beholde lesetilgangen til tiltaket: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

17 4.1.7 Logg over endringer i tiltaket Alle tiltak har sin unike logg: Behandler får varsel via e-post når tiltakene for avviket endrer status Behandler får e-post når det besluttede tiltak er gjennomført, skiftet eier eller avvist Melder får varsel via e-post når avviket endrer status Melder får e-post når et innmeldt avvik endrer status i behandlingen, og spesifikk epost om at avviket er lukket/ ferdig behandlet. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

18 5 Ulike roller i avviksmodulen Brukere av systemet har bare tilgang til de menyvalg de er autorisert for. Listen over avviksmeldere er styrt av AD, men andre roller defineres i Admin-menyen: Behandler En behandler kan behandle avvik på avdelingen hun/han er satt til behandler for. Kan også overføre avvik til andre behandlere Overordnet leder En overordnet leder kan følge med på avviksbehandlingen til de han har under seg, og han kan også overføre avvik til seg selv eller andre behandlere dersom det skulle være nødvendig. Den nærmeste overordnede leder til en avviksbehandler får e-post når: Behandleren ikke har tatt et avvik til behandling innen et gitt tidsrom. Dette tidsrommet er bestemt i Admin-menyen, for eksempel 14 dager fra meldedato. Et avvik har gått over frist for lukking Et tiltak har gått over frist for gjennomføring Utvidet Avviksbehandler Har i prinsippet samme tilganger som en overordnet, men benyttes for brukere som ikke er overordnet. Et eksempel kan være IT-administrator, eller andre med Admin-tilgang, som i tillegg skal ha rettigheter til å se, overstyre, overføre og slette avvik/tiltak. Denne rollen kan ikke motta avvik direkte, men kan ta over dem på eget initiativ, på samme måte som en overordnet. Dersom en setter en bruker med denne rollen på toppen av hierarkiet kan han se, overføre og ta over behandlingen av alle avvik i hele organisasjonen Leser Personer som ikke har noe spesiell funksjon til området, men som likevel skal kunne lese avvik for det aktuelle avviksområdet Fagansvarlig Fagansvarlig vil ha tilgang til å se og overføre alle avvik innenfor sitt eget fagområde. For eksempel: Fagansvarlig HMS hovedverneombud Revisjonsmelder En revisjonsmelder kan melde avvik som er avdekket i forhold til interne revisjoner som vernerunder, brannrunder og eksterne tilsyn. Hvem som legges inn som revisjonsmeldere avhenger av hvilke avviksområder som er satt som revisjonsavvik Administrator Har tilgang til Admin-menyen og kan dermed gjøre endringer som å redigere avviksområder, tildele roller, endre avvikskategorier osv. Det er kun brukere som ligger i AD-gruppen for Avviksadministratorer som får denne menyen. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

19 6 Søkefunksjonen i avviksmodulen Modul for Avvikshåndtering har svært gode søkemuligheter. I eksempelet over har vi søkt på ordet fall. I figuren under har vi søkt på bokstavkombinasjonen opp, og da ser vi at vi også får søkeresultat med denne kombinasjonen inni ordene: Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS

20 7 Hjelp-funksjon i avviksmodulen Teksten bak Hjelp-symbolet er unik for det bildet man til enhver tid er inne i. Program: Avvik; av 20 Digital Kvalitet AS