Personvern og FS på UiO. FS-Brukerforum

Transkript

1 Personvern og FS på UiO FS-Brukerforum

2 FS og personvern på UiO Noen hendelser de siste årene har vist at det er svært viktig å ha fokus på personvern så ikke opplysninger kommer på avveie. UiO sin FS-database inneholder opplysninger om ca personer FS hadde pr aktive brukere ved UiO. Viktig med god rutine for administrasjon av disse. Vår største utfordring er å sikre at alle 525 har en riktig forståelse av personvern og kompetanse nok til ikke å gjøre feil. Tiltak Personvern på FS-grunnkurs Personvernsider, Personvernkurs på FS-dag

3 Den enkelte saksbehandlers plikter Den enkelte saksbehandler må kjenne til UiOs reglementshåndbok, kapittel 12, Personopplysningsloven Håndbok i personvern for studieadministrativt ansatte (kommer sommeren 2010)

4 Hvem har tilgang til opplysninger i FS? Ansatte ved UiO som har et tjenestemessig behov for det kan få tilgang til FS. Valideringsskjema må fylles ut av nærmeste overordnede Bruker må fylle ut taushetserklæring FS hadde pr aktive brukere ved UiO, 622 totalt Det er ikke mulighet for validering knyttet til stedkode i FS. Det er kun en lesetilgang, alle kan lese alt Viktig å overholde taushetsplikt ikke gi personopplysninger til utenforstående Enhetene skal melde fra til Studieavdelingen når personer med FStilgang slutter eller endrer arbeidsoppgaver slik at tilganger i FS kan slettes/endres.

5 Aktuelle lover og regler Håndtering av personopplysninger skal foregå i henhold til gjeldende lover og forskrifter. UiO skal ikke behandle personopplysninger i større utstrekning enn nødvendig for å oppfylle UiOs formål. Universitetslovens 1-3 beskriver institusjonens virksomhet. For den enkelte registrerte skal UiOs behandling av personopplysninger utgjøre så lite inngrep ovenfor enkeltmenneskets personverninteresser som praktisk, teknisk og økonomisk mulig (jf personoppl.lovens 8, 9, 11 og 28). Den enkelte ansvarlige skal i forkant av og underveis i en behandling av personopplysninger avveie om behandlingen er i overensstemmelse med UiOs bestemmelser, beskrevet i Reglementshåndbokens kapittel 12.

6 Hva betyr dette i praksis for en FSbruker? STA er ansvarlig for å sørge for at bruken av FS stemmer overens med gjeldene lover og regler MEN, den enkelte saksbehandler må bruke FS i henhold til de rutiner Studieavdelingen har lagd! Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for at det ikke registreres sensitive personopplysninger i FS.

7 Behandlinger utenfor FS Alle administrative behandlinger skal være innmeldt i personvernombudets oversikt. Det er selve behandlingen som er meldepliktig, bruk av støttesystemer for denne behandlingen trengs ikke å meldes inn så lenge bruk av støttesystemet er beskrevet som en del av hovedsystemet og har samme formål. Eksempel 1: En ønsker å gjøre et uttrekk fra FS for å lage en liste i forbindelse med opptaket. Hvis uttrekket er beskrevet som en del i innmeldingen til FS, trenger ikke den ansatte å melde inn sitt støttesystem. Den ansatte er like fullt pliktig å følge de bestemmelser som følger av Personopplysningsloven med forskrift. Eksempel 2: En henter ut data fra FS, legger dette i Excel og bearbeider data med opplysninger fra andre systemer/ innhenter egne opplysninger. Dette må meldes inn. Februar

8 Behandlinger skal være innmeldt senest 30 kalenderdager før behandlingens oppstart. Dersom det foretas endringer i behandlingen i forhold til de opplysninger som ligger til grunn for behandlingsansvarliges representant sin vurdering av behandlingen, skal disse endringene tilføyes i det allerede innsendte meldeskjemaet. Mer informasjon om behandlinger og innmelding av disse finnes på Februar

9 Hva gjør jeg når.. En student henvender seg for å få hjelp Før personopplysninger eller opplysninger fra FS leveres ut må studenten vise legitimasjon eller svare på kontrollspørsmål slik at vi sikrer at det er rette vedkommende som får informasjonen. Når jeg må sende e-post vedrørende student Bruk studentnummer istedenfor fødselsnummer Når en student møter opp for å få veiledning Sjekk legitimasjon eller still kontrollspørsmål før en gir opplysninger fra FS Henvendelse fra 3. part Send henvendelsen videre til se ellers egne rutiner

10 Andre ansatte på UiO ber om opplysninger om studenter Alle ansatte ved UiO er omfattet av taushetsplikt Kan levere opplysninger dersom det er nødvendig for at andre skal få utført sine arbeidsoppgaver Publisering på nettsidene Ikke publiser mer enn nødvendig Ikke publiser fødselsnummer Fjern opplysningene når de ikke lengre er aktuelle Noen ønsker å sende ut en spørreundersøkelse til UiOstudenter. ser.html

11 Husk at Vi kan svare på mye i generelle vendinger uten å gi personopplysninger Henvis til personsøk på nettsidene Ikke utlever mer opplysninger enn nødvendig/ etterspurt. Vi kan bekrefte at en person har oppnådd en grad ved UiO Vi kan svare at de oppgitte opplysninger ikke er tilstrekkelig for å identifisere personen i vår database