BRUKERVEILEDNING INTRANETT, CMA ASSET MANAGEMENT AS. Dataingeniørutdanningen, Høgskolen i Oslo GRUPPE 15. Kenneth Ådalen. Vegard Gulbrandsen

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING INTRANETT, CMA ASSET MANAGEMENT AS GRUPPE 15 Kenneth Ådalen Vegard Gulbrandsen Kien Trung Nguyen Dataingeniørutdanningen, Høgskolen i Oslo Våren 2009

2 2 S i d e

3 FORORD I dette dokumentet vil du få presentert en brukerveiledning for CMA Asset Management AS s nye intranett. Det inneholder en kort presentasjon av sidens oppbygning samt veiledninger for å utføre ulike brukeroperasjoner. Veiledningen er først og fremst laget for systemets brukere. Det er stor variasjon i kunnskapsnivået hos brukerne. På bakgrunn av dette vil det bli benyttet et mer pedagogisk språk enn hva vi ville brukt i en administrasjonsveiledning. Det er lagt opp til at brukere uansett kunnskapsnivå skal kunne utføre operasjonene som blir beskrevet i dokumentet. 3 S i d e

4 INNHOLD FORORD... 3 INNHOLD... 4 INNLEDNING... 5 OPPBYGNING AV SYSTEMET... 6 FORSIDE (HJEM)... 6 ANSATTE... 8 AVDELINGSSIDE... 9 VEILEDNINGER LEGGE TIL NYHET REDIGERE NYHET SLETTE NYHET LEGGE TIL NY LINK TIL DOKUMENTOMRÅDE LAGE SNAREVEI TIL NETTADRESSE SE BILDER FRA BILDEGALLERI REGISTRERE NY EGENMELDING LEGGE TIL NY KONTAKT I TELEFONLISTEN REDIGERE KONTAKT I TELEFONLISTEN SLETTE KONTAKT FRA TELEFONLISTEN HENTE SYNKRONISERT TELEFONLISTE FRA INTRANETTET FJERNE TELEFONLISTEN FRA OUTLOOK ENDRE NYHETSMATNING PÅ AVDELINGSSIDE S i d e

5 INNLEDNING For å komme inn på intranettet som er blitt satt i drift må du gå til nettadressen Dette er kun en lokal adresse som du ikke vil kunne få tilgang til utenfor CMA Asset Managements lokale nettverk. Når du går inn på siden vil systemet automatisk logge deg inn med samme brukernavn og passord som du logget deg inn på pc n med. Du er nå inne på CMA s nye intranett. Nå følger en veiledning med diverse beskrivelser og guider. Dette er de funksjoner vi ser på som de mest brukte og mest nyttige slik siden i dag er bygd opp. Intranettet er skalerbart. Med dette mener vi at utvidelser og endringer vil kunne gjøres. Dette vil igjen kunne føre til at våre skjermbilder av løsningen kan avvike noe fra hvordan siden blir endret. Siden skal være åpen for endringer slik at den hele tiden skal kunne tilpasses etter CMA s behov. 5 S i d e

6 OPPBYGNING AV SYSTEMET Systemet har 4 hovedsider. Disse sidene er hjem, ansatte, avdelingsside og sosialt. Hjem representerer forsiden og inneholder hovedfunksjonaliteten. Ansatte inneholder selskapets interne telefonliste. Avdelingssiden er bygd opp på samme måte som forsiden, men representerer hver av de ansattes avdelingsside. Den siste siden er sosialt. Den skal inneholde sosiale aktiviteter og gode man får ved å jobbe for CMA Asset Management AS. FORSIDE (HJEM) 1. = Informasjon Inneholder informasjon om hvilken bruker som er logget inn. I tillegg har man tilgang til administratorverktøy under knappen Site Action. Denne knappen skal kun brukes av systemets administratorer, men er synlig for vanlige brukere for å gi bedre forståelse for hvordan systemet henger sammen. 6 S i d e

7 2. = Navigasjon Her har du intranettets navigasjonsmodul. Den inneholder de sider du har tilgang til. Den kan variere fra bruker til bruker alt ettersom hvilke rettigheter som er satt til den unike bruker. 3. = Avdelingslinker Dette er en modul som inneholder din avdelings spesialtilpassede linker. Her kan avdelingen selv bestemme hvilke linker modulen skal inneholde. Du vil kun ha tilgang til din egen avdelings modul. 4. = Programmer Modul som inneholder avdelingstilpassede linker til programmer, dokumentområder og lignende. Du vil kun ha tilgang til din egen avdelings modul. 5. = Quote of the day Dette er en modul som henter dagens motto. Den henter mottoet fra en ekstern side og blir oppdatert hver dag. 6. = Felles linker Modul med linker som angår hele bedriften. Dette er en modul som er synlig for alle brukere av systemet. 7. = Dokumenter Modul med snareveier til dokumenter som angår hele bedriften. Denne modulen er synlig for alle brukere av systemet. 8. = The week in pictures Modul som inneholder et bildegalleri. Systemet plukker ut et bilde som blir vist på forsiden i en uke. 9. = RSS Modul med nyhetsoppdateringer fra en ekstern nettside. Du har kun tilgang til din avdelings RSS. Det vil si at din avdeling selv kan velge hvilken side du skal hente nyhetsoppdateringer fra. 10. = Nyheter Modul som inneholder bedriftens interne nyheter. Denne modulen er synlig for alle brukere av systemet. 11. = Valutakalkulator Denne modulen er en valutakalkulator som henter inn valutakurser fra DNB Nors database. Den blir oppdatert hver morgen klokken 09:30. 7 S i d e

8 ANSATTE Denne siden inneholder selskapets telefonliste. Her kan man legge til, endre, slette og se detaljer for kontakter. 8 S i d e

9 AVDELINGSSIDE Avdelingssiden er i utgangspunktet bygd opp på samme måte som forsiden. Det er kun din egen avdeling som har tilgang til denne siden. Det som er unikt for din avdelingsside er de interne nyhetene samt RSS n. Disse er kun tilgjengelige på avdelingssiden. Det er kun ansatte i din avdeling som har tilgang til denne siden. Man kan her gjøre tilpasninger etter eget ønske. Vi har en rekke moduler som kan legges inn på siden hvis avdelingen ønsker dette. 9 S i d e

10 VEILEDNINGER LEGGE TIL NYHET 1. Klikk på Add new announcement. 10 S i d e

11 2. Skriv inn tittel og innhold. Innholdet legges inn i Body. Du kan definere når nyhetene skal forsvinne fra forsiden. Dette defineres i Expires feltet. Klikk OK for å lagre nyhet. 3. Du vil nå se din nyhet på forsiden. 11 S i d e

12 REDIGERE NYHET 1. Klikk på tittelen på nyheten du vil redigere 2. Klikk på Edit Item. 12 S i d e

13 3. Gjør endringer og klikk OK for å lagre. 4. Du vil nå kunne se dine endringer på forsiden 13 S i d e

14 SLETTE NYHET 1. Klikk på tittelen til nyheten du vil slette 2. Klikk på Delete Item 14 S i d e

15 3. Bekreft at du vil slette nyheten 4. Nyheten er nå slettet fra systemet. 15 S i d e

16 LEGGE TIL NY LINK TIL DOKUMENTOMRÅDE 1. Under Programmer klikk Add new link. 16 S i d e

17 2. Skriv inn adressen til filområdet i URL og skriv inn tittelen på snarveien under Type the description. Filområder starter med adressen file://. 3. Du vil nå kunne se snarveien du lagde under Programmer. 17 S i d e

18 LAGE SNAREVEI TIL NETTADRESSE 1. Under Avdelingslinker klikk Add new link 2. Skriv inn nettadressen i URL feltet og bestem tittelen på linken i Type the description 18 S i d e

19 3. Du vil nå se linken du lagde på forsiden. 19 S i d e

20 SE BILDER FRA BILDEGALLERI 1. Trykk på View slideshow under This week in pictures 2. Du får nå opp alle bildene som ligger i galleriet og du kan enten bla deg igjennom bildene manuelt eller starte bildefremvisningen ved å trykke på play symbolet. 20 S i d e

21 REGISTRERE NY EGENMELDING 1. Klikk på Egenmeldingsskjema under Linker Felles 2. Du kommer nå inn på siden for registrering av egenmelding. Fyll ut samtlige felter og velg fraværsgrunn. Klikk så Send for å sende. 21 S i d e

22 3. Du vil nå bli sendt tilbake til intranettets forside som en bekreftelse og motta en mail med egenmeldingsskjemaet som vedlegg. Mailen vil gå til den ansvarlige hos CMA med en kopi til deg selv 22 S i d e

23 LEGGE TIL NY KONTAKT I TELEFONLISTEN 1. Gå på Ansatte siden. 2. I telefonlisten klikker du New og så Contact 23 S i d e

24 3. Fyll inn kontaktdata og avslutt med OK for å lagre. 4. Du vil nå kunne se den nye kontakten du lagde i telefonlisten. 24 S i d e

25 REDIGERE KONTAKT I TELEFONLISTEN 1. Klikk på etternavnet til ønsket kontakt. Velg så Edit Item. 2. Fyll inn ønskede endringer og klikk OK for å lagre endringer. 25 S i d e

26 SLETTE KONTAKT FRA TELEFONLISTEN 1. Trykk på etternavn for å få meny med valgmuligheter for kontakt. Velg Delete Item. 2. Bekreft slettingen ved å klikke OK. 26 S i d e

27 HENTE SYNKRONISERT TELEFONLISTE FRA INTRANETTET 1. Gå til Ansatte siden. Under Actions velger du Connect to Outlook. 2. La sharepoint få tilgang til din Outlook ved å klikke Allow. 3. Bekreft at du ønsker telefonlisten fra intranettet ved å klikke Yes. 27 S i d e

28 4. Du har nå fått kontaktlisten i din Outlook. 28 S i d e

29 FJERNE TELEFONLISTEN FRA OUTLOOK 1. I Outlook går du til Contacts. Marker så "Intranett-Ansatte cma" og høyreklikk. Velg Delete Intranett Ansatte cma. 2. Bekreft slettingen av listen ved å klikke Yes. 29 S i d e

30 ENDRE NYHETSMATNING PÅ AVDELINGSSIDE 1. Gå på din avdelingsside. 2. Klikk på den lille pilen til høyre for RSS Viewer. Velg så Modify Shared Web Part. 30 S i d e

31 3. Sett ny adresse i feltet RSS Feed URL og klikk OK for å bekrefte endringen. 31 S i d e