HVORDAN FÅ EFFEKTIVISERING UT AV DIGITALISERINGEN?

Transkript

1 HVORDAN FÅ EFFEKTIVISERING UT AV DIGITALISERINGEN? Bent A. Eriksen Business Process Consultant

2 Digital utvikling Økt mengde digital informasjon hver dag Nye brukermønster Teknologidrevet utvikling Nye krav og regler for håndtering 2 Økte krav til sikkerhet

3 Svekket tillit i en digital verden «Selv om vi i Norge gjerne vil være først ute med å omfavne ny teknologi, er utviklingen ikke udelt positiv. 3 Folk er i økende grad skeptiske til innhold fra merkevarer på sosiale medier, de er bekymret for all informasjonen næringslivet har samlet om dem og opplever ikke alltid teknologien som en fordel.» Kilde: TNS-undersøkelsen Connected Life 2017

4 Frykt og digital sikkerhetskultur Frykt for digitale trusler hindrer effektiv digitalisering 33% sier at de har latt være å bruke digitale tjenester av frykt for slike trusler 4 Samfunnet trenger mer kunnskap om digital sikkerhetskultur Kilde: nettvett.no / norsis.no

5 Informasjonssikkerhet Fake news, identitetstyverier, spektakulære sikkerhetsbrudd og ikke minst GDPR er blitt en del av det offentlige ordskiftet. Informasjonssikkerhet har blitt et brennhett tema som berører oss alle. 5 Kilder: NRK, Dagbladet, E24, Universitas

6 Type informasjon 10-30% strukturert 70-90% ustrukturert 7 Databaser ERP, CRM, fagapplikasjoner Lagring lokal PC, fellesområdet, skyløsninger, e-post og papirarkiv

7 Mappestruktur Kontrakter Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 Leiekontrakt_Olsen_shipping_100418_v2.docx Olsen_shipping_leieavtale_180410_v2.docx

8 Mappestruktur Kunde1 Kontrakter Tilbud 9 Kjøpekontrakter Leiekontrakter Utgåtte kontrakter

9 Digitaliseringsprosessen EFFEKTIVISERE ANALYSERE AUTOMATISERE 10 STRUKTURERE DIGITALISERE IDENTIFISERE KARTLEGGE

10 Metadata Data som beskriver innhold og egenskaper 11 ISO Data describing context, content and structure of records and their management through time

11 Metadata God oversikt og kontroll Lik arkivering for alle Entydig struktur Samhandling Enkelt å søke Mulighet for trunkert søk 12 Knytte innhold til prosesser Varsling og oppfølging Styre tilganger og sikkerhet Obligatorisk vs. frivilling Rydde og sletterutiner

12 Automatisere digitaliseringen Brukere og roller Type dokumenter Arbeidsprosesser Metadata verdier 13 Bulk import Gjennom analyser Klassifisering Dokumentinnhold

13 Prosessen IMPORT ANALYZE VERIFY EXPORT Interface incoming data stream Document processing engine Keying and indexing environment Interface outgoing data stream IDR Solution Platform SERVER COCKPIT System and data administration DESIGNER Solution and application configuration 15

14 Strukturert digital dokumentplattform HR/PERSONAL KONTRAKT HMS/KS ØKONOMI 18 LOGISTIKK ADMINISTRASJON PROSJEKT KUNDE

15 Digitalt kontraktarkiv 19

16 Digitalt prosjektarkiv 20

17 Økonomi 22

18 Administrasjon 23

19 Strukturert og automatisert håndtering av tolldokumenter 24

20 Manuell prosess for tolldokumenter SPEDITØR Personlig e-post Tolldeklarasjon 25 Deklarasjonsoversikt Utarbeide grunnlag for innberetning av innførselsmerverdiavgift

21 Ny skattemelding fra

22 Overordnet systemskisse tolldeklarasjoner Papirdokument fra speditør Verifisering E-post fra speditør Overvåket import mappe Tolkning Digitalt Arkiv Therefore overvåker e-post for tolldeklarasjon import 2. PDF vedlegg på e-post og skannede dokumenter lagres til en monitorert importmappe 3. Løsningen tolker nøkkel data fra tolldeklarasjonen (defineres) 4. Tolldeklarasjoner blir automatisk lagret i det elektroniske dokumentarkivet. 5. Manuell verifisering av nøkkel data, hvis avvik.

23 Overordnet systemskisse kontroll mot deklarasjonsoversikten Deklarasjonsoversikt lastes ned fra Altinn til overvåket mappe Arkiverer Deklarasjonsoversikten i egen kategori Avstemmer nøkkel data Tolldeklarasjoner som samsvarer med deklarasjonsoversikten blir merket Beregningsgrunnlag sendes på e-post som liste med avvik sendes på e-post 29

24 Digital arkivering av tolldeklarasjonene 30

25 Rapport og beregningsgrunnlag i Excel format på e-post 31

26 Digital HR 32

27 Eksempel rekrutteringsprosess (personalinformasjon) Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 33

28 Eksempel rekrutteringsprosess (ustrukturert) Søknader Attester CV Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandling er Kontrakt 34

29 Eksempel rekrutteringsprosess (strukturert) Søknader CV-er Referanser Attester Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 35 Kontrakter Vitnemål Kursbevis Referater

30 Eksempel rekrutteringsprosess (strukturert) Kravstilling Søknader CV-er Referanser Attester Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 36 Kontrakter Vitnemål Kursbevis Referater

31 Digital HR innfasing, forvaltning og utfasing 37

32 Digital HR direkte arkivering fra Word 39

33 Digital HR enkel arkivering av e-post 40

34 Document Name 42 16/04/2018

35 Strukturering av ustrukturerte data 44 FLEKSIBILITET SIKKERHET SYNLIGHET ENKELHET PRODUKTIVITET

36 45

37 Veien videre? 54