Rolleprosjektet. Kundeforum 27.oktober 2015

Transkript

1 Rolleprosjektet Kundeforum 27.oktober 2015

2 Agenda Bakgrunn Gjennomføring Oversikt roller før Nye roller Erfaringer Videre kontroll Bestilling av tilgang 2

3 Bakgrunn Oppgradering til Agresso versjon 5.5 i 2007 og 2008 Endret fra autorisasjonsgrupper til rolletilgang Spisse tilganger for brukere God tanke men etter hvert uoversiktlig «Samme tilgang som bruker nn» Behov for gjennomgang av hvilke tilganger som lå i rollene Mål om færre roller Oversiktlig ved bestilling fra kunder Enklere brukeradministrasjon Kontroll «Samme» tilgang som før 3

4 4

5 Gjennomføring Pilotering, 4 kunder tidlig sommer 2015 Utrulling sensommer/høst 2015 Pulje august Pulje september Pulje september Maskinell konvertering Matrise gamle nye roller Matrise gamle nye roller pr. bruker Grundig scriptet og testet Nedetid fra kl dagen etter Noe manuell tilpasning nødvendig 5

6 Oversikt roller før 6

7 Nye roller Færre roller gir flere menypunkter Arbeidsdeling regulert i rutiner og SLA (avtale mellom Kunde og DFØ) Ikke autorisert til å endre selv om menypunktet synes ABASIS til SmartClient CBASIS til SelfService (web) B* roller gir både SmartClient og SelfService tilgang Fremtidsrettet, tegn i tiden går mot mer på web Mulighet for arbeidsdeling BBOKFOR BPLAN 7

8 Nye roller Rolle - ID ABASIS CBASIS RBASIS BFASTREG BKUNREG BLEVREG BBOKFOR Kort beskrivelse Basis- og spørretilganger i Smart client (SC) Basis- spørretilganger i Self service (web) Tilgang til rapporter/spørringer lagt ut på meny Rapporter Registrering faste registre, begrepsverdier, mm Registrering og vedlikehold i kundereskontro. IKKE bokføring Registrering og vedlikehold i leverandørreskontro. IKKE bokføring Bokføring - Hovedbok, kunde og leverandørfaktura 8

9 Nye roller Rolle - ID BANLEGG BLOGISTIKK BPLAN BPROREG BPROGKTID BPROTID BAVTANS Kort beskrivelse Anleggsverdiregnskap. Registrering, aktivering, avskrivning mm Logistikk. Registrering og fakturering Planlegger. Registrering og spørring Time/prosjekt. Registrering og vedlikehold Time/prosjekt. Godkjenning av timer Time/prosjekt. Registrering av timer Attestasjonsansvarlig i avtaleregnskap - ingen menytilgang 9

10 Nye roller Rolle - ID BKUNANS Kort beskrivelse Att.ansvarlig og/eller Selger kundefaktura - ingen menytilgang BHOBGK1 Hovedboksbilag på arbeidsflyt, godkjenner 1 BHOBGK2 Hovedboksbilag i arbeidsflyt, godkjenner 2 10

11 Nye roller ABASIS RBASIS 11

12 Eksempel bruker før - etter 12

13 Erfaringer Noen tilbakemeldinger fra dere Enklere for DFØ Rapportstruktur RBASIS rolle Datakontroll D* roller 13

14 Videre oppfølging Standardiserte roller alle baser Endringer gjøres av DFØ sentralt Kontroll rutiner er etablert og vil bli videreutviklet Kontrollrapporter XKR01 Brukere med tilgang til firma XKR02 Roller pr. bruker 14

15 Videre oppfølging 15

16 Bestilling av tilgang 16

17 Bestillingsskjema 17

18 Rollebeskrivelse 18

19 19

20 Oppbevaringsplikten

21 Bokføringsloven Med virkning fra har Finansdepartementet fastsatt endringer i reglene om minste oppbevaringstid for regnskapsmateriale etter bokføringsloven. Endringene innebærer at minstekravet til oppbevaringstid for de fleste former for primærdokumentasjon blir fem år.

22 Ingen endring for statlige virksomheter Reduksjon i oppbevaringstid gjelder ikke for statlige virksomheter. Vi kan med andre ord ikke begynne å makulere regnskapsmateriale tidligere enn før

23 Hva gjelder for statlige virksomheter? Det er ingen endringer på oppbevaringstid i bestemmelsene

24 Hva sier bestemmelsene

25 Finne frem i labyrinten Gjengangsspørsmålene er: Hva, hvordan og hvor lenge?

26 Hva Eksempel fra rutinen: Fullmakter som viser hvem som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet: Skal oppbevares i virksomhetens arkiv i 3 år og 6 måneder

27 Hva Eksempel fra rutinen: Inngående fakturaer: Behandles og oppbevares elektronisk i DFØs systemer. Oppbevaringsperioden er 10 år.

28 Hvordan Arkivet kan gjerne være elektronisk. Tre viktige stikkord: Ordnet Forsvarlig sikret Kontroll.

29 Hvor lenge Noe skal oppbevares i 3 år og 6 måneder Noe skal oppbevares i 10 år Noe skal avleveres til arkivverket når det er om lag år gammelt.

30 Eksempel fra rutinen Det eneste som skal avleveres arkivverket er: Virksomhetens saldoliste pr XXXX (GL09 råbalanse) Årsrapport med årsregnskap

31 Gode rutiner

32 Tilpasset prosessene i hverdagen Det er linker til rutinen fra prosessbeskrivelsene på sidene våre, og rutinen for oppbevaringsplikten henger sammen med våre andre rutiner: Som for eksempel rutiner for avstemming og årsavslutning. Ny rutine for regnskapskunder av DFØ belyser hva som skal oppbevares, hvordan det skal oppbevares og for hvor lang tid det skal oppbevares.

33 Bestemmelser i endring Og selv om «noe» er hugget i stein, er ikke bestemmelsene det. Bruk derfor nettsidene våre, slik at den rutinen du følger alltid er den sist oppdaterte.

34