LØNNS- OG TREKKARTER...

Transkript

1 Innholddsfortegnelse 1. INNLEDNING RESSURSREGISTER REGISTRERING RESSURS ADRESSE SKILLEKORT ADRESSE SKILLEKORT TELEFON SKILLEKORT E-POST RELASJON LØNNINFO ANSETTELSE PERSONAL MEMO VERKTØYMENYEN SIMULERING FASTE LØNNARTER SATSER SALDO FORDELING PÅRØRENDE LØNNS- OG TREKKARTER LØNNARTSKATALOGEN SKILLEKORTET LØNNART SKILLEKORTET KONTERING SKILLEKORTET GRUNNLAG SKILLEKORTET GRENSER SKILLEKORTET INFO VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER REGISTRERING AV VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER EVRY AS 2013 Side i

2 4.2 ENDRING/SLETTING AV VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER LØNNSKJØRING ANSIENNITETSOPPRYKK (PR24) GENERERING AV RESSURSSATSER (HS05) ETTERBETALING AV LØNN (PR14) LØNNSFORSLAG (PR01) LØNNSBEKREFTELSE (PR02) SPØRRING HISTORISKE LØNNSTRANSAKSJONER REVERSERING AV SISTE LØNNSKJØRING EVRY AS 2013 Side ii

3 1. Innledning Kurset gir en gjennomgang av bruk og oppsett av Lønnssystemet i AGRESSO, da primært innlegging av data om de ansatte. Man vil også gå igjennom grunnleggende prosesser og begreper for å kunne starte med lønn. Etter endt kurs skal kursdeltakeren ha kunnskap om å bygge opp og vedlikeholde registeret for ansatte med tilhørende data, registrere variable lønnstransaksjoner samt simulere lønn på enkeltpersoner. Deltakeren vil også ha kjennskap til lønnarter og grunnleggende om hvordan disse fungerer, samt lønnskjøringsprosessen. Anbefalte forkunnskaper: Kurset forutsetter at deltakeren har basiskunnskaper i Agresso tilsvarende kurset "Grunnkurs Ressurs- og stillingsadministrasjon" EVRY AS 2013 Side 1

4 2. Ressursregister Skjermbildet Ressursregister er tilgjengelig i Lønnsmodulen i tillegg til Personalmodulen i Agresso. Oppdatering trenger kun å gjøres ett sted. Menyvalg for å oppdatere ressursinformasjon er tilgjengelig både fra Lønnsmenyen og Personalmenyen. I ressursregisteret registrerer du alle ansatte/innleide, her kalt ressurser, som skal være med i lønnssystemet. For en ressurs angir du blant annet et reskontronummer, ressursnavn og adresse. Du legger også inn fast informasjon knyttet opp mot utlønning og personalinformasjon. Dessuten knytter du ressursen til relasjoner, f.eks. ansvarssted og fagforening. Videre kan du definere individuelle lønnssatser og saldoer for ressursen. Du har også skjermbilde for å se alle faste lønnarter ressursen er knyttet til. I tillegg finnes det et skjermbilde for å knytte sammen ansatte og stillinger. Ressursreskontroen er nært knyttet til AGRESSO Leverandørreskontro slik at remitteringsrutiner kan ivareta utbetaling av lønn. Fordi en ressurs inngår i leverandørreskontroen vil du i tillegg til rapport-/spørrefunksjoner i lønnssystemet også kunne benytte tilsvarende funksjoner på reskontronivå. Skjermbildet består av syv skillekort som standard. Flere skillekort kan defineres som fleksifelter (8 Familie), men det dekkes ikke av dette kurset. I hvert skillekort kan du legge inn og endre den tilhørende informasjonen. Du går automatisk over i neste skillekort når du flytter markøren ut av siste felt i skillekortet. EVRY AS 2013 Side 2

5 Før du kan starte registrering av ressurser, må du ha etablert en leverandørgruppe som de ansatte skal inngå i. Det er mest hensiktsmessig å definere en egen leverandørgruppe for ansatte. Denne kan settes som default (standard) ved systemparameter, HS_APAR_GR som angir koden for leverandørgruppen. I tillegg må følgende forutsetninger være tilstede: Via systemparameter HS_EQUAL_ID (skjermbildet Oppsett parametre) definerer du om ressursnummer og leverandørnummer skal være identiske. Betalingsmetode må være definert i skjermbildet Betalingsmetoder, ofte er det hensiktsmessig å definere egne betalingmetoder for ansatte med bankkonto, ansatte uten bankkonto og lønnsleverandører med hensyn til remittering. Landkoder må være definert i skjermbildet Land. Språkkoder må være definert i skjermbildet Språk. Gyldige ressurstyper må være definert i skjermbildet Ressurstyper. Kommunenummer må være definert i skjermbildet Kommuneregister og avgiftssoner. Gyldige tabelltyper er definert i AGRESSOs eget systemoppsett. EVRY AS 2013 Side 3

6 Gyldige tabellnumre må defineres i skjermbildet Tabellnummer. Systemparameter POSITION_LEVEL må settes til 1 eller 2 for at skillekortet Ansettelse skal vises i ressursregisteret. 1.1 Registrering Ved opprettelse av ny ressurs må en først velge hvilken Ressurstype denne skal tilhøre. Ressursnummeret blir tildelt automatisk ved lagring dersom autonummerering er definert. Legg inn reskontronummer (leverandørnummer). Hvis systemparameteren HS_EQUAL_ID er satt på, blir ressursnummer lagt ut i reskontronummerfeltet Fyll ut feltene for de forskjellige skillekortene i henhold til feltbeskrivelsene. Velg kommandoen Lagre (F12) i Datamenyen. NB! Før lagring kan foregå må følgende skillekort være utfylt: Ressurs Relasjon Adresse Lønninfo I disse mappene er det en del felt som MÅ ha informasjon før systemet vil godkjenne lagring. Mulighetene i Verktøymenyen blir tatt opp senere i kurset. EVRY AS 2013 Side 4

7 1.2 Ressurs Dette skillekortet inneholder felles informasjon for lønns- og personalsystemet. La oss se på feltene: Felt Beskrivelse Ressnr Entydig alfanumerisk kode for ressurs/ansatt. Kan bestå av inntil 12 tegn. Kun et søkefelt, hvis ny ansatt skal legges inn lar en dette feltet stå blankt Ved søk på ressurs, velges den første boksen. Hvilke søkebegrep som skal bli foreslått først, bestemmes i Oppsett søkefelt ressurs under Systemparametre. Ressurstype Må utfylles med en gyldig kode før en kan fortsette registreringen. Ansatte kan legges inn som default verdi i parameter HS_DEFAULT_RES_TYPE. Ressnr (NY) Navn Ved registrering av ny ressurs, må ressursnr angis i dette feltet hvis det ikke er lagt opp til autonummerering av ressursnummer Ressursens fulle navn, det kommer opp en dialogboks for registrering av navneopplysninger. Det anbefales at det er tatt en beslutning hvordan navn skal skrives. Første EVRY AS 2013 Side 5

8 bokstavn Stor og deretter små eller bare STORE bokstaver, og om der skal være for/etternavn eller omvendt. HS_NAME og HS_NAME_SAVE er parametere som styrer hvordan navn skal legges inn, og lagres for senere visning. Søkenavn Dato fra Tekstfelt for angivelse av et forkortet navn på ressurs f. eks. initialer. Feltet kan brukes til søking i andre skjermbilder. Ved lønnsberegning for perioden ressursen starter, kan beløpet som er beregnet på en lønnart reduseres i henhold til hvor mange dager ressursen var ansatt. Beregningen av antallet dager ansatt tar utgangspunkt i kalenderen for gjeldende måned, både når det gjelder dato fra og dato til. Hvis Dato fra og Dato til på eksisterende ressurser bare skal vedlikeholdes fra AGRESSO Lønnssystem eller AGRESSO Personalsystem, styres dette via systemparameteren RES_DATE_CHANGE. Kun hvis du går inn via modul angitt i RES_DATE_CHANGE, kan du endre datoen. Dato til Status Dato ressursen sluttet. Feltet kan være blankt. (Du blanker feltet ved å trykke F2). Statuskoder. Du bruker statuskodene til å styre om ressursen skal være med i utskrifter fra AGRESSO Lønnssystem og AGRESSO Personalsystem. NB! Dersom du skal sperre en ressurs for lønnskjøring, må dette gjøres i skillearket Lønninfo. Gyldige koder er: Aktiv (N). Ressursen er aktiv. Parkert (P). Ressursen er midlertidig parkert. Sperret (C). Ressursen er sperret (lar seg omgjøre). Avsluttet (T). Ressursen er avsluttet (lar seg ikke omgjøre). Deltid % Her legges deltidsprosenten til ressursen inn. Kan styres av parameter slik at denne er summen av aktive stillinger, gyldig pr dags dato til enhver tid. Da er dette feltet grået ut. Aktuelle parametre er HS_PARTTIME_PCT (I001) og POS_PARTTIME_PCT (I001). Hvis begge er slått på hentes sum EVRY AS 2013 Side 6

9 stillingsprosent fra ansettelsen. Fødselsdato Ressursens fødselsdato. Format: ddmmåååå Kan være blank (anbefales ikke). Fødselsnr Fødselsnummer (inntil 20 alfanumeriske tegn), eventuelt bare nuller. Benyttes ved utskrift av bla. Lønns- og trekkoppgave (PR04). Hvis systemparameteren MOD_SOCIAL_SEC er på, blir det foretatt gyldighetskontroll på fødselsnummeret, i tillegg til at det gis advarsel dersom dette fødselsnr. finnes fra før. I kursmiljøet: Overtid Angir om det kan føres overtid på ressursen. Ved føring på en overtidslønnart vil det bli automatisk kontrollert at ressursen har adgang til å føre overtid, hvis ikke kommer det opp advarsel.. Kontrollen benyttes også av AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering. Akkord Kontering Oppdrag Resk.nr ReskGr Avtale Melding Kan føre overtid Kan ikke føre overtid Benyttes ikke av lønn Angir om det er overstyrt konteringsfordeling for ressursen Angir om det er en oppdragsavtale for vedkommende Ressursens reskontronummer (leverandørnummer). Hvis systemparameter HS_EQUAL_ID er aktivert, vil reskontronummer bli låst for vedlikehold og ressursnummer vil automatisk bli lagt opp i feltet. Den reskontrogruppen ressursen knyttes til. Det anbefales at ansatte har en egen reskontrogruppe, og at alle fast ansatte knyttes mot denne gruppen. Må være opprettet i skjermbildet Leverandørgrupper. I feltet benytter du leverandørgruppens beskrivelse. Relevante felt vil bli fylt ut i henhold til gruppens behandlingsregler. Kan settes default ved parameter HS_APAR_GR. Angir om det er koblet en avtale i avtalemodulen til vedkommende, parameterstyrt HS_VIEW_CONTRACT. Meldingstekst for ressursen. Meldingen vil dukke opp ved registrering av variable lønnstransaksjoner og ved registreringen av fravær. Det er den til EVRY AS 2013 Side 7

10 enhver tid aktuelle teksten som vil fremkomme, slik at dette er en meldingstekst for aktuell informasjon vedrørende ressursen som er relevant å vite ved registrering av transaksjoner. Feltet kan være blankt. Oppdatert Bruker Dato for når ressursens faste informasjon sist ble oppdatert. Automatisk oppdatering. Hvilken bruker som foretok siste oppdatering. Automatisk oppdatering. EVRY AS 2013 Side 8

11 1.3 Adresse All adresseinformasjon for en ressurs oppdateres i skillekortet Adresse. Ved å zoome inn på en rad i skillekortet, får du tilgang til adresseregisteret og kan vedlikeholde denne raden. Adressen oppdateres også på tilhørende leverandørreskontro. Remitteringsrutinen krever at Generell adresse er lagt inn. Informasjonen legges inn i skjermbildet ved å velge kommandoen Behold (F11). Du kommer da tilbake til skillearket Relasjon. NB! Du får ikke lagret en ressurs dersom Generell adresse ikke er lagt inn. 1.4 Skillekort Adresse EVRY AS 2013 Side 9

12 Feltforklaring Felt Type Beskrivelse Adressetype. Adressetyper defineres i skjermbildet Begrepsverdier. Begrepet for adressetype ADRTYPE (GL) må være definert i skjermbildet Begreper. Gyldige verdier er: Generell, Levering, Faktura, Betaling, Purre, Bank, Midlertidig adresse og Kopi. Kontaktperson Navn på kontaktperson. Stilling Land Adresse Poststed Fylke Postnummer Kontaktpersonens stilling. Land definert i skjermbildet Land. Adresse for valgt adressetype. Navn på poststed. Dersom det er kryss i kolonnen F i skjermbildet Land, vil feltet Poststed automatisk utfylles når postnummer angis. Benyttes ikke av norsk adresseoppsett. Postnummer. 1.5 Skillekort Telefon EVRY AS 2013 Side 10

13 Felt Type Sekvensnr Telefon Telefax Telex Mobil P.Søker Privat Assistent Beskrivelse Adressetype Internt løpenummer som tildeles ved lagring Telefonnummer Telefaksnummer Telexnummer Mobiltelefonnummer Personsøkernummer Telefonnummer privat Telefonnummer assistent. 1.6 Skillekort e-post Felt Type URL Til Beskrivelse Adressetype Internettside. Informasjonsfelt Navn på mottakere av E-post kan registreres manuelt eller hentes direkte fra E-post systemets adressebok som åpnes ved å klikke på knappen. Denne informasjonen kan EVRY AS 2013 Side 11

14 benyttes til å sende lønnsslipp på e-post til vedkommende. CC Navn på mottakere av kopi kan registreres manuelt eller hentes direkte fra E-post systemets adressebok som åpnes ved å klikke på knappen. E-post adresser benyttes med E-post splitting av rapporter som for eksempel har Begrep som bestillingsparameter. Eksempel: Dersom E-post adresse er satt opp for alle kostnadsstedene og dersom det er krysset av for E-post splitting i rapportbestillingen, vil hvert kostnadssted automatisk få tilsendt sin rapport. 1.7 Relasjon I dette skillekortet kan man registrere og vedlikeholde relasjonsverdier på ressursen. Relasjoner defineres etter behov og benyttes for å knytte tilleggsinformasjon til en ressurs. I skjermbildet Relasjoner på ressurs defineres hvilke relasjoner som er tilgjengelige i dette skjermbildet. Der kan det også velges hvilken modul dette begrepet skal vises: lønn eller personal eller begge. EVRY AS 2013 Side 12

15 Gyldig tidsrom og historikk bestemmes ved å angi gyldig datointervall og tilhørende status på relasjonene. Systemparameter OLD_REL_STATUS må settes til aktiv for å få automatisk historikk, anbefalt verdi er N (Aktiv). Historikken vises ved å trykke Finn (F7). Relasjon på ressurs benyttes til å definere konteringsverdier, for eksempel ressursens ansvar. Relasjoner som vil ha virkning for trekk eller ytelser må kobles mot lønnarter (Faste/periodiske lønnarter). Det kan tildeles en behandlingsregel for eksempel i betalingssystemet. Behandlingsreglene vil være aktive for alle ressurser som er knyttet til relasjonen. Felt Relasjon Rel.verdi Beskrivelse Relatert begrep som ressursen er knyttet til (f. eks. ARBSTED). Kobling til begrep for ressurs (RESSNR) må på forhånd være etablert i skjermbildet Relasjoner på ressurs. Begrepsverdi for det relaterte begrepet i feltet Relasjon som du ønsker å koble ressursen til. F. eks. ved kobling av ressurs til ansvarssted (ANSVAR) 100, vil feltet Rel.verdi inneholde ansvarstedet 100. Dersom du ved etablering av begrepet ANSVAR i skjermbildet Begreper har krevd at begrepsverdien må eksistere i skjermbildet Begrepsverdier (Vedlikehold = A eller M, ref skjermbildet Begreper), må verdien du legger inn i dette feltet være definert der. Dvs. at før du kan knytte ressursen til ansvarssted 100, må ansvarsstedet være registrert under begrepet ANSVAR i skjermbildet Begrepsverdier. Beskrivelse Beskrivelse av relasjonsverdien vises automatisk. Beskrivelsen kommer ikke frem for begreper som har vedlikeholdskode = O - optional. P Periodetype. Angir hvilken type periode som skal være relasjonens periodetype. Periodetyper: N Ingen periodisering av relasjonsverdier. DT Dato. PR AGRESSO Lønnssystemperioder. EVRY AS 2013 Side 13

16 TS AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering perioder. GL AGRESSO standard perioderegister. Dato fra Dato til S Datoen som koblingen mellom aktuell ressurs og relasjonsverdi skal være gyldig fra. Hvis periodisering er N, må ikke dato angis. Datoen som koblingen mellom aktuell ressurs og relasjonsverdi skal være gyldig til. Statuskode. Gyldige verdier er: N Aktiv, normal. P Parkert. C Sperret. 1.8 Lønninfo Tabellfeltet viser satser og saldoer for den aktuelle ressursen. Satsene som hentes frem er de som er knyttet til ressursen individuelt, kategorisatser og de satsene som er knyttet til ressursens lønnsgruppe. Verdireferansene er kun vist som informasjon, og kan ikke vedlikeholdes i dette skjermbildet. NB! For at satsene skal vises her må det være kryss i kolonnen Smart client HR i skjermbildet Verdireferanser. EVRY AS 2013 Side 14

17 Felt Lønnsstatus Beskrivelse Statuskode. Ved lønnskjøring vil Lønnsstatus bli brukt til å styre hvilke ressurser som skal være med på lønnsforslagene. Du kan parkere/avslutte ressursen i feltet Status i skillekort Ressurs og likevel få med ressursen på lønnskjøring fram til du parkerer/avslutter lønnsstatusen. Gyldige statuskoder er: Aktiv (N): Tilgjengelig for lønnsforslag. Parkert (P): Blir ikke med på lønnsforslag. Sperret (C): Ressursen er avsluttet. Lønnsforslag (R): Inngår nå i et lønnsforslag. Settes automatisk ved kjøring av lønnsforslag og via skjermbildet Lønnskjøringsdetaljer. Omkjøring (S): Eksisterer på lønnsforslag, men skal kjøres på nytt, vil få status Aktiv (N) ved lagring.. Når lønnsstatus er Lønnsforslag (R), kan du bare endre status til Omkjøring (S). Lønnsperiode Lønnsperiode for siste lønnskjøring. Blir oppdatert automatisk ved lønnsbekreftelse. Ressursen kan være med på lønnsforslag for lønnsperioder høyere enn Lønnsperiode. Buntnr Bet.metode Buntnummer på lønnsforslaget ressursen inngår i. Buntnummeret blir gitt ved bestilling av serverprosessen Lønnsforslag (PR01) og blir automatisk lagt ut på de ansatte. Betalingsmetode. Gyldige betalingsmetoder må være definert i skjermbildet Betalingsmetoder. Bankkonto Bankgirokonto (f. eks ). Benyttes ved innenlandske utbetalinger i NOK. Punktum, skilletegn o.l. må ikke forekomme i bankgironummer. Hvis systemvariabelen MOD_CHECK er definert i skjermbildet Oppsett parametre, blir det kontrollert om bankkontonummeret er gyldig. Hvis angitt verdi er ugyldig, foreslår AGRESSO et dummy - gironummer som er definert i systemparameteren DEF_BANK_AC i EVRY AS 2013 Side 15

18 skjermbildet Oppsett parametre. Giro Postgiro Clearing code Kommune Tabelltype Tabellnr Info Dette feltet benyttes ikke. Postgirokonto. Benyttes ved utbetalinger innenlands (i NOK) når Bet. metode er PG/DG (Postbanken). Punktum, skilletegn o.l. må ikke forekomme i postgironummeret. Hvis systemparameteren MOD_CHECK er definert i skjermbildet Oppsett parametre med S = N og Verdi = 11, blir det kontrollert om postgironummeret er gyldig. Hvis angitt verdi er ugyldig, foreslår AGRESSO et dummy gironummer som er definert i systemvariabelen DEF_BANK_AC i skjermbildet Oppsett parametre. Styres av parameter HS_CLEARING_CODE om benyttes Hvilken kommune den ansatte skatter til. Hvis firmaet er lokalisert i Norge, må den ansatte kobles til en kommune. Kommune må være opprettet i skjermbildet Kommuner og avgiftssoner. Hvilken tabelltype ressursene skal skattlegges etter (Månedslønn, Uke osv). Hvis feltet Tabelltype er blankt, benyttes verdi angitt i systemparameteren TAX_TYPE ved beregning av tabelltrekk skatt. Tabellnummerkode. Hvis begrep for skattekort (SKTAB, DM = C7) har Vedlikehold = M eller F, må gyldige verdier defineres i skjermbildet Tabellnr. Kan være blank dersom begrepet for skattekort har Vedlikehold = O. Dersom feltet ikke er fylt ut, benyttes prosenttrekk. Informasjon for lønnsslipp. OBS! Gjentas hver lønnsskjøring så lenge det er verdier i feltet. 1.9 Ansettelse I dette skillekortet legges all relevant stillingsinformasjon og lønnsinformasjon knyttet til ansettelsen. I skjermbildet Stillingsregister under menypunktet Stillingsadministrasjon kan du knytte en stilling til en stillingskode, stillingsandel, lønnsramme, alternativ og lønnstrinn. Disse verdiene vil da vises som standardverdier når den ansatte er knyttet opp mot denne stillingen. Det gis historikk på alle data som endres ved å angi datoen endringen skal gjelde fra. EVRY AS 2013 Side 16

19 I Opsjoner skjermbilde for ansettelsen kan man sette opp hvilke felter som skal fylles ut, forslag til utfylling, hvor markøren skal stoppe etc. Felt Stilling Stillingskode Beskrivelse Hvilken stilling ressursen innehar. Stillinger legges opp i skjermbildet Stillingsregister under menypunktet Stillingsadministrasjon. Stillingskode. Off. stillingskoder har 4 siffer. Det kan opprettes individuelle stillingskoder med 6 siffer, der de fire første er lik opprinnelig off. kode mens de to siste siffer er valgfrie. Eks Leder. Her kan opprettes Personalleder. Kun de fire første vil komme med i off. rapporter, mens den ansatte vil få Personalleder på sin lønnsslipp. Er systemparameter CHANGE_POST_CODE slått på kan man velge en annen stillingskode enn den som ligger default i stillingsregisteret. Stillings% Angi i prosent hvor stor stillingsandel ressursen har i denne ansettelsen. Arbeidsplan Hvilken arbeidsplan som gjelder for denne ansettelsen. Mulige arbeidsplaner legges opp som begrepsverdier til begrepet ARBPLAN og kan gis ytterligere innhold i skjermbildet Arbeidsplan pr. uke eller ukesyklus i AGRESSO Personalsystem. Feltet må fylles ut for at dager skal beregnes i fravær/refusjon. EVRY AS 2013 Side 17

20 Ansettelsestype Her må en ta hensyn til om ansettelsen skal være med i off. rapportering eller ikke. NB! Hvis PAI statistikk skal tas ut bør ansettelsesforhold settes opp i henhold til PAI, slik at en kan ekskludere ansettelsestyper som ikke skal med. Hva slags ansettelsestype som gjelder for denne stillingen, f. eks Fast, Vikar, Midlertidig o.l. Defineres i skjermbildet Ansettelsestype under menypunktet Stillingsadministrasjon. Kapittel HTA Alternativ Årslønnstrinn Ressurstype Status Ressursen og stillingen knyttes opp mot en på forhånd definert Kapittel/lønnsramme. Gyldige kapitler defineres i skjermbildet Kapittel HTA under menypunktet Stillingsadministrasjon. Kapitlene defineres ihht til Hovedtariffavtalen. Hvilket alternativ innenfor et kapittel som skal gjelde for stillingen. Alternativ styrer hvordan årslønnstrinn og ansiennitet innenfor en lønnsramme henger sammen. Hvilken årslønn stillingen avlønnes med. Dersom kapittelets alternativ er fast knyttet mot et lønnstrinn, vil dette feltet være låst. Arves fra Ressursbildet Stillingens status. Gyldige koder er: Aktiv: Stillingen er aktiv. Parkert: Stillingen er midlertidig parkert. Sperret: Stillingen er sperret (lar seg omgjøre). Avsluttet: Stillingen er sperret (kan ikke omgjøre) Benytt kun Aktiv, og dato fra og til for stillingene. Status Avsluttet benyttes for stillinger som er lagt inn feil og kan slettes! Dato fra Dato til Ansiennitet Ekskluder Stillingens gyldighetsdato fra. Stillingens gyldighetsdato til. Dette feltet kan være blankt. Stillingens ansiennitetsdato. Om denne ansettelsen skal være med i ansiennitetsopprykk eller ikke: EVRY AS 2013 Side 18

21 Kommer med på opprykksrutinen Kommer ikke med på opprykksrutinen, eksempelvis timelønnede personer. Kontering Hovedstilling Sortering Angir om det er overstyrt konteringsfordeling for denne ansettelsen. Hovedstillingen merkes med hake i de tilfeller ressursen har flere ansettelser. Rapporter som skal ha ut hovedstilling, eks SPK vil da benytte denne stillingen. Fri nummerering av stillinger. Rapportering til KLP vil hente stillingskode fra stilling merket med sortering 1 for ansatte som har mer enn en stilling Tabellfelt Tabellfeltet under skillekortet Stilling gir en oversikt over hvilke(n) stilling(er) ressursen innehar. Verdiene kan ikke vedlikeholdes i tabellfeltet, men må endres i de enkelte over for hver enkelt stilling. Den aktuelle raden flyttes opp fra tabellfeltet ved å sette markøren i den ønskede raden i tabellfeltet og deretter velge behold-knappen eller trykke Shift + F11. Dobbel-klikk eller zoom på ønsket linje og du får frem relasjonene (kontering) på den aktuelle ansettelsen. Her vedlikeholdes relasjonene knyttet til stillingene ut fra datointervaller. I tillegg er det kryss for om relasjonen skal benyttes til kontering, uthenting av satser, kobling til faste lønnsarter og/eller benyttes av rapporter. NB! Disse kryssene er viktige, settes de feil kan de gi feil lønn. EVRY AS 2013 Side 19

22 1.10 Personal Skillekortet benyttes til informasjon om ressursen som man ønsker å rapportere på. Kortet gir ingen historikk; men viser situasjonen pr dags dato. Enkelte av feltene kan settes opp slik at historikk vil vises som relasjoner på ressurs, det vil da komme opp en dialogboks for historikk ved endringer. Ved rapportering til eksempelvis NHO, SSB eller KS(PAI) er noen av feltene allerede bundet opp mot disse statistikkene, og bør ikke benyttes til annet. Faste felt til statistikker Utd.kode Den ansattes høyeste utdanning Styrk (Yrkeskode) Benyttes i rapport til det offentlige Frie felt kode 1-8 EVRY AS 2013 Side 20

23 Koder defineres i skjermbildet Faste koder under Faste registre. Ledetekster kan som ellers i AGRESSO døpes om. Dette gjøres under Systemadministrasjon. For de 8 feltene (begrepene) i midtre del av skjermbildet må i tillegg begrepet døpes om under Felles. Normalt er kode 1 omdefinert til Utd.kode og kode 6 til Styrk (dersom 6 sifret kode benyttes, ellers kode 2). Feltforklaring Felt Beskrivelse Språk Ressursens språk. Defineres i skjermbildet Språk i AGRESSO Systemadministrasjon. Statsborger Kjønn Sivilstatus Romnr Kundenr Ressursflagg1 Ressursflagg2 Timelønn Kode 1 8 Ressursens statsborgerskap. Dette må være et gyldig land som er definert i skjermbildet Land i AGRESSO Systemadministrasjon. Mulige innstillinger: Mann Kvinne Kjønnsnøytral Feltet kan være blankt Ressursens sivilstatus. Det er ingen gyldighetssjekk av verdien i feltet, men du kan for eksempel legge inn følgende: G - Gift E - Enslig S Samboer Feltet kan være blankt Betegnelse for ressursens kontorplass. Feltet kan være blankt Kunden som ressursen er utstasjonert hos. Kan f. eks. benyttes hvis post o.l. skal sendes til kundeadressen. Feltet benyttes ikke av standardrapporter. Fritt flagg hvis innhold og tekst defineres av brukeren. Fritt flagg hvis innhold og tekst defineres av brukeren. Timelønn overføres fra AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering. Fri kode. Feltet kan være blankt. Kodene defineres i skjermbildet Faste EVRY AS 2013 Side 21

24 koder under menypunktet Fasteregistre / Lønnssystem. Utdannelsesår Hvilket år de ansatte ble ferdig utdannet. Oppgi årstall, f. eks Kan omdefineres. Lønnsår Pensjonsalder Tjenestedato Ressursdato Prøvetid Sluttgrunn Hvilket år lønnsansienniteten skal regnes fra. Kan være blank. Kan omdefineres. Alder ressursen vil gå av med pensjon. Kan være blank. Kan omdefineres. Dato for når ressursen startet i konsernet. Kan være blank. Kan omdefineres. Frie ressursdatoer. Du kan selv endre teksten i disse feltene. Dato for når prøvetiden utgår. Feltet kan brukes ved rapportering. Kan være blank. Kan omdefineres. Fri kode for angivelse av grunnen til at ressursen sluttet. Kan være blank Memo Skillekortet dekker behov for registrering av fortløpende informasjon og kommentarer om ressursen som for eksempel prøvetid, oppsigelsestid etc. Det er fritekst med 60 tegn. Informasjonen kan rettes og lagres på nytt. Valgfritt antall rader i tabellfeltet. Ved å velge kommandoen Angre rad i Datamenyen kan du fjerne en registrert rad (før den er lagret). Ved oppslag blir tekstene lagt opp med siste registrerte tekst først. EVRY AS 2013 Side 22

25 Feltforklaring Felt Beskrivelse Oppdatert Bruker Beskrivelse Tekstinformasjon om ressursen Dato for når teksten ble registrert Bruker som registrerte teksten 2 Verktøymenyen 2.1 Simulering Skjermbildet gir mulighet til å simulere lønnskjøring for en ansatt i en gitt periode. Systemparameteren PR_SIMULATION_VAR må være definert riktig. Denne parameteren definerer hvilken variant av Lønnsforslag som skal kjøres av rutinen Lønnssimulering, og tidsavbruddsperioden for rapporten. Kommandoen for lønnssimulering kan kun benyttes for ressurser med aktiv lønnsstatus i skillekort Lønninfo. Velg Verktøy Simulering. Velg Simulering. Systemet gir et ordrenummer, velg OK. EVRY AS 2013 Side 23

26 Hvis du velger å vente til simuleringen er ferdig, velg Ja. Hvis du vil vente til senere, via Ajourhold Rapportutskrift, velg Nei. Når simuleringen er ferdig kommer dette bildet frem. Velg OK. Legg merke til at krysset i kolonnen til venstre er forsvunnet. Dobbelklikk på linjen for å se resultatet. EVRY AS 2013 Side 24

27 For hver lønnart får du se resultat for antall/grunnlag og beløp. Beløpet er splittet opp i en kolonne for debet, kredit og netto. Du kan ved å krysse av for Vis satser, få frem alle satser som er benyttet ved beregning av lønnarten. Lønnarter med null i netto er f. eks avsetnings lønnarter for arbeidsgiveravgift, grunnlagsarter for feriepenger og fordelsarter for fri bil eller skattepliktig kostbesparelse. Gjennom Oppsett spørring kan definere hvilke kolonner som skal vises i skjermbildet, eksempelvis slik at kontering fremkommer. Dette oppsettet kan lagres som forslag. EVRY AS 2013 Side 25

28 2.2 Faste lønnarter Dette skjermbildet gir deg mulighet til å se alle faste/periodiske lønn- og trekkarter som gjelder for den ansatte for en gitt dato. Lønnarten kan være generell, gjelde for en kategori/gruppe eller gjelde kun for den aktuelle ressursen. Kolonnen Frekv. sier noe om hvor ofte lønnarten slår til. Forutsetninger: Det må eksistere koblinger definert i skjermbildet Faste/periodiske lønnarter som gjelder for ressursen eller ansettelsen til ressursen. Lønnarten kan være koblet på tre nivåer: 1. Direkte mot ressursen 2. For relasjonen og relasjonsverdien ressursen/ansettelsen er koblet til. 3. Definert som en generell lønnart. OBS! Koblingene som hentes opp, må være gyldig for datoen gitt i feltet Dato. 2.3 Satser EVRY AS 2013 Side 26

29 Dette skjermbildet gir en oversikt over alle satser som gjelder for en ansatt på en gitt dato. Du kan også definere og vedlikeholde satser for ressursen her. Satsene vises selv om de ikke er benyttet på lønnarter koblet til den ansatte. Satser for den aktuelle datoen blir automatisk hentet opp når åpner Satser. Hvis du ønsker å se satser tilbake i tid kan du endre dato i datofeltet. Satser kan defineres på fire nivåer: Ressurs Individuell sats pr ressurs. Stilling/lønnstrinn Sats som er gyldig pr. stilling/lønnstrinn som en ansatt er koblet til Relasjon Sats som gjelder for en ressursgruppe, dvs. hvilken relasjon den ansatte er koblet til. Må vedlikeholdes i skjermbildet Verdireferansesatser eller i skjermbildet Satser koblet til ressurs/gruppe. Generell Satser som gjelder generelt, dvs. for samtlige ressurser. Generelle satser vises ikke i dette skjermbildet. Ved uthenting og bruk av satser vil AGRESSO først lete etter en individuell sats (gjelder for den ressursen), deretter vil satser som er koblet til stillingen og deretter satsene til ressursens relasjoner benyttes. Dersom verken individuelle, stillings- eller gruppesatser finnes, vil generelle satser bli brukt. 2.4 Saldo Skjermbildet gir adgang til å opprette, vedlikeholde og spørre på saldoer for en ressurs. Saldoregisteret kan benyttes til sparesaldoer, saldoer for å følge opp utestående gjeld eller som akkumulatorer. Saldoregisteret benyttes og oppdateres ved lønnskjøring. Restbeløp for en saldo blir oppdatert med resultatet fra lønnarter som er merket med saldoreferanse i grenseskillekortet i lønnartskatalogen. EVRY AS 2013 Side 27

30 For trekklønnarter kan saldoen benyttes til å styre når lønnarten merket med saldoen skal opphøre for ressursen (Stopp ved null saldo). Saldoen legges inn i skillekort 4 grenser. Gjennomgang av lønnartskatalogen gjøres senere i dette kurset. Ressursens saldoer blir automatisk hentet opp når du åpner skjermbildet Saldo. 2.5 Fordeling I dette skjermbildet kan du angi en prosentfordeling for lønnstransaksjoner for ressursen med et fritt valg av konteringsbegreper. Eksempelvis kan det være ønskelig å fordele ressursens lønnskostnader på ulike ansvar for eksempel ansvar 100 og 200. NB! Dersom en står på en ansettelse, vil konteringen gjelde denne ansettelsen, og ikke ressursen som helhet. For at verdiene, som fordelingen skal gjøres i henhold til, skal vises på lønnstransaksjonen, må konteringsregelen og lønnarten tillate utfylling av de enkelte dimensjonene. Følgende systemparametre (en eller flere) må settes opp i skjermbildet Oppsett parametre under menypunktet System oppsett for at denne funksjonen skal kunne brukes: RES_ATT_1_ID RES_ATT_2_ID RES_ATT_3_ID RES_ATT_4_ID RES_ATT_5_ID RES_ATT_6_ID RES_ATT_7_ID Verdien angir hvilket konteringsbegrep som skal brukes i de enkelte dimensjonene. EVRY AS 2013 Side 28

31 2.6 Pårørende Her kan du kan registrere informasjon om de pårørende som er koblet til ressursen. EVRY AS 2013 Side 29

32 3 Lønns- og trekkarter Lønnartkatalogen er ett av 3 hovedregistre i Agresso Lønn. Dette registeret definerer: Beregninger for lønnstransaksjoner Rekkefølgen for beregninger Koblingene mellom de ulike lønnartene Det er 6 forskjellige typer lønnarter som benyttes: 1. Fast (F) Satsen og/eller beregningen forblir konstant for hver periode i den tilknyttede frekvensen (se faste/periodiske Lønnarter). 2. Variabel (V) Antall timer/enheter blir lagt inn av endelig bruker (puncher) i skjermbildet Variable lønnstransaksjoner. 3. Generert (G) Lønnarten genereres automatisk basert på resultatene av en eller flere lønnarter. 4. Kategori (C) Fungerer som genererte, men du kan begrense hvilke grupper den skal benyttes på eller hvor ofte den skal slå inn. 5. Reskontro (R) Benyttes for å trekke reiseforskudd i Reisemodulen. 6. Tillegg (E) Fungerer som Fast, men aktiviseres kun ved tilleggskjøringer. 3.1 Lønnartskatalogen Lønnartskatalogen består av 5 skillekort. Ved hjelp av Tab-tasten kan du bevege deg rundt og endre informasjonen i de enkelte feltene. Når du beveger deg ut av det siste feltet i et skilleark, vil du automatisk hoppe over til neste skilleark. 3.2 Skillekortet Lønnart I dette skillekortet forteller vi systemet hvordan lønnarten skal regnes ut (formel), hvilke verdireferanser (satser) som skal benyttes, hvor på lønns- og trekkoppgaven beløpet skal plasseres, og om lønnarten skal kunne etterreguleres osv. EVRY AS 2013 Side 30

33 3.3 Skillekortet Kontering I dette skillearket spesifiserer vi hvor lønnarten skal konteres i hovedboken. For månedslønn ønsker vi at denne skal konteres på konto Fast lønn. Når vi har lagt inn konto her, bestemmer kontoens konteringsregel hvilke begreper som er obligatoriske/valgfrie. For å få med relasjonsverdien fra Ansattregisteret, bruk enten R (automatisk kan ikke endres) eller D (default kan overskrives). Benytt M hvis verdien skal legges inn verdi manuelt. Dersom Fortegn i forrige skjermbilde er Normal og vi har en konto i dette bildet, betyr det at vi skal debitere denne kontoen. Dersom Fortegn er Kredit beløp og vi har en konto i dette bildet, betyr det at vi skal kreditere denne kontoen. EVRY AS 2013 Side 31

34 Dersom vi også fyller inn motkonto i dette skillekortet betyr det at det ikke skal utbetales noe. Benyttes for eksempel ved Lønnarter som beregner grunnlagsposter (f.eks. grunnlag for skattetrekk, grunnlag feriepenger osv.). 3.4 Skillekortet Grunnlag I dette skillearket definerer vi koblinger mellom Lønnarter. For variable og faste lønnarter, vil kun kolonnen Overføres til være tilgjengelig for registrering. For genererte og kategori lønnarter, vil både Overføres til og Overføres fra være tilgjengelig. 3.5 Skillekortet Grenser I dette skillekortet kan du lage behandlingsregler for grenseverdier for antall og beløp pr transaksjon eller for hittil i år. Man kan legge inn flere grenser pr lønnart. I eksempelet under har vi hentet frem lønnarten for km-godtgjørelse. Her har vi definert at når en ressurs mottar godtgjørelse utover 9000 km, så skal satsen endres, jf. regelverket. EVRY AS 2013 Side 32

35 PR01 (Lønnsforslag) kan generere advarsler, stoppe transaksjoner, overføre transaksjon til en annen lønnart eller benytte en alternativ verdireferanse, avhengig av hvordan grensene er definert. 3.6 Skillekortet Info I dette skillearket kan du spesifisere utskriftsformat for lønnarten på lønnsslippen. Feltene benyttes når du ønsker at lønnarten skal skrives ut i detaljkolonnen på lønnsslippen. Hvis lønnarten skal inngå i en sumkolonne, benyttes skjermbildet Lønnarter og sumfelt for lønnsslipp. EVRY AS 2013 Side 33

36 4 Variable lønnstransaksjoner 4.1 Registrering av variable lønnstransaksjoner Varianble Lønnstransaksjoner er det første skjermbildet som ligger under AGRESSO Lønnssystet. Dette er et av hovedbildene en lønnsfunksjonær må kjenne til, da det i løpet av en lønnsperiode ofte vil være behov for å registrere variable lønnstransaksjoner. Variable lønnstransaksjoner benyttes når det skal føres tillegg eller trekk som varierer for hver lønnsperiode. Variable lønnstransaksjoner kan f. eks være: Overtidsgodtgjørelse Vikartimer Kilometergodtgjørelse Diverse utlegg ved transport/reise el. Transaksjoner som skal benyttes for innrapporteringsformål ved årsoppgjøret For å registrere variable transaksjoner åpner du skjermbildet Variable lønnstransaksjoner. I dette skjermbildet kan du registrere transaksjoner på lønnarter med lønnartstype Variabel (V) (unntaksvis på lønnarter med lønnartstype Fast (F)). Du kan også bruke dette skjermbildet til å vedlikeholde variable transaksjoner som allerede er registrert. Dersom man for eksempel benytter AGRESSO Lånereskontro, vil lånetransaksjoner legge seg som variable i dette skjermbildet for de ressurser som har fått overført posteringer fra lånereskontroen. Hver lønnart er merket med en konto. Konteringsregelen til denne kontoen kan kreve at du manuelt fyller ut enkelte av konteringsfeltene (f. eks prosjekt). I disse tilfellene vil registreringsraden i skjermbildet automatisk bli oppdatert med feltene du trenger for å fullføre konteringen. Konteringsfeltene kan hentes automatisk fra relasjonene til en ressurs, f. eks ressursens ansvarssted. EVRY AS 2013 Side 34

37 Lønnarter kan være merket med en lønn- og trekkartsreferanse. Hvis lønn- og trekkartsreferansen krever ekstra informasjon, vil du få adgang til å komplettere informasjonen ved registrering. Feltforklaring Felt BA Periode Bilagsdato Beskrivelse Bilagsart. Må være opprettet i Bilagsarter. Eksempelvis AV=Variabel lønn Lønnsperiode. Må være definert i skjermbildet Perioder i lønn. Ved lønnskjøring blir poster som er ført på inneværende, samt tidligere perioder, tatt med Bilagsdato for postering av variable lønnstransaksjoner. OBS! Bilagsdato påvirker hvilken sats som benyttes. Navn Navnet på ressursen som registreringen gjelder for. Meldingstekst Hvis man har lagt inn en tekst i feltet Melding i skillekortet Ressurs i Ressursregisteret vil denne fremkomme her. Det kan være informasjon som har betydning for den ansatte i forbindelse med registrering av fravær og lønnstransaksjoner. Disse meldingene kan endres, og kun den sist lagrede meldingen vises her. Lønnartsdefineringen i skjermbildet Lønnartskatalog samt feltene du angir i Opsjoner skjermbildet, avgjør hvordan dette skjermbildet ser ut (dvs. hvilke felter som kan endres og hvilke som ikke kan endres, i registreringsraden). EVRY AS 2013 Side 35

38 Feltforklaringer Felt Ressnr Lta Tekst Stilling Ant./Gr. lag Begrep Beg.verdi Forklaring Ressursidentifikatoren. Du kan velge ressursnummer, navn, søkenavn eller fødselsnummer som registreringsfelt for ressursen. Dette endrer du Opsjoner skjermbildet. Lønnart eller kortkode. Må på forhånd være definert med status Aktiv (N) i skjermbildet Lønnartskatalog. Du kan benytte lønnarter med LTA type Variabel (V) eller Fast (F). Beskrivelse til lønnarten legges automatisk opp. Denne teksten kan endres hvis feltet Tekst på lønnarten ikke er krysset av. Stilling. Du må angi stillingen for transaksjonen. Stillingen kan også styre verdien som vises i satsfeltet. (Kun dersom feltet Stilling har kryss på lønnarten). Antall/grunnlag, f. eks. antall timer, antall kilometer, osv. Du kan legge inn verdi i dette feltet hvis det ikke er kryss for at Ant./Gr. lag skal være fast på lønnarten. Markøren stopper i dette feltet hvis flagget for Faktor ikke er satt til fast i skjermbildet Lønnartskatalog. Begrepsverdi som satsen skal hentes for. F. eks land- eller avtalekode. Feltet vises kun hvis verdireferansen (satsen) for lønnarten er koblet til et Begrep i skjermbildet Lønnartskatalog. EVRY AS 2013 Side 36

39 Sats Beløp Sats for aktuell lønnart. Du kan endre satsen hvis flagg for Faktor ikke er satt til fast i skjermbildet Lønnartskatalog. Beløpet. Du kan legge inn verdi i feltet hvis flagg for Beløp ikke er satt til Fast i skjermbildet Lønnartskatalog. % Prosentfordeling. For å få tilgang til dette feltet, må du ha angitt en fordeling for den ansatte i skjermbildet Ansatte før du begynner registreringen. Konteringen utfører du ved hjelp av kommandoen Fordeling i Verktøymenyen. Dette feltet blir da angitt som et standardfelt hver gang du registrerer variable transaksjoner for den ansatte. Du kan fjerne prosentfordelingen fra de variable transaksjonene. NB! Prosentfordeling er kun tilgjengelig i Verktøymenyen i skjermbildet Ansatte hvis du har angitt systemparameteren (RES_ATT_X_ID) som aktiverer de relevante konteringsbegrepene det skal føres på/fordeles på. Hvilke felter som kan/ikke kan endres i konteringsraden, avhenger av lønnartsdefinisjonen, kontoens konteringsregel og skjermoppsettet i Opsjoner skjermbildet. Konto Kontoen du skal postere på. Kontoen må defineres i skjermbildet Kontoplan. Du kan endre konto hvis kontoflagget for kontoen på lønnarten, har verdien M. Hvis konteringsregelen for de "nye" og de "gamle" kontiene er forskjellig, vises en advarsel. Det er imidlertid mulig å fortsette i henhold til den "nye" konteringsregelen (under AGRESSO Felles). Hvis du ikke ønsker å få denne advarselen hver gang du registrerer en konto med en annen konteringsregel, kan du slå på systemparameteren NO_POST_WARNING. Dim 1 7 Lev.nr Ekst. ref Konteringsverdier. Konteringsbegrepet står i overskriften. Leverandørnummeret til mottakeren av beløpet. Feltet for leverandør blir tilgjengelig når kontoen er en reskontrokonto. Den eksterne referansen som brukes til å opplyse mottakeren om beløpet. Feltet for ekstern referanse blir tilgjengelig når kontoen er en reskontrokonto En verdi som er benyttet i en periode kan ikke benyttes neste periode. Det anbefales å benytte buntnummeret for den aktuelle periode. EVRY AS 2013 Side 37

40 AV S Tabellfelt Avgiftskoden. Gyldige koder må angis i skjermbildet Avgiftskoder. Status. I Opsjoner skjermbildet kan du selv angi hvilke detaljer som skal vises i dette tabellfeltet. Transaksjonsradens unike nummer (#) vises alltid sammen med flagget for fordeling (%) og Status. Tabellfeltet er både en tabellvisning av alle detaljene du har registrert, og et sted der du kan vedlikeholde bestemte deler av transaksjonen. Felter som er gråfarget, kan ikke endres i tabellfeltet, mens du kan foreta endringer direkte i de hvite feltene i tabellfeltet. Til en viss grad er det lønnarten du bruker som styrer hvilke felter som kan endres. I tillegg kan du skjule bestemte felter ved hjelp av Opsjoner skjermbildet. Enkelte felter er alltid faste og kan ikke endres i tabellfeltet. Følgende felter er faste: # Ressnr Lta Konto Grunnen til dette er at det skal ikke være mulig å foreta endringer som påvirker valideringen av konteringsstrengen. Hvis du ønsker å endre disse feltene og har foretatt de relevante endringene i skjermbildet Lønnartskatalog, må du bruke følgende fremgangsmåte: Plasser markøren på den aktuelle detaljlinjen, og flytt den opp ved hjelp av kommandoen Endre rad (Shift + F11) Utfør de ønskede endringene i registrerings- og konteringsradene Velg kommandoen Behold (F11), og bruk TAB-tasten eller ENTERtasten for å gå ut av raden. Husk å lagre. 4.2 Endring/sletting av variable lønnstransaksjoner For å finne variable transaksjoner som er lagret gjøres følgende: Legg inn Periode og Bilagsdato, og velg Endre post. EVRY AS 2013 Side 38

41 Feltet Periode vil automatisk ta utgangspunkt i aktuell måned. Er transaksjonene registrert på en annen periode må feltet settes til 0 (null) for å få frem alle transaksjonene. Du kan begrense søket ved å fylle ut aktuelle felt i søkelinjen. Sett X i aktuell(e) linje(r) deretter behold-knappen og transen flyttes over i variabeltbildet : Transaksjonen kan nå slettes/endres. Husk å lagre eventuelle endringer. EVRY AS 2013 Side 39

42 5 Lønnskjøring 5.1 Ansiennitetsopprykk (PR24) Rapporten Ansiennitetsopprykk (PR24) kjøres helt i begynnelsen av lønnskjøringsprosessen. På den måten sikrer man at ressurser som skal ha ansiennitetsopprykk får korrekte satser ved generering av fastlønn og registrering av variable transaksjoner. Rapporten kjøres med oppdatering kun en gang pr lønnsperiode. For at en ansatt skal tas med i Ansiennitetsrapporten må det være lagt inn dato i feltet Ansiennitet i Ansettelsesskillekortet. (Merk! Hvis det er kryss i feltet Ekskluder vil ikke ressursen bli tatt med når Ansiennitetsopprykk kjøres. EVRY AS 2013 Side 40

43 Åpne rapporten Ansiennitetsopprykk (PR24). Avhengig av hvilken rapportmal du velger, må du utfylle verdiene. Her må du legge inn: Ressursnr (* for samtlige ansatte, eller tast inn ressursnummeret) Lønnsramme (* for samtlige eller angi lønnsramme) Dato fra (Første dato i lønnsperioden) Dato til (Siste dato i lønnsperioden) Opprykksenhet: Velg År (p.a.) Ansiennitetsdato: Ansiennitetsdato Utfør Oppdatering: Kryss for å kjøre rapporten med virkning. Lagre (F12). Rapporten vil nå komme opp i Ajourhold rapportbestilling. Klikk på bestillingsnummeret, og følgende rapport kommer opp. EVRY AS 2013 Side 41

44 5.2 Generering av ressurssatser (HS05) HS05 genererer ressurssatser og evt. oppdaterer satsene som er tilknyttet ressursene. Som en ekstra kontroll bør man kjøre denne rapporten regelmessig, eksempelvis månedlig før hver lønnskjøring. kan ressurssatsene oppdateres for alle ressurser. HS05 genererer ressurssatser og evt. oppdaterer satsene som er tilknyttet ressursene. Dersom det står server process ended ok, så er rapporten fullført ok. 5.3 Etterbetaling av lønn (PR14) PR14 er en rapport for beregning av lønn for tidligere perioder. Rapporten gjelder for både nyregistrerte ressurser samt ressurser der det er foretatt endringer i lønnsopplysninger på perioder der lønn allerede er kjørt. PR14 skal alltid kjøres først uten oppdatering. Det er viktig at rapporten kun kjøres med oppdatering en gang for en og samme ressurs i inneværende lønnsperiode. Dette for å unngå duplikate etterbetalingstransaksjoner. PR14 uten oppdatering: EVRY AS 2013 Side 42

45 Legg inn: Ressursnr ( * for alle ansatte) Lønnart det gjelder (* for alle lønnarter) Lønnsperiode fra: Hvilken lønnsperiode etterbetalingen skal gjelde fra Lønnsperiode til: Siste lønnsperiode Lønnsperiode for utbetaling (gjeldende lønnsperiode) Utfør oppdatering: Kjøres først uten kryss. Etter at rapporten er kjørt og transaksjonene er kontrollert og funnet i orden, kjøres rapporten på nytt, denne gang med kryss for Utfør oppdatering. Lagre (F12), og ordrenummeret kommer opp. Rapporten for etterbetalingen vises i Ajourhold rapportbestilling. EVRY AS 2013 Side 43

46 Følgende rapportfiler genereres: A-liste Etterbetalingspostene: Det genereres da variable transaksjoner på den ansatte som blir med i neste lønnskjøring, ved kjøring med kryss. (Disse transaksjonene kan sees ved simulering). B-liste - Viser kontering og eventuell omkontering. E- liste: Feilliste EVRY AS 2013 Side 44

47 5.4 Lønnsforslag (PR01) Når alle variable transaksjoner er ført, er man klar til å kjøre et lønnsforslag. Lønnsforslag (PR01) er en serverprosess som tar fatt i faste og variable lønnstransaksjoner og genererer et lønnsforslag pr ansatt. Rapporten gir forslag til lønn på bakgrunn av eksisterende ressurser og satser. Man må alltid kjøre et lønnsforslag forut for lønnsbekreftelse (PR02). Lønnsforslag kan kjøres så mange ganger man ønsker, ingen oppdatering skjer. Feltforklaring (Enkelte av parametrene kan være faste og vil ikke vises ved bestilling). Felt Relasjon Relasjonsverdi Beskrivelse Angir hvilken relasjon ressursene må være knyttet til. Ønsker du utplukk kun av ressurser som tilhører et kostnadssted, oppgir du begrepet for kostnadssted. Forslag er ANSVAR. Dette forutsetter at knytningen til ansvar er gyldig. Blank eller * innebærer at relasjoner ikke blir benyttet for å begrense utplukket. Angir hvilke relasjonsverdier for den gitte relasjonen som ressursen må EVRY AS 2013 Side 45

48 være koblet til, f. eks kostnadssted. Forslag er * (alle). Relasjonsverdi ignoreres hvis Relasjon ikke er angitt. Lønnsperiode Buntnummer Tilleggskjøring Ressurs Angi perioden det kjøres lønn for. Eksempelvos lik lønnsperiode + evt. løpenummer. Bilagene blir merket med dette nummeret. Buntnummeret brukes når du vil gjøre utplukk i for eks spørringer, samt når du bestiller lønnsbekreftelse. Ikke kryss av ved ordninær lønnsskjøring. Tilleggskjøringen skal kun ta tak i åpne, variable transaksjoner, dvs. ikke ordinær lønnskjøring. Gyldig ressurs. Verdien angis i henhold til verdi i parameter Ressursfelt. Velg * for alle ressurser, eller angi ressursnr. Lønnsreferanse Tekst på reskontroposten (fakturanummer). Eksempel lønn Når alle opplysningene er lagt inn, lagrer man (F12), og ordrenummer for lønnsforslaget vises. Deretter kontrollerer man lønnsforslaget ved å dobbeltklikke på bestillingsnummeret i Ajourhold rapportbestilling. EVRY AS 2013 Side 46

49 Normalt vil det komme opp 3 lister, som viser: PR01A Lønnstransaksjoner pr ressurs PR01B Lønnskonteringsbilag PR01C Bankliste I tillegg finnes tre andre lister, som vises ved feil og varsler: PR01D Advarsel på lønnstransaksjoner. Gir informasjon om at ressursen har nådd visse grenseverdier PR01E Feil på lønnstransaksjoner PR01F Advarsel på ressurser under behandling av lønnsforslaget. (For eksempel mangler skatteprosent, og ansatte som ikke har transaksjoner denne perioden) MERK! Etter lønnsforslag er kjørt, endres ressursens lønnsstatus til Lønnsforslag i lønninfoskillekortet i ressursbildet. Vil du kjøre lønnsforslaget på nytt, må du endre lønnsstatus til Omkjøring. EVRY AS 2013 Side 47

50 Alternativt kan man endre status i menypunktet Lønnskjøringsdetaljer. Her velger man buntnummeret man ønsker å kjøre om igjen, og man får opp en liste over ressurser som inngår i buntnummeret. Deretter merker man ressursene som skal ha endret status, og trykker fjern. Man blir så spurt om status (S) skal endres fra R til N. Trykk ok, og lagre (F12), og nytt lønnsforslag kan kjøres for ressursene. Du kan også velge Fjern alle hvis du ønsker å kjøre hele lønnsforslaget på nytt. Dersom man ikke endrer lønnstatus og kjører nytt lønnsforslag, vil man få følgende feilmelding: EVRY AS 2013 Side 48

51 Hvis denne feilmeldingen vises må man endre lønnsstatus til Omkjøring og kjøre lønnsforslaget på nytt. Denne feilmeldingen vil også vises hvis status for lønnsperioden er satt til C (Lukket) under Agresso Felles< Faste registre<perioder eller hvis det allerede er kjørt lønn for denne perioden. 5.5 Lønnsbekreftelse (PR02) Etter at lønnsforslaget er kontrollert, kjører man lønnsbekreftelse (PR02). EVRY AS 2013 Side 49

52 Følgende felt fylles ut: Buntnummer fra: Velg siste kontrollerte buntnummer på det lønnsforlaget som du skal bekrefte. Merk at transaksjonene må ligge på et lønnsforslag for at de skal bli med i lønnskjøringen. Buntnummer til: Velg det samme buntummer som ovenfor med mindre du har opprettet en tett serie med lønnsforslag-buntnummer som er kontrollert og funnet i orden og skal bekreftes. Det anbefales å holde seg til et lønnsforslag-buntummer som benyttes i hele prosessen. Periode: Lønnsperioden som lønnen skal bekreftes Lønnsdato: Utbetalingsdato Bilagsdato: Bilagsdato for kjøringen. Vi anbefaler at denne settes lik utbetalingsdato. Bokfør i regnskap: Det settes kryss i feltet, slik at bokføring skjer i en operasjon, hovedboken og reskontro oppdateres automatisk. Deretter lagrer man (F12), og ordrenummer vises. I Ajourhold rapportbestilling kan man se at det genereres flere rapporter: PR02 Lønnsbekreftelsen GL07 Hovedboktransaksjoner I tillegg kan man sette PR02 til å starte en annen jobb, for eksempel PR16 Lønnsslipper eller PR26 Regenerering av årstotaler Normalt vil det komme opp 3 lister for PR02, dette er: PR01A Lønnstransaksjoner pr ressurs EVRY AS 2013 Side 50

53 PR01B Lønnskonteringsbilag PR01C Bankliste 6 Spørring historiske lønnstransaksjoner Etter at lønnsbekreftelse PR02 er kjørt, vil transaksjonene fremkomme i spørrebildet lønnstransaksjoner som historiske transaksjoner (C). Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Lønnssystem Lønnstransaksjoner Lønnstransaksjoner Søkekriterier angis i den grå søkelinjen. Unngå å søke frem alle transaksjoner (F7) uten begrensninger da dette vil være et tungt søk etter hvert som lønnsutbetaling via Agresso blir generert. Søket kan også finjusteres ved hjelp av oppsettsfunksjonen i Agresso. EVRY AS 2013 Side 51

54 7 Reversering av siste lønnskjøring Reversering av lønn er en serverprosess som brukes for å tilbakeføre lønnsbekreftelse for en eller flere ressurser. Merk at det kun er mulig å reversere lønn for en lønnsperiode av gangen, og at det kun er mulig å reversere siste lønnsbekreftelsen for ressursen. Dersom det er kjørt lønnsbekreftelse for senere perioder, må disse reverseres før lønnsbekreftelse for ønsket periode kan reverseres. For å reversere en lønnsbekreftelse, må man angi: Buntnummer fra/til for transaksjonen. Buntnummeret er det samme som for lønnsbekreftelsen Bilagsnummer fra/til. Hvis ønskelig Perioden reverseringen gjelder for Ressursnummer reverseringen gjelder for Buntnummer som skal gjelde for reverseringen Bokfør i regnskap gjør at reverseringen bokføres i hovedboken. Deretter lagrer man (F12), og i bildet Lønnstransaksjoner vises transaksjonene med status R (Reversert). EVRY AS 2013 Side 52