1. INNLEDNING Meny for reise- og personreskontro SYSTEMPARAMETRE FELLES FASTE REGISTRE Bilagsserier:...

Transkript

1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Meny for reise- og personreskontro SYSTEMPARAMETRE FELLES FASTE REGISTRE Bilagsserier: Bilagsarter: Posteringsrunder: FASTE REGISTRE FOR REISE-/PERSONRESKONTRO Utleggstyper Faste koder LØNNARTER Kontering på lønnarten Lønnarter for forskudds utbetaling for reise TRAKTEMENT OPPSETT Reiseregler Reiseregulativ Reiseavtale MOTTAKSREGISTRERING AV REISEREGNINGER Skillekort 1 Oppgjør Skillekort 2 Reiser side 1 av 40

2 7.3 Skillekort 3 Detaljer Skillekort 4 Memo Lagring av reiseregningen Registrering av en kjedereise Registrering av reise uten diett BOKFØRING AV REISEREGNING Reversering av bokførte reiser SPØRRING PÅ REISER Åpne forskudd Reisebilag ARBEIDSFLYT PÅ REISE side 2 av 40

3 1. Innledning Agress Reise-/Personreskontro er en modul i AGRESSO, og benyttes til registrering og oppfølging av reise- og utleggsoppgjør for ressurser. En ressurs er en person som er registrert i modulens personregister. I Agresso Reise-/Personreskontro har du en unik mulighet til å forenkle arbeidet ved registrering og beregning av reiseoppgjør. Du kan definere reiseavtaler og satser som gir deg mulighet til å få automatisk beregnet godtgjørelse for diett, nattillegg og ekstra ytelser. Ved å angi antall måltider personen har mottatt gratis, kan du automatisk få beregnet reduksjon i diettgodtgjørelsen. Du kan selv registrere utlegg, tillegg og godtgjørelse som lønnartstransaksjoner på reiseoppgjøret. Du kan registrere et ubegrenset antall reiser på et reiseoppgjør for en person. På hver reise kan du foreta utligning av forskudd registrert i Agresso Leverandørreskontro. Modulen kan benyttes tett integrert mot Agresso Lønnssystem. Ved bokføring av oppgjør kan du velge om oppgjøret skal utbetales via lønnssystemet eller om utbetalingen skal foregå direkte via leverandørreskontroen. Kursets formål er å gi en grunnleggende opplæring i bruken av Agresso Reise/- personreskontro, samt gi en teoretisk gjennomgang av de faste registrene som utgjør selve oppsettet av modulen. Fra og med versjon er det også mulig å registrere reiser via et WEB-grensesnitt, som omtales til slutt i denne dokumentasjonen. side 3 av 40

4 1.1 Meny for reise- og personreskontro Reise- og Personreskontro finnes i menystrukturen som sees nedenfor: side 4 av 40

5 2. Systemparametre Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Reise-/Personreskontro System Oppsett Systemparametre For å oppnå tilfredsstillende funksjonalitet, må en definere noen parametre. I dette skjermbildet kan man registrere, vedlikeholde og spørre på oppsett felles parametere for AGRESSO Lønnssystem, Personalsystem og Reise/ -personreskontro. Reise har modul kode TT. Systemparameter DEF_TRAVEL_TYPE NO_ POST_WARNING PRE_ROUNDING TRAVEL_RULE TT_POSTARRIVE TT_DEF_ACCOUNT Beskrivelse Angir hvilken reisetype som kommer opp default i Reisetypefeltet (ifbm registrering av reiseregning) Bestemmer om bruker skal bli varslet om at konteringsregel på lønnart og hovedbok er forskjellig. Angir om avreise- og hjemkomsttidspunkt skal avrundes før eller etter traktementsberegningen. Angir den kode som benyttes for reiseregulativet, defaultverdien som kommer opp i registreringsbildet. Bestemmer om mottaksregistrerte bilag skal beholde mottaksnummer som bilagsnummer ved bokføring. Når denne systemparameteren er aktivert, kan du ikke reversere tidligere bokførte reiser. Angir om man ønsker at kontoen skal bli liggende igjen i registreringsrad nr. 2. Dette side 5 av 40

6 gjelder bare i de tilfeller hvor man har slått på Default i Opsjoner skjermbildet. TT_GL_ACCOUNT Angir hovedbokskonto for motpost ved utligning av forskuddstrekk når forskuddstrekket overføres til lønnssystemet (dvs ikke ved Direkte utbetaling over reskontro). TT_MAX_RED_1 Verdifeltet angir hva som er maksimumsbeløp for reduksjon diett for frokost pr. dag. TT_REPORT Angir alternativ rapportfil (Crystal Report) til utskrift av reiseregninger. Som default vil AGRESSO starte tt02.rpt. TT_TRANS_DESC Bestemmer om transaksjonstekstene og beløp skal legges ut til fakturatekstregisteret. Dette gir muligheter for å få mer detaljert informasjon på betalingsfilen. side 6 av 40

7 3. Felles faste registre Før man kan ta i bruk modulen må bilagshåndteringen være definert, dvs bilagsserier, bilagsarter og posteringsrunder for reisebilagene, under: Menypunkt: Agresso Felles Faste Registre 3.1 Bilagsserier: Det opprettes to bilagsserier for reise; Reiesregning bokføring (RB) og Reiseregning mottaksregistrering (RM). Velger en ledig bilagsnr serie, men serien må dekke behovet for bilagsnr beregnet med antall reiser per år x 10 år. 3.2 Bilagsarter: Tilsvarende opprettes det to tilsvarende nye bilagsarter; Reiseregning bokføring ( Reiseregning mottaksregistrering (RM) 3.3 Posteringsrunder: side 7 av 40

8 4. Faste registre for Reise-/Personreskontro Det finnes i tillegg til oppsett som gjøres i Felles faste registre ett oppsett som må gjøres i modulen for Reise-/Personreskontro under menypunktet: Agresso Lønn og Personal Reise- /Personreskontro Faste registre 4.1 Utleggstyper Utleggstyper definerer hva slags type utlegg som kan registreres som ett utlegg eller i tilknytning til en reiseregning, og er en nødvendighet for det videre oppsettet av reiseregning. Her defineres ulike koblinger og innhold knyttet til utlegget: Type utlegg og hva som skal stå som default der en skal skrive transaksjonsteksten ved registrering i SelfService Referanse til lønnarten som skal trigges ved registrering på den aktuelle utleggstypen (se mer informasjon om lønnarter senere i kursdokumentasjonen). Om utlegget har krav til spesifisering i transaksjonsteksten Om det skal kontrolleres og kvitteres for mottatt kvittering av utlegget ved mottaksregistrering/bokføring i SmartClient. Krav til spesifisering og kvittering er type punkter som bør sjekkes for utlegg, som har krav til å fremlegges ved feks revisjon. OBS! En manglende kvittering på en reiseregning ved en gjennomgang med revisjon kan medføre at hele reiseregningen ikke blir godkjent og må føres om som Lønn for den ansatte. side 8 av 40

9 4.2 Faste koder Under menypunktet Agresso Lønn og Personal Reise-/Personreskontro Faste registre Faste koder kan man definere ulike transporttyper, men er ingen nødvendighet for reiseoppsettet dersom en ikke ønsker å differensiere på ulike transporttyper. Noen av de vanligste vises allikevel i skjermbildet under. Disse kodene benyttes til spesifisering av transporttypen i mappen Memo når reiseregningen skal registreres i SmartClienten. side 9 av 40

10 5. Lønnarter I Agresso Reise-/Personreskontro registreres reiseregningen som et bilag hvor informasjonen oppgitt i reiseregningen skal være grunnlaget til en utbetaling. Dersom en ikke benytter Agresso Reise-/Personreskontro gjøres dette ofte ved beregning per papir og deretter registreres beløpene som enkeltstående beløp som variabel lønn i lønnssystemet i Agresso. Største hovedforskjellen ved bruk av Reise-/Personreskontro og standard variabel lønnsregistrering i Agresso, er at en får en klart bedre oversikt over hvilke utbetalinger som er knyttet til hvilke reiseregninger, mer eksakt og nøyaktig beregning av e.g. dietter og kostfradrag, men ikke minst søkemuligheter i Agresso rundt reiseregninger og omfang. Lønnartskatalogen er det mest sentrale registeret i Agresso Lønnssystem, og Agresso Reise- /Personreskontro. Her defineres hvilke lønnarter som skal benyttes eller triggere for å beregne en verdi til utbetaling, samt utforming av tilhørende behandlingsregler. Behandlingsreglene vil blant annet ivareta "regneregler", kontering, grenseverdier for antall og beløp samt "overføring" fra en lønnart til en annen. En finner lønnartsregisterer flere steder i Agresso, men for modulen Agresso Reise- /Personreskontro finnes dette under menypunktet: Agresso Lønn og Personal Reise- /Personreskontro Lømmarter Lønnartskatalogen Lønnarter tilknyttet Reise-/Personreskontro legges vanligvis på 4xxx serien, slik: side 10 av 40

11 Her ser vi en at lønnarter tilknyttet reise er av typen variabel (V) og flere av lønnartene er knyttet til samme type konto, men dette er ikke satt. Legg også merke til at lønnarter knyttet til diett og kostfradragsberegning er lagt på serien 40xx og de fleste utleggsposter ligger på 41xx, 42xx og 43xx (vises ikke i dokumentasjonen) seriene. Dette er kun for å lage en systematikk for å finne igjen og rangere type lønnarter på reise, samt skille fra øvrige lønnarter. Vi skal ikke dette kurset gjennomgå lønnarter i detalj da det er ett kurs i Agresso og er omfattende for å kunne fange hele omfanget av bruken av lønnarter i Agresso Lønssystem. Vi side 11 av 40

12 skal derimot se på ett eksempel på en lønnart for diett beregning knyttet til Reise- /Personreskontro og se på de viktigste feltene for disse lønnartene. Slår opp lønnart 4000 Diett innland uten overnatting, 5-9 timer: Lønnarter tilknyttet Reise-/Personreskontro er knyttet til en beregning som gjøres opp mot grunnlaget som er oppgitt i registreringen av reiseregningen eller utlegget, mot en gitt sats knyttet til en verdireferanse. Dette gir en enkel beregning for P0*P1 som vil si grunnlaget/antallet multiplisert med en sats fra verdireferansen. Det er mulig å lag mer avanserte formler for en mer fleksibel beregning, e.g. ved en if setning fra ett av flere nivåer. Syntaksen er: if (if setning; regneregel SANNT; regneregel USANNT Eksempel: Godtgjørelse skal beregnes med timer*timesats*150%, men satsen skal aldri overstige 200 kroner. Parameter P0 vil være timer, P1 vil være timesats. if (P1*1.5<200; P0*P1*1.5; P0*200) Du kan i ett av argumentene igjen ha en if-setning. side 12 av 40

13 Dette er derimot ved mer avansert bruk av lønnarter mot Reise-/Personreskontro. Vi vil i dette kurset fokusere mer på bruk av traktementoppsett til å definere denne typen fleskibilitet og beregninger. Ett lønanrtskurs gir mer fordypende kunnskap av bruk av lønnarter. I dette eksempelet ser vi at P1 Faktoren er knyttet til verdireferansen G056. Verdireferanser opprettes under menypunktet Agresso Lønn og Personal Reise-/Personreskontro Lønnarter Verdireferanser Verdireferanser. Videre må det defineres minimum en generell sats for verdireferansen som fortløpende må vedlikeholdes for at satsen skal være korrekt i beregningen av dietten som her. Dette gjøres under menypunktet: Agresso Lønn og Personal Reise-/Personreskontro Lønnarter Verdireferanser Verdireferansesatser. Vi ser på verdireferansen G056: Her vises en oversikt over gjeldende generell sats på 175,- fra , samt historikk fra tidligere registrerte satser for diett innland uten overnatting 5 9 timer. NB! Verdireferanser kan ikke ha overlappende datointervaller. Eksempelet vi ser på er diett innland og knyttes følgelig opp mot en generell sats på verdireferansen. Dersom lønnarten knyttes mot utland, hvor satsene for samme type diett er ulike, må dette defineres i verdireferansen, e.g. for verdireferansen G052: side 13 av 40

14 NB! Forutsetter at landene er opprettet under begrepsverdier for begrepet LAND. Dette gjøres under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Begreper og Begrepsverdier, men omtales ikke nærmere her. I tillegg må begrepet LAND være definert for P1 Faktoren for verdireferansen, som her for Lønnarten 4011 Diett utland uten overnatting over 12 timer: Følgende øvrige felter er viktige å merke seg for definering av lønnarter tilknyttet Reise- /Personreskontroen: Felt Beskrivelse Fortegn Normal opprinnelig verdi lønnarten trigges av beholdes. Fast Hvis fast er avkrysset kan satsen ikke legges inn/endres ved registrering. Hvis en verdireferanse er angitt blir satsen for referansen lagt opp som forslag Datogrense Om lønnarten skal avgrenses i henhold til start- og sluttdato for personen. Ikke avgrenset betyr at det er ingen datoavgrensing. Lønnartens satser og beløp vil gjelde for hele måneden Utbet.status Aktiv (N) betyr at utbetaling skjer ved remittering Trekkprioritet Sekvens/prioriteringsrekkefølge. Angir i hvilken rekkefølge trekk skal prioriteres. Benyttes i tilfeller der de ansatte blir trukket mer enn nettolønn (må bruke systemparameter KEEP_PAY). 0 betyr at de ansatte alltid blir trukket L&T ref Lønns- og trekkoppgavereferanse. F. eks. 111A - Lønn, honorar m.v, 112A - Gruppelivsforsikring osv. Kan være blank. Gyldige L&T-referanser må være opprettet side 14 av 40

15 i skjermbildet Lønn- og trekkartsreferanser. For enkelte Lønn- og trekkartsreferanser kan du ved behov endre standard oppsettet for L&T referansen for en lønnart. Avrunding Felt til angivelse av avrundingsregler i kronebeløp med opptil 2 desimaler. F. eks.: 1,00; Avrundes opp til hele kroner, -1,00; Avrundes ned til hele kroner eller 100,00;Avrundes opp til nærmeste hundre kroner Årstotaler Om lønnarten skal akkumuleres for spørring i skjermbildet Årstotaler. Akkumulering utføres ved bestilling av rapporten Regenerering av årstotaler (PR26) og via lønnskjøring. Årstotaler må være satt på hvis lønnarten skal benytte funksjoner med Hittil i år. Skal ikke akkumuleres. Lønnarten kan ikke benytte Hittil i år funksjoner. Skal akkumuleres. Lønnarten kan benytte Hittil i år-funksjoner. Reise Dette punktet må fylles ut hvis lønnarten skal benyttes i Reise/utleggsreskontroen Inngår ikke i reisemodulen. Inngår i reisemodulen. 5.1 Kontering på lønnarten I dette skillearket spesifiserer vi hvor lønnarten skal konteres i hovedboken. Når vi har lagt inn konto her, bestemmer kontoens konteringsregel hvilke begreper som er obligatoriske/valgfrie. For å få med relasjonsverdien fra Ansattregisteret, bruk enten R (automatisk) eller D (default). For å legge inn verdi manuelt, benytt M. Tips: Dersom fortegn i forrige skjermbilde er Normal og vi har en konto i dette bildet, betyr det at vi skal debitere denne kontoen. Dersom fortegn er kredit beløp og vi har en konto i dette bildet, betyr det at vi skal kreditere denne kontoen. Dersom vi også fyller inn motkonto i dette bildet, betyr det at det ikke skal utbetales noe. Benyttes for eksempel ved Lønnarter som beregner grunnlagsposter (grunnlag for skattetrekk, grunnlag AGAosv.), men er ikke aktuell for lønnarter knyttet til Reise- /Personreskontroen. side 15 av 40

16 Konteringsbegrep hentes fra kontoens konteringsregel i AGRESSO Hovedbok. For rad 0 (posisjon 0) ligger alltid konto. Rad 1-7 tilsvarer konteringsposisjonene Dim1 - Dim7. I siste rad i tabellfelt 1 ligger avgiftskode. Avgiftskode er kun implementert i Agresso Reise-/Personreskontro ved direkte bokføring mot hovedboken. Rader uten konteringsbegrep blir gråtonet og lukket for markøren. Konteringsingsflaggene angir hvordan konteringsverdien skal fylles ut, eventuelt hentes opp, samt krav til validering. Følgende koder er tillatt: F M R Feltet skal være fast. Verdien som legges ut i feltet Forslag vil bli lagt ut på alle transaksjoner for lønnarten. Konteringsverdiene kan kun endres ved å endre Forslag på lønnarten eller på konteringsregelen i AGRESSO Hovedbok. Feltet skal ha verdi som fylles ut manuelt ved registrering. Ved å legge inn verdi i feltet Forslag, blir dette lagt ut som forslag på transaksjonene. Feltet skal ha en verdi som automatisk hentes fra ressursens relasjon. Konteringsbegrepet må være en relasjon til ressurs-begrepet og den ansatte må ha en kobling til relasjonen. Hvis begrepet er ressursbegrepet, blir den ansattes ressursnummer lagt ut. Konteringsverdien kan ikke endres ved registrering. side 16 av 40

17 D O V Feltet skal fylles ut. Som forslag vil ved registrering ressursens relasjon for konteringsbegrepet bli lagt ut. Konteringsverdien kan overstyres ved registrering. Feltet skal fylles ut. Verdien blir ikke kontrollert mot begrepsverditabellen. Konteringsverdien kan overstyres ved registrering. Feltet kan fylles ut (blank er tillatt). Verdien blir kontrollert mot begrepsverditabellen. Konteringsverdien kan overstyres ved registrering. På lønnartens konteringsregel kan du omdefinere noen av flaggene fra konteringsregelen for AGRESSO Hovedbok. Du kan endre følgende: Konterings-regel Fast Lønnartens konteringsregel Kan ikke endres. Må utfylles F, M, R, D. Valideres ikke Valgfri F, M, R, D, V F, M, R, D, O Skillekort 3 Grunnlag benyttes ikke for lønnarter knyttet til lønnarter for Reise- /Personreskontro, og skillekort 4 Grenser benyttes i sjeldne tilfeller dersom en ønsker å sette opp grenseverdier for den aktuelle lønnarten. Dette er heller ikke vanlig knyttet Reiseregninger og utlegg, men kan settes opp for e.g. variabel lønn for for eksempel maksimums verdi for utlegg på Internett etter avtale. Periode som er gyldig for grensekontrollen kan ha følgende verdier: Hittil i år Periode Aggregerte verdier hittil i år vil bli sjekket mot grense Aggregerte verdier for aktuell lønnsperiode blir sjekket mot grensen Transaksjon grensekontroll pr transaksjon I tillegg til disse verdiene, kan man legge inn positive eller negative numeriske verdier som representerer en lønnsperiode. side 17 av 40

18 Dersom du legger inn en positiv verdi, vil aggregerte verdier fra den spesifiserte perioden opp til nåværende periode bli sjekket mot grensen definert i Min/maks-feltet. Dersom du legger inn en negativ verdi, vil aggregerte verdier fra de spesifiserte forutgående periodene i tillegg til nåværende periode bli sjekket mot grensen. Grense Kontrollen kan gjennomføres på ressursnummer, stilling eller fødselsnummer. Kontroll på stillingsnummer kan være aktuelt dersom en ressurs innehar flere stillinger. Stillingsfeltet på lønnarten må være aktivert. Sjekk på fødselsnummer kan være aktuelt dersom en ansatt har flere ressursnr. I skillekort 5 Info kan du spesifisere utskriften for lønnarten på lønnsslippen. Feltene benyttes når du ønsker at lønnarten skal skrives ut i detaljkolonnen på lønnsslippen. Hvis lønnarten skal inngå i en sumkolonne, benyttes i skjermbildet Lønnarter og sumfelt for lønnsslipp. Oppsett her bør sees i sammenheng med øvrige lønnstransaksjoner som skal vises på lønnsslippen. 5.2 Lønnarter for forskudds utbetaling for reise Enkelte tillatter muligheten til å få utbetalt ett reiseforskudd fremfor kun etterbetaling etter reiseregning eller utlegg. Det må da opprettes en egen lønnart som skal håndtere forskudd på side 18 av 40

19 reise, og som vi senere vil se tilknyttes det videre oppsettet på reiseregning for en mulig avregning ved neste reiseoppgjør. I 7xxx serien legges ofte trekk og forskudd knyttet til lønn, vi ser på lønnart 7005 Reiseforskudd: Hovedforskjellen mellom øvrige lønnarter til Reise-/Personreskontro og lønnarten for reiseforskudd er spesifisering av LTA type, som her er satt til Reskontro. Denne lønnarten benyttes kun for registrering av forskudd og trenger følgelig ingen beregning i formel eller tilknyttet verdireferanse og sats. Denne lønnarten benyttes kun for registrering av ett gitt beløp på ett reiseforskudd, som vi senere vil se at vi knytter mot traktement oppsettet for Reise-/Personreskontro, som igjen gir muligheten for avregning ved senere utbetaling. side 19 av 40

20 6. Traktement oppsett Registrering av reiseregninger styres av type traktement oppsett som er angitt. I traktement oppsettet defineres reiseregler for ulike reisetyper og tilhørende reiseregler og regulativ som skal knyttes til de ulike reisetypene. Dette gjør det mulig at det automatisk beregnes kost-/diettgodtgjørelse, natttillegg, og evt en fast tilleggsgodtgjørelse, basert på informasjonen som registreres på reiseregningen. I Norge har vi noen faste reiseregler som gir den reisende rett til noen faste diett satser basert på reisens lengde, om reisen er med eller uten overnatting, på hotell eller pensjonat/privat, innland/utland osv. Alle disse satsene er spesifisert i Statens regulativ og kan automatisk beregnes ved hjelp av oppsettet i Agresso, vi ser på dette eksempelet videre. Traktement oppsett gjøres under menypunktet Agresso Felles Reise- /Personreskontro Traktemenoppsett 6.1 Reiseregler Reisereglene definerer hva slags type reise som gjennomføres og forslag eller regler for hvordan en gitt type reise skal registreres. Default oppsett for traktement, forskudd, bokføring og kontering for registrering av en reise gjøres her. Enkelte av reglene som settes opp anvendes kun som forslag ved registrering, mens andre kan defineres som gitt og sperret for endring, e.g. valg av utbetalingsform. Reglene som defineres her og som ikke direkte kan overstyres ved registrering av reiseoppgjøret, må vedlikeholdes i skjermbildet under Reiseregler. De mest vanlige reisereglene er: Reise innland/utland m/diett Reise innland/utland u/diett Utlegg Vi ser på eksempelet for reise innland/utland m/diett: side 20 av 40

21 Feltforklaring: Felt Reiseregel Type Status Traktement Reiseavtale Fast Beskrivelse Det første feltet (DIETT) er navnet på reiseregelen, og det påfølgende feltet er beskrivelsen. Det er forøvrig beskrivelsen som kommer frem ved valget av reisetype under registrering av ett reiseoppgjør. I systemparameteret DEF_TRAVEL_TYPE har man muligheten til å angi hvilken reisetype som skal komme opp i reisetypefeltet ved registrering. Her har en tre valg: Enkeltreise har traktement satt til på. Kjedereise er reiser hvor reisen kan være over flere land og hvor dietten skal beregnes avhengig av hvilket land en befinner seg i. Se forøvrig under kapittelet for Lønnarter om spesifisering av lønnarter knyttet til reiser i utlandet. Utlegg traktement slått av Disse er faste, og bestemmer hvilke felt ved registrering som er tilgjengelig og til en viss grad, utformingen av skjermbildet. Aktiv. Definerer at reiseregelen er aktiv og tilgjengelig til bruk. Flagget angir om det skal være automatisk beregning av traktement Definerer hvilken reieavtale som er knyttet til reiseregelen for beregningen. Her knyttet til STREG statens regulativ, se nærmere beskrivelse av reiseavtale oppsettet senere i kompendiet. Angir om reiseavtalen/reiseregulativet skal settes fast, dvs. ikke mulig side 21 av 40

22 Kun SmartClient Diett Netter Utl.u/over Utl.m/over Detaljert informasjon Utleggstyper Natt Forskudd Mottaksregistrering Bokføring å overskrive med en annen reiseavtale for den som bokfører eller mottaksregistrerer reiseoppgjøret. Den vil heller ikke kunne overstyres, av at det på den enkelte ressurs er lagt opp en reiseavtale som relasjon. Angir hvorvidt reiseregelen bare skal være tilgjengelig i Smartclienten (ikke web/selfservice). Angir om diett skal beregnes, kan overstyres (som forslag). Dette kan overstyres ved traktementsberegningen. Angir om nattillegg, som forslag, skal beregnes automatisk. Dette kan overstyres ved traktementsberegningen. Angir om diettsatser for utlandet på avreisedagen, som forslag, skal benyttes ved traktementsberegningen. Dette kan overstyres i registreringsøyeblikket. Satsene er lagt opp i satser for en verdireferanse, og styres av landkoden man angir under registrering av reiseoppgjøret. Angir om diettsatser for utlandet på hjemkomstdagen, som forslag, skal benyttes ved traktementsberegningen Feltet angir detaljeringsnivået ifht avreise/ankomsttidspunkt på reisen/etappene. Særlig relevant ifbm kjedereise. Feltet styrer hvorvidt reiseregelen skal gi tilgang til alle definerte utleggstyper, eller bare et utvalg av disse. Dersom feltet er avkrysset, vil man få tilgang til alle utleggstyper når denne reiseregelen er valgt. Dersom feltet ikke er avkrysset vil man kun få tilgang til de utleggstyper som er definert som en relasjon til denne reiseregelen. For å få dette til, må det defineres en relasjon mellom begrepene Reiseregel og Utleggstype, deretter knyttes aktuelle verdier for Utleggstype opp mot Reiseregelen. I dette feltet angir man klokkeslettet som definerer når natt starter/slutter. Benyttes ifbm beregning av antall nattillegg. Forslag til lønnart for automatisk utligning av forskudd. Lønnarten har lønnarttype Reskontro. Flagget angir om det skal være mulig å utligne forskudd ved mottaksregistrering. Med andre ord, skal man gi den enkelte ansatte som registrerer sine reiseregninger muligheten til også å utligne sine forskudd. Dette flagget vil ikke kunne overstyres ved mottaksregistrering, men kun ved en endring av den aktuelle reiseregelen. Ikke aktuelt v/bruk av SelfService. Godkjenne: Feltet styrer hvorvidt transaksjonene på denne reiseregelen skal ut på arbeidsflyt for godkjenning (v/bruk av SelfService). Direkte: side 22 av 40

23 Flagget angir om reiseoppgjøret ved registrering, som et forslag, vil gå til direkte utbetaling og remitteres, eller gå til utbetaling sammen med lønn. Forslaget til oppgjørsform kan overstyres ved registrering. Hvis direkte utbetaling velges, vil postene på reiseoppgjøret lagres som historiske lønnsposter til lønns- og trekkoppgaven og som åpne poster i leverandørreskontroen. Ved utbetaling via lønn, lagres postene som åpne lønnstransaksjoner (variable). Fast: Flagget angir om reiseoppgjørene alltid skal bokføres mot leverandørreskontro som direkte utbetaling, og aldri via lønn. Feltet for direkte utbetaling på oppgjørs-skillekortet på registrering av en reise vil derfor være gråskravert, og ingen mulighet for overstyring. Hovedbok Styrer aggregeringsnivået for bokføring i hovedbok. Nivåene er 0, 1, eller 2 der 0 ikke gir noen aggregering. Ved nivå 1 aggregeres postene som registreres pr konto Lønninfo Styrer aggregeringsnivået for overføring til lønn. Nivåene er 0, 1, eller 2 der 0 ikke gir noen aggregering. Ved nivå 1 aggregeres postene som registreres pr lønnartstekst (beskrivelse) for hver lønnart. For nivå 2 aggregeres postene pr lønnart, uansett beskrivelse. Kontering Her kan en definere om konteringen skal vises ved registrering eller om den skal automatisk hente dette og sette default knyttet til ressursen reiseregningen er registrert på. I de ulike dimensjonene kan en definere hvilken dimensjon det skal konteres på. 6.2 Reiseregulativ I reiseregulativet er det mulighet til å vedlikeholde og registrere regler for automatisk beregning av traktement iht statens reiseregulativ. Her legges det inn referanser til aktuelle lønnarter og verdireferansen for beregning av diett, natttillegg og tilleggsgodtgjørelser. side 23 av 40

24 Reglene definerer både hvilken tidsavgrensning som ligger til grunn for hvilken reisegodtgjørelse som blir beregnet, og hvor mye som skal beregnes. Hvis kostgodtgjørelsen skal reduseres når ressursen har fått gratis måltider, må dette være spesifisert i skillekort 2 for kostfradrag. Det settes opp satser pr måltidsvariant (frokost, lunsj eller middag) som ett kronebeløp eller som en prosentandel av godtgjørelsen. Differensiering må også gjøres om det er er kostfradrag knyttet til en innelandsreise, utenlandsreise eller om det er en skattefordel. Ved bruk av automatisk beregning av traktement, beregnes reisegodtgjørelsen i henhold til reisens avreisetidspunkt, og tidspunktet reisen ble avsluttet. Man kan opprette flere reiseregulativer, f.eks. etter forpleiningstypen dvs. statens satser for hotellovernatting, pensjonat, privat forpleining, brakke, bruspenger etc. side 24 av 40

25 Eksempelet vist over, er reiseregulativet for beregning av traktement etter statens regler for godtgjørelse av reiser med hotellovernatting, som er det mest brukte i Norge. Feltforklaring: Felt Beskrivelse Avtale Alfanumerisk kode for reiseregulativet (5 posisjoner). Koden for reiseregulativet benyttes ved beregning av traktement i registrering av reiseoppgjør. For ressurser som skal ha et fast reiseregulativ, kobler du regulativet til ressursen i relasjonsregisteret under skjermbildet Person/Ansatt. Hvis alle ressurser skal bruke kun et reiseregulativ på ex. en type reiser, kan det settes fast, og dermed ikke mulig å overstyre, i Reiseregler Du kan bruke andre reiseavtaler eller reiseregulativet som mal for nye avtaler Beskrivelse Beskrivelse/navn på regulativet Dato fra Fra og med hvilken dato reiseregulativet gjelder, og detaljene vil bli oppdatert på. Ved validering av feltet hentes regulativet som gjelder den angitte dato. Aktuell regnskapsperiode vises som forslag. Perioden kan endres i skjermbildet Firmaopplysninger i System Oppsett Når et reiseregulativ hentes opp, blir Dato fra satt til reiseavtalens start på. Dato til Til og med hvilken dato reiseregulativet gjelder, og detaljene vil bli oppdatert på. Periode til må være større eller lik Periode fra. Du kan ikke la et reiseregulativ ha overlappende periodeintervall Skillekort 1 - Regulativ Typer Typer av reisegodtgjørelse; Kost, Natt og Ekstra. Verdiene er faste, og kan derfor ikke endres # Unikt nummer for hver enkelt rad i reiseregulativet Dag starter Dette feltet definerer hvorvidt et nytt døgn starter ved midnatt eller ved passert 24 timer. Har betydning for beregning av satser. Det er anbefalt at alle rader for regulativet har samme verdi i dette feltet. Per Angir typen eller hvilken del av reisen de etterfølgende regler for godtgjørelse gjelder. Følgende alternativer kan benyttes: A: hjemkomstdag (arrival) B: mellomdag (er) (between) D: avreisedag (departure) N: Intet skille mellom ulike deler/typer av reiser (none= Avgr Angir hvilke tidsavgrensninger som vil bli brukt ved beregning av traktement: Tid, timer og ingen. Fra Tidsavgrensning som bestemmer hvilken godtgjørelse (sats) den reisende får, og side 25 av 40

26 på hvilken lønnart reisen blir registrert Til Tidsavgrensning som bestemmer hvilken godtgjørelse (sats) den reisende får, og på hvilken lønnart reisen blir registrert. Formel I dette feltet kan man legge inn formler som må være forhåndsdefinert under Lønnarter/Formelregister. Eksempel på bruk kan være formler som differensierer satser under/over 28 dager (diett). Godtgj Angir hvordan godtgjørelsen blir beregnet, enten pr døgn, timer eller fast. (traktement etter statens satser blir beregnet i hele døgn) Avrunding Feltet benyttes for å avrunde timer dersom timer er valgt i feltet Godtgjørelse. Verdiref Verdireferansen for satsene er lagt opp i satser for en verdireferanse under menypunktet lønnarter. Det legges opp en GENERELL sats som overstyrer de andre satsene, som f.eks. kan legges opp med LAND som begrep, og forskjellige satser pr. land. Landkodene legges opp med to bokstaver slik at de land med differensierte satser for de største byene kan legges opp med trebokstavers kode. Nye landkoder legges opp i landkodene under systemoppsett/faste koder. % Prosentdel av satsen (verdiref) som skal beregnes i godtgjørelse. V V står for variant av kostavdrag. 0 er brukt som standard kostavdrag etter statens satser. Det kan imidlertid opprettes en variant av kostavdrag som f.eks. alltid trekker fra kr. 50,- per måltid for reiser under 12 timer, og angi den som variant 1. I regulativet for # 1, vil det da i kolonnen for variant stå 1, og ikke 0 som nå. Innl.u/over Lønnart for føring av innlandsreiser uten overnatting. Lønnarten må opprettes med samme verdireferanse som i reiseregulativet. Reiseregulativet blir kun brukt ved automatisk traktementsberegning, mens ved manuell registrering vil verdireferansen som den står angitt på lønnarten i lønnartskatalogen, bli brukt. Lønnartene må ha krysset av Vis flagget som gjelder reiser på Info-taben i lønnartskatalogen, for at postene skal vises på reiseoppgjøret. Innl.m/over Lønnart for føring av innlandsreiser med overnatting. Utl.u/over Lønnart for føring av utenlandsreiser uten overnatting. Utl.m/over Lønnart for føring av utenlandsreiser med overnatting Skillekort 2:Kostfradrag Innenlands % Angir om avdragssatsen for innland er angitt i beløp eller som en prosentandel av diettsatsen. Satsen er en prosent av diettsatsen Satsen er angitt i beløp Utenlands % Angir om avdragssatsen for utland er angitt i beløp eller som en prosentandel av diettsatsen. side 26 av 40

27 Frokost Maks Lunsj Middag Alle måltider Lønnart Satsen er angitt i beløp. Satsen er en prosent av diettsatsen. Sats eller beløp for trekk ved mottatt frokost. Sats eller beløp for trekk ved mottatt lunsj. Sats eller beløp for trekk ved mottatt middag. Sats eller beløp for trekk ved mottatt alle måltider. For statens regulativ trekkes det et kronebeløp fra den opprinnelige diettsatsen på innlandsreiser, mens det for utenlandsreiser blir det fratrukket en viss prosent av opprinnelige sats Kolonnen for lønnart er gråskravert såfremt type ikke er skattefordel, og gir dermed ikke anledning til å angi egne lønnarter for reduksjon av dietten. Det skal derfor ikke opprettes egne lønnarter for reduksjon av dietten, når man benytter automatisk traktementsberegning. Reduksjonen blir allikevel merket på egen linje på reiseoppgjøret. Hvis man derimot ikke ønsker å benytte seg av automatikken AGRESSO tilbyr, og registrerer godtgjørelsene manuelt, er det nødvendig å opprette egne lønnarter for reduksjon av dietten(uten ant/gr felt). 6.3 Reiseavtale Dette skjermbildet gir adgang til å vedlikeholde og registrere regler for reiseavtaler. Den mest vanlige reglene som benytter er reiseavtale i tråd med Statens reiseregulativ, men det finnes også enkelte virksomheter som har egne reiseavtaler feks til lærere som reiser på skoleturer, offshorevirksomhet eller andre særavtaler ved spesielle typer reiser, dette håndteres i reiseavtalen. side 27 av 40

28 Det må alltid opprettes èn reiseavtale, alternativt kun for statens reiseregulativ, og skjermbildet for reiseavtalen er tilnærmet lik skjermbildet for reiseregulativet. Det benyttes derimot til å opprette spesielle reiseavtaler som gir annen godtgjørelse enn etter statens satser. En avtale kan eksempelvis gi den ansatte mer enn regulativet, og forskjellen vil da være skattepliktig. Agresso har løst dette ved å gi mulighet for og sette en reiseavtale opp mot et regulativ. De ansatte vil da først få godtgjørelse beregnet etter regulativet, deretter forskjellen mellom reiseavtalen og regulativet. Differansen vil da bli gjenstand for eventuell beskatning. side 28 av 40

29 7. Mottaksregistrering av reiseregninger Registrering av reiseregninger gjøres under menypunktet Agresso Lønn og Personal Reise-/personreskontro Mottaksregistrering av reiseregninger. Her kan en registrere alle typer reiser til alle ressurser i gjeldende firma. 7.1 Skillekort 1 Oppgjør I første skillekortet registreres hovedinformasjonen om reisen. Feltforklaring: Felt Beskrivelse Periode Posteringsperioden for reiseoppgjøret. Perioden må være en åpen regnskapsperiode. Mottaksnr Registreringsnummeret. Dette skal IKKE fylles ut. Systemet vil selv sette dette. Bilagsdato Transaksjonsdatoen for reiseoppgjøret ved postering. Forf.dato Datoen da reiseoppgjøret forfaller/betaling i AGRESSO Leverandørreskontro. Hvis oppgjøret skjer via lønnsystemet, vil dette beløpet bli utbetalt samtidig som den vanlige lønnen. Transaksjonsdatoen vises som standard. (Ressurstype) Dette feltet angir hvilken type ressursnr vil bli brukt når ressursen er blitt fastsatt. Standardinnstillingen kontrolleres i vinduet Oppsett søkefelt - ressurs. Du kan endre ressurs-id-type ved å velge en annen type på listen i dette vinduet. (Ressnr.) ID (nummer) for ressursen som reiseoppgjøret er beregnet på. Ressursen må være definert i vinduet Person/Ansatt. Ressursens navn og ressursidentifikatoren vil bli vist i feltet Ressn. Informasjon om ressursens adresse og betalingsmåte, ressursens reiseavtale og skattesats hentes også. Skatt Skattesatsen. Standardverdi er ressursens sats (fra satsregistret) for verdireferansen for skatteprosent (systemparameter TAX_PERCENT ). Hvis side 29 av 40

30 ressursen ikke har en definert sats, brukes satsen i systemoppsettet. Skatteprosenten kan endres hvis du oppga direkte utbetaling =. Betalingsmetode Direkteutbetaling Postadresse Utskrift Reisetype Referanse Merk! Alle lønnarter med skatteformel (TP, TX, T0, T1, T2) beregnes som TP, dvs. skatt beregnes med en fast prosent Betalingsmåten for reiseoppgjøret Dette feltet bestemmer om transaksjonene skal oppdateres i AGRESSO Hovedbok eller overføres til AGRESSO Lønnssystem som åpne poster. Dette feltet er aktivt hvis du posterer reiseoppgjør for ressurser som er "Ansatte" ("Ansatt" = ressursgruppe E). Dette feltet deaktiveres hvis reisene bare registreres og ikke posteres. Overfør poster til AGRESSO Lønnssystem som åpne poster. AGRESSO Lønnssystem må være installert. Merk! Hvis dette feltet aktiveres, vil det ikke være mulig å registrere transaksjoner hvis lønnarter defineres med verdien Stopp eller Stopp alle i feltet Behandling i vinduet Lønnartskatalog (skillekortet Grenser) og transaksjonen overskrider grensen definert for lønnarten som benyttes Ressursens postadresse (generell adresse). Hvis denne avmerkingsboksen er aktivert, skrives reiseoppgjøret automatisk ut når det lagres. Dette forutsetter at skriveren er satt opp riktig og at riktig skriver er valgt (under kommandoen Fil på menylinjen). Du kan lese mer om utskriftsrapporter under Tekniske detaljer om TT02.RPTfiler. De forskjellige reisetypene inneholder forskjellige oppsett for vinduer og standarder for beregning av reisegodtgjørelser. Reisetypene settes opp i vinduet Reiseregler under menyelementet Oppsett reisegodtgjørelser. Reisetypen som skal vises som standard på registreringen, er definert i parameteren DEF_TRAVEL_TYPE i vinduet Oppsettparametere - reise. Hvis dette feltet blir stående tomt, brukes en standard reisetype definert i AGRESSO. Denne reisetypen bruker automatisk beregning av reisegodtgjørelse, og er beregnet på enkeltreiser. Flere reisetyper kan defineres for å gi brukeren mulighet til å begrense feltene som må fylles ut og definere automatisk reisegodtgjørelse for eksklusiv beregning hvis ressursen trenger denne typen reise Det første feltet for reisereferanse med 15 tegn er overskriftsteksten for reisegodtgjørelsen i leverandørkontoen. Denne kortreferansen kan f.eks. omfatte en kortkode for reisestedet og en datospesifikasjon. Dette gjør det lettere å få en oversikt over hvilke reisegodtgjørelser som er inkludert i utbetalings- /lønnsutførelsen. Det andre feltet med 50 tegn er teksten som skal overføres til hovedboken som overskriftstekst for transaksjonen. Det er dermed plass til mer detaljerte side 30 av 40

31 Tabellfelt LtA T informasjoner, f.eks. om reisens årsak. Tabellfeltet her er bare en visning av den registrerte reisen og vil derfor stå tomt hvis en reise er registrert og detaljene er riktig validert. Tabellfeltet viser alle aggregerte poster, pr. lønnartstype for transaksjonen. Hvis flere reiser registreres mot samme transaksjon, vil skillekortet Oppgjør bare vise transaksjonen som aggregerte poster. Lønnarter som transaksjonen registreres mot. Disse må være definert i lønnartskatalogen med Status = Aktiv (N). Lønnartstypen. Mulige verdier er: V: Variabel transaksjon registrert manuelt eller opprettet automatisk fra beregningen av reisegodtgjørelsen. R: Transaksjonen som balanserer et registrert forskudd. Tekst Ant./Gr.lag Debet Kredit Nettobeløp G: Generert transaksjon, dvs. rader opprettet automatisk ut fra de registrerte variable transaksjoner, f.eks. skattetrekk. Transaksjonsteksten (lønnartsbeskrivelsen brukes som standard hvis dette ikke overskrives ved registrering) Antall og grunnlag for lønnarten. Denne informasjonen brukes f.eks. ved rapportering til myndighetene i forbindelse med årsoppgjør. De aggregerte postene som gjelder for reduksjon av kostpenger (dekkes etter fakturering) må ha 0 (null) som nummer slik at antallet døgn blir riktig. Det aggregerte beløpet som skal debiteres. Det aggregerte beløpet som skal krediteres. Det aggregerte beløpet som skal nettes. Beløpet på summeringslinjen er beløpet som vil bli overført til direkte utbetaling eller til utbetaling via lønnsutførelse. 7.2 Skillekort 2 Reiser Her fylles dato og klokkeslett for avreise og ankomst ut og deretter velges Verktøy Traktement (Shift + F8): side 31 av 40

32 Her skal det angis hvilke dietter som skal fratrekkes på reiseregningen. Eksempel her er alle måltider avreisedag. Kvitter med OK. 7.3 Skillekort 3 Detaljer Etter ok i forrige bilde går systemet automatisk til skillekortet Detaljer. Her er det nå anledning til å legge inn for eksempel refunderte utlegg (billetter etc). Dette gjøres ved å: side 32 av 40

33 1. Finn aktuell Lønnart F9 + F7 for å se oversikt fra feltet 2. Benytt tab for å komme videre i feltene og fyll inn aktuelle verdier knyttet til lønnarten, taber deretter ut til linjen fremkommer nederst i oversikten. 7.4 Skillekort 4 Memo Her er det mulighet for innlegging av litt mer informasjon om reisen som er foretatt. Her kan du for eksempel benytte spesifiseringen du har gjort for transport typer som ble gjennomgått under kapittelet for faste registre for reise. Det store hvite feltet kan benyttes til kommentarer. Feltbeskrivelse Felt Dato fra Tid Sted Dato til Tid Sted Transp Enhet Antall Tekst Beskrivelse Avreisedato. Datoen da reisen/etappen startet. Klokkeslettet etappen/reisen starter på avreisedagen. Stedet der reisen/etappen begynte. Returdatoen. Datoen etappen/reisen ble avsluttet. Klokkeslettet etappen/reisen avsluttes på returdatoen. Residensstedet for etappen/reisen. Transportmodusen. Denne kan settes opp som et begrep med tilsvarende begrepsverdier. Brukeren som registrerer reisen, kan deretter velge en av disse i kombinasjonsfeltet. Hvis endringsflagget er satt på O (Frivillig), vil den registrerte verdien ikke bli validert for å tillate registrering av andre transportmåter. Enheten som brukes for den valgte transportmåten. For biltransport er det f.eks. vanlig å bruke kilometer. Antallet enheter til den valgte transportmåten (f.eks. 52 km). Tekstfelt for ytterligere informasjon. side 33 av 40

34 7.5 Lagring av reiseregningen. Når reiseregningen er ferdig registrert trykkes F12 og systemet tildeler automatisk bilagsnummer når dette er valgt under bilagsserier. 7.6 Registrering av en kjedereise Meningen med dette er når en person reiser over flere land på samme reise. Utfyllingen av skjermbildet er det samme som en enkeltreise, forskjellen her er at i mappen Reiser så vil bildet bli utvidet med land: Her skal det angis hvilket land man har vært i for å få korrekt diett. 7.7 Registrering av reise uten diett Forskjellen på denne og en vanlig reise er at systemet ikke vil vise mappen Reiser, men kun detaljer hvor de refunderte utleggene skal legges inn. side 34 av 40

35 8. Bokføring av reiseregning En forutsetning for å kunne starte registrering av reiseregninger, er å opprette bilagsarter (beh.kode 64, 65), bilagsserier samt åpne posteringsrunder. Se kapitlet under Bilagsarter etc. Registrering av reiseregninger er den nøyaktige samme enten man mottaksregistrerer eller bokfører bilaget. Eneste forskjell ligger i hvorledes bilaget blir lagret. De mottaksregistrerte reisebilagene blir liggende i et transaksjonsregister der de kan hentes opp fra, gjøre eventuelle korreksjoner og kanskje slettes, før de blir bokført. Den som bokfører de mottaksregistrerte reiseregningene, henter disse opp når man har gått inn i menypunktet bokføring reiseregninger, får så å lagre de der. Selve reiseoppgjøret blir dermed kun registrert inn én gang. Vi har valgt her å vise hvordan man registrerer et reiseoppgjør under menypunktet Bokføring av reiseregninger, men med tilleggsopplysninger for mottaksregistrering der det er nødvendig. Den viktigste forskjellen mellom de to typene, er måten de lagres på i Agresso. I motsetning til en bokført reiseregning, kan en mottaksregistrert hentes opp igjen, forandres og lagres på nytt så mange ganger man ønsker. En mottaksregistrert reiseregning kan også slettes fra registeret i sin helhet. Når du starter skjermbildet bokføring reiseregninger, vil du få opp et skjermbilde med fire skillekort. Ved å bruke tab-kontrollen, og F11 kan man tabbe seg gjennom et korrekt løp for registrering av reiseoppgjør. Dette anbefales for å sørge for at en har sett igjennom alle felter. Dersom en ressurs tilknyttet ett mottaksnummer har åpne forskudd, vil følgende skjermbilde fremkomme: side 35 av 40

36 Her angis det at vedkommende har et åpent forskudd. Svar OK uansett om forskuddet skal utlignes eller ikke, dette er kun som en informasjon ved bokføringen. Først i skillekort 3 Detaljer kan forskuddet hentes. For å finne Åpne forskudd, gå til skillekortet Detaljer og velg Verktøy Forskudd: Marker i venstre kolonne hvilket forskudd som skal være med, trykk F11. Forutsetningen for at forskudd kan utlignes i reisereskontroen, er at utbetalingen av forskuddet er ført mot en reskontrokonto i skjermbildet Leverandørbilag i Agresso.Når reiseregningen er kontrollert så kan den lagres, og nå er reiseregningen overført til variable transaksjoner eller til remitterin, alt etter hvilket valg som er gjort Reversering av bokførte reiser Dersom du har bokført en reise som du ønsker å reversere, gjøres dette fra Verktøymenyen i bokføringsbildet. side 36 av 40

37 Velg Reverser i Verktøymenyen. Utfør et søk for reisene som skal reverseres. Velg en reise. Hvis flere enkeltreiser posteres på en reiseregning, vil de bli vist som separate rader i Hent mal. Kjedereisers forskjellige etapper vises også som egne rader. Det er ikke mulig å velge bare en del av en reise som mal. Reverseringen lager et nytt bilag med de samme postene som det opprinnelige bilaget, men med motsatt fortegn. Det kan være lurt å reveresere bilaget før det er gått til utbetaling. Det er også viktig å huske på at dersom man skal ha mulighet til å reversere bokførte reiser, så må det opprettes separate bilagsserier for mottaksregistrering og bokføring. side 37 av 40

38 9. Spørring på reiser Bildet nedenfor viser utsnitt av spørring på reiser. Det er fullt mulig å spørre på en enkelt person eller et enkelt bilag. 9.1 Åpne forskudd Spørring åpne forskudd viser hvem som har fått forskudd som ikke er trukket inn. 9.2 Reisebilag Spørring på reisebilag side 38 av 40

39 10. Arbeidsflyt på reise Arbeidsflyt er en sterk behandlingsmotor i Agresso, som gir muligheten til å sette godkjenning og kontroller til av i dette tilfellet reiseregning for en ansatt til en leder på ett gitt arbeidssted, koststed eller kanskje for ett prosjekt. Arbeidsflyt på reise vil ikke gjennomgås i detalj i dette kurset, men kun ett innblikk til å gi forståelse for hvordan behandlingen av reiseregning gjøres i Agresso, men skissen viser en oversikt over handlingene som normalt sett settes opp i forbindelse med arbeidsflyt på reise. side 39 av 40

40 Prinsippet er enkelt, det settes opp distribusjonsregler til hvem som skal motta reiseregningen fra den registreres og frem til siste godkjenningsledd. Dersom reiseregningen avvises, sendes den tilbake til den som startet flyte, altså den som registrerte reiseregningen. Det finnes flere alternativer for evt videresending, splitting og avansert bruk av Arbeidsflyt, men dette vil ikke omtales i dette kurset og henviser alternativt til eget kurs i arbeidsflyt. side 40 av 40